随着社会经济形势的发展, 政府不断拓宽投资渠道、加大融资力度, 以服务地方经济发展。在地方政府投融资平台设立的过程中, 形成了承载着融资平台成长历史的缩影的材料, 如项目贷款、信托贷款、融资租赁、企业发债、融资工作其他方面的文件材料等一系列重要的材料, 这些, 随着一系列不确定因素的产生, 可能会导致档案材料的不完整或丢失、损毁, 因此确立一套科学规范的平台档案管理办法势在必行。
一、 地方融资平台档案管理的意义
地方融资平台档案是地方政府拓宽投融资渠道, 提高地方政府对各种资源的综合运用能力的重要依据, 是反映融资工作过程最真实、最完整的具有保存价值的历史记录, 其管理和使用对地方政府的财政管理、资产审核、债务清理等都具有极其重要的作用。
因此, 融资平台档案的管理在政府职能的管理工作中的地位和作用非常突出, 它能够帮助政府摸清家底, 根据发展需要对运用能力、融资规模、资金使用等重要方面进行战略调整, 以优化资源配置, 最大限度地发挥融资平台的作用, 增强竞争力, 提高融资效益。
二、 地方融资平台档案管理的内容和特点
(一) 地方融资平台档案管理的内容。地方融资平台是指由地方政府及其部门和机构等通过财政拨款或注入土地、股权等资产设立, 承担政府投资项目融资功能, 并拥有独立法人资格的经济实体。
它通过举债融资, 为地方经济和社会发展吸纳商业银行贷款、筹集资金, 建立资金池, 拓宽了地方政府的投融资渠道, 提高了地方政府对各种资源的综合运用能力, 同时, 使城市基础设施建设项目的运作更加市场化、专业化。
按照融资项目的时序性, 融资平台档案的内容可分为:1项目贷款档案。包括流动资金借款合同、授信额度协议、人民币流动资金贷款合同、委托贷款借款合同、委托贷款不可撤销担保书、保证合同、委托债权投资协议、委托债权投资资金使用及账户监管协议、委托债权投资项目融资顾问服务协议、借款合同。2.信托贷款形成的文件材料。包括人民币借款合同 (中、长期) 、抵押合同、上级关于有关工程项目的批复、固定资产贷款合同、保证合同、最高额抵押合同、项目实施的请示、工程项目投资建设合同书、最高额借款 (信用) 合同、房地产抵押合同、信贷业务委托代理协议、担保承诺、反担保保证合同、资金支付协议、应收账款债权转让协议、公证书、资金托管合同及股东会决议。3.融资租赁形成的文件材料。包括融资租赁合同等有关材料。4.企业发债形成的文件材料。包括集团公司董事会决议 (公司债券相关事宜) 、关于发行企业债券的请示、区、市、省级发展改革部门转报文件、主承销商对发行本次债券的推荐意见、债券发行申请材料审核表、发行企业债券可行性研究报告、发债资金投向的有关原始合法文件、发行人最近三年的财务报告和审计报告、担保人最近一年的财务报告和审计报告及最近一期的财务报告、企业债券募集说明书、企业债券募集说明书摘要、公司债券承销协议书、公司债券承销团协议及模分配表、公司债券发行网点表、担保文件、第三方担保相关文件、应收账款质押相关文件、市政府有关决议、人大常委会有关决议、投资建设与转让收购协议书、公司债券债权代理协议、公司债券持有人会议规则、公司债券偿债及监管账户监管协议、信用评级报告、信用评估报告、法律意见书、公司《企业法人营业执照》 (副本) 、中介机构从业资格证书复印件、主承销商资质证明文件、会计师事务所资质证明文件、信用评级机构资质证明文件、律师事务所资质证明文件、各承销团成员的资质证明文件、监督银行/债权代理人资质证明文件、债券发行有关机构联系方式、国家发展改革委要求提供的其他文件、债券发行使用项目的项目建议书、建设用地的预审意见、工程项目可行性研究、报告及批复、环评报告、工程项目建议的批复、建设项目选址意见书、工程规划选址红线图、债权代理协议、公司基本信用信息报告、公司已发行债券存续期相关情况的报告、公司债券质量控制审查报告、发行人及中介机构关于本期债券的信用承诺书、公司资产构成情况的说明。5.融资工作其他方面的文件材料。包括抵押人与有关银行 (代理行) 的银团贷款抵押协议、固定资产贷款合同、项目建议书及的批复、对外担保内审审批表等。
