世界经济一体化的进程在不断的发展, 市场竞争的程度也更加的激烈, 企业只有不断的提升自身的管理水平和管理的效率, 才能在提升生产效率的同时使企业的经济利润得到有效的提高, 不断的增强企业的核心竞争能力, 才能在激烈的竞争中占有绝对的优势。
一、系统实现技术
现阶段信息系统主要以分布式的结构为主, 通过利用C/S或者是B/S模式, 有时也将两种模式进行结合来使用, 如果采用C/S的结构可以充分利用软件的环境优势, 把系统的任务合理的分配到客户端以及服务器来有效的实现系统的正常运行, 通过这种新型模式的应用能够有效的降低系统运行的主要成本。b/s系统模式是Web中一种创新的架构模式, 是现阶段网络上基本的也是应用最为广泛的信息服务技术。由此, 我们可以看出各种局域网如果要正常的运行都需要依靠成熟的Web技术和B/S的模式。
二、系统业务流程的梳理和优化
在协同办公系统中业务流程是其最主要的核心, 对系统中业务流程进行分析也就实现了对整个协同办公系统的流程进行分析, 在单位办公系统中对业务流程进行有效的分析能够使企业的各个部门的工作思路更加的清晰, 并及时和准确的找出工作中遇到的困难和难题。业务流程的梳理可以实现对系统中各个功能模块进行清晰的认识, 并根据不同的业务流程模块来实现对企业各部门需求的分析, 以使企业能够制定出科学合理的关键业务流程。业务流程优化即通过对业务流程设计的分析, 以协同办公系统设计的价值为主要导向, 对具体的业务流程进行不断的优化和改造, 以达到系统设计的预期目标。要想实现系统的优化以达到预期的目标和效果应该从四个方面进行考虑, 首先是通过系统优化能够使系统的运行效率得到提高, 并有效的减少企业运行的成本, 其次, 通过系统优化应该使企业的各个部门之间形成横向的写作关系, 再次, 应该对系统的管理层提出更高的要求, 不断的增强管理和监督的力度, 最后, 对企业在发展中的战略目标进行有效的分解并正确的执行。
三、系统详细设计
(一) 协同办公系统设计
在对单位协同办公系统进行设计的过程中要充分保证满足公司日常办公的需求, 根据公司的实际情况来对系统进行设计, 在设计中应该包括公司中各个部门和各个岗位的需求, 设计的系统尽量的使办公的流程更加的简化并具有一定的科学合理性, 并将系统在投入使用后根据员工的反馈情况对系统进行不断的完善和优化, 为公司的办公更加的便捷提供一定的基础。协同办公系统设计的界面要体现出对客户的重视程度, 要更加方便用户的体验, 让用户很快的能够掌握系统操作的基本流程。系统在设计的过程中要保证各个环节数据的可靠性和稳定性, 特别是在系统办公时内外网的接入上要提供一定的安全保障措施, 系统办公系统的设计应该与时俱进, 反应时代的特征并具有一定的科学技术含量, 应用现阶段最流转的软件及开发工具对系统进行设计, 系统设计中应该充分保证办公平台的稳定性和先进性, 并预留一定的开放的接口, 以便系统在将来能够接入到统一的门户中。单位系统办公系统的设计应该根据公司的实际需求, 经过对需求进行详细的分析, 单位协同办公系统设计了知识文档管理和工作流程管理以及人力资源管理, 另外还设计了数据中心等一系列的子模块。在系统设计的过程中应该采用三层体系结构进行设计, 包括表现层和业务逻辑层以及数据的访问层等。
(二) 系统基本功能设计
在对单位协同办公系统的基本功能进行设计时, 用户的登录系统首先需要进行登录权限的判断, 用户如果想要登录系统应该通过系统登录模块, 通过使用正确的用户名和密码才能登录到系统当中, 后台数据库会对用户名和密码的正确与否进行判断, 如果登录不合法则取消登录程序。公文管理和公文流转的管理模块包括系统办公系统在运行的状态下实现接受公文和发送公文等功能。物资管理模块中要使系统能够实现对单位中各个科室的录入和仓库的出入货物记录以及编码录入等与协同办公系统有直接关联的数据信息。知识文档模块的建立能够有效的实现对电子档案的存储, 并能够对电子图纸进行权限管理, 包括在系统中对电力档案的申请下载和审批等。
(三) 系统项目协同设计
协同系统管理模块主要是用来对项目和工程的登记以及对单位收取的票据进行登记, 对客户单位的管理能够对项目工程的进度进行及时的掌握, 包括在工程项目进行过程中对人员的管理和工程期限的管理等。在工程策划的过程中, 首先应该建立起经营室, 对项目进行立项并发起任务的通知单, 通知单经过相关部门的审批通过后, 工程的主要负责人将挑选施工单位和相关的工作人员以及施工建设所需要的设备等, 通过专业的设计人员对整个项目进行策划, 和校对以及审核等环节, 实现单位办公的系统化管理。
四、系统测试
系统测试包括系统的功能测试和性能测试, 测试的主要流程分为确定测试的主要方法和搭建测试的具体环境, 以及对测试的具体流程进行分析和整理, 最后才能进入到具体的测试环节。对单位系统办公系统的性能进行测试之后会得到具体的测试结果, 根据系统在办公中的应该可以确定系统的安全性和稳定性, 并具有一定的可靠性, 这与系统设计之前的设计目标是非常符合的, 使系统在满足功能需求的同时也实现了对用户需求的满足征。
五、结束语
企业中充分的利用系统办公系统是我国现代企业管理的有效方式和手段, 也是企业管理和信息技术发展的主要方向, 企业利用系统办公系统能够提高企业管理的效率, 为提高企业的经济效益提供一定的保障, 也能够增强企业的核心竞争力, 使企业在激烈的市场竞争中占有一定的优势。
摘要：随着企业信息化进程的不断加快, 办公自动化的应用受到了各种领域企业的青睐, 在不同的领域中已经实现了对数据信息的共享, 这种共享的程度在不断的发展, 因此, 在企业中应该尽快的建立起企业协同办公系统, 使企业在生产和管理方面的效率得到有效的提高, 使企业在管理方面做出更加正确的决策提供有利的支持。
关键词：企业信息化,协同办公系统,设计
参考文献
[1] 周伟强.某机关事业单位协同办公系统的设计和实现[D].厦门:厦门大学, 2015.
[2] 袁红华.基于云平台的团队协同办公系统的设计与实现[D].南昌:江西财经大学, 2016.
[3] 袁红华.基于云平台的团队协同办公系统的设计与实现[D].南昌:江西财经大学, 2016.