一、从控制环境角度完善中小企业内部控制体系
中小型企业在经营目的与宗旨上有别于公众利益实体, 因此, 为使经营活动和内部控制有效结合, 应当制定符合中小型企业的内部控制制度。控制环境作为内部控制五要素中的基础要素, 决定了企业的目标, 对企业员工的控制理念产生直接影响, 设计合理并且能持续有效运行的内部控制制度离不开良好的控制环境。
企业应当根据国家相关法律法规, 建立符合企自身特点的公司治理结构与议事规则, 明确各职能部门与业务单位的职责权限, 在决策、执行、监督等方面形成有效的制衡机制。中小企业型也应当有明确的发展战略, 而不能只着眼于眼前的经济利益, 从而忽略了自身的社会责任。明晰企业在经营发展过程中应当履行的社会责任, 并且从组织架构、发展战略与社会责任三个方面来评价企业的控制环境, 并以此为具体目标对企业内部控制体系进行构建。
二、从风险评估角度完善中小企业内部控制体系
在我们国家, 大部分的中小型企业的企业文化都属于权力导向型, 管理者试图对下属保持绝对的控制, 缺乏风险管理意识, 没有能力进行全面风险管理, 无法从风险识别、风险评估及风险应对三个方面构建企业内部控制体系。
企业应当根据设定的控制目标, 结合控制环境的构建与完善, 建立风险管理机制。并结合中小企业自身特点, 在不同的发展阶段, 持续收集与风险管理相关的信息, 评估企业的风险, 制定解决风险的管理方案, 使用具体的风险管理工具, 对风险进行有效控制。
三、从控制活动角度完善中小企业内部控制体系
企业相关的控制活动, 是在综合评价企业自身的控制环境, 结合对企业评估风险所得到的结果的基础上, 实施的相应的、具体的控制程序。主要的控制程序包括不相容的事务由两个或两个以上的人员来承担;在办理每项经济业务前都必须事先得到适当的授权, 并在授权范围内办理相关的经济业务;全面实行会计系统的自动化控制;严格按照制定的预算进行各项控制, 不得随意调整预算。
中小型企业由于企业规模限制, 在日常的经营活动中并不需要像国有企业与上市公司及公众利益实体那样完全按照《企业内部控制应用指引》的要求来执行, 但至少需要关注资金活动、采购业务、资产管理及销售业务几个方面的主要风险及应对措施。
(一) 资金活动
资金活动需要关注的主要风险:企业对所持有的资金不能进行合理地支配与使用, 可能造成资金闲置, 使资金持有成本过高而造成浪费或者资金短缺造成资金周转困难, 现金流量不足, 致使企业陷入财务危机之中;企业不能对持有的资金进行严格的管理与控制, 可能使相关人员有机可乘, 非法侵占、挪用资金, 更有甚者由于企业法律意识不强而遭受欺诈, 使企业蒙受损失。
内部控制要求与措施:企业应当强化对所持有的资金使用全程的管理与控制, 为使企业的资金最大限度地发挥作用, 应当全面提升资金使用的效率。企业所持有的资金来源于企业的筹资、投资与日常营运活动, 企业对不同来源的资金所采用的管理方式也不同。对于通过筹资渠道取得的资金, 应当严格按照筹资的目的来使用资金, 不得擅自改变资金的使用方向;企业通过短期投资与长期投投资一方面获取投资收益, 另一方面获取营业利润, 企业对于重要的投资活动, 必须经过全体高层的决策, 而不能由企业所有者一人单独做出重大决定。企业还应当加强对收回投资资金的管理与控制, 评估资金的最佳持有量, 避免资金闲置与资金短缺造成的损失;企业在日常营运活动中取得的资金收入应当及时入账, 不得收款不入账或坐支现金;在日常营运活动中需要办理资金支付业务的, 必须经过严格的授权审批, 才能安排款项支出。
(二) 采购业务
采购业务需关注的主要风险:企业没有根据企业自身的性质、经营特点与市场需求情况制定合理的采购计划, 造成原材料库存短缺或大量积压, 致使企业生产停滞或资源浪费;
内部控制要求与措施:采购业务对企业产品或服务的成本和质量具有重大影响。企业应当结合自身的性质、经营特点、市场需求情况和产能计划制定合理的采购策略;根据制定的采购计划, 确定合理的供应商并对供应商进行综合评价;与供应商就价格及支付事项进行谈判;企业下订单并对己下达的订单的全过程保持控制, 保证及时供货;采购的原材料到达企业后要严格按照采购验收制度进行检查与验收;企业还应当加强对采购付款过程的控制, 对于供应商存在异常情况的, 在异常情况排除前禁止付款, 以防企业遭受资金损失和蒙受信用损失。
