行政机关行文规范

第一篇：行政机关行文规范

机关公文行文规范

一、 标题

字体：方正小标宋简体。字号：二号。行距：固定值，28磅。

二、 正文

字体：国标仿宋。字号：三号。行距：固定值，28磅。

三、 正文标题序号 一级标题：

一、

二、

三、四

字体：黑体。字号：三号。 二级标题：

(一)

(二)

(三)

(四)

字体：国标楷体。字号：三号。加粗。 三级标题：1.2.3.4. 字体：国标仿宋。字号：三号。加粗。 四级标题：(1)(2)(3)(4)

字体：国标仿宋。字号：三号。

第二篇：正式行文规范

一、公文文号的正确使用

印发公文时，年份外的符号应该用六角形符号“„‟”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择)，而不应该用小括号“() ”或中括号“ [ ] ”。 如：商洛学院(2009)5号 (不规范)

商洛学院 [2009] 5号 (不规范) 商洛学院„2009‟5号 (规 范)

二、标题的要求

(一)正文必须要有标题(封面除外)。 标题使用二号小标宋体字。

不得将标题字打印大小不一或中间加入其他艺术体。

(二)标题字数较多时，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当，不能把词、词组和专用术语分开。多行标题的排列方式一般是正宝塔、倒宝塔或棱形，避免出现上下长度一样的方形或上下长、中间短的沙漏形。

(三)标题应当准确简要地概括正文的主要内容并标明正文种类。标题中除规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。如有副标题则回行居中，字体使用四号楷体。如标题下附属单位名称和时间则用()括住，字体使用四号楷体，单位名称与时间间隔两个空格，时间使用数字形式，如：(商洛学院 2012年3月11日)

三、正文的要求

(一)正文要与标题隔一行。

(二)正文使用三号仿宋体字。每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。文中一级标题使用三号黑体，二级标题使用三号楷体，三级标题使用三号仿宋体加粗，四级以下级标题与正文字体相同。一级标题后若回行不使用标点。

(三)全文层次序号的使用

1.第一层为“

一、”，以下可排

二、

三、

四、

五、

六、

七、

八、

九、

十、等。

2.第二层为“

(一)”，以下可排

(二)

(三)

(四)等，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。

3.第三层为“1.” 1后面添加的是圆点，而不是顿号或句号。以下可排2. 3. 4. 5. 6. 7.等。

4.第四层为“⑴”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，不采用输入法输入，括号后面不得添加任何标点。⑴以后可排⑵ ⑶ ⑷ ⑸等。

5.第五层为“①”，此序号是从插入中的特殊符号里选择，圆圈后面不得添加任何标点，①以后可排② ③ ④ ⑤⑥等。此序号还可以不单独作为标题序号在句子里使用。

(四)行文格式的要求

1.每个自然段的首行必须左空两格(包括序号)。一级标题前面不空格。 2.请示、报告、通知等有称谓的，文章的第一行称谓须顶格。

(五)正文中如有引用的内容则必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。

(六)正文如有附件，应当注明附件顺序和名称。先在正文下一行左空两格用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件：1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。

四、正文中一些主要标点符号的使用

(一)破折号，行文中作为说明解释的语句用破折号标明。总结、计划标题中如果使用副标题或文章中使用破折号，破折号的长度为两个汉字的长度，例“——”，而不是数个短横，例“——”。

(二)连接号，相关的时间、地点或数目之间用连接号，表示起止。工作计划、总结中使用到的主要有以下情况：

1.表示时间起止的，工作计划、总结中有关中的连接号“—”是两个字符的长度，也就是一个汉字的长度，不是两个短横或其它。

2.表示数目的，用阿拉伯数字表示数值的范围，例如：总结、计划中出现的“1～4个年级”，1和4之间应用浪纹线。 3.表示地点的，例如：商洛——西安，是两个汉字的长度。

(三)省略号，省略号的形式为“……”，六个小圆点占两个字的位置，不是六个小短横。

(四)标点符号的位置

1.句号、问号、叹号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，居右偏下，不出现在一行之首。

2.引号、括号、书名号的前一半不出现一行之末，后一半不出现在一行之首。

3.破折号和省略号各占两个字的位置，中间不能断开。连接号、间隔号一般占一个字的位置，这四种符号上下居中。

(五)页码用四号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条四号一字线。单页码居右，双页码居左。空白页和空白页以后的页不标识页码。

