党的十七大报告明确要求:“大力推进信息化与工业化融合, 促进工业由大变强。”至此, 我国信息化发展开始进入全方位、多层次推进的新阶段, 信息化已成为我国国民经济与社会发展的必然趋势。档案作为重要的信息资源, 转变传统医院档案管理模式, 实现档案信息化管理势在必行。本文试着对当前医院档案管理的特点及档案管理现状提出几点信息化建议建议, 为提高医院档案管理提供参考依据。
一、医院档案管理的特点
(一) 信息化起步晚。在1999年国家档案局出台的《电子文件归档与归档电子文件管理规范》中明确要求各级档案部门积极地开展档案数字化建设的研究和实践。与此同时, 国家卫计委也对大型综合性医院档案部门提出要做好档案信息化, 尽快实现文件的归档与管理信息化的目标。至此档案管理正式启动信息化管理进程。然而相对于完善、规范的各档案馆的档案管理, 医院档案的管理工作并没有那么快、那么顺利地进行信息化, 直到近几年才开始相关研究, 医院档案才进行了初步信息化阶段。
(二) 形成周期长。医院的档案涉及科研档案、人事档案、病历档案、设备档案等等, 其完成要经历的时间长、内容多、范围广, 包括的资料内容相对复杂, 程序冗杂繁琐, 无论是哪一种档案, 从其建立到完结都需要一个很长的周期。例如科研档案, 普通课题研究起止为2-3年, 而一些重点课题、专项课题则通常需要3-5年。此外, 无论是哪类研究课题, 要取得成果都必须要经过或是反复的动物实验, 或是大量的临床观察, 抑或是反复的调研工作, 甚至有些科研成果需更长的研究时间才能完成。
(三) 既独立又综合。医院档案以财务、人事和科研等为分类类别, 各类别所使用的管理方式虽大致相同, 但是因其涉及内容及细节保存方式等方面的差别, 在进行归档时都只是各个类别的收集和归档过程, 因此所形成的档案是专业且独立的。但是, 随着科学技术快速发展, 各类交叉学科和边缘学科不断涌现, 医院档案不再是独立各自归档, 而是以既独立又综合的方式共存。
(四) 既多样又严谨。由于医院档案的复杂性, 不同类别有着不同的归档方法, 即使同一类别中不同项目、设备等应存档的内容也各不相同, 如病历、化验单、标本、仪器检测结果、照片、录像带等材料, 因而直接记录实验结果的载体也多种多样。但是, 像病案、科研技术文件资料等某些有特殊价值的档案则需要严谨处理, 严格按照国家保密法进行存与用的工作, 正确处理好档案的多样化和严谨性的关系。
二、医院档案管理现状
随着医院规模不断扩大和医疗技术水平的提高, 医院各类档案日剧增加, 相对应的档案管理并没有配套发展起来。相应的研究和改善举措也待完善。为此, 作者在中国知网跨库以“篇名”为检索条对2011年-2015年的档案类文章进行检索调查, 发现对医院档案的研究由2011年的0.43%增长到了2015年的0.9%, 对档案信息化的研究由2011年的1.17%增长到了2015年的1.29%, 由此可见, 研究人员已逐步重视到其重要性, 但是, 由于大多医院重临床轻行政, 对档案管理工作更是不够重视, 当前医院档案管理工作主要存在以下五点问题:一是在医院管理中, 涉及档案管理的制度较少, 档案管理相关的研究、日常工作形成的材料收集情况未纳入人员考核目标, 造成档案收集效率不高, 不齐全。二是档案的内涵和外延是动态变化的, 但医院档案管理未制定完备的管理制度, 归档内容、管理范围不明确。三是医院工作人员缺乏归档意识, 造成档案信息资源开发不足, 利用率不高。四是当前医院档案主要是以专业类别为单位进行管理, 档案的完整性、安全性不足, 不便于查找利用。五是在档案信息化的过程中, 管理人员及其知识、能力不足, 信息化设备, 存储设备等硬件投入不足, 管理技术落后等。造成当前医院的档案还是以纸质存档为主要方式, 影响档案信息资源的建设与开发利用, 制约档案事业的发展。
三、医院科研档案管理信息化存档与传统的纸质存档方式进行比较分析
