上世纪30年代, 针对当时政府机构运作迟缓, 人员多、办事效率低下的情况, 以甘乃光为首的一批高级行政官员, 开展了提高机关行政效率的改革。因其参与人员多、历经时间长、影响较大, 后来称之为“行政效率运动”。黄炎培领导的中华职业教育社接受相关机构的委托, 举办了多期办公室人员的培训工作, 黄炎培也先后16次给培训人员作讲述。为了满足更多机关办公人员的需要, 黄炎培将报告整理成书, 于1933年由商务出版社出版了《机关管理一得》一书。1947年, 黄炎培针对抗战后机关办公的需要, 又对此书作修订, 以《民主机关管理》为名出版, 仍由商务出版社出版。这两部书中, 黄炎培借鉴西方的管理思想, 结合自己40多年办公管理经验, 对机关办公管理进行了深刻地阐述, 其中有许多观点对于现在仍然有借鉴意义。限于篇幅, 下面重点论述黄炎培关于提高办公效率的思想。
一、加强办公人员的修养
黄炎培认为, 一个机关的工作效能, 其实质是“一个人根据其人生观所发生努力的总和”, 同时认为办公人员“个人身心的进益”, 可以“促成机关总效率的加强”。为此, 他认为机关要利用办公人员的工作余暇, 借助集体活动, 加强办公人员的身心修养。这样做不仅可以“解免个人公余的烦恼”, 代替他们的“非正当消遣”, 而且还有利于公务。
黄炎培还认为, 办公人员可以从下面几个途径来加强自己的身心修养。第一, 召开工作研讨会。办公人员集中一起, 研究工作“品质上验其完善与否”“数量验其充分与否”“时间上验其比较改进与否”。对工作研讨个人也可以开展, 但相比于集体研讨, 更能加强办公人员的修养, 因为在集体讨论中, 每个人要“虚心接受别人的批评, 也要大胆地批评别人”, 在集体上相互批评虽有争吵, 但不会形成成见, 反而会促进感情。第二, 读书会。黄炎培认为读书会不仅可以解免烦闷, 代替非正当消遣, 而且还能为大家带来读书乐趣。
黄炎培认为, 除办公人员要加强修养外, 领导更要加强修养。领导加强修养可以从以下几方面进行:第一, “躬亲”。这里躬亲不是所有事都要领导去经历, 而是在适当范围内, 又有适当的机会, 对于重要的事务, 要“亲身尝试一下”, 这样可以对事情的具体细节有所了解, 同时也可以了解承担所采取的方法是否恰当。此外, 还可以“增加从属人员的勤奋”。第二, “率先”。“率先”, 就是“要别人做, 自己先做;要别人不做, 自己先不做。”“率先”, 不仅是个人“处世的金针”“成功的宝筏”, 而且也是“教育”从属“少不得的”方面, 黄炎培举例说, 假设科长在工作上自己不努力, 而要科员努力, 这是不可能的。第三, “后继”。它包括两个方面的内容:一是本人做的事, 后来接手的人知道从何处着手;一是要培养能接手自己工作的人。这样一旦本人离开, 也不至于耽搁事务。
二、整个办公职员要有一种“精神”
黄炎培认为, 提高办公效能, 全体办公人员还需要一种“精神”。有了这种精神, 才能把控住局面, 才能在遇到艰难时, 克服困难, 才能保证职员在张弛有度的氛围中完成工作。黄炎培将这种精神归纳为7个方面:第一, “担得起”, 办公室每一个工作人员“发挥他们的热忱, 能相互感动”, 有着“伟大的共同目标”, 能“下定决心”克服种种障碍。这样, “自然举重若轻, 任何艰难担得起”。第二, “立得稳”, 就是办公人员在遇到任何危难时, 心里“不慌张”, 手足“不错乱”, 以“镇定的精神”控制局面。第三, “展得开”, 办公人员看事要有“远大的眼光”, 对人要有“开阔的胸襟”, 平时做事能“发挥大无畏的精神”, 认为应做的事, 能大胆放手去做。但是要避免好大喜功。第四, “照顾得周密”, 办公人员既要放得开, 也要做到周密, 要做到周密就是办公室的“一事一物一地一人”都有人管理。第五, “处理得从容”, 办公人员不要把自己搞得太紧张, 要学会“一张一弛”, “使精神因一度激起而奋发, 因一度放松而休息”。这样, 全体人员就能在“努力而不喫力”条件下“协调前进”。第六, “传得下”, 办公室管理要避免“一朝去位”“无人继续”的情况, 需要全体职员“发挥民主作风”, 使人人成为“能继之人”。要“把工作经历写成史实传之后人”。第七, “结束得干净”, 当有些事务需要结束的时候, 办公人员能做到“能发能收”。当需要“发”时能按上级要求把事情做好, 当需要“收”时, 能“毫无牵扯, 随地随事可以圆满收场”。
