教务秘书在教学管理中起着上传下达、联系左右的重要作用, 是系领导的得力助手, 是系领导和师生联系的桥梁, 同时也是系部与各职能部门联系的纽带。其素质高低、能力大小直接关系到教学管理工作的水平, 而教学管理工作对保证正常教学秩序, 顺利实施教学, 提高教育教学质量起着至关重要的作用。
1 教务秘书的工作特点与作用
(1) 教务秘书的工作特点——复杂性+具体性+周期性+时间性+工作难度大:从其工作内容来看, 其工作范围几乎涉及系部教学管理的各个方面, 因而工作量大, 头绪多, 许多工作都要落实到具体的人和物, 有些工作直接涉及到教师和学生的切身利益, 因而工作难度较大。教学管理工作以每个专业的不同年级, 每门课程在不同学年、每学期的各个阶段为周期不停地运作。无论是常规性或临时性的管理工作, 都要求在明确的时限内完成。所以教务秘书的工作具有复杂性、具体性、周期性、时间性且工作难度大的特点。从其工作职能看, 教务秘书是贯彻执行国家教育方针、政策、法规, 实施学校教育、教学管理的最基层的专职管理人员。教务秘书的工作是协调师生之间以及其他人员在教学工作中的关系, 连接学校与基层教学单位之间的工作关系, 沟通学校教学管理工作的信息渠道, 做到下情上通, 上令下达。教务秘书的各项工作都为系部教学工作的顺利进行提供有力的保障。
(2) 教务秘书的作用——教务秘书在教学管理中的角色定位教务秘书工作是高校教学管理中的一个重要环节, 是系行政办公室工作的重要组成部分。教务秘书的角色处于管理与教学的中间地位, 是系部领导者进行教学管理决策的得力助手, 是保证各教学单位教学工作正常运转, 教务、师资得以完善管理的一支重要力量。其工作职责是在教务处与系级领导的调控下, 按照一定的教务管理原则, 运用各种管理手段, 组织和协调各项教学活动, 为顺利完成教学任务, 实现教学目的提供必要条件。教务秘书既是教务管理的具体执行者、实施者, 又是各项教学活动的组织者、安排者, 同时还是院校教务处与各系部之间、系部与教师之间、教师与教师之间、教师与学生之间开展教学活动的桥梁和纽带。
因此, 教务秘书的工作至关重要, 是高校教务管理的重要组成部分, 在执行教学计划的过程中起着不容忽视的作用实践证明, 教务秘书工作政策性强, 服务性强, 工作量也大, 并非任何人都可胜任的。他们要有效地组织教学, 及时了解教学实施效果。要能较好地胜任教务秘书的工作, 一般至少需要一年左右的适应过程。因此, 秘书人员的相对稳定就显得相当重要。当然, 对从事教务秘书工作的同志来说, 在繁重但又看似平常的工作中兢兢业业, 不为名、不谋利, 全心全意为教学服务, 这是做好秘书工作的关键。
2 进一步提高教务秘书的教务管理水平, 还应做到以下几点
(1) 不断学习知识, 提高教务秘书文化素质。要做好教务秘书这项工作, 适应现代化的科学管理, 就必须具有系统扎实的科学文化知识, 熟悉不断改革中的教务管理的具体内容, 受过高等教育和严格的专业训练, 具有相应的专业知识, 应取得大学专科以上学历。这是对教务秘书最基本的知识文化素质要求。
(2) 开展在岗培训, 提高教务秘书工作能力。要定期或不定期地采取短训班或进修的方式, 对在岗的教务秘书进行培训。可开设一些课程如:“高校教学与教务管理”、“管理心理学”、“运筹学”、“秘书学”等;组织学习不断完善的教务管理工作的规章制度, 学习教务管理的具体操作规范, 培养训练过硬的文字表达能力和较强的口头表达能力, 学习计算机技术及教务管理软件的应用等。
(3) 设置教务秘书工作专职岗位, 提高工作效率。教务秘书在各系部的教学管理工作中起着重要的作用, 是教学管理的执行者和具体组织、协调者。教务秘书工作看似普通, 实则非常重要, 它有很强的政策性、规律性和连续性。
(4) 制定合理政策, 充分调动教务秘书的工作积极性。要制定合理的政策, 使教务秘书在职称、职务的晋升方面与其它岗位的人员享受同等待遇。在奖金待遇等方面还应有所倾斜, 以充分的调动现有教务秘书的积极性。还可通过考核、评比等方式, 奖优、罚劣, 增强教务秘书之间的竞争意识, 形成一种积极向上努力进取的工作氛围。
总之, 教务秘书的工作繁杂琐碎, 其中蕴涵着许多管理科学的内容, 只有不断地加强学习, 不断分析新情况、解决新问题, 发扬奉献精神, 培养责任感, 强化业务能力, 更好的为师生服务。才能使教学管理走上进一步科学化、制度化、规范化的轨道, 真正的服务于教学质量建设。
摘要：在两级教学管理体制下, 高职院校系部教务秘书成为基层教学单位最直接的教学管理者。高职院校由于专业实践教学的特殊性, 对教务秘书提出了更高的要求。目前高职院校系部教务秘书队伍在人员结构、队伍建设、业务能力、工作内容等方面存在很多问题, 结合单位和个人可以从主观心态、规范化要求、岗位能力、政策保障和意识等方面加以解决。
关键词：教务秘书,工作特点,作用
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