今天小编为大家精心挑选了关于《电子文件论文范文(精选3篇)》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。摘要：本文从7个方面论述了电子文件的特点：计算机与网络系统的规定性;多种信息媒体的集成互动性;逻辑上的自由组合性;光磁载体的高密度性：信息的非人工直接识读性;物理空间中的自由移动性;信息的可操作性。关键词：电子文件特点作为一种虚拟文档，电子文件产生的时间还很短，还处于发育、发展过程中，相当于一个人的少年阶段。
第一篇：电子文件论文范文
电子文件与纸质文件管理的共存与互动
摘 要：电子文件和纸质文件管理的共存状态有双套制和双轨制两种类型，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能有所不同。电子文件的管理推动了纸质文件管理的改革，如文档一体化和实体管理的简化;纸质文件管理的经验和信息技术促成了电子文件管理的完善。电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，趋向是纸质文件管理功能的弱化和电子文件管理功能的强化。
关键词：电子文件 纸质文件 双轨制 前端控制
之所以说电子文件的产生是人类记录史上的一次革命，是因为它与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻，更广泛，更具实质性的含义和意义。历史上每一种新的记录形式产生后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之，但通常没有为同一份文件制作两种对应版本的必要。而电子文件与它的早一代文件---纸质文件的关系却要复杂得多，二者之间的共存、互动与消长构成了信息时代人类记录方式的动态图像。
一、 电子文件与纸质文件的共存状态
从电子文件诞生开始，在相当长的时间里将会与纸质文件共存于世，它们的共存状态及其原因复杂多样，大体上可以归结为以下两类情形：
第一类是先有纸质文件，之后根据存储、利用等方面的需要形成相应的电子版本，这就是纸质文件的数字化过程。纸质文件的数字化通常有两个时间点：一是单位收到外来文件后立即实施数字化，使文件在现行期即有纸质和电子两种版本;二是对已经归档的纸质档案实施数字化，文件到了非现行期才有两种版本。
第二类是在业务活动中用计算机直接生成电子文件，但出于对文件证据要求或长久可读的考虑，又将电子文件转换成纸质文件。这种转换也有两个时间点：一是在计算机系统中完成文件制作，或经由网络(电子邮件系统、电子公文传输系统等)传输的电子文件接收后，以纸质文件形式输出生效，从而使文件在现行期即有两种版本;二是在归档时或归档后为电子文件制作硬拷贝(纸质文件或/和缩微件)，在这种情况下，文件到了半现行或非现行期才有两种版本。
根据上述情况，我们可以把纸质文件与电子文件的共存状态归结为"双套制"和"双轨制"两种类型。
所谓双套制，是指文件归档后二者的共存，亦称为"双套归档"。双套制的实现，可以是对电子文件制作纸质拷贝;也可以是对纸质文件进行数字化。双套归档可使同一份文件的电子版本和纸质版本共同处于存储和可利用状态。
所谓双轨制，是指在文件生成、运转过程中二者的共存，即两种版本文件同步随业务流程运转。实行双轨制的机构在文件(包括收文、发文和内部文件)进入运转程序时就形成电子和纸质两种版本，业务人员要对同样内容的两种文件进行重复或部分重复办理。当然，在办理结束后，双轨制大多导致双套归档。因此可以说，双轨制是比双套制更全面、深入、进步的管理形式，双轨制通常包含了双套制。
无论是双套制还是双轨制，都是以电子文件和纸质文件的相互对应为前提的，其中电子文件的技术属性并无本质差别。但是，两种共存状态下电子文件的社会属性和功能却有所不同。双套制是后端共存，电子文件不是"原生文件"，没有经过运行和处理，没有在现行期发生效力，没有相应的元数据，基本上可以看作是纸质文件的数字化副本，它的"文件"属性和证据力是不完整的，甚至有人认为它算不上"电子文件"。而双轨制是全程共存，电子文件也是"原始文本"，生成时即具有效力，参与相关的事务处理，如果管理完善，可以有全面的元数据，是完整意义上的电子文件。
