1 引言
企业会计档案管理是一项重要的工作, 但是, 长期以来, 企业会计档案大多是以纸质材料为主, 而这种材质的档案随着时间的推移以及使用次数的增多, 档案信息极有可能出现丢失、不完整等情况, 进而造成会计档案信息不能真实地反映企业经营发展情况。随着数字化的发展, 企业会计档案管理这一问题也得到了有效的解决, 以数字化技术、信息化技术为载体, 企业可以构建数字档案, 从而提高档案管理效率, 确保会计档案的真实、完整。
2 数字化背景下企业会计档案管理暴露出的问题
数字化背景下, 企业会计档案管理工作环境变得更加复杂, 会计档案管理工作要求变得更高。然而, 就当前会计档案管理工作来看, 由于各种问题的存在, 使得会计档案管理水平不高, 影响到了会计档案作用的发挥。
2.1 会计档案管理方式落后
长期以来, 企业会计档案管理中, 采取的是传统的管理方式, 即将企业各部门的财务信息, 包括账本、单据、表格等存放到档案室, 由档案管理人员对会计档案进行保存和管理。由于企业会计档案一直以来是以纸质材料为主, 会计档案依然是以纸质档案为主;在会计档案的调用时, 往往需要花费大量的时间去查阅, 进而浪费大量的人力和物力。
2.2 会计人员能力水平不高
数字化背景下, 实现会计档案的数字化、信息化管理一成必然。虽然许多企业认识到了会计档案信息化管理的重要性, 但是, 对会计档案信息化管理主要停留在表现, 对档案管理人员的培训不重视。现阶段, 企业档案管理人员大多不具备熟练的数字化、信息化操作技术和能力, 在档案管理工作中依然在采用传统的档案管理模式。由于档案管理人员能力不足, 一定程度上阻碍了企业会计档案管理信息化、数字化发展。
2.3 信息安全问题
数字化背景下, 会计档案信息安全问题应引起高度重视。对于许多企业而言, 他们只认识到了档案信息化、数字化管理的便利性, 忽略了信息化、数字化管理本身存在的缺陷。数字化背景下, 企业会计档案信息你很容易受到非法攻击, 如果企业会计档案信息系统安全性不高, 就会造成会计档案信息的被篡改、窃取, 进而给企业带来严重的后果。
3 数字化背景下企业会计档案管理策略
数字化背景下, 信息化、数字化管理已成为必然趋势, 是企业提高自身竞争力的重要手段。会计档案管理作为企业经营管理中一项重要的工作, 实现会计档案信息化、数字化管理已势不可挡。然而, 信息化、数字化会计信息档案管理推进, 对企业档案人员也提出了一定的要求。因此, 要想加快会计档案信息化管理发展, 提高会计档案管理水平和效率, 企业就必须有针对性地开展会计档案管理。
3.1 加快会计档案信息化管理建设
数字化背景下, 企业应当认识到数字化、信息化的优越性。针对会计档案管理工作, 企业应当加快信息化的投入, 结合自身, 构建统一的信息化会计档案管理系统, 将纸质的会计档案信息全面转化成数字化信息。同时, 企业应结合自身, 将企业各部门统一纳入信息化系统中来, 实现会计档案信息的共享, 进而提高会计档案管理效率。另外, 在会计档案信息化系统中, 要根据会计档案的性质、日期、类别等要素, 分门别类地建立相应的子系统, 设置好档案信息检索, 从而方便会计档案信息的调用和查询。
3.2 强化档案管理人员的培训
企业会计档案管理工作的主体为档案管理人员, 数字化背景下, 档案管理人员能力、素质的高低直接影响到了会计档案管理效率。数字化背景下, 企业会计档案管理信息化发展已成必然, 基于这种必然趋势, 企业必须加强档案管理人员的培训。结合数字化、信息化管理要求, 加强档案管理人员在这方面能力的培训, 确保档案管理人员能够胜任会计档案信息化管理的需要。同时, 要加强档案管理人员素质教育, 提高其职业素养, 促使档案管理人员积极参与到档案管理工作中来。另外, 企业必须落实档案管理责任, 建立有效的激励机制, 通过责任制, 规范和约束档案管理人员的行为;通过激励机制, 调动档案管理人员的工作热情, 从而㕂档案管理工作的高效开展。
3.3 加强会计档案信息安全管理
数字化背景下, 会计档案信息安全问题引起了企业的高度重视。企业在推进会计档案信息化管理的过程中, 如果会计档案信息经常被窃取、篡改, 就会造成不可估量的后果。因此, 企业在推进会计档案信息化管理的过程中, 要积极做好档案安全管理工作。首先, 要结合实际构建统一的会计档案信息化管理系统, 从系统的硬件和软件方面入手, 提高档案信息系统的安全性, 如档案管理人员可以对会计档案重要的信息进行加密;在会计档案信息系统中安设防火墙等。其次, 档案管理人员要定期整理会计档案信息系统, 检查那些数字档案是否存在安全威胁, 将一切安全隐患扼杀在摇篮里。另外, 企业有必要对会计档案信息进行备份, 有效地保障会计档案的安全。
4 结语
综上所述, 数字化背景下企业会计档案管理工作方式发生了变化, 会计档案信息化管理已成为不可抵挡的趋势。实现企业会计档案信息化管理, 有利于提高会计档案管理效率和水平, 进而发挥会计档案应有的作用。但是, 在推进会计档案信息化管理的过程中, 也存在一些问题。作为企业, 要想更好地享受信息化管理带来的便利性, 应当不断提高档案管理人员的能力和水平, 结合自身, 构建统一的会计档案信息系统, 做好会计档案安全管理工作, 进而推动会计档案信息化的更好发展。
摘要：企业会计档案是企业会计工作开展的依据, 是企业经营活动的真实反映, 加强会计档案的管理尤为重要。在数字化背景下, 企业经营环境发生了较大的变化, 对企业会计档案管理工作也提出了更高的要求。因此, 企业应当认识到信息化管理的重要性, 加快会计档案管理信息化建设。本文就数字化背景下企业会计档案管理作了相关分析。
关键词：数字化,企业,会计档案,管理
参考文献
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