公文交换规定范文

第一篇：公文交换规定范文

广东省水利系统电子公文交换管理规定-广东省水利厅电子公文-

粤水信管„2009‟3号

关于印发《广东省水利系统电子公文

交换管理规定》的通知

各地级以上市水利(水务)局、厅直属各单位：

为贯彻落实厅党组关于水利信息化“四统一”的工作思路，全面推进我省水利系统的电子政务建设和应用，提高各单位的公文处理、公文传送效率和行政办事效率，我厅建设开发的“综合办公业务系统”和“全省水利系统电子公文交换平台”已正式投入运行使用，并已对厅本部全体干部职工、厅直属各单位及各地级以上市水利(水务)局的有关人员进行了使用培训。现将《广东省水利系统电子公文交换管理规定》印发给你们，请各单位认真贯彻执行。有关事项通知如下：

一、在全省水利系统实行电子公文交换。从本通知发出之日

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广东省水利系统电子公文交换管理规定

第一章 总 则

第一条 为加强我省水利系统电子公文交换管理，实现电子公文交换的规范化、制度化和科学化，促进电子公文交换的应用及信息资源共享，提高行政效率，节省开支，依据《中华人民共和国电子签名法》、《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《国家行政机关公文格式》、《电子公文归档管理暂行办法》、《广东省电子政务信息安全管理暂行办法》等法律、法规和规定制定本规定。

第二条 本规定适用于全省县级以上水行政主管部门及所属各单位之间通过广东省水利系统电子公文交换平台进行的电子公文交换。

第三条 我省水利系统电子公文交换工作采用分级管理模式进行。省水利厅办公室负责指导、检查和督促全省水利系统各单位电子公文交换工作;厅直属各单位、各地级以上市水利(水务)局的办公室负责本单位及其下级各单位电子公文交换的应用、检查和督促工作。省水利厅信息化主管部门负责全省水利系统电子公文交换平台的技术支持、维护管理和应用培训工作;各地级以上市水利(水务)局、厅直属各单位的信息化主管部门负责对所辖范围各单位电子公文交换的技术支持、维护管理和应用 培训工作。

第四条 本规定所述的电子公文，是指利用通用办公软件制作的，存储于磁盘、U盘、光盘、磁带等载体的，可供通用办公软件在计算机系统上阅读和处理的，具有规范格式的非涉密公务文件，包括公文的正文及其具有相同属性的附件材料。

第五条 本规定所述的电子公文交换，是指电子公文的签章、发送、接收、校验过程。

第六条 本规定所述的电子公文专用章，是指由广东省数字证书认证中心(广东省电子政务认证中心)颁发的、以密码技术为核心进行电子签章的、具有可视化规范公章图案的数字证书，其对电子公文真伪性的认证效力和适用范围由《中华人民共和国电子签名法》确定。

第七条 本规定所述的广东省水利系统电子公文交换平台，是指由广东省水利厅提供的，依托广东省水利信息网运行的，实现全省各级水行政主管部门及其所属单位相互之间交换电子公文的信息系统平台。

第二章 电子公文的发送和接收

第八条 全省各级水行政主管部门及其所属单位之间交换电子公文，统一通过广东省水利系统电子公文交换平台进行。各单位须配备专用计算机及必要附属设备进行电子公文交换，确保- 4 确性、公文正文及其附件完整性、电子公文专用章有效状态等进行校验，确认无误后方可接收。对不能正常接收、发送错误或校验报错的电子公文，应及时作退件处理或要求发文单位重新发送。

第十四条 因档案管理或其它规定需要纸质文件加盖印章作为送达或办理结果凭据的文件，在按本规定发送其电子公文的同时，相应的纸质公文仍按现有渠道发送。对仅作阅知用途的公文，如各类会议通知、公告、领导讲话、汇报和交流材料等，以及仅作阅知用途的公文，原则上只发送电子公文。

第十五条 各单位收到电子公文并校验无误后，应视为等同于收到纸质公文，须立即着手对电子公文进行办理。

第十六条 电子公文的归档应按照国家档案局颁发的《电子公文归档管理暂行办法》、广东省水利厅颁发的《广东省水利厅档案管理规定》以及本单位档案部门的有关规定和要求执行。

第三章 电子公文专用章

第十七条 电子公文专用章的使用、管理应与实物印章同等对待，须同等管理，专人妥善保管。

第十八条 厅机关、厅直管、直属各单位的电子公文专用章由省水利厅信息化主管部门统一委托广东省数字证书认证中心(广东省电子政务认证中心)制作和颁发，其制作和运行使用费- 67