众所周知, 无论是传统的纸质档案, 还是新兴的电子档案都具有承载信息的功能, 是具有原始性地记录着人们在社会活动中表现出的想法、行为和结果等载体, 都具有一定的相对的稳定性。但是, 事物总是有两面性, 两者还是主要存在以下几点差异。
(一) 存储方式。档案的存储方式主要包括存储的载体、环境和方法。纸质档案以纸张为载体, 只要注意排除水解和氧化所需条件, 其使用寿命可达上百甚至上千年。电子档案的载体则是磁性物质和光盘, 易受外部环境影响, 寿命一般仅为5-15年。此外还有灰尘、磁场和机械震动、光线和有害气体等因素, 对两者的影响是不同的。
(二) 使用情况。鉴于纸质档案具有易损坏、无法再生、盒装归档、需要保密等特点, 查找不便, 且使用时要格外小心, 造成其使用率低于电子档案。而电子档案在档案信息化完毕后可实现“一次输入、多次使用”, 在查阅时无须调用纸质档案, 就可直接提供全文检索, 方便取阅, 快速便捷, 节省了大量的人财物, 提高工作效率。
(三) 安全性。安全性是档案管理工作的重中之重。两者相比较, 具有专人专职管理的纸质档案有不易被盗取, 易于辨别真伪, 对损坏、纂改等改变其原始性的行为都会显现出的特性, 更具安全性, 且更具凭证和法律效力。相对于易失去可读性、载体不耐久、数据易丢失以及材料可无痕迹纂改, 甚至被销毁的电子文件来说, 这是其致命弱点。此外, 电脑病毒也是危及电子文件信息保护的一个关键问题。所以, 在安全性方面, 纸质档案比电子档案更具安全性。
四、对医院档案管理信息化的建议
(一) 领导加强重视。领导对档案管理工作大力投入人财物是做好档案管理工作的重要前提。医院领导要重视档案管理工作及管理人员培养, 逐步将档案工作纳入医院管理, 并与科室绩效挂钩, 提高档案归档率和完整性。同时, 加大档案管理人员的引进和培养力度, 提升其整体素质, 进而通过深层次、多渠道地开发档案信息资源, 提高档案的使用价值, 推动档案管理水平的提升, 为医院业务、日常工作及就医人员提供便利。
(二) 健全管理制度。档案管理是一项长期而繁琐的工作, 完善的档案管理规定和办法是档案管理工作的关键。医院要结合本单位的档案工作的实际情况, 依据《档案法》《医药卫生档案管理办法》等相关法律、法规, 甚至学习借鉴同级、下级的优秀先进管理经验, 制订科学、健全, 可行性高的规章制度。同时, 实行统一管理, 由综合档案室的人员负责管理和考核工作, 使医院档案管理尽快跟上档案事业的发展, 充分地发挥其凭证和利用作用。
(三) 完善硬件技术。加强财力投入和网络建设, 引进新技术、完善信息化设备是实现档案信息化管理的前提条件。医院要不断加强档案保管设施, 设置专门的、安全的档案库房;配备整套档案扫描系统, 提高档案管理的质量和效率;充分利用计算机和局域网的功能, 促进档案信息的共享与使用, 提高档案管理信息化水平。而鉴于档案信息化后可能存在的风险, 则要不断完善提高防火墙技术、存取权限控制、数据加密法等, 确保其安全性。
五、结语
综上所述, 随着全球化、信息化、网络化的发展, 档案工作已逐步由单一的传统纸质档案模式转化成纸质档案与电子档案互补共存的模式。综合两者的优缺点, 结合当前医院档案信息化建设情况, 在近期内, 纸质档案与电子档案并不会完全的相互替代, 而是处于互补共存的双赢局面, 二者将取长补短, 不断健全完善医院档案管理工作, 全面提高档案管理与应用水平。
摘要：本文基于信息化的视角, 分析总结当前医院档案管理的特点, 对医院档案管理信息化存档与传统的纸质存档方式进行比较分析, 结合当前医院纸质档案与电子档案互补共存的双赢局面, 对医院档案管理信息化建设给予三点建议, 为提高医院档案管理工作提供参考依据。
关键词：信息化,医院,档案管理
参考文献
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