办公室的文件归档管理工作, 是指办公室的相关工作人员对本单位或者本机关在日常工作中形成的重要文件进行分类整合以及立卷归档等工作。文件整理与归档工作对于机关单位日常的运行以及日后的发展起着举足轻重的作用。因而面对当前的新形势, 我们更应该具体了解文件的归档管理工作, 适时地发现问题并加以解决, 从而为机关单位的发展创造一个良好的氛围。
一、办公室文件归档管理的内容
办公室文件的归档管理工作对于本单位各个部门工作的及时开展起着十分重要的作用。因而, 在实际的工作中我们首先应该对办公室的文件管理工作有一个清晰的认知。办公室文件归档管理工作包括以下几个方面的内容。
(一) 制定相关的文件管理制度。这种方法一方面是指对于那些需要借阅以及传递的文件要制定相关的归档制度, 以使文件能够被及时归还, 从而避免文件的缺失。例如, 可以制作一个详细的文件借阅记录册, 将不同的文档进行分类整理, 以使相关人员能够及时查阅;此外还需要对借阅人、借阅时间以及文件的名称进行具体的记录, 这样就能够通过这样一种制度的制定来科学严密地进行文档的归档管理。
(二) 准确定位相关文件的位置。这种文件管理工作也可以成为文件的定位管理, 主要是指办公室工作人员对于那些送出归还的文件按照之前的固定位置进行存放。在进行这一工作时, 我们可以制作一些与文件的大小规格相符合的文件盒, 同时在各个文件盒上标注分类标准及名称。此外, 还可以将存放文件盒的文件柜按照年份进行分层, 每一层按照月份及日期按照从小到大的顺序进行排放, 这样就可以减轻文件管理人员的负担, 帮助其准确找到相关文件的位置, 既减少了时间又不容易出错。
(三) 及时跟踪相关文件的流向。办公室的文件一般有着一定的保密性, 因而办公室的文件归档管理人员需要对运行中的文件进行及时的跟踪, 从而精确掌握办公室文件的流向。办公室的文件归档管理人员可以制作相关文件的跟踪卡片, 并且跟文件放在一起, 文件的传递过程中每个经手的工作人员都需在跟踪卡片上签字, 从而保证文件能够及时归还, 防止重要文件的泄密及丢失。
(四) 做好相关文件的销毁工作。每一份文件都有其时效性和一定的价值, 因而相关的文件材料在结束其运行工作之后, 办公室的文件归档人员, 需要对文件进行再一次的分类整合, 对于那些已经超过其运行使用时效和没有保存价值的文件要进行及时的销毁;而对于仍然有着使用效力和存在保存价值的文件要继续做好保存归档工作。
二、办公室文件归档管理工作中存在的问题
(一) 个别管理者对文件归档工作的重要性认识不够。以往人们总是认为档案管理工作轻松自在、可有可无职务, 最重要的是不能给他们兑取直接的经济效益, 因而有些工作人员甚至是管理者并没有给予这份工作足够的重视, 相关文件归档的岗位往往是一些想着挣工资的人。这就导致了许多文件不能够及时地进行上传下达, 从而延误各个部门各项工作的开展, 极大地降低了办事效率, 影响了单位或者企业的效益。
(二) 文件归档岗位的人员素质不高, 缺乏专业人才进行指导。在实际的工作过程中我们往往会看到, 由于文件的归档工作枯燥乏味, 需要极大的耐心, 因而许多工作人员在工作了一段时间之后就离开了这个岗位, 从而使得文档管理工作不断地中断。而那些补上来的工作人员, 有些是未经过专业的培训, 有些则需要对之前的文件归档工作进行重新的认识与整理, 这就极大地降低了文件归档工作的效率, 给各部门的工作造成了困扰。
三、应对文件归档管理工作中相关问题的对策
(一) 各单位及机构要加大对文件归档工作重要性的宣传。上述问题的出现主要是因为传统的旧观念误导了人们, 从而使得文件归档工作得不到足够的重视。随着时代的发展, 人们的观念也需要进行及时的更新, 因而各个单位及机构要做好这项工作, 将文件归档的基本工作给人们做一个普及, 从而使得人们对这项工作有一个新的认知, 这样就可以充分调动其工作人员的工作积极性, 避免出现文件传达延误的现象。此外, 需要强调的是需要对档案管理工作的高层领导进行及时的培训及监督, 只有领导干部的档案意识增强了, 其才能带动整个文档部门各项工作的开展, 从而起到一个模范带头的作用。
(二) 注重对档案人才的培养。西方一些国家对于档案人才的培养远远早于我国, 我国近年来一些高校才开始设置档案管理工作的专业及课程, 因而社会上对于档案人才的需求远远高于其供给。所以, 我们需要加强对档案人才的培养, 同时也需要加强对于在职档案人员的培训, 使得他们能够熟悉档案工作的内容、流程及技巧方法。在这样一种环境下, 如果档案人员具备了一定的知识储备, 其做起工作来会更加的得心应手, 也就不会因此而进行工作调动。如此一来, 不仅可以减少档案工作岗位人员的流动性, 还会使档案工作做得更加出色。
摘要：文件归档工作是办公室文档工作的重要组成部分, 其起着上承文书工作, 下启文档管理工作的枢纽作用。同时办公室的文件归档管理工作是对各部门工作的一个整理及汇总, 因而其对于各项工作的顺利开展也有着十分重要的意义。本文主要针对办公室文件归档管理工作的内容及在现实运行中存在的问题进行分析和探讨, 从而提出一些建设性的见解, 以期能够优化办公室的文件归档管理工作。
关键词：办公室,文件归档,管理
参考文献
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