五、文章中数字的使用

(一)使用阿拉伯数字。凡是可以使用阿拉伯数字而且有很得体的地方，所表示的数目又比较精确时，均应使用阿拉伯数字。如年月日、物理量、非物理量、代码、代号中的数字。如：2012年3月11日 500克 20支 等。

(二)使用汉字。根据国家有关标准，凡是定型的词、词组、成语、惯用语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字，必须使用汉字。如：星期六 二万五千里长征 第四方面军 一二〇师 “ 十二五”计划 应试教育等。

(三)应当使用国家法定计量单位。

六、封面和成文结尾时间的汉字写法

(一)正式的计划、总结、报告、通知、请示等类的公文结尾的成文时间政府系统一般使用汉字，党群系统使用阿拉伯数字。

(二)时间使用汉字的规范写法，如：二〇〇九年九月十二日。二〇〇九年中的“〇”是汉字，可从插入中的特殊符合里选择，是正圆，不是椭圆，不是阿拉伯数字0，必须拼写汉字〇。不能汉字与阿拉伯数字混用，不能写成二00九年。

(三)其他不规范形式，如：二〇〇九年6月或2009年六月。

(四)成文时间及文中不能拼写成大写的汉字，如：贰零零玖年玖月玖日。

七、落款及时间

(一)正文结尾要有单位名称(全称或规范简称)。单位名称一般在正文的右下方适当的位置，右空两格。

如全称：商洛学院经济与管理学院，简称：商洛学院经管院。

(二)时间在单位名称的下一行，右顶格。

(三)落款多个单位时，应该每个单位占一行，两端对齐。

(四)正文标题下已经书写单位名称和时间的，结尾不再使用落款和时间。

八、公文中纸张及印章的正确使用 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm*97mm),左侧装订。版式通用word，页边距上下2.54厘米，左右2.7厘米，行距一般为固定值3 0磅。如有特殊要求，另行处理。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。 预览：

关于日常行文格式要求的通知

一、页面设置的要求

上边距为2.4cm，下边距为2.2cm，左右边距同为2.8cm。

二、正式行文的格式要求

(一)标题要求：标题用2号宋体，加粗、居中。

(二)正文要求：

1.正文的基本字形。采用3号仿宋_GB2312字体，行间距为固定值26磅。

2.正文中的表格。以word形式， 4号仿宋_GB2312字体，表格内行间距为固定值19磅，财务报表除外。

(三)正文层级要求：

1.一级标题用3号仿宋_GB2312字体，加粗，用汉字数字“

一、xxxxx

二、xxxxx” 2.二级标题用3号仿宋_GB2312字体，用汉字数字外加小括号“

(一)xxxxx

(二)xxxxx”

3.三级标题用3号仿宋_GB2312字体，用阿拉伯数字 “1. xxxxx 2. xxxxx”

4.四级标题用3号仿宋_GB2312字体，用阿拉伯数字外加小括号“(1)xxxxx (2)xxxxx”

5.五级标题用3号仿宋_GB2312字体，用特殊符号中的数字符号①②③④标注。

6.标题不允许使用自动编号;不允许使用英文字母编号。 预览：

7.要注意序数数词的写法，"

一、"下面是顿号，"1."下面是圆号，而"

(一)"和"(1)"括号外面是不带顿和点号。

8.在正文层次不多的情况下，第一级标题用“

一、”，第二级标题可用“1.”。

9.有段落统一用“。”，例如：(1)xxxxx。 (2)xxxxx。

(四)附件1个以上的情况，样式例如：附件1：xxxxx 附件2：xxxxx

(五)年月日落款与正文内容空四行，与页边距空四格。

(六)公章要齐年压月。

三、上报材料类文件(非正式行文格式)格式要求

(一)标题要求：标题用小2宋体，加粗、居中。

(二)正文要求：

1.正文的基本字形。采用4号仿宋_GB2312字体，行间距为固定值20磅。

2.正文中的表格。以word形式，采用5号仿宋_GB2312字体，表格内行间距为固定值16磅。

(三)层级要求：同正式行文格式要求。

(四)页码要求：行文应当标明页码的顺序编号，用小5号Times New Roman体标识，标识在每一页公文的下端居中。

附件：企业公文写作教程

第三篇：公司行文规范

河北喜德来家具实业有限公司

公 文 处 理 规 范

一 、目的和适用范围

为规范公司对内对外公文和外来公文的处理，确保公文处理的标准化、制度化、科学化和及时性，提高公司公文处理的质量和效率，特制定本规范。 本规范适用于公司对内对外公文和外来公文的管理。 二 、公文处理职责