(三) 资产管理
资产管理需要关注的主要风险:固定资产实物与账面不符, 资产的账面价值不能真实地反映企业固定资产的实际情况;不注重固定资产的日常维护与保养, 造成固定资产老化陈旧、技术性能落后, 从而影响企业的经济效益, 使企业缺乏竞争力。
内部控制要求与措施:固定资产在企业价值中占有很大的比例, 作为企业生存和发展的重要实物资源, 固定资产的日常管理与维护属于企业内部控制活动的重要组成部分。企业每年至少一次对固定资产进行全面清查盘点, 清查固定资产实物与账面是否相符, 确保固定资产的真实性与准确性;企业应当加强对固定资产操作人员的培训, 避免在固定资产使用过程中因操作不当而大大缩短了固定资产的使用寿命。
(四) 销售业务
销售业务需关注的主要风险:企业的销售策略定位不准确, 与企业的总体经营目标不相符, 在激烈的市场竞争中不具备优势, 从而导致销售业务不顺畅, 造成存货滞销、积压, 无法及时回笼投入资金, 更严重者可能使企业无法持续经营;企业事先没有对客户信用进行准确调查与评级, 为扩大销售业务盲目的采用赊销政策, 致使应收账款无法及时收回或者遭受欺诈, 让企业蒙受经济利益损失。
内部控制要求与规范:企业应当对市场总体情况进行调查分析, 结合企业的基本竞争战略, 制定适合本企业特点的市场营销策略;企业根据具体的市场营销策略制定合理的定价策略和信用方式, 并根据市场需求变化及时调整营销策略, 建立健全客户信用档案, 合理使用销售折扣、销售折让的赊销方式。
四、从信息与沟通角度完善中小企业内部控制体系
企业的内部控制应当是全员参与, 而不是仅仅集中于企业层面。由于中小企业规模不如大型企业, 自身经济能力有限, 对内, 企业各层级之间的信息不能及时传递, 不利于企业内部控制体系的建立;对外, 不利于企业了解其他优秀企业的先进管理经验和内部控制制度。
在当前市场经济体制下, 信息技术越来越多的应用于管理领域, 原有的内部控制制度已经逐步被信息技术的自动化控制所取代。企业应当在综合考虑成本效益的前提下, 在内部控制中充分利用信息技术的自动化控制, 尽量减少人为控制, 并且应防止管理层凌驾于控制之上的情况发生。企业还应当充分发挥信息技术在信息与沟通中的作用, 通过网络媒体以及有关监管部门等渠道, 充分获取对企业有益的外部信息。
五、从内部监督角度完善中小企业内部控制体系
在公司经营过程中, 还需要加强对各项经营活动的监督检查, 以评价内部控制执行效果, 及时发现内部控制的重大缺陷。
监督是企业发现内部控制缺陷并及时加以改进和完善的过程。它的一个重点是及时地发现和识别内部控制设计或运行缺陷, 并及时地加以沟通、报告和改进。监督是保证内部控制有效实施的关键, 也是促进企业内部控制得到持续改进和不断提升的一个重要环节。企业应当制定内部控制监督制度, 持续性的监控行为发生在企业的日常经营过程中, 发现内部控制缺陷应当及时进行汇报, 重大缺陷和重要缺陷应上报最高管理层。
六、结语
当前, 随着市场经济的不断变化, 中小型企业已经成为推动国民经济快速发展, 构造市场经济主体, 促进社会稳定的一支庞大的力量。在中小型企业中, 虽然《企业内部控制基本规范》并不是强制执行, 但唯有通过不断完善中小型企业的内部控制制度才能有效提高中小企业的经营水平, 促进企业健康持续发展。
摘要：在日趋激烈的市场竞争环境下, 内部控制作为现代企业管理制度的组成部分, 发挥着重要的作用。企业的内部控制设计是否合理并且有效运行, 是实现企业日常经营和管理活动正常运行的重要方法。如何在企业中实施有效的内部控制, 从而使企业价值实现最大化, 成为企业良性发展与合规运营的关键因素。
关键词：中小型企业,内部控制,控制要素
参考文献
[1] 财政部, 证监会, 审计署, 银监会.保监会关于印发《企业内部控制基本规范》的通知[Z].财会[2008]7号
[2] 财政部, 证监会, 审计署, 银监会.保监会联合发布《企业内部控制配套指引》[Z].财会[2010]11号.