在信息技术高速发展的今天,传统的企业档案管理模式,已经无法满足新时期企业对档案管理的需求,这也使得企业档案管理中涉及到信息技术的应用程度逐渐加深。而面对现代信息技术对企业档案管理所造成的影响,则应通过明确的分析与研究,制定出相应的解决对策,以此来确保信息技术能够妥善融入到企业的档案管理之中。
一、现代信息技术给我国企业档案管理带来的影响
1、对传统管理理念的冲击
现阶段,随着信息技术的广泛应用,使得传统的信息收集与管理行业在理念上会受到一定程度的冲击,而企业中的档案管理工作,即是受到冲击较为严重的方面之一。并且,通过对信息技术的逐步认知与了解,体会到通过信息技术,能够促使档案管理人员的意识与思维模式发生转化,从而能够从接受到适应,再到应用,使信息技术充分融入到档案管理工作中,这不仅能够使档案管理人员的工作效率提升,更能使档案管理工作更加简单、快速,且便于查询与搜索。这也是对传统管理理念的冲击,和全新管理理念的形成阶段[1]。
2、给档案管理者综合素质提出了更高的要求
现阶段,我国众多企业中的档案管理人员,对现代信息技术接触较晚,且对于档案管理此种专业性不强的职业,企业对其投入的物力及财力也相对较低。同时,由于信息技术的介入,使得企业的档案管理从管理模式、管理理念、管理流程等方面,均与现代信息技术融入的档案管理模式差异性较大。并且,一些具有专业性信息技术的人员,认为档案管理工作过于枯燥乏味,不愿从事此种工作。这使得基于信息技术的企业档案管理难以有效开展,其根本原因则是由于档案管理人员综合素质较低所造成的。
3、法制缺失下的标准化程度不足
在传统的企业档案管理工作中,所涉及到的信息载体为纸张类文件,而对档案信息进行记录和载入的,则是具有一定保存效果的笔迹。这使得档案管理过程中,极易出现纸质文件因环境、气候、以及灾害等的影响,变得字迹模糊、不易查询、甚至遭到损毁[2]。同时,对于部分保密级别较高的档案文件,如何对其进行有效的封存,并且能否在需要的情况下,进行档案信息的随时提取等,这些在档案管理中,均缺乏科学、合理的规定。而此种情况的出现,也将导致众多档案的利用价值降低,或失去其原有功效。
4、信息技术促使档案管理向高效方向发展
现代信息技术下的档案管理,不仅包含网络化与信息化特点,更具有智能化与社会化的优势。而传统的档案管理,所显露出的则是更多的劣势与缺点。如人工成本投入大、工作效率低、以及信息保存量少等。由于信息技术在档案管理中的应用,使得档案管理无论从质量、效率或信息储存量等方面都得到了质的飞跃,同时,利用信息技术,也能对档案信息进行更加精密的保管和共享。因此,在应用现代信息技术进行档案管理的同时,对档案管理体系的智能化运用,也能使纸质档案的管理质量得以提升,并便于快速的搜索与查询。
二、我国企业档案管理水平的完善对策
1、转变企业档案管理理念
现代信息技术下的档案管理工作,应采用新方法,转变旧观念,在深入学习与研究信息技术的同时,还应当就信息技术对企业档案管理的诸多影响因素,予以明确的探讨。并且,应对企业档案管理的作用与意义进行细致的了解,确保从思想观念上加强档案管理意识。同时,企业的档案管理工作中的理念提升和切实落实,不仅需要档案管理人员与档案管理部门的观念转变,更要使企业管理者认识到档案管理应当是企业生存与发展中不可或缺的构成内容。以此为基础,再利用现代信息技术进行企业档案管理,才能发挥出先进技术所给档案管理工作的巨大功效。
2、提升企业档案管理中工作人员的综合素质
针对企业档案管理部门内工作人员综合素质参差不齐的现状,企业要从多方面进行档案管理工作人员的综合素质提升。首先,应定期对档案管理人员进行专业化的信息技术知识与岗位应用的培训,使其能够将信息技术熟练地应用于档案管理工作中。其次,要对档案管理部门以及企业中其他主管部门的负责人或管理者,进行信息技术应用意识与档案管理意识上的教育,使企业从整体角度提升信息技术的应用意识,并使企业内部员工都能够认识到档案管理在企业生产与发展过程中所发挥出的作用。最后,要加强部门间的协作与交流,为档案管理工作的顺利开展打下坚实的基础。
3、建立健全企业档案管理机制
企业中的档案管理工作,不仅是长期不间断的工作内容,更是具备一定复杂程度的关键性工作。对此,应建立并健全企业档案管理机制,以科学化、规范化的档案管理模式进行各项相关的工作。唯有如此,才能确保档案管理具备统一且标准的工作流程与模式。尤其在应用现代信息技术的过程中,传统纸质档案的归档与储存便成为新模式下的历史遗留问题,对此,更应结合健全的企业档案管理机制,将档案管理部门的物力及人力进行集中,加强和推进档案信息化建设,将传统的纸质档案以全新的信息化形式予以转化及保存,并对机密程度不足或失去效力的档案信息,做集中消除处理。此种做法虽会消耗一定物力与人力,但对于企业整体的档案信息化建设而言,无异于是一劳永逸的方法。
4、完善企业档案管理的设备条件
由于信息技术在企业档案管理中的融入与应用,使得传统形式的卷柜、纸质文件、以及档案袋等基础应用工具得以走下历史舞台,而随之应用的各类档案管理设备,计算机、互联网以及各类网络化的管理系统等,通过新技术在档案管理中的应用,也使得新的工作设备及工具成为现阶段企业档案管理工作中的必备内容。
综上所述,为逐步适应企业发展的需要,档案管理需结合现代信息技术,不仅要加强档案管理人员的综合素质、逐步完善企业档案管理机制,还要进一步优化企业档案管理的思路、以及加强企业档案管理中的设备应用及条件等。唯有如此,才能确保信息时代下企业档案管理的质量,也才能使企业档案成为见证企业发展历程的重要载体。
摘要：在企业运营发展中,档案管理是其中重要的构成内容。通过企业的档案,能够对各个时期企业所迎来的发展机遇和面对的挑战等有细致的了解,更能够通过企业各个发展阶段的重大事件,归纳和总结出企业的经营管理状况,并能使各类历史遗留问题得到较为妥善的解决与消除。本文简要阐述了现代信息技术对企业档案管理的影响内容,并针对此类影响内容,着重探讨了现代信息技术在完善企业档案管理过程中的对策,旨在为通过全新的科学技术,对企业的档案进行妥善的管理。
关键词：现代信息技术,企业档案管理
参考文献
[1] 徐方.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].办公室业务,2012,07:93+96
[2] 何所惧.现代信息技术对企业档案管理的影响与对策[J].才智,2014,09:318