(二) 融资平台管理档案的特点。融资档案作为一种专门档案, 专门反映融资平台工作业务, 它除了具有档案的基本属性之外, 还具有区别于文书档案、会计档案等其他门类档案的特性, 这是由融资平台档案的特殊性、专业性所决定的。1真实性。融资平台档案是承担政府投资项目融资功能的经济实体, 通过举债融资, 为地方经济和社会发展吸纳商业银行贷款、筹集资金的过程中的融资行为及其效果的事实记载和反映。融资平台档案以真实性为根本, 以对融资项目清楚, 定性准确、处理合法为准则, 其形成的档案具有高度的真实性。2.成套性。融资平台档案一般是以每个融资项目为单位整理的, 每个项目都是由一整套密切联系的、不可分割的融资材料组成, 与融资程序中的融资立项、实施、形成贷款形式等一一对应, 环环相扣, 不可分割, 同一项目中的档案不能分散, 不同融资项目档案材料不能混放。3.保密性。融资平台档案不仅反映了融资部门的融资工作, 而且记录了融资项目执行国家政策、法律、法规的情况, 融资平台档案涉及到融资单位项目具有一定的保密性, 要考虑不同材质的档案的特殊保管, 对融资平台档案管理提出更高的要求。
三、对融资平台档案建设的思考
融资平台档案是政府经济实体档案管理工作的重要组成部分, 融资平台档案的质量直接影响到融资工作质量。相关领导和档案人员都必须重视此项工作, 充分认识到它在地方经济建设和发展中的作用, 改变过去只要项目实施, 轻视项目归档的观念, 按照融资平台档案管理规定, 实行边融资边收集整理, 融资项目结束, 档案材料入库, 切实加强融资平台档案管理工作。
(一) 建立健全融资平台档案管理制度, 促进融资平台档案工作的规范化、制度化、科学化。融资平台档案应根据《归档文件整理规则》, 结合自身融资工作实际, 制定适合本单位的融资平台档案管理办法, 建立科学的档案管理制度, 明确归档范围、保管期限、归档程序、整理方法、归档要求, 实施“科学归集、分类规范、集中储存”的管理原则, 实行边融资边收集整理、融资项目结束, 档案材料入库的责任制度。
同时, 融资平台档案管理要遵守法律、法规, 建立健全安全、保密、利用制度, 采用先进手段和科学方法保管档案, 切实维护和保障融资平台档案的完整性、齐全性、正确性。避免由于档案人员的变动、融资工作人员变动等一系列不确定因素的产生, 导致档案资料的不慎丢失或损毁, 促进融资平台档案管理的规范化、制度化、科学化水平, 发挥融资平台档案服务全局的作用, 提升其实用价值和利用效率。
(二) 制定科学合理的融资平台档案管理方法, 满足现代化档案管理需要。档案工作的数字化和标准化构成了档案工作现代化的两个主要方面, 两者缺一不可, 相辅相成。融资平台档案要采用纸质档案与电子文件数据同时归档的方法, 实施“标准化管理, 电子 (数字) 管理”的综合管理方式。
1.标准化管理:要以规范的工作程序与方法, 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用, 简便、高效科学地开展归档工作。档案管理人员要将应归档的材料收集、归类、排序、编码、输目、鉴定、保管, 形成一一对应的纸质文档和电子文档, 以达到方便利用, 提供快速的目的。
2.电子 (数字信息) 管理:要依托信息技术手段, 以融资平台档案管理工作信息化、利用网络化、检索自动化为目标, 逐步完善采集、存储、检索、利用为一体化的电子信息管理系统。将原来的分散式手工管理模式转向网络化的集中式系统管理模式。确保融资平台档案的原始性、可靠性、完整性。
(三) 切实提升融资平台档案管理人员的素质, 提高档案工作质量。做好融资平台档案管理工作, 领导重视是前提, 制度健全是保障, 人员素质是关键。融资平台档案是一项专业性较强、内容繁杂琐碎的工作, 需要一支具有良好职业道德、业务熟练、工作细致、人员相对稳定的队伍。只有不断加强档案管理人员的管理意识, 业务培训, 提高自身素质, 正确把握融资平台发展的时代特点, 养成实事求是的工作作风, 拥有事业性和责任感, 以适应融资平台档案现代化管理的需要。使融资平台档案工作发挥出应有的经济效益和社会效益。
摘要：本文介绍了地方融资平台档案管理的现状, 指出加强融资平台档案管理的必要性, 重点根据地方融资平台档案管理的意义、内容和特点, 从多方面, 多角度谈如何做好融资平台档案管理工作。
关键词：地方,融资平台,档案管埋