二、 电子文件与纸质文件管理的互动
在电子文件与纸质文件的共存状态下，必然要对这两种文件分别加以管理，这就形成了两种管理系统的共存。共生于一个机构中的两个文件管理系统不断磨合着相互之间的关系，它们既各自独立，各自发展，又互相依存，互相影响，随时调整着各自的角色与特点，承担着共同的和各自分担的责任。在这种关系中最富于积极意义的是二者之间的互相影响，两个管理系统都在这种影响之下改造自身功能，提高自身效率。
(一) 电子文件管理推动纸质文件管理改革
自从在文件和档案领域实行计算机辅助管理以来，纸质文件管理的方法就开始发生变化，电子文件的管理对纸质文件管理的影响更大、更深，从而引发的变化也更多、更明显。其中实行双轨制比起实行双套制机构变化的程度又有进展。尽管各机构的具体情况不尽相同，但还是有许多共同的表现。这种变化主要反映在以下两个方面：
一是推动了文档一体化的实质性进程。档案管理提前介入文件运动的思想早已有之，但由于体制、制度等方面的原因，文档一体化的程度一直不高，仅限于一些局部措施。电子文件管理对前端控制的要求是实质性、甚至是强制性的，理想的解决方案是由一个系统统管全程。即使尚未建立统一的电子文件管理系统的机构，也在现有系统中强化了前端控制，将文件阶段、档案阶段的管理任务统筹安排，将可能在文件生成初期完成的工作尽量提前。由电子文件推动的这种一体化很快带动了纸质文件，在文件-档案全程范围内进行的流程变革使文档一体化进入了新阶段。
纸质文件的归档提前是一个具有关键意义的变革。目前开展电子文件管理，特别是实行双轨运行的单位大多实行办理完毕实时归档。由于电子文件归档后不影响文件形成部门的使用，其他部门也可以直接在网上调用，无须到办文部门来查阅，所以，文件形成部门没有必要把相应的纸质文件留在办公室里，转而采取随办随归档的做法。这样一来，纸质文件和电子文件的归档几乎是同步进行的。纸质文件的随时归档不仅减轻了机构内各部门保管文件的压力，也减少了个人存放文件保管不善等问题，提高了归档齐全率。
提前归档使档案部门控制机构文件信息资源的起点明显前移。由于文件在办文部门几乎没有停留，归档之时不少文件还与现行事务具有密切的关联，机构内部的查阅还比较频繁。因此，业务部门需要更多地与档案部门打交道，档案部门需要更清楚地了解文件的现行价值以及运转过程。这就使得档案部门的介入时机超前于归档，自然而然向文件生命周期的起点延伸。
与归档提前同时发生的还有鉴定、著录等工作的提前。按道理，同一份文件的电子版本和纸质版本应该具有相同的保管期限，对共同需要的著录项也应该形成相同的著录内容，因此，有些机构开始探索两套文件鉴定和著录等工作的并轨，并必然选择向电子文件靠拢。这就导致了鉴定和著录等工作的提前以及自动化程度的提高。①在文件生成时进行的鉴定和著录会有不确定、不完整等问题，需要随文件的流转而补充和确认，从而使这些工作从一次完成变成了分段完成。为了保证分段实施中的顺畅衔接，必须以文件-档案全程为一体进行管理。
二是档案实体管理的简化，尤其表现在整理方面。过去对纸质文件整理需要通过实体系统固定文件之间的有机联系，建立档案实体的科学秩序，并支持档案检索的有效实现。电子文件管理之所以导致纸质档案实体整理的简化，一方面是因为快速度、多途径的全文检索功能，以及随时随处的网上利用，多用户同时利用的便利让用户更加乐于利用电子文件;另一方面，电子文件管理可以根据需要建立文件之间的多维联系，只要在检索软件中标明纸质文件(档案)的存放位置，便可以非常方便地查找到对应的纸质文件。这样一来，对纸质档案实体秩序的要求就降低了，只要排列有序，位置明确，就可以借助电子文件检索功能实现纸质档案的快捷查询。立卷的简化带动了相关工作的简化，如排架方法、档案统计、手工检索工具编制等，档案部门可以从繁重的整理业务中解脱出来，更多地关注档案信息资源的建设、开发与服务。
(二) 纸质文件管理促进电子文件管理的完善
