公司档案借阅制度

在现实社会中，很多场合都离不开制度，制度是每个人都需要遵守的规则或行动准则。你接触过什么样的制度？下面是小编精心整理的《公司档案借阅制度》，希望对大家有所帮助。

第一篇：公司档案借阅制度

工程公司档案管理办法档案查借阅管理制度2

工程部档案借阅管理制度

为加强工程部档案文件的规范管理，特制订档案文件管理、借阅制度：

一、工程档案分为三类：

1、公司内部文件：上级往来文件、企业资质、公司红头文件、内部通启、通知、文件流转单、工程会议纪要、工程合同类;

2、工程图集、手册、光盘等

3、工程类文件：工作联系单、工程通知单、罚款单、停/开工通知单、材料进场确认单、检验报告、设计变更、工程洽商、工程签证、工程结算、图纸绘审等;

二、 档案保密制度

1. 档案工作人员必须树立高度的保密观念，遵守公司的各项保密制度。 2. 凡涉及不宜公开的公司机密等档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅者，须经部门领导批准。

3. 凡作秘密和内部管理的档案，应严格履行查阅登记手续，利用者应严格遵守保密规定，不得泄露公司秘密。

三、档案工作人员岗位职责

1. 热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，勤奋学习，主动学习、提高档案专业知识。

2. 负责本公司建设工程中形成的资料和设备资料的整理、立卷、归档工作,积极提供利用，为各项工作服务。

3. 定期向部门领导汇报档案工作情况，档案存在疑问时及时向部门领导请示。 4. 办理领导交办的其他档案业务工作。

四、档案借阅管理制度

1. 非档案管理人员不得擅自查阅档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准并与资料员联系后方可查阅;

2. 档案柜内的档案要进行系统排列存放，不准堆放与档案无关的东西, 做到完整安全，存放有序，查找方便

3. 对档案柜所藏档案要进行经常检查，发现问题及时采取有效措施。

4、查阅档案(包括资料、文件、光盘)必须在档案查(借)阅登记簿登记后方可查(借)阅，查阅人员必须爱护档案，要保护档案的安全性、完整性，不得擅自对档案进行涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、转借或损坏，否则，将追究当事人的责任;

5、档案管理人员必须及时跟进所查、借阅文件，避免遗忘造成丢失;文件交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告工程部长;

6、档案文件一般不外借，如必须借阅，借阅时间不超过1天，不得转借他人。密级档案必须得到部门领导同意。

工程文件分为：A级——机密，B级——公开 A级：工程合同、工程协议等文件。

B级：工程一般类文件(设计变更、工程洽商、工作联系单、处罚单、工程图纸等)

7、查阅、复印工程合同必须经过工程部长同意，并在档案查阅登记本上登记;

8、借用的档案，当事人必须在规定时间归还资料员;如确需延期，当事人必须提前告知资料管理人员，并确认归还日期，由资料员做好相关登记、记录;

9、借档人确因工作原因需要打印、复印、摘抄文件，须经部门领导同意、批准。并由资料管理人员负责打印、复印，并做好登记。

五、档案安全制度

1. 严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。

2. 每次长假前应对档案进行全面检查，并移交同部门同事，并做好交代工作。保持手机畅通，以便查阅文件时方便联系。

第二篇：档案借阅制度

为了更好地开发和利用档案信息资源，为单位工作和工程建设服务，根据《档案法》的规定精神，结合我单位实际情况，制定本制度。

1.我室所存档案资料，主要是为本单位工作服务的，不对外单位开放。凡本公司工作人员因工作需要查阅档案的，经单位档案室主管领导同意，可直接到档案室进行查阅。无论查阅或借出，均必须填写档案借阅登记簿。

2.外单位人员需要查阅档案的，应持本单位的介绍信，经单位档案室主管理领导批准，方可借阅，档案室对外实行有偿借阅服务，

3.借阅人员必须十分爱护档案材料，严禁拆卷抽页、勾划圈点、涂改污损，更不能丢失，要坚持交接检查手续。

4.查阅档案原则上应在本阅览室内进行，如需借出的，要保证档案材料的安全，并按时归还，借出时间最长不超过一个星期。

5.需摘录或复制档案的，要经过档案管理人员的同意，摘录复制的材料，要经检查核对，加盖单位公章后，方为有效。

6.借阅党组记录和机密文件时，要经主管领导批准。

第三篇：档案借阅利用制度

1、利用范围：凡在本馆保存的所有档案，我国公民和组织持有合法证明均可利用。

2、利用时间：档案馆为利用档案者随时提供，利用档案原则上在阅览室进行，特殊情况需利用档案时，需征得本馆同意，方可外借，借阅者要负责档案的保密、安全并及时返还。

3、利用程序：电函、信件利用档案者由本馆工作人员代查、代函并按规定收取费用。本人来馆利用档案的需先出示个人所持证件，经验证持有合理有效证件的，由本馆工作人员代查，经本馆工作人员检查复核签证后，方可带走所取材料。

