图书馆办公室作为全馆的中枢职能机构, 承担着为馆领导及各部门服务的重要职责。办公室的日常工作, 主要包括上情下达、下情上传、公文流转、内外联系等内容, 无不体现着“服务”二字。办公室工作效率与办公质量的高低直接影响图书馆的整体发展。随着数字化、信息化、网络化的不断发展, 对图书馆办公室工作提出了更多新的要求。
一、做好办公室工作, 需要有高度的服务和接待意识
一是要增强为人服务意识。要做好办公室工作, 首先从理念上不断强化服务意识, 自觉实现“四个提高”, 即从偏重于宣传岗位工作到办公室全方面综合能力的提高。从简单的文字起草到重要稿件起草的提高。从单凭经验操作到实行科学化管理的提高。从被动接受任务到主动+服务的提高。自觉以实际行动, 把为上级领导、各部门的服务有机结合起来。既要正确执行方针政策, 又要积极转变作风, 为全馆的工作搭建桥梁和纽带。同时, 在开展工作的过程中要有宽阔的心胸和甘于奉献的精神, 保持宽松平和的心态, 更好地为各项工作做好服务。
二是要提高礼仪接待意识。内在修养的提炼是提高职业礼仪接待最根本的源泉。除了具备公文的写作及处理等实用性范例与技能外, 还应学习有关办公室接待礼仪方面的知识。接待工作是党是一项严肃、细致、具体的工作。在办公室工作不仅要诚恳、热情、耐心、细致, 具备多岗位的工作能力, 更要注重自身的修养, 要充分体现优雅得体的内涵;我们在从事文字及宣传工作的同时, 也应该注重外部形象的塑造以及电话联络、见面礼仪等接人待物的规范, 比如给领导打电话的时间、与不同人握手的注意事项等等。这些都是自我尊重和尊重他人的表现, 也能反映出办公室人员的工作态度和精神风貌。
二、做好办公室工作, 需要有良好的公文写作和解决两难能力
一是提高公文处理和写作的能力。1.遵循公文处理的四个原则:实事求是原则 (拟文切合实际、发文立足实际、办文符合实际) ;准确规范原则 (把握质量关、程序关、出入口关) ;精简高效原则 (减少文山会海, 严格控制规格和数量, 突出有效性、时效性) 以及安全保密原则。2.加强公文写作的能力培养。要写好公文, 首先要备好与公文写作相关的工具书及学习资料, 认真学习和掌握写作的基本原则和技巧;要勤学苦练, 先学会看各种公文, 写公文时要由简单到复杂;多了解本单位的实际情况, 包括主要业务、发展历程、重要活动等;多了解多方面的基础知识, 如人文、历史等。
二是提高解决两难问题的能力。1.处理突发事件的能力。处理突发事件分为编制应急预案、预警阶段、灾后重建, 处理原则包括以人为本, 损失降到最小;领导亲赴现场;迅速作出决策;迅速启动应急预案;及时沟通, 取得上级支持;建立防火墙, 划出安全地带。2.媒体应对能力。主要有以下几点:一是学会和记者打交道, 不当敌人也不当朋友。二是要及时抢占舆论先机。三是不要和记者争论。四是要适时公布事件真相。五是善于用法律武器维护自身合法权益。六是善于回答记者采访。
三、做好办公室工作, 需要从身边细节入手
一是加强学习, 不断提高边工作边学习的能力。树立“工作学习化、学习工作化”的学习理念, 把学习当作一种责任、一种习惯。要加强对党的方针政策理论, 特别是有关习总书记系列重要讲话的学习, 坚定政治立场和政治方向, 提高政策理论水平和政治素颜, 加快知识更新、增强学习的系统性、时效性和针对性, 主动向领导学、向身边的同事学, 不断提高自身工作学习能力。同时还要大力加强学习语言艺术, 在实际工作中注重文字锤炼, 提升文学素养, 不断提高语言文字的驾驭能力。
二是精于勤奋, 切实提高各项工作水平。“业精于勤而荒于嬉”。以更加勤奋的态度、更加敬业的精神投入到工作中, 要做到:多看, 即在平时的工作中寻找方法, 了解情况, 掌握更多知识技能, 从而更快更好地适应不断变化的办公室工作要求;多做, 即在积累多种信息和资料的同时, 要多梳理总结, 完善信息储备, 在以后的公文写作中, 才能信手拈来, 唯我所用;多想, 即多去思考领导所想, 多去关注领导的讲话、见解和思路, 这样才能为以后的重要文字起草提供帮助;多听, 即要善于倾听领导和同事的意见和建议, 在不断的意见交换中提高写作水平。
三是勇于创新, 努力提高办公室工作的综合水平。面对信息网络化时代的发展, 特别是微博、微信的广泛应用, 办公室内的工作更要适应时代的发展勇于创新。比如收集信息资源不再是局限于图书、网络, 很多重要的时政信息及材料通过微信朋友圈就会第一时间发到手机上, 可以利用平时的碎片化时间学习这些重要内容;此外, 在起草文字材料中, 形式上虽然是固定的, 但内容上可以创新, 多从立意、谋篇布局、语法逻辑、遣词造句等方面揣摩推敲, 力求新意, 表达准确。这样, 在实干中不断总结经验、不断完善工作、不断创新。
摘要：做好图书馆办公室工作, 不仅需要有高度的服务意识和接待意识, 而且还应加强公文写作与处理、解决两难能力的培养。同时还应从身边细节做起, 加强学习、勇于创新, 提高综合能力水平。
关键词：图书馆,办公室工作,公文写作
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