一、注重礼仪
随着市场经济的进一步开放, 企业对外交流日益广泛, 作为办公室主任, 陪同高管代表企业进行商务活动的频次日渐增多, 仪容仪表显得尤其重要。一般情况下, 我们都比较注重商务活动的仪容仪表, 如:男士西装领带, 女士西服套装、略施淡妆。但是, 有些办公室主任不太注重平时的仪表仪容, 给人邋遢、不利索的感觉。其实, 仪容仪表的背后, 体现出一个人对待自己、对待他人的态度, 是尊重社会、尊重他人、尊重自己的综合体现。一个整洁的外表, 体现了一个人在处理事务上关注细节、追求美好的愿望;一身得到赞许的合适搭配, 显示出对自身与社会融合度的评估和把握尺度的能力;不张扬的容妆, 也体现出与周边环境相得益彰的配合度。透过自身装束也可看出此人对社会的接纳程度和顺势应变的能力。
古人曰:不学礼, 无以立。在积极向上的环境下, 一个注重仪容仪表的人, 必定会从外貌的重视, 延伸到对礼貌文明、举止言谈和行为方式的自我要求和约束上来, 作为企业办公室主任, 在接待客户来访时更要注意以下礼仪工作:
第一种是接待企业商务来宾。这些来宾一般都在商务活动之前与企业有过一些事务性沟通, 这时办公室主任首先应该与本企业内对口业务部门负责人及时沟通, 了解此次活动中商谈的主要事项、客户企业和来访客人的相关信息和来访天数, 根据以上信息召集相关岗位人员制定接待日程方案:商定主要接待领导以及陪同人员、布置会务地点、确定接 (送) 机时间、安排客人住宿、了解来宾民族习俗和个人嗜好、准备企业宣传资料、陪同参观、文件资料的缮印等, 议程方案一经确定, 就要及时传达到相关岗位和个人, 促成接待工作的团体参与, 同时, 要保证来访客人愉快、合理的工作与休息时间, 确保接待事务不空档, 避免留下不热情、不重视的不良印象。
第二种是接待上级专项检查来访。除了落实以上必要议程事项外, 办公室主任要让本企业领导全面了解此次检查工作的重点内容和本企业相关状况, 要把本企业亟待解决的困难和遇到的障碍概况出来, 要让企业领导把自己的认识与现实情况加以对照, 用专业的角度和语言与来访专家沟通, 便于保持意见一致和建议统一;同时, 还要做好汇报会的组织工作:要确定好会议中主宾入 (离) 席的顺序、准确介绍参会人员和主汇报人、制作的PPT汇报材料要简明扼要、播放设施要流畅有声、茶水摄像服务人员要及时到位, 要确保工作反映真实、高效、全面, 做到坦诚相待, 真情交流, 对待问题不掩盖、不回避;只有直面问题, 才能得到专家专业指导、有效解决问题。
第三种是到企业内部检查工作。企业的效益除了员工的无私奉献, 更重要的是有一批优秀的企业“领头羊”, 高管的权威形成和魅力展现, 左右臂的辅佐与支持起到很大的作用。一个好的企业办公室主任, 首先, 要礼贤下士, 不要狐假虎威, 耀武扬威, 不要因为自己的个人形象, 影响员工对高管的正确评价, 给企业带来负效应。其次, 由于办公室主任长期与公司高管接融, 对其知识层面、表达习惯、思维模式都有一定的了解, 因此, 办公室主任在领导下基层之前, 就应该深入基层了解本企业的运营状况, 对一些专业问题做到提早知晓, 对领导与基层员工沟通时可能出现的交流障碍在必要时可做好讲解工作。总之, 办公室主任在此事项上应该用心营造, 搭建起一座高管与基层工作的紧密桥梁, 不要假传“旨”令, 兴师动众, 制造大场面, 让“下基层工作”演变成“迎来宾工作”, 应该让“检查工作”转变为“体验工作”, 只有让领导亲身体验, 才能让领导拥有的权力得到针对性地发挥, 让权力准确运用到实践工作当中, 才能达到权力的高效和实效;而不是搭建一座海市蜃楼, 让员工与领导隔海相望, 让虚假工作对领导一叶障目, 只有让领导与员工深切地交流, 才能让领导的经营理念及时地转化为员工的行动, 才能让领导了解员工情感上的需求和工作中的进展状况, 才能上下形成合力、向心力, 共同致力于目标的实现。
二、办公室主任的性格修养
办公室主任的工作由于始终处在上情下达, 下情上达的中间地位, 一句话、一件事的处理稍有不慎, 就很容易出现挫败感, 有时会感觉象一支“夹心饼干”, 谁都可以咬一口;特别是在市场经济条件下, 人的价值衡量很容易与经济价值划等号, 办公室主任在繁杂、琐碎的工作压力中, 却不能体现出经济效益, 也就不容易被他人及时认可, 而这样的“蛰伏期”又相当漫长, 工作很没有成就感和价值感, 负面情绪很容易造就成“万斤油”。因此, 积极、阳光的良好心态, 是自我修养和创造良好工作环境的根本前提。