第二篇：电子公文交换系统管理情况汇报2

电子公文自清自查情况汇报

县移民局

2011年11月

根据县委办的指示精神，我局着力加大了党政电子公文交换系统的管理与使用。确保了电子公文的规范化管理与正常使用。现将有关情况汇报如下：

一、所做工作

1、认真贯彻县委领导和县委办电子公文管理工作领导小组的指示精神，提高了对电子公文交换系统管理与使用的认识。

2、成立了工作班子。局成立了由值班副局长任组长，办公室主任任副组长，管理员为成员的电子公文交换系统管理工作领导小组。明确了一名年纪轻、工作态度端正、业务水平熟练的人为专职管理员。

3、完善了工作制度。按照县委办电子公文交换系统管理工作领导小组的要求，制订了相关工作制度，明确了管理员的工作职责与操作规程，而且坚持了按制度办事。

4、健全了管理系统。在局单位小、办公场地狭窄、工作经费紧张的情况下，仍然投入了相应的资金购置了电脑、扫描仪、打印机、复印机等电子公文配套设施，安装了相关的操作系统。平时公文传输均采用系

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统操作，确保了各种通知、文件的上传下达，收到了传输快、效果好的作用。同时及时交足了管理使用经费。

二、存在的问题

由于我局是一个成立时间不长的新单位，单位小、工作经费严重缺乏、又没有固定的办公场所。加上移民工作复杂且带有一定特殊性，因此还不能完全适应新的工作形势。今后我们将积极努力创造条件，想方设法加以改善，真正把党政电子公文交换管理与使用工作做得更好。

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第三篇：湛江市人民政府公文交换系统操作指南

一、 登录方式

系统提供两种登录方式：普通登录及CA登录。

i.

普通登录：点击系统登陆页面“普通登录”标签，根据提示输入管理员分配的用户名和密码，按[登陆]按钮进行登陆。系统验证用户名密码正确后即可登陆到公文交换系统主界面。 ii.

点击登陆页面“CA登陆”按钮，将CA证书插入电脑，按[确认]按钮，再根据提示输入数字证书密码进行检验，验证成功后即可登陆到公文交换系统主界面。

二、 安装控件

公文交换系统页面嵌入了office控件，实现了在线编辑公文功能，用户第一次使用该系统必须先安装office控件。

i. 登录系统进入主界面，点击左边菜单栏“系统管理”菜单中的“下载word控件”进行控件下载。 ii. 下载完成后，解压文件夹，点击setup.exe文件根据提示安装控件。

三、 单位发文

1. 公文起草：发文正文提供了多种方式进行起草：

i. 用户可以直接在网页上进行起草编辑，需要注意公文的

格式;

ii. 将事先起草完的公文导入到网页中，直接进行编辑; iii. 套用模板(已经编辑好公文格式的文档，如上图)，再其

基础上进行修改。

发文附件是对公文正文的一个补充，用户可上传多个附件，上传后附件随公文一起发送给接收单位。 2. 公文盖章：

对导入电子公文交换平台的电子公文，进行电子印章的加盖，加盖电子印章后，公章在公文中的位置、公文的正文内容均不能再进行任何修改。

公章是由各个管理员事先采集录入系统中，公文起草人员需调用已经录入的公章对公文进行盖章即可。

首先点击公文发送页面“签名印章”按钮，系统自动弹出签章页面用户在弹出的签章窗口中，选择公文所需的印章，输入用印密码(印章采集时需设置用印密码以防盗用)，再点击[盖章]按钮，如果密码正确鼠标会变成一个印章图标，接着在弹出签章窗口的空白处点击鼠标左健，印章会成功盖在签章窗口中确认印章无误后，点击右上角[确定]按钮，系统会根据鼠标在文档中的位置把印章插入到公文正文中。盖章者需要对印章大小及其位置进行调整以符合公文要求。大小比例如在收集印章图片时已经设置好则无须再调整，只需要按键盘的上、下、左、右按键进行微调即可。

3. 公文发送起草完公文及盖章后，用户需要选择收文单位、抄送单位，设置短信服务对该公文进行发送。发送完成后该公文会自动转入用户的发文存档中，用户如需要查看该公文需要进入“发文存档”列表中进行查看。

4. 发文存档：系统会自动将用户发送成功的文件进行归档，并提供档案查阅功能，用户通过发文存档可以查看已经成功发送的所有公文具体内容，包括各个收文单位的签收情况。

i. ii.