4、档案利用者应遵循下列规定：

(1)查阅、摘录、复制尚未开放的档案须经馆长同意，必要时报请上级主管领导审查批准。

(2)利用者需要采用复印、照相方法复制档案，均由档案馆负责办理，并按规定收费。

(3)利用者所复制的档案(证明材料除外)除经本馆请示上级领导机关特许者外，不得以任何形式全文公布、陈列、展示或再行复制，绝密档案复制件应于使用后交回。

(4)港、澳、台同胞、海外华侨和外国人利用档案，应持市以上有关国家机关介绍信，并按国内利用者的利用程序有关规定办理。

(5)档案利用者，不得在档案材料上勾画、圈点、涂改，并有义务爱护档案，不得转借和拆卷。凡对档案造成损坏的要负责经济赔偿，严重的要依法追究责任。

5、档案工作人员对档案利用者应主动热情服务，做到百问不烦、百拿不厌、有问必答、并尽可能以复制件代替原件使用，注意随时收集利用效果的反馈，不断改进利用工作。

第四篇：干部档案查借阅制度

1. 查借阅档案，应填写《查借阅干部档案审批表》，按规定办理审批手续，不得凭借调查证明材料、介绍信查阅。

2.档案管理部门要按照规定确定是否提供(编写史志、亲属入党、升学、参军等一般不予查阅)和提供什么材料。

3.查阅单位应派2名以上中共党员并且是本单位正式干部到干部档案管理部门查阅。

4.档案一般不外借，特殊情况经部领导批准借出的，须在半月内返还，并不得擅自转借他人。

5.任何个人不得查阅本人及其直系亲属的档案。

6.查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者，视情节轻重，严肃处理。

7.查阅档案的单位和个人，不得擅自拍摄、复制档案内容，确因工作需要从档案中取证的，须经允许后才能拍摄复制。

8.查阅档案时，禁止吸烟、喝水、以免污损档案。

9.检查阅过的干部档案，看是否有涂改、抽取、调换或擅自塞加档案材料的现象，如发现问题，要及时处理。

干部档案转递制度

1.转递干部档案和档案材料，必须做到：及时、完整、准确、安全、保密。

2.干部档案应通过机要交通转递或派专人(两人以上)专车送取，不得乘坐公共交通工具，不准邮寄或交干部本人自带。

3.县及相当于县以上的党委组织、人事部门，可以直接转递干部人事档案。

4.转出的档案必须完整齐全，不得扣留材料或分批转出。

5.转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，并随档案一并严密包封。

6.收到的档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章，及时退回原单位;转出的档案，逾期15天未退回执的，转出单位应及时催退回执，以防丢失。

7.在干部调配中，任免部门应将干部调入单位和任免通知及时告知干部档案管理部门。

8.严格执行转递制度，避免产生 “无头档案”。对已出现的“无头档案”,应认真查转,对确属查不到下落的，可移交干部原籍档案馆保存。

干部档案的保管保密制度

1.根据安全保密、便于查找的原则，对干部档案实行严密、科学的保管。

2.非管理及无关人员一律不得进入档案库房，库房内不得存放非档案物品，并做到人走灯灭，锁好门窗。

3.严禁电话索取或提供干部档案内容。干部档案工作人员严禁携带档案材料进入公共场所，不准向无关人员谈论有关干部档案的内容。

4.每半年全面检查核对一次档案，按干部名册进行逐人核对，看册档是否相符，发现问题及时解决。

5.任何个人不得保管本人和直系亲属的档案，严禁任何个人私自保存他人档案。

6.要做好干部档案接收登记簿、转出登记簿、查阅档案登记簿的记录和保管工作。

7.要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、规范化和现代化。

第五篇：档案借阅管理制度

一、 各单位工作人员可直接查阅本单位一般档案资料，查阅有密级档案，须持签有单位负责人明确意见的条据，方可查阅;