1.公司办公室为公司内外公文的归口管理部门，负责内部行文的统一编号及内外公文的统一整理和归档;

2.公司办公室主任负责外部来文拟办意见的签署; 3.相关部门负责公文的起草;

4.相关部门主管领导负责公司内部对内对外行文的审核; 5.总经理负责公司内部对内对外行文的签批。 三 、公文分类

1.决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等;

2.决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项;

3.通告(或公告)——适用于公开发布、全体员工应当遵守或周知的事项;

4.通知——适用于公布规章制度、转发外来文件，要求各部门、公司员工周知或共同执行的事项;

5.通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况;

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(3)二级公文使用“小红头”纸，即70号宋体红色“河北喜德来家具实业有限公司”(**);

(4)三级公文，不使用“红头”纸;

(5)红头文件对外行文只能以公司名义发文，任何部门不得使用红头文件进行发文;

(6)红头文件对内行文可以以公司办公室或董事会名义行文。 2.发文字号

(1)使用“大红头”时发文字号用4号仿宋体“喜字[****]*号”，红线上居中排布;

(2)使用“小红头”时，发文字号用4号仿宋体“喜**字[****]*号”，红线下第一行右上角顶格排布。 3.公文密级和保密期限

(1)公文秘密等级分为：“绝密”、“机密”、“秘密”。

(2)文件如需标识秘密等级，用4号黑体，顶格标识在第一行右上角，如需同时标识秘密等级和保密期限，则在秘密等级后加同样字体的保密期限，中间用★隔开。 4.公文标题

(1)使用“大红头”时用小2号宋体。使用“小红头”时用小2号黑体使用非“红头”时不做统一规定。

(2)标题可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

5.主送机关

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公司间用逗号隔开，回行时与冒号后的文字对齐;最后标句号。抄报机关是将公文发往的相关上级单位;抄送机关是将公文发往的相关平级或不相隶属单位;抄发机关是将公文发往的相关下级单位。

12.印发机关和印发日期

用四号仿宋体。印发机关左空一字，印发日期右空一字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

13.公文用纸和结构层次

(1)公文用纸一般为A4型，左侧装订。

(2)公文标题结构层次序数为：第一层为“一”，第二层为“

(一)”，第三层为“1”，第四层为“(1)”第五层为“①”。

六 、公文办理 1.内部发文办理

(1)发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、复核、签发、打印、盖章、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

(2)公司内部公文送负责人签发前，应当由办公室进行复核。复核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规范的规定等。

(3)公文正式下发，需进行登记并填写《发文登记表》。 (4)各部门收到文件时应做好《收文记录》。 2.外来公文处理

(1)定义：外来公文是指国家、省市县有关部门、行业主管部门等发到本公司(包括传真件)的文件、简报、通报等。

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①对于不需具体办理的公文，由公司办公室确定公文的传阅范围，进行传阅。

②对于需经分管领导批办的公文，待公文批办后再转相关领导和部门传阅。

3.公文处理原则

(1)坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 (2)必须严格贯彻执行执行公司保密制度，确保公司商业秘密的安全。 .(3)必须区别公司内部文件和对外收发的文件，所有外送文件必须经过公司办公室送出，禁止将公司内部传阅批示或署有领导意见的内部文件直接向外单位或个人传送，违者将追究相关责任人的责任。

(4)公文必须使用规范的简化汉字和使用国家法定的计量单位。 (5)各部门行文必须使用全称或通用规范简称。 4.公文立卷、归档和销毁

(1)公文办理完毕后，应当按照公司《档案管理制度》，及时将公文原稿、正本和有关材料整理立卷。

(2)公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能准确反映本公司的主要工作情况。

(3)联合办理的公文，原件由主办单位立卷，其它单位保存复印件。 (4)公文复印件作为正式文件使用时，应当加盖复印单位印章，视同正式文件妥善保管。

(5)公文被撤消，视作自始不产生效力;公文被废止，视作废止之日起不产生效力。

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第四篇：公文行文规范重点

附件

公文行文规范重点

根据《国家行政机关公文处理办法》和公司《公文行文规则》、《公文处理规程》的有关规定，结合实际工作情况，现将公文行文中涉及到的有关问题规范如下：

一、关于公文文种

重点要区分请示和报告两种文种。

1、“请示”适用于向上级机关请求指示、批准;凡需批复的文件一律要用“请示”，不得出现“请示报告”、“申请报告”等文种混淆的现象。

2、“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。凡汇报工作一律使用“报告”，不得使用“汇报”、“情况说明”等非规范性文种。