点击首页左边菜单栏的“发文存档”打开发文存档列表;

点击公文标题查看该公文的详细信息，点击签收情况栏的“查看”按钮

可查看该公文收文单位的签收情况及反馈意见。 iii.

其中单位签收反馈包括文字反馈、报名及上报资料三种，用户可直接在

反馈意见栏目中查看具体的信息。

四、 单位收文

1. 文件签收：在收到外单位交换过来的文件时，需要签收人员对其进行签收操作，只有在签收后才能查看到文件的具体内容。签收的同时可以填写反馈意见，系统自动将反馈意见送到发文单位。

i.

点击首页左边菜单栏“单位收文”栏目，打开单位收文列表，该列表显示用户所在单位的待收公文。 ii.

用户只有签收后才能查看到文件的具体内容，点击公文对应的“签收”按钮弹出签收对话框，用户确认签收后点击“确认”按钮即可完成签收，签收后可查看公文正文并且打印正文及文件处理单进行单位内部办理。

2. 打印办理：本单位收文人成功签收外单位来文后，打开公文正文，用户可以打印来文正文及公文处理单再进行单位内部的办理。

3. 意见反馈：本单位收文人成功签收外单位来文后进行单位内部的办理，办理完成后需要填写意见反馈给发文单位。

打开首页左边菜单栏“单位收文”栏目，点击对应公文标题打开查看公文页面，点击页面底部“意见反馈”按钮，系统提示反馈意见选择。

收文后的意见反馈包括填写反馈意见(文字反馈)、上传附件(上报材料或名单)、填写表单(上报名单)三种格式，用户需选择具体格式后点击“确定”按钮，系统会打开对应的页面让用户进行填写。 i. 填写反馈意见(文字反馈)：根据窗口提示输入文字的反馈意见，点击确定保存即可。 ii. 上传附件(上报材料或名单)：根据窗口提示上传附件，可上传多个附件。 iii. 填写表单(上报名单)：根据窗口提示录入具体人员信息，包括单位、姓名、性别、科室、职务、手机、办公电话、备注，点击“加入”按钮，可以将录入的人员加入到名单列表中。可以加入多个人员，同时可以对加入的人员进行删除。录入完成后点击“保存”按钮完成对公文意见的反馈，发文单位也可以收到该反馈意见。

4. 收文存档：单位收文员对签收后的公文打印进行单位内部办理，办理完成后可以对该收文进行归档，方便以后进行查询。 打开单位收文列表，勾选公文签名的复选框，点击列表底部“转收文存档”按钮，将已经办理完并且填写完反馈意见的公文进行归档。

第四篇：广东工业大学交换学生管理规定

第一章宗旨

第一条 广东工业大学与国外大学建立学生交流项目的宗旨在于通过为部分优秀学生提供走出国门、开拓视野的机会，进一步提高广大学生的学习积极性和推动学校教学、科研的国际化进程为进一步规范交换学生管理，特制定本规定。

第二条 有意参与出国交换学习项目的学生应该根据自身专业、学习、家庭条件等因素并结合我校有学生交换关系大学的专业设置和具体交换规定等情况，认真考虑，理性选择，一旦入选交换生，应信守与学校的约定，自觉履行交换生所承担的相关义务。毕业时，每一位交换学生可获得学校颁发的交换学生证书。

第二章交换学生的责任和义务

第三条 交换学生务必遵守本规定，在规定的学习期限结束后，按时返回广东工业大学。学生在国外学习期间应自觉地宣传广东工业大学，回校后，积极宣传自己在国外学习的心得体会，与老师和同学分享自己的学习经历，并积极协助外事处做好下一批交换学生出国前的准备工作。

第四条 每个交换生在出国前和返校后都有义务协助合作大学来我校学习的交换生做好注册报到、熟悉校园环境等各项事宜，以一个“友好使者”的身份来帮助他们尽快地融入到1

广东工业大学的校园文化中。

第三章学院的责任和义务

第五条 交换生所在学院应熟悉本规定的各项内容，承担对交换学生的管理职责。做到定期了解交换学生的思想动态及其学习情况并随时给予指导。加强对交换学生的诚信教育，督促他们按时返回学校继续学业。

第四章报名及选拔程序

第六条 每年选拔交换生的具体时间以当年通知为准。学生需在报名时间内到学院报名，经学院、教务处(或研究生学院)批准后将报名审批表交到外事处，缴纳报名费和考试费。落选、因不可抗力或因对方学校的原因无法派出者，该费用不予退还。

