一、基层水利档案管理现状及存在问题
(一) 对档案工作重视还不够, 档案意识薄弱。水利部门是业务单位, 有相当一部分工作人员甚至领导人认为抓好水利工程建设是重点, 档案管理工作只是日常事务性工作, 干的好坏不影响单位成绩和年度考核, 只要收集保管好就行了, 思想上引不起足够重视。
(二) 专业人才缺乏, 业务素质相对薄弱。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作, 还是一项专业性、技术性很强的工作, 档案人员要有较好的专业素质, 才能胜任档案管理工作。由于受机构编制限制, 机关事业单位存在人员结构老化, 新生力量缺失的现象, 现有的档案管理人员也多是兼职, 缺乏档案专业知识, 业务水平不高, 部分人员责任心不强, 疲于应付其他事务, 没有时间和精力安下心来从事档案管理工作。加之档案人员因业务不精, 导致在归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确, 档案不按时立卷归档等情况时有发生。
(三) 基础设施不健全。水利档案是对水利工程建设、单位发展演变的一个真实反映, 档案管理的好与坏, 直接影响到档案的寿命和利用价值。由于受办公经费和办公场所限制, 基础设施配套还不够完善, 库房面积达不到标准要求, 档案保管设施不能及时更新, 仅能满足一般的保管需求。档案数字化设施老化, 配备的计算机、扫描仪等也需更新换代, 缺乏处理多媒体档案的编辑设备, 纸质档案、照片档案数字化比例偏低, 不能满足今后存储全文数据 (包括纸质档案扫描、电子照片等) 的要求, 办公自动化、档案信息化水平不高。
(四) 收集、整理不及时。对年度内形成的档案资料收集、整理、归档不完整, 特别是有些散布在各科室的重要的业务档案, 收集、整理不及时, 不按时归到综合档案室进行分类归档, 而是放置在各职能科室。客观上讲, 水利行政执法档案、重要业务档案放置在职能科室可以方便查阅利用, 归入档案室保管给调阅利用确实造成不便, 但按照档案管理要求, 不符合档案法规定。并且由于收集归档资料不齐全, 不及时, 很容易出现档案资料缺失, 致使不能很好地利用, 查阅不到原始资料, 给工程建设、业务开展、领导决策带来难题, 严重影响工作效率。
二、对策及建议
(一) 加强宣传教育, 提高全员档案意识。归档工作的好坏, 虽然主要取决于档案管理工作人员的认真程度和工作态度, 但在很大程度上又是受全员档案意识的制约, 只有对档案工作的重要性认识到位了, 档案意识增强了, 才能主动做好工作, 这就是认识的能动作用。如果领导干部的档案意识增强了, 就会自觉地把档案工作列入议事日程, 认真帮助解决工作当中遇到的问题;广大干部职工档案意识增强了, 就会积极主动地积累和保管好各自在工作中形成的文件材料, 并积极主动地进行移交;档案管理人员的档案意识增强了, 就会更加甘于平凡, 乐于奉献, 认真负责地做好归档工作。
(二) 加大专业档案人才的培养力度。面对经济和科技发展的新形势, 档案人员必须以业务素质的提高为抓手, 加强对档案专业知识的学习, 上级业务主管部门要对现有的档案管理人员通过培训、外出参观学习等方式, 不断拓宽他们的知识面, 优化知识结构, 掌握档案管理所需要的相关知识和计算机管理档案的技能, 使从事档案工作的人员尽快掌握档案立卷归档工作流程和档案目录输入规范, 促进档案工作效率的提高。要定期组织档案管理人员开展行之有效的理想教育, 以提高管理人员的政治理论水平, 增强做好档案管理工作的荣誉感和责任感。
(三) 提高认识加强领导。单位主要领导要充分认识档案工作的必要性和重要性, 要明确分管领导和工作职责, 建立以分管领导为组长, 各科室负责人和专 (兼) 职档案管理员为成员的档案管理工作领导小组, 并将此项工作列入年度工作计划和领导工作的职责范围, 摆上议事日程, 要定期听取档案工作汇报, 及时分析研究解决档案工作遇到的问题, 为档案事业发展创造一个良好的内部环境。
(四) 建立建全管理机制。建立健全《档案立卷归档制度》《档案保管制度》《档案管理工作人员职责》《保密工作制度》《档案查阅利用制度》《档案接收制度》《档案登记制度》《档案资料征集制度》《档案检查工作制度》《档案库房管理制度》《档案鉴定、销毁制度》等一系列制度, 并上墙公示, 确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。
(五) 做好收集管理工作。作为档案人员要注重平时档案收集工作, 了解有关本单位各科室档案收集、立卷归档及工作动态规律, 争取档案收集工作的主动权, 以便及时将有关科室形成的档案立卷归档, 统一管理。采取措施, 加强对零散文件的归档。虽然我们落实了严格的档案立卷归档制度, 但仍会出现有些文件不能及时归档的情况, 特别是未经办公室收发文登记以外的文件, 在收集时容易遗漏。因此, 档案工作人员要认真细心, 确保零散文件也能齐全归档, 确保档案种类、内容真实完整。
(六) 加强基础设施投入。档案资料保管的好与坏, 直接影响到档案的寿命, 档案管理必须严格按照《国家档案法》档案保管标准要求进行。要加大对档案保管资金的投入, 搞好基础设施配套, 改善档案库房存贮环境, 不断完善档案室的保管条件, 尽可能地改变档案室杂、乱问题, 做到档案室统一整齐规范。
档案本身是一种历史的记录, 对于了解过去、把握现在、预见未来都具有不可替代的作用, 做好水利档案的管理工作, 将有利于推动水利事业大发展, 基层水利档案管理人员要不断提高档案管理水平, 提高档案利用率, 更好地为中心工作服务、为基层群众服务, 为水利建设服务。
摘要：本文论述了基层水利档案管理现状和存在的问题, 以及加强基层水利档案管理的对策与建议。
关键词：基层,水利档案管理,问题,对策