二、关于行文关系

公文行文应遵循对等原则，一般不得越级行文。

1、除总裁授权总裁办公室作为公司发文的补充外，总部各部室不得以部门名义向公司的上级机关等单位行文，不得以部室名义直接向办事处和子公司直接行文，可以向办事处和子公司相对应的职能部门行文。

2、办事处不得以正式文件向总部发函，也不得以正式

1 文件向总部有关部门报送请示或报告。如需商洽工作，可以向总部有关部门发函。

3、办事处的内设机构不得直接向总部行文。

4、各单位不得以单位名义向公司领导个人报送文件。

三、关于签发人

1、一般情况下，公司向国务院、有关监管部门报送的请示、报告由总裁签发;其他公司发文由公司分管领导签发。

2、办事处、子公司报送公司总部的请示、报告由办事处负责人签发，文件上要注明签发人(办事处部分公文文头模版见附件1-4);其他发文由办事处、子公司负责人或者由负责人授权的其他负责人签发。

四、关于发文字号

1、发文字号，包括单位代字、年份、序号。平行文和下行文的发文字号在发文单位标识下空2行，居中排列。上行文应当在首页注明签发人，印在发文字号同行右端;发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人后列全角冒号，冒号后标识签发人姓名。年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入;序号不编虚位(即1不编为001)，发文字号之下为一条与版心等宽的红线。发文字号上区别文种，上行文用“报”，下行文用“发”、“复”等，平行文用“函”。联合发文，只标明主办单位发

2 文字号。

2、公司总部各部室单位代字如下： 总裁办公室 华融办 资产经营部 华融资产 发展规划部 华融发展 创新业务部 华融创新 风险管理部 华融风险 计划财务部 华融计财 股权管理部 华融股权 投资事业部 华融投资 客户营销部 华融营销 第二重组办公室 华融二办 法律事务部 华融法律 审计部 华融审计 信息科技部 华融科技 人力资源部 华融人力 工会工作委员会 华融工会 纪委监察室 华融纪检

资产经营部为例，总部各部室发文字号示范： 华融资产[2010]X号。

3、办事处单位代字一般为办事处所在城市简称。以北京办事处为例，办事处发文字号示范如下：

3 华融京报[2010]X号; 华融京发[2010]X号; 华融京复[2010]X号; 华融京函[2010]X号; 华融京党发[2010]X号; 华融京纪发[2010]X号; 华融京党办[2010]X号; 华融京综管[2010]X号。

4、子公司单位代字一般应为子公司简称。以华融租赁为例，子公司发文字号示范如下：

华租报[2010]x号 华租发[2010]x号 华租复[2010]x号 华租函[2010]x号 华租任[2010]x号 华租办[2010]x号 华租党发[2010]x号 华租党办[2010]x号

五、关于标题

1、公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类。标题中一般不写子公司或办事处名称。

2、标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标

4 点符号。

3、公文标题居于红线下空1行，字体用宋体小二加黑。标题呈上宽下窄的倒梯形排列，回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

六、关于主送单位

主送单位是指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。报送公司总部的文件，主送单位为“公司总部”;抄送单位是指与该公文内容有关的总部有关部室、其他子公司或公司外部平级单位;抄报单位是指除主送单位外需要知晓公文的上级单位。

七、关于正文字体

文中正文用仿宋三号字，文中一级标题用黑体三号字，二级标题用楷体三号字。标题独立成行的，结尾不带标点。公文纸一般采用国际标准A4型。页面布局一般采用Word软件默认普通版式，即上下页边距各2.54厘米，左右页边距各3.18厘米。段落中“对齐方式”采用“两端对齐”，行距采用“单倍行距”。