第七条 经审核，符合条件者参加学校举办的语言能力测试。

第八条 由学校审核并确定人选;由外事处向学院以及学生本人通报审核结果。

第五章办理手续

第九条 被确定的交换学生人选需自行申请因私护照。具体程序为：学生持本人户口本——填写因私护照申请表——向公安部门递交申请。

第十条 被确定的交换学生人选在外事处的指导下完备入学申请表，自行办理银行存款证明，健康证明等相关文件。

2第十一条 外事处将上述完备的文件寄达对方学校。对方学校将录取通知书、签证表格等寄达外事处。

第十二条 交换学生须到外事处签订与学校的协议书;按交费标准(含本专业学费、对方学校交换留学生在我校学习期间的留学生住宿费和汉语留学生学费)向财务处交清应交费用和保证金人民币1.5万元(半年生1万元)，凭交费收据到外事处领取录取通知书、签证表及学校签发的证明信件。

第十三条 学生自行向领馆预约、申请签证。在获得签证后，交换学生自行购买机票并将航班班次及抵达时间通知外事处，以便告知对方学校安排接机。学生应在对方规定的日期内抵达，不要提前到校，以免给对方学校带来不便。

第十四条 学生离校前应报告给学生宿舍管理中心，并办理相关的退宿手续。

第六章 学籍管理

第十五条 选课问题：交换生在国外学校所修课程原则上要求与所学专业教学计划规定的相关课程衔接，并事先得到所在学院和导师的同意，否则，其学分不予以承认。去国外单纯学习语言的交换生也应征得所在学院的同意，所修学分只能转换成公共选修课的成绩及学分。

第十六条 学分认定问题：凡修完国外学校每学期(指每学年为两学期制的大学)规定的应修学分(不少于15学分)，即可转换成我校每学期的标准学分;凡短学期或短学期学习且应修学分在14学分(含)以下者，按实际修读的学分转换。我校不鼓励交换生超修学分，超修学分不另计。学分认定具体

3做法是：本科交换生返校后从教务处网页下载并填写交换生成绩转换表——将表格交给学院审核盖章——交给教务处教务科审核确认。教务处将根据交换生所在院系的同意函承认其所修学分。为了不影响交换生返校后注册、选课、评优等事宜，交换生返校后应及早向学院和教务处提交学分转换申请和成绩单。研究生交换生的学籍管理由研究生学院负责。

第十七条 考试问题：交换生因出国原因延误了考试，可申请缓考。具体做法是学生向学院提出申请，学院同意后交由教务处(或研究生学院)签批。

第十八条撰写论文和论文答辩问题：交换生如期返校后，必须按规定修读专业培养方案的后续课程，并按学校规定完成论文及论文答辩。逾期不返者，按相关部门的学籍管理规定处理。

第十九条 毕业时间问题：部分交换生因在国外所学课程与自己的专业课程不一致，不能在规定时间内完成学业，需推迟毕业。

第七章返回学校

第二十条 在完成交换学习后，学生应按期返回学校。未经学校同意不得以任何理由延期回国、转往他校学习或转往第三国居留。违反者将取消广东工业大学学籍、不予颁发毕业证书和学位证书并罚没保证金。

第二十一条 返回学校后，学生应首先向所在学院报到，并在两周内以书面形式向学院及外事处上交出国留学总结，同时还需向外事处提交护照和签证页复印件以及留学生活的照

4片。所在学院应及时举办座谈会、报告会，由留学生向本院学生和老师汇报在外学习的心得体会和所见所闻，扩大交流项目影响，提高全体学生学习积极性。

第二十二条 交换生应按规定时间向学校交学费，凭交费收据办理注册手续。持对方学校成绩单前往教务处教务科，办理转学分手续。

第二十三条 缴纳保证金的同学在回校学习一学期后凭注册证明前往外事处领取取款通知书，凭取款通知书前往财务处取回保证金。

第八章其他事项

第二十四条 学生在国外留学期间应和学校保持联系，随时通报学习、生活情况。遵守所在国的法律和所在学校的规章制度，尊重当地民族的风俗习惯。遵守外事纪律，注意人身安全，不做有损国家尊严的事情。遇到关系学校和国家利益及声誉的大事应及时向当地中国使领馆和学校报告。

第二十五条本规定自2007年7月9日起开始施行，由外事处负责解释。

第五篇：海南大学校际交换学生出国学习管理规定(试行)

北方工业大学

学生公派境外学习奖学金项目管理规定

第一章 总 则

第一条

为规范我校学生公派境外学习奖学金项目的管理，充分发挥该奖学金项目在推进我校教育国际化、培养具有国际竞争力的高层次创新型人才中的作用，依据《北京市高等学校学生公派境外奖学金项目管理办法》(试行)，并结合我校实际，制定本管理规定。

