随着计算机和网络技术的日渐成熟和广泛应用, 信息化正改变着人类的生产生活方式, 自动化的办公设备越来越常见, 无纸化方式的办公渐渐成为大家所习惯的工作方式, 原本的办公方式会产生大量的纸质文档, 也向着多元化发展, 从前以纸张、墨水和照片为载体的政务文件、科技文献、商业文件等, 都变成了以电脑为载体的电子文件, 档案的管理工作也变得更加数据化、网络化和信息化。
一、电子档案与传统档案管理的差异
(一) 归档的管理差异。电子档案的归档由于归档的方式和时间不同, 与传统档案的归档管理有着巨大的差异。电子档案的归档时间有定期归档和实归档两个种类, 文件形成单位通过网络传输给档案管理单位, 同时采用电子签名封签人证, 再由档案管理人员接受登记。而纸质文档的两种归档时间是:文件生成后的第二年前半年归档或者是某一项目接受之后再归档, 后一种一般用于科研部门。
(二) 保存方式和管理方式的差异。电子文档的管理过程中有着传输快捷、操作简洁、存储成本低等优势, 但也导致其安全性较差。当前, 纸质文档在保管过程中, 只需注意防火、防霉、防蛀、在破损纸张的修裱等方面做好工作, 更进一步的则是进行必要的微缩或者复印等挽救性质的工作。
(三) 文档的利用方式差异。纸质文档的利用, 主要是经由相关的借用手续为读者提供纸质档案原件、自制文件或者档案的二次加工产品等。以上的载体都能够通过人眼直接读取, 并且是定向、定范围的文档服务。与之不同的电子档利用则有着多样性的方式方法, 可以直接提供电子文档和信息的加工产品, 准确地满足读者的需求。但是, 电子文档是保存在数据存储设备上的, 不能够由人眼直接读取, 必须通过电子设备和配套的阅读软件才能够真正利用。
二、电子文件档案的管理问题
(一) 缺乏对电子文档及其归档重要性的认识。一些较为保守的单位, 档案意识不够, 对产生的大量电子文档没有采取主动积极的态度去应对。档案意识较弱, 对电子文档的重视和支持不足, 在设计无纸化办公系统或文档上网过程中没有专业的档案部门或专业的档案管理人员参与。
(二) 电子档案的法律效力没有明确依据。纸质文件具有其被社会公认的法律效力, 纸质文件的原件天然具有法律凭证性质。但是电子文档由于其灵活和易修改的特性, 很难具有相应的法律条文支持其法律效力, 电子文档至今无法具有较为强力的法律效力。
(三) 信息化档案的管理人员素质亟待提高。目前, 很多档案管理部门非常缺乏具有信息化素养的人才;同时具备档案管理背景和信息技术背景的复合型人才则极度稀缺, 绝大部分档案管理人员的信息化水平较低, 甚至存在一部分工作人员不能熟练操作自动化管理系统的现象。
三、完成档案电子化管理的措施
(一) 健全电子文件立卷制度, 明确归档范围。想要确保电子文档的完整性和可靠性, 就一定要建立健全管理部门的立卷制度和积累制度, 妥善保管、不失散、不损毁。根据电子文档的不同格式、不同内容和形式, 妥善地将电子文档划分归档, 确保电子文档归档的完整性。同时, 做好电子文档的质量检查, 接收电子文档时要确保每一个文件都能被正确读取, 是否被计算机病毒感染、内容是否完整等。
(二) 完善电子档案的软、硬件管理。积极开拓电子档案存储的新方法, 给档案管理部门配备相应的计算机及刻录设备, 对应该归档的电子档案和数据要采取通用格式进行光盘和硬盘存储。同时要及时弥补管理系统的漏洞、随时升级防火墙和病毒库, 做好档案的上传、下载安全等级和权限分级。在数据存储的硬件管理方面, 温度控制在17℃-20℃, 湿度在35%-40%之间。
(三) 建立健全档案管理的相关法规。首先, 要明确档案馆在电子档案管理中的地位, 赋予其转化电子文档为电子档案的权力。其次, 要明确电子文档的制作规程、保管要求、保护措施及提供利用制度, 尤其是使用者在利用文档时要采取电子签名的办法。最后, 确定电子档案的法律效力。
(四) 加强档案信息资源管理人才队伍建设。一方面, 要抛弃传统的以文科为主要工作人员的观念, 拓宽档案管理部门人才吸收渠道。另一方面, 要注重档案管理人员的多学科优化配置, 打破传统的用人理念;根据信息时代的档案管理特点, 注重计算机、外国语, 工程技术、相关法规等方面人才的培养和引进, 实现人才结构的优化。并且要杜绝电子档案的篡改、泄露等违法犯罪活动, 加强自身队伍建设, 掌握先进的信息技术, 培养专门的复合型人才。
四、结语
档案管理部门应该顺势而为, 不断地学习新技术, 利用新技术解决新问题, 在提高自身水平的同时, 改善当前的档案管理环境, 健全电子档案的管理机制, 加强电子档案的监督, 提高我们的电子档案管理水平, 为和谐社会和中国梦的实现贡献力量。
摘要：由于社会信息化日渐深入, 信息存储载体变得更加多样化, 人们对信息服务的需求也日渐多样, 档案实现数字化、网络化, 档案管理系统也继续紧跟信息化步伐。本文希望通过对电子档案和传统档案的比较, 发现电子档案管理过程中的新特点及其问题, 提出针对性的解决对策。
关键词：无纸化办公,电子文档,档案管理
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