二、 各单位借阅本单位一般档案，必须办理借阅手续，必须注明预计归还日期和联系电话。借阅有密级档案，须写《档案借出审批单》并经公司相关领导批准，方可借阅;

三、 如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。若催还未果，档案管理员要向单位领导反映。

四、 如情况特殊，外单位人员或集团其他单位人员查阅档案须持档案归属单位的介绍信，可查阅无密级档案。档案主要供本集团公司利用，一般不外借。

五、 珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶卷等档案一律不借出;

六、 档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印复制、擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证、裁剪、撕毁等。若有遗失，应及时联系档案管理人员。

七、 凡有私下抄录、拍摄、描绘、拆散、删刮、撕毁档案等行为者，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律责任。

公司行政部档案室

档案室证件借阅、使用管理规定

一、 目的

为了规范公司各类证照的使用管理，避免因管理不善给公司的风险，防止遗失、保证按时年检，特制订本制度。

二、 范围

各子公司及部门的移交的行政类(如营业执照、组织机构代码证等)、财务类(如税务登记证、信用等级证等)以及其他各类证件的原件、电子档。

三、 证照资料的使用管理

1、 需要借阅、借用证照资料，须到公司行政部填写《证照使用申请单》写明事由及拟用证照资料名称、件数、归还期限等，经部门主管审批，证照负责人签批确认后，可到档案室证件管理人员处办理相应手续;

2、 证件管理人员仅凭有证照负责人或由证照负责人指定或委托代理人签有批示“同意”的申请单办理相应部门证照的借用、借阅等业务，其它任何人员提出的任何要求，均不予受理;

3、 凡借阅、借用证照资料，必须在申请日期内归还，不能按时归还的应申请延期，手续与上述1相同，但最长不得超过30天;

4、 公司证照不得丢失、损坏。如出现损坏或丢失，除立即向主管领导报告外，要立即与发证机联系，及时办理证照的挂失和补办手续;

5、

6、 不许擅自使用公司的证照进行各种担保; 不得将证照转借他人。

四、 证照的年审、到期、变更

1、档案保管员只负责对证件的日常借用、借阅管理，不负责证件的年审、换证等相关工作。

2、证照的年审、变更、延期等相关手续，行政类和财务类证照由行政部安排具体负责办理，其他证件由最初办理证件的部门办理年审、变更、延期等手续，证件归属部门负责在规定的时间内完成手续办理和申报的具体工作。在证照完成年审、变更、延期等工作后移交到档案管理人手中，并办理移交手续，交接时移交人应有交接清单并注明证件期效。

五、 相关责任

1、 证件管理人管理的所有证件都应有清单和目录，确保证件数量的准确性，对于借阅和归档都应有相应人员的签字确认，证件管理人负有登记的及时性和完整性的责任;

2、 证件借阅人负责借阅期间的文件保管，确保公司证件的完整性和整洁性，使用完毕后应及时归档。借阅后不得将证件转借其他人使用。

六、 注意事项：

凡违反上述规定而私自复印的使用者，将按公司制度严肃处理，如果导致公司损失的，还应赔偿公司因此而造成的损失;构成犯罪的，由公司送交相关司法机关追究弄事责任。

本规定自2014年5月1日起执行。

公司行政部档案室

档案移交、归档制度

一、 移交档案应符合下列要求：

1、 凡向档案室移交材料，应立卷。所移交的档案材料必须完整、真实、准确。交件人有对递交的归档文件的完整性、真实性、准确性负责。档案室不接受圆珠笔和铅笔起草的文件。电子档材料文件应刻盘再移交档案室。

2、 移交档案材料均应编制移交清单，清单一式二份，分别保存。交接双方必须根据移交目录清点核对，并在交接文据上签名。移交档案清单上要有卷内目录及检索以便查找。移交清单要附电子档一份。

3、 文件按其内容的联系，保持文件之间的历史联系区分保存价值，分类整理、立卷，便于保管和利用。

4、 移交档案应避免重复。

二、 档案室收档案时，要对数量和质量进行严格的检查。案卷总数与移交目录要相符，卷内文件张(页)数与案卷封面所登张(页)要相符;质量要合乎立卷原则和要求，卷内文件不能有损坏。

三、 检查完毕，如质量等均符合要求，即可办理具体移交手续，交接时，要有明确的案件数、移交人、接收人、交接时间等，经双方清点后，办理签字手续。

四、 各部门在向档案室移交档案时要提前通知档案室，应说明移交数量及移交材料，以便档案室做接收准备。

公司行政部档案室