㈠情商培养。办公室的很多职能都需要体现良好的情商能力, 特别是信访工作更是展现情商能力的一个窗口。一个好的办公室主任, 必须具备较高的情商能力, 这就要求在平时注重培养情商, 学会控制情绪。我们在日常工作中, 对领导的批评一般都采取默认态度, 而对于下级反映上来的各种问题, 就会做情绪化处理, 甚至有时没有解决问题反而制造了新的矛盾。对待上级的态度, 说明我们能够控制住情绪, 也能消化情绪。一般情况下, 到办公室主任面前来反映的问题, 要不就是对办公室主任的信任, 要不就是下属不能 (或无法) 有效处理该项问题, 如果此刻办公室主任自感情绪烦躁, 就要首先学会用自嘲的方式告知对方此刻的坏情绪, 让来访人员与自己同时平稳情绪, 然后静心倾听来访者叙述, 转移自己的坏情绪, 以感同深受的态度劝诫对方, 通过正面情绪疏导和政策引导, 让真诚来感化来访者, 让政策来消化来访者的认识, 使来访者接受自己的意见和建议, 在平抚他人的困难时, 找到自己处理事情的自信心与成就感。
(二) 志商担当。办公室的工作综合性强, 涉及面广, 因此, 对办公室主任的综合能力要求就很高, 如果办公室主任放松对自身素质的要求, 随着工作压力的不断增大, 负面心态就影响个人的工作动力, 甚至可能影响到自己的前程。这就要求办公室主任要始终保持积极向上的阳光心态;要在工作中树目标、求创新、担责任。办公室的行政事务工作基本都是围绕行政领导的管理工作来开展, 是领导的另一副“耳、鼻、舌”。要想让这副器官发挥好作用, 办公室主任就要将自己的志商理念贯穿到工作当中, 肯定自己的人生志向和目标一定会让企业受益。墨子曰:“志不强者智不达, 言不信者行不果”。办公室主任只有敢于把自己放到领导的位置上, 以企业使命的责任心对待工作, 就能真正站在企业的高度思考问题和解决问题;只有将企业的生存与自我价值实现相关联, 就会自觉关心国家、政府和产业政策信息, 并及时反馈运用到企业;只有以求真务实、深入实际的工作作风, 就能发现问题, 指出问题, 找到克服困难、消除阻碍的方法。只要敢于担当, 以阳光心态对待工作就会减少失误, 影响他人, 提高工作效率, 就会为高管的经营理念、战略决策和目标确立提供有效信息, 指引企业朝着正确的方向发展。
三、办公室主任的魅力培养
(一) 优秀品行。办公室主任由于与企业高管接触较多, 掌握企业秘密和商业机密的机会也比较多, 这就要求办公室主任首先要坚守保密原则, 即使在受委屈和不被认可的情况下, 把握住有所为和有所不为的尺度, 决不能以牺牲企业的代价换取个人的痛快。第二要团结同事, 企业发展离不开团队合作, 维护友好的工作环境是提高工作效率的根本保证。办公室的许多职能部门都有和高管直接沟通接触的机会, 有时可能造成管理散漫的现象, 甚至可能会有下属公私混谈、占据领导工作时间的现象发生。如何严格区分公私时间, 把好第一关口?办公室主任就要发挥统筹管理的方法, 制定严谨的会客时间要求与会客程序, 并同《工作描述及岗位职责》相配套, 以《员工守则》培训教育大家, 通过制度管理人和事, 减少人际关系中可以引起的矛盾冲突, 既给员工权属时间和空间, 又要通过工作程序来约束不合理行为。第三要实事求是, 办公室主任与领导接触机会较多, 时间长了, 容易让领导产生偏信偏听的依赖性, 因此, 作为办公室主任, 在反映和汇报工作时, 一定要恪守原则, 实事求是, 不要隐瞒、不要妄断, 也不要夸大事实, 更不要借机泄私愤、寻报复, 要懂得罔言可误事, 谗言可害人。第四要行事果断, 办公室主任在上下级沟通中, 时间要求很高, 办公室主任要具备迅速划分催办紧急程度能力, 归整待办事项, 通过标签色彩的区分, 配合工作笔记备忘录的习惯, 逐渐培养增强处理事务效率的能力。同时, 办公室主任要有善于总结工作规律和分析的能力, 采用发散式思维, 把事物延展开来, 通过关联概况, 丰富自己的工作经验。
(二) 行政业务能手。办公室主任应该熟练运用办公自动化设备, 能够了解行文格式要求, 掌握应用文写作技巧;要具备一定的文才, 能指导秘书写作方向、启发思路、评文判句;要对文书与档案的管理程序相熟知;要掌握与企业相关联的国家法律、法规和行业规范;要掌握经营管理之道和法律基本常识;要保持学习的自觉性, 主动了解和掌握与本企业发展相联的产业前沿信息和发展前景, 要通过你的业务能力让办公室的人有凝聚力和向心力, 激发出办公室工作的热情;要让办公室创造和积累出的文字力量, 为企业发展体现出应有的价值和企业认同。
综上所述, 办公室主任的修养应该是一个与时俱进, 不断追求卓越的艰辛历程, 要以俯首甘为孺子牛的精神, 自我提高、自我约束, 学到老, 修行到老, 这就是办公室主任的使命。
摘要：公室工作是一项繁杂而事无巨细的管理工作。企业办公室主任的身份不仅体现着个人综合素质修养, 同时也代表企业形象, 因此, 对其修养有一定的要求。文中浅谈一些基本素养, 旨在办公室主任之间相互交流, 共同提高。
关键词：企业,办公室主任,修养