第二条

本规定中的学生公派境外学习奖学金项目是指市教委向我校选派的赴国(境)外(以下简称“境外”)进行课程学习、课题研究以及参加国际竞赛、学术及文化交流的在籍本科生和研究生提供境外学习费用的项目。

第二章 项目管理机构和职能分工

第三条

我校学生公派境外学习奖学金项目的归口管理部门为国际合作与交流处。学校教务处、研究生部、学生工作办公室、财务处、审计室等职能部门按照各自职能参与学校学生公派境外学习奖学金项目的管理工作。

第四条

国际合作与交流处负责学生公派境外学习奖学金项目的管理事务的综合协调，就该奖学金项目有关事务同市教委进行联络以及有关材料的报送、按照市教委精神以及本规定要求协调本奖学金项目的组织与实施等。

第五条

学生工作办公室、教务处、研究生部以及相关学院负责本奖学金项目申请人员的资格审定、共同参与奖学金项目申请评审工作和学生境外学习成果的认定等。

第六条

财务处负责本奖学金项目的专项财务核销与管理;审计室负责对本奖学项目的专项资金预算和结算进行内部审计;纪委负责对本奖学金项目的实施、评估和验收进行全程监督。

第三章 项目资助标准和评选程序

第七条

奖学金项目资助额度：

A类奖学金20,000元人民币/人，一般向赴境外学习、交流一学期以上(含一学期)至一学年以内的在籍本科生提供。

B类奖学金10,000元人民币/人，一般向赴境外学习、交流两周以上至一学期以下的在籍本科生和研究生提供。

第八条

项目经费使用范围：

(一)国际旅费补助：北京到目的地学校之间的往返机票费用。

(二)境外生活费补助：在境外学习交流期间发生的伙食费、住宿费、交通

- 1行思想政治等专业的学习。

第十四条 奖学金项目遵循“公正、公平、公开”的原则，采取“个人申请、学校评审、择优录取”的方式进行选拔。

第十五条 项目选拔程序：

(一)学校设立学生公派境外学习奖学金项目评审委员会，对申请人员提交的奖学金项目申请材料进行初步审核，并提出奖学金项目拟资助人员名单。

(二)该拟资助名单经学校校长办公会通过后，由国际合作与交流处报市教委审批。

(三)国际合作与交流处将经市教委批准的拟资助名单在校内进行公示，并将《奖学金通知书》发给被资助人。

第十六条

获得奖学金项目资助的学生在国际合作与交流处指导下自行办理签证。未能获得签证者，奖学金资格自动取消。

第四章 项目经费管理

第十七条 获得奖学金项目资助的学生持有效签证的护照、《奖学金通知书》及《奖学金资助协议书》到国际合作与交流处办理奖学金领取手续，到学校财务处领取奖学金。

第十八条 受本项目资助赴境外学习、交流的学生必须购买境外意外伤害和医疗保险。

第十九条 获得奖学金资助的学生因个人身体健康问题、不适应当地学习生活等原因不能继续学习、确需提前回国者，应向国际合作与交流处提出申请，出具国外留学院校或导师(合作者)意见以及相关证明。学校对已经发生的签证、机票、保险等费用进行核销，未发生的金额须退还。

第二十条

获得奖学金项目资助的学生领取奖学金后无法出境的，视不同情况作以下处理：

(一)因不可抗力或身体原因(需提交北京市出入境检验检疫局或北京市三级以上医院证明)而无法出境学习的，由学校财务处对已发生的签证、机票、保险等费用进行核销，追回未发生的金额。因其他个人原因无法出境学习的，获得奖学金项目资助的学生须向学校全额退还奖学金。

(二)由于非个人原因需要变更研修或学习计划的，获得奖学金项目资助的学生应向学校国际合作与交流处提出书面申请，获得批准后方可按照新的研修或学习计划开展活动并获得相应资助。未经学校书面批准而擅自改变研修或学习计划的，奖学金资格自动取消，获得奖学金项目资助的学生须向学校全额退还奖学金。

(三)获得奖学金项目资助的学生在领取奖学金资助款后，派出前和派出期间有违犯中国和派往国家或地区法律、违反校纪校规行为，将取消其奖学金资格。

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第七章 附则

第三十一条 学校用配套资金设立的学生公派境外奖学金项目参照本规定进行管理。

第三十二条

奖学金项目被资助人研究成果的知识产权的归属和使用按国家有关规定执行。

第三十三条

本管理规定自2012年9月1日起执行。

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