八、关于引文

公文中引用的人名、地名、数字、引文要准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日。

九、关于序号

5 结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

(一)”，第三层为“

1、”，第四层为“(1)”。只有两层关系时，也可以用“

一、”，“

1、”。

十、 关于附件

1、公文如有附件，应在正文之后、成文日期之前注明附件顺序和名称。如系转发文件并在公文标题中已写明文件名称的，可省略标注附件名称。

2、附件如有序号使用大写数码(如附件：“

一、XXXX”)。附件中若还有附件，序号用阿拉伯数字(如附件：“

1、XXXX”)。附件名称后不加标点符号。

3、附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”(或带序号)。

十一、关于签章

1、公文除会议纪要外，应当加盖印章。公文在落款处不署发文机关名字，只标识成文时间。联合发文，发文单位都应当盖章。

2、单位印章与正文应同处一面，一般不采取标识“此页无正文”的方法解决。

十二、关于成文日期

成文日期以负责人签发的日期为准。联合行文以最后签

6 发单位负责人的签发日期为准。成文时间右空4字，用汉字将年、月、日标全，“零”写成“○”。

十三、关于定密

要正确区分国家秘密和商业秘密。

1、国家秘密分为:秘密、机密和绝密。公司系统各单位均无权在文件上标注国家秘密(秘密、机密、绝密)字样。涉及国家涉密的文件一律不得扫描或简单编辑后上网。涉及国家秘密的文件传递要按要求以纸质文件形式经由机要通信渠道或专人送达，一律不得使用特快专递或普通邮寄方式传送 。

2、商业秘密分为：“商密一级”、“商密二级”、“商密三级”。商密一级：公司最重要的保密信息，如果泄露将对公司造成巨大损害或直接危及公司利益，例如公司改制的有关文件。商密二级：公司的重要保密信息，如果泄露将对公司造成较大程度的损害或在某一地区或业务领域造成重大损害，例如重大业务信息。商密三级：公司普通保密信息，符合公司商业秘密的最低要求，例如公司有关商业化业务成果。商密类文件按规定可上网传输。

十四、关于会签

公文内容涉及其他部室职权范围内的事项，主办部室应主动与相关部室协商，会签意见后签报公司分管领导，批准后方可行文。如有分歧，主办部室负责人应当出面协调，仍

7 不能达成一致时，主办部室应列明各方理据，提出倾向性意见，并与相关部室会签后报请公司分管领导协调审定。

十五、关于是否签报

涉及重大事项或重要批复性事项的公文，主办部室应先拟制签报稿，说明拟发文的主要内容和原则。如果是一般性转发文、例行工作等等，可以直接拟文送总裁办公室审核，报送公司领导签发。公文拟制时，应区别文件是制度性文件还是其他文件，分别按相应的行文规则拟文，制度性文件按照《制度性文件编制及管理规程》(编号：00—12003—20)编写，其他文件按照一般公文行文要求拟制。

附件：

1、办事处上行文头模版

2、办事处下行文头模版

3、办事处平行文头模版

4、办事处部室文头模版

第五篇：会议纪要行文规范

相对于属事务文书，一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档的会议记录，会议纪要只记要点，是法定行政公文，通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。

会议纪要是在会议记录的基础上，对会议的主要内容及议定的事项，经过摘要整理的、需要贯彻执行或公布于报刊的具有纪实性和指导性的文件。 会议纪要由标题、日期、正文三部分组成。

(1)标题

由会议名称和文种组成。如《全国高校大学语文教学研讨会纪要》。

(2)文件日期

成文日期通常写在标题之下，位置居中，并用括号括起。也可在文末右下角标明日期。

(3)正文

正文可写三部分，也可只写前两部分。

①在开头部分应扼要地叙述会议概况。如会议的名称、目的、时间、地点、人员、议程及主要收获等。

②主体部分主要写会议研究的问题、讨论中的意见、作出的决定、提出的任务要求等。

一般有三种写法：

一是概述法。即把会议上的发言内容、讨论情况总结到一起，概述出来。这种写法适用于小型会议。

二是发言记录式写法。按照会上发言顺序，摘录每个人发言的主要内容。此写法主要用于座谈会纪要。

三是归纳法。就是把会议中研究、讨论的内容归纳成几个问题来写。适用于规模较大、内容复杂的会议。写作时，可根据表达内容的需要，分条列项写或拟小标题分部分、分层次写。

总之，无论是哪种写法，都要围绕会议中心和目的选材、剪裁，突出重点。 ③结尾的内容通常是提出希望、号召，要求有关单位认真贯彻会议精神。也可以在写完主体部分后即全文结尾。

特点

1.内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。

2.表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，切忌记流水帐。

3.称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性的表现。