一、档案信息资源优化整合现实意义
(一) 档案信息资源优化整合概念。
档案信息资源优化整合从宏观角度而言是对跨区域、跨系统、乃至全国性的档案信息资源通过一定技术手段进行整合, 形成一体化的档案信息资源利用服务体系的社会化系统工程。它包括信息资源内容整合、管理整合、技术整合和服务整合等方面。笔者的研究是基于网络环境下高职院校档案信息资源优化整合近两年的实践总结, 从微观角度而论, 以本单位馆藏档案信息资源为优化整合主体, 通过将异构系统产生的电子信息与具有内在联系的纸质档案资源融合、内聚、重组, 构建内容更加丰富、类别结构更加合理、利用更加全面集中化的新型档案管理体系应用平台。始终围绕以提升服务效率和管理效能为切入点, 以档案信息资源结构合理与用户利用需求便捷实效性为宗旨, 以档案信息资源共享为根本出发点和归宿点进行档案信息资源优化整合。
(二) 档案信息资源优化整合现实意义。
信息网络技术的发展对档案工作产生了重要影响, 信息社会的到来又对档案工作提出了新要求, 档案的价值更多在其利用过程中得以体现和发挥。传统的档案管理方式更注重档案的“存”而忽视其“用”, 而档案自身特有的分类保管体系也一定程度上限制了利用空间的发挥, 削弱了档案信息的有效传递, 导致利用者不能即时便捷地达到利用目的。档案的“公众形象”似乎与其名称一样, 犹如被“挡”在门外的“答案”, 即便它具有不可替代的凭证依据作用与借鉴参考价值, 仍然惯性地处于被遗忘与被忽视的地位。通过档案信息资源优化整合, 使馆藏档案以更易于被普通大众认知与利用的状况呈现出来, 提升档案信息资源的系统性和共享性, 实现档案利用价值的最大增值, 有利于档案走出封闭状态, 将档案“盘活”, 更好地适应利用者的需求, 使其焕发出新的生机。
二、如何凸显档案信息资源优化整合成果
(一) 注重档案时效性利用。
档案的时效性利用是指有的档案在某一时段内利用能产生经济或社会效益, 具有重要的现实利用价值。错过这段时期, 其现实利用价值便降低或丧失, 剩下的只是历史的借鉴价值了。因此在档案信息资源优化整合过程中, 对于时效性明显、需求大、可向公众开放的档案要及时优先处理和动态更新。档案管理部门须针对性指导立卷部门将工作已完结的归档材料及时搜集, 进行预归档处理并完成档案目录信息的著录, 这样便于档案管理部门及时将具有现行利用价值的档案进行优化整合并提供利用, 以提高档案利用效益。
(二) 注重档案利用融入职能部门业务活动中。
对于基层档案管理部门而言, 馆藏档案来源于本单位各职能部门, 由此各职能部门自然成为档案利用的主体。档案信息资源的优化整合只有为各职能部门的业务活动服务, 才能更好地凸显其利用价值。譬如, 创新档案信息资源优化整合的服务方式;依托档案管理软件为职能部门开发设计个性化的管理应用模块, 发挥档案提升部门管理水平和工作效率的作用。通过现代化的档案管理手段构建服务于各职能部门业务活动的档案信息资源共享通道与高效便捷的档案服务体系平台, 践行档案工作由“被动变为主动”、“静态变为动态”的新型管理模式, 发挥档案管理由后端补救变为前端引导的功效, 既有利于避免归档档案的流失, 达到提高归档档案质量目的, 又对馆藏档案资源建设和档案信息化建设的发展具有较好地促进作用。
(三) 注重适应用户的利用需求习惯。
就档案信息资源服务对象而论, 能否让利用者处于档案信息查询与利用的主导地位是影响档案信息资源优化整合利用实效的重要因素。档案信息资源优化整合的最终目的就是面向用户提供优质的档案利用服务。如果用户无法快速准确地找到所需档案信息或获得的途径非常复杂困难, 则档案信息资源优化整合就失去了实际意义。通常“在信息的利用过程中, 用户会对获取的信息有一个分析、加工、利用随之产生自己的想法, 按自己的需要对信息进行整合, 使得信息更加适应自己的使用习惯, 最后对信息部门的服务和提供的信息产生自己的评价的过程, 这一评价必然会影响到用户以后对于信息服务部门的选择, 同时可能会经过用户间的传递, 进而影响到其他用户获得信息途径的选择”。因此“与用户的认知结构相适应的信息易引起用户的感知”。档案信息在利用过程中同样需要与用户习惯及认知状态相适应, 才能真正实现快速便捷的利用目的。所以, 档案信息资源优化整合过程中, 应尽量淡化过多的专业术语, 更多以通用、简洁明了、大众能理解与感知的方式构建档案服务体系平台, 建立归档类目体系符合用户的检索习惯、检索界面简洁明了的数字档案库, 使档案信息资源优化整合成果真正接“地气”, 而非“束之高阁”。
(四) 注重建立用户沟通互动渠道。
档案信息资源优化整合成果利用效果如何, 只有在面向用户利用过程中才能显现出来。因此, 要使档案信息资源优化整合成果趋向完善, 还应建立与用户沟通的互动渠道。譬如, 在预归档案过程中设计与立卷部门互动交流环节, 通过用户反馈的信息及时补充完善归档材料, 夯实馆藏资源, 扩大档案利用价值的影响力, 使更多的档案利用者参与到档案事业发展的建设中来。
摘要：档案信息资源优化整合是提升档案利用价值, 使档案走出封闭、走向公众的重要途径。论文从档案信息资源优化整合的现实意义, 到档案资源优化整合的时效性利用与融入职能部门业务活动应用和适应用户的利用需求习惯以及建立用户沟通互动渠道等方面阐述如何凸显档案信息资源优化整合成果的应用, 实现档案信息资源共享与利用价值的最大增值, 达到丰富馆藏档案资源和促进档案信息化管理并举建设的双赢格局。
关键词：档案信息资源,优化整合,利用实效研究
参考文献
[1] 王艳艳.基于用户的档案馆信息服务研究[D].苏州大学, 2007.
[2] 孙大东.基于用户需求的高校档案利用工作研究[J].档案管理, 2011 (5)