三、细分事务, 制订计划
就当时办公情况来看, 事情不分轻重缓急, 事情不进行分类管理, 处理时无头绪、无计划等也办公效率不高的重要原因。黄炎培针对当时办公效率低下的情况, 认为要提高办公室事务处理的效率, 首先要对事进行细分。认为是细分可以避免对管理事务的“忽视”, 同时可以避免事务管理中由于“当局的一时冲动”, 造成“忽轻忽重, 忽起忽灭”。那么如何对办公室事务进行分类呢?黄炎培认为, 当一个机关开办之初, 可以根据一般办公室事务处理的常规来分。等事务复杂以后, 可以按具体情况来划分。黄炎培认为最好的方法是“内依政策的规定, 外应事实之需要”来分, 即政策规定的重要事项, 即使很简单, 也要做详细地细分。还有就是临时急需的处理事务, 也要做细分, 总之, 细分事务要做到“应无尽无, 应有尽有, 急其所急, 缓其所缓, 再根据事实要求, 与不违背经济原则两条件下, 灵活运用。”
提高办公效率除了强调对事项进行细分外, 他强调做事要有计划, 认为“办事成功与否, 大部分看他所定的计划怎样”, 所以他提出计划“值得用心去做”。他认为制订事务管理计划前, 要对事项进行纵横两个方面作考虑。横向考虑, 就是考察事务之间是否具有相互关联, 它们是否可同时处理;纵向考虑, 就是要处理的事务是否“一本一末”的关系, 是否存在先后关系。如果有这些关系, 就可根据这些关系, 制订工作程序, 然后“次第进行”。当计划制订好后, 需要执行计划的“诚意”, 如果“只图事项繁多, 文字好看, 并没有从缓急先后上审慎考虑, 名为计划, 实不成为计划。”
四、制订效能标准, 强调“明以试功”
黄炎培认为办公效能, 关键是人, 而要提高人的效能, 除了加强职员修养和精神培养外, 还要加强考核, 主张通过“明以试功”的考核来激发职员的积极性。为此, 事先必须制订效能标准。黄炎培将办公效能分为“完成”“正确”“迅速”“经济”四个等级。“完成”是指将所有事务全部做完, “如只做到一部分, 还不算成功。须要完全做到”。“正确”是指处理事务不能出现差错。因为出现差错“就有误事的可能”, 所以“正确是最要紧的”。“迅速”是指要在规定的时间完成事务, 完成的时间标准要“依事的难易, 经过实际的反复实验”来确定, 同时应以多数人完成时间来确定。当用时间来检查工作效率时, 可采取“定时量”和“定时点”的方法, 但定时法比定量法好, 比如撰写一份文件, 用定量法就是规定他两天完成, 今天交给他任务, 明天就要完稿, 但更好用定点法, 即规定明天何时完成。
五、科学设置办公部门, 加强各部门联系
黄炎培认为现代任何事业“都有时间性”, 讲究时效。要提高办公效率, 还应合理设置办公部门, 加强办公部门与各部门的联系。黄炎培认为办公室设置, 首先根据其使命来选择地方。“服务于某种人的, 应将机关设置在这类人中, 服务于广大民众的, 应将机关设置广大民众中”。其次根据其性质来选择地方, 办公室是一个上传下达的地方, 它与机构各部门都存在着联系, 是机构的中枢部门。所以办公室设置要保证“各局部、各方面与中枢往来便捷”, 能“居高临下”, 对各局部、各方面“易于照料与统制”。
在加强办公室与各部门联系方面, 黄炎培提出了纵横联系法。“纵”的联系, 即在办公室下设置下层机关, 每个机关联系一些部门, 但是也防止过多设置机关, 一般说来, 一个人联系十个左右的机关是恰当的。“横”的联系, 主要通过部门会议来进行。为了提高效率, 黄炎培建议同署办公, 加强办公室与部门的联系, 充分发挥部门的作用。
摘要：上世纪30年代, 针对政府机关办事效率低的状况, 黄炎培认为要提升办公效率, 需要加强办公人员的修养、培养共担责任、有远大理想、做事缜密、管理民主的精神, 细分事情、做好计划, 制订标准, 公开公正考核。
关键词：黄炎培,行政,办公效率