随着计算机技术的发展和普及,在会计领域应用越来越广泛,越来越多企业会计核算系统被先进计算机技术所取代,会计工作正在向着会计电算化方向发展,已经逐渐成为提高会计基础工作规范化和现代化的一项重要措施。为了更好地满足会计工作规范化和现代化要求,传统形式会计档案与电算化会计相结合,全新电算化会计档案管理在会计工作发展中的作用越来越重要。在这种情况下,供热服务单位想要进一步提高管理水平,就必须要重视企业会计电子档案管理,本文就此展开了研究分析。
1. 企业会计电子档案管理特点
企业会计档案主要是记录和反应企业经济业务发展情况,不仅有经济方面意义,同时还具有重要的法律效应。企业采取电子化档案管理,使会计档案的内容、传输、保存等发生了明显改变。
随着《会计档案管理办法》的实施,会计核算中应用电子计算机技术,不仅需要有相关电子会计数据,同时还需要将其中资料打印成纸质会计档案,电算化会计档案有两个不同会计档案载体,分别为传统意义会计档案以及储存在硬盘或光盘中的电子会计档案。电子会计档案没有传统会计档案的直观可视性特点,只有在计算机硬件以及特定软件系统中才能够实现可视,容易被修改,另外,电子档案的保存还容易受到保存环境、载体质量、储存有效期等因素影响。
2. 企业会计电子档案管理
2.1 建立严格的内部控制制度
内部控制制度主要是会计企业为了提高自身的经营管理效率,保证各项制度方针的高校执行所采取的相应方法和制度,在实际应用中还能够实现对企业会计资料准确性以及企业资产安全性的保护。相比于传统内部控制,会计档案信息化模式下,内部控制范围有了明显的扩大,包含程序修改控制、数据编码控制、系统开发控制等原有会计系统中所没有的内容。现行会计档案信息化要求下,内部控制手段需要有足够多样性,以程序化控制作为主要控制手段。内部可控制的主要目的是保证资料的可靠性和准确性,进而使会计电子档案安全和可靠得到保证。
2.2 建立授权操作制度,实行岗位专人专职
企业会计电子档案管理需要将权利、责任等相结合,不同岗位设置不同的权限,比如说系统主管岗位、管理员岗位等。做好岗位职责的划分,既不能出现有有职责交叉重复,同时还不能出现管理方面盲点。将不同职责相分离,使岗位责任制得到有效落实。另外,还需要设置档案借阅登记簿、归档登记簿等,避免电子档案的丢失或泄密。
2.3 引入加密技术,建立严格认证制度
传统会计系统中,数据的储存和处理由不同部门人员负责。会计电子档案系统的应用,整个数据处理和储存呈现集中化特点,数据安全风险有明显增加,数据安全性无法得到保证。比如说部分未经授权人员可利用计算机浏览数据资料,导致机密数据发生泄露。通过严格认证制度,能够防止未经授权人员进入系统,当前常用的认证技术有口令认证、指纹认证等,通过这些方式,使数据安全性得到提高。
2.4 会计电子档案备份管理制度化和规范化
会计电子档案需要对其备份,以保证数据安全性和准确型。会计电子档案管理人员在日常工作过程中需要养成良好的数据备份习惯,结合会计数据业务量,定期对数据进行检查和拷贝,避免因为储存介质的损坏发生数据信息丢失等情况。会计电子档案需要采取双备份等措施,原件数据与备份数据分别保存在不同地方,同时设置专门的电子档案保管室。另外,还需要落实会计电子档案备份管理制度化和规范化,选择专门信息备份员,负责整个档案备份,备份的档案尽量使用质量好光盘刻录,确保数据安全,在年终需要做好电子档案的归类和整理,表明备份人姓名、内容目录等,同时还需要有财务负责人以及系统管理人员签字确认。
2.5 定期对电子档案数据进行检测和维护
电子档案的检测可选择随机抽样以及等距抽样等方式,在检测内容方面:第一,检查电子档案逻辑,选择专门的检测软件读写校验,针对存在问题的介质及时更新和修正;第二,检查其外观,判断存储介质的外观是否出现变形或者损坏,保证外表涂层清洁,不存在霉斑;第三,对现有的检测和审批等制度进行优化和完善,在展开审批和检测工作时,保留相关资料,严禁数据的随意恢复和拷贝。
2.6 保证会计电子档案兼容性
会计电子档案保存格式需要有兼容性和通用性特点,随着当前文档技术的发展升级,电子档案的保存需要能够方便不同时期数据的处理。受到当前软件技术等方面限制,以往低版本中所生成的会计信息往往无法在高版本系统运行,如果未能将备份数据及时归档并更换保存格式,将非常容易出现旧系统文件无法解读情况,造成数据资源的严重浪费,发生经济损失。
2.7 增强会计电子档案管理人员工作素养
会计电子档案管理人员不仅需要掌握会计学、管理学、档案学等基本理论方法,同时还需要对计算机网络技术、软件技术、通讯技术等有全面了解把握。会计电子档案系统中不仅对保管人员综合素养和专业性有严格要求,同时还在其职业道德等方面有严格要求。为了使保管人员工作素养得到提高,需要严格把握保管人员招聘、提升等环节,建立长效控制机制。
结束语
企业会计档案信息化对档案管理提出了严格的要求,想要将会计电子档案价值和作用充分全面发挥出来,就必须要做好企业会计电子档案的管理。在实际管理中,可以从内部控制制度、授权操作制度、加密技术、备份管理、检测维护、档案兼容性、人员工作素养等方面出发,采取科学合理的管理措施,提高企业会计电子档案管理水平。
摘要：本文简单介绍了企业会计电子档案管理特点,针对企业会计电子档案管理展开了深入的研究分析,结合本次研究,发表了一些自己的建议看法,希望可以对企业会计电子档案管理起到一定的参考和帮助,提高企业电子档案管理有效性,更好的满足供热服务企业发展需要。
关键词：企业,会计,电子档案,管理
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