随着电子信息化在越来越多的大中型企业中普及, 会计人员也不再仅局限在财务方面, 而是更多地深入到了各个管理领域, 特别是在信息技术的支撑下, 不仅能控制企业的财务核算与管理, 在企业其他方面的管理中也发挥着越来越关键的作用, 成为企业必不可少的关键管理人员。据笔者了解, 某大型国有企业在实施信息化管理过程中, 由于缺少财务人员在前期中的调研与决策参与, 导致其实行过程中出现了与实际数据不合以致上千万元的付款损失, 并对近半年时间的数据重新进行核算, 耗费了大量人力物力。通过这次事件的分析, 以及结合笔者亲自参与本单位信息管理的经历, 从信息管理软件开发商了解的财务人员是否参与信息化管理带来的在企业中实施效果差异大的现象, 我认为, 会计财务人员应在信息管理系统 (MIS) 中主动发挥关键作用。
管理信息系统 (MIS) 是一个具有高度复杂性、多元性和综合性的人机系统, 它综合并全面使用现代计算机技术、网络通讯技术、数据库技术及管理科学、运筹学、统计学、模型论和各种最优化技术, 具备数据处理、预测、计划、控制和辅助决策特有功能, 为经营管理和决策服务。它既是技术系统, 同时也是社会系统。
由于管理信息系统的复杂性及以人为本的特点, 与会计人员处于整个企业的数据收集中心并加工的特殊位置, 决定了会计必须在管理信息系统中发挥关键作用。因为会计人员既是最终数据的收集及价值的综合处理者, 当然也是信息系统数据服务的最重要一关, 是信息化系统的重要的需求者。在信息化管理系统中, 会计人员对其数据使用分析越充分, 该系统的价值发挥得越大, 企业的管理效益当然最佳。我认为, 会计人员在信息化管理系统中应从以下几个方面来发挥关键作用。
一是提高会计人员的综合知识能力。要真正参与到企业的信息管理中并发挥关键作用, 对会计人员的综合知识能力有较高的要求。首先, 必须具备现代计算机技术、网络通讯技术、数据库技术及管理科学、运筹学、统计学、模型论的综合知识, 只有具备相关的基本知识, 会计人员才能宏观地了解系统, 了解系统能提供的与企业所需求的是否匹配, 才能最大地发挥信息化系统的最大优势。其次, 必须要对本企业的情况非常熟悉, 并熟知本企业的物流及管理流程及至财务处理流程, 只有这样, 会计人员才能结合本单位的特点, 选择实用部分。由于这类复合型人才基本在企业中处于重要岗位, 因此, 这也有利于与决策层进行必要地沟通, 把信息化系统提到重要的工作日程中, 在选择最适合企业的管理系统时, 起到关键作用, 做到信息系统为企业服务的目的, 而不是盲目地服从软件开发公司的单一模式。
二是会计人员要全面了解并学习软件提供的模式, 了解软件可能达到的作用与效果。判断该软件是否能达到本企业的要求, 并和软件开发商沟通, 能否及时为信息管理系统负责人提供核算方面的决策依据。
三是最大限度地使财务系统数据与信息化系统衔接。一般的中小型企业因为开发资金及数据安全等原因, 财务管理系统与信息管理系统实行了分离。因此, 将物流等信息管理系统转换为财务管理系统需要的数据就必须会计人员花大力气进行解决, 只有进行了对应的系统衔接, 才能真正减轻财务人员的负担, 实现信息化管理的完全作用。如果信息化系统仅对采购等物流部门服务, 对最终的价值数据不与财务核算接口, 那么将更增加会计人员核算的复杂性, 且无法体现价值管理的巨大作用。信息化管理的优势就无法真正地体现。这也是前述大型国有企业因在实行中没有财务人员参与, 仅靠供应、计划等部门与软件公司进行沟通而出现的简单采用数据的问题, 以致不得不花大量的时间和精力来重新核对数据并进行修改。
四是会计人员必须对信息化系统的软件开发商提出适应本企业结算模式的开发要求。这是因为信息化系统的软件开发商提供的多数是市场上通行的数据模式。例如, 许多大型企业为了实现自己的零库存战略, 挤压配套单位的资金, 对储备在本单位的未使用的零配件不予结算, 这就造成了配套单位在外的产品结存, 为了对该类物资进行必要的管理, 就必须要求软件开发商对此作专项开发。因此, 必须提供会计方面的本单位特性, 调整细节以免某单项管理无法融入到本系统中, 成为管理中的漏洞与缺陷。
五是会计人员在与软件开发商的接触过程中, 对软件开发商在同类软件的销售过程中出现的各种问题也要进行详细地了解, 接受同行的经验, 汲取教训, 这样不仅可节约时间与和大量的人力物力, 而且能最大程度地为信息化管理的启动用力。
六是在信息化系统启用后, 会计人员要积极地参与到信息管理的每一个环节, 充分利用信息管理带来的信息及时丰富等优势, 大力发挥会计人员在信息管理系统中的地位与作用, 发挥会计管理中预测、计划、控制的重要作用, 使财务部门发挥真正的决策作用。例如, 在物流信息中, 会计人员可以通过系统及时了解到成本发生的进程, 及时发现企业的异常开支, 从而实现控制决策。由于信息管理提供的数据具有及时性及丰富性等特点, 这给会计人员提高在管理决策中的地位带来了极大地支撑, 这将彻底地改变会计人员长期以来的呆板僵硬的印象。会计人员应当充分利用这一优势, 发挥对数据监控分析的功能, 为企业出谋划策。
七是对信息化管理系统提出修正意见。由于系统初期或环境的改变, 信息系统应在原基础上予以改进, 以适应新的管理方式或理念。会计人员处在管理的核心地位, 对此应更直接更清楚地了解到这些改变和改进, 也应该及时提出对信息化系统的改进意见。
我认为, 信息化管理是一个全员参与管理的过程, 要发挥会计人员在信息管理系统中的关键作用, 实现企业管理的最大效益化, 有很多的方式方法, 归根到底, 会计人员必须发扬“转”、“专”、“钻”的精神, 也就是转变观念拓展能力开阔视野、利用会计的专业知识、对业务钻研到底的精神, 使企业的数据“活动”起来, 达到信息化管理的目的, 实现最大化企业效益。