与纸质文件管理相比，人类管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多不同之处，但毕竟都是社会活动的记录，其管理目标基本一致，在管理内容和方法上也应该有很多共通之处。电子文件管理面临的最大挑战是如何建立公众的信任，到目前为止，突破的思路主要集中在两条路线上：技术和管理。技术措施自不必说，加强管理的一些思路是从纸质文件管理的经验中汲取而来的。
来源原则是电子文件管理从纸质档案管理中获取的最有价值的生命之核。在计算机进入档案管理之初，一些技术专家和业内人士曾认为计算机高速运算所构成的强大逻辑力量可以取代来源的作用，但经过一段时间理论与实践的互动，各国档案工作者再次就来源原则的重要地位达成共识。大家认识到，对于电子文件而言，来源原则仍然可以奉为圭皋，区别仅仅在于从主要指导档案实体单元的组织，转变为指导对电子文件生成背景的理解、揭示和维护，用来源的真实性证实电子文件内容的真实性。
仅从技术而言，对纸质文件的伪造、篡改也并非不可实现。实际上，人们对纸质文件、档案的信任更多是来自对其整个运转、保管过程安全性的默认。这个过程建立在文件形成与保管规律的基础上，经过长期的运行和各种复杂情况的检验而日渐严谨与完善，其中蕴涵的科学性对于电子文件也具有应用或借鉴价值。例如，旨在攻克电子文件长久真实性难题的加拿大哥伦比亚大学UBC项目和InterPARES国际合作项目均采用了"古文书学"的方法，对文件的构成要素进行分析、解读和评价，并通过记录和管理其中有意义的要素来确认电子文件的真实性。这种方法是从传统档案鉴定和管理中得到的启示，项目主持人杜兰蒂教授认为这是"古文书学：老树开新花"。②此外，电子文件的许多管理方法，如价值鉴定、著录标引、信息编研与开发等都从纸质文件、档案的管理中继承了有益的经验。
可见，电子文件与纸质文件管理的共存并不是消极、被动的，二者在互相学习、互相借鉴中互为条件、互补长短。在这些相互影响和作用中，各自经历着改造与被改造，同化与被同化以及调整定位的过程，两种管理方法在合理叠加、混合、功能替代中动态确定着共存状态和形式，并逐渐融合为一套综合管理机构各类载体文件的管理方法和管理系统。
可以预计，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，因为从总体来说，功能的完全替代很难，也并非必须，"无纸化"必然经历一个漫长的渐进过程。只要电子文件的安全性没有得到完全保证，人们就需要以纸质文件形式生效或将纸质副本作为重要的备份加以保存。例如美国国家档案馆43000多份电子邮件因管理不善而丢失后，首先采取的防范措施就是将重要邮件打印出来形成硬拷贝。③只要还有人使用纸和笔，就会有以纸介质形成的社会活动记录，如特定环境(包括书写条件、阅读条件和传递条件等)下的手稿、手书记录、批语、书画作品等几乎不可能消失，这其中不仅有技术问题，还有习惯、文化等诸多因素。
但是，共存的态势将持续地处于变化之中，主要表现在双方的数量、功能方面。大的趋向是纸质文件与电子文件的此消彼长，从以纸质文件为主到基本对称再到以电子文件为主，将会形成方向相反的两条弧形曲线。理由主要有以下两方面：
一是计算机和网络的广泛应用，信息化战略的全面实施，使电子文件越来越多地成为文件生成的最初形态。电子文件流程与信息化平台上业务流程的契合使之成为办公、设计、贸易、交往的必要工具;信息形态的多样性、极强的可操作性和传递的高速便捷，使机构和员工更愿意生成和使用电子文件;电子政务、电子商务的普及使越来越多的文件必须通过网络传递;数字签名、用户认证、信息认证、防范攻击等技术的进步，使人们增强了对电子文件的信心;管理的改善使人们可以方便地检索利用。这些因素都给电子文件的增长和功能提高提供了条件。
二是某些电子文件无法或难以转化为纸质文件，或是因为其信息海量纸张难以承载，如实时勘测的各种数据;或是因为信息形态无法以纸张载入，如声音、三维图像等;或是因为文件的结构复杂，包含动态链接、嵌套关系等，无法记录于平面纸张，如大型数据库、多媒体文件、超文本文件等。随着信息技术的进步和社会信息化进程，这种只能以数字形态生存的文件的种类和数量会越来越多，其复杂程度也日益加深。人们大量创建和使用此类文件主要是需要或喜爱它们的功能，大多数情况下并不顾及它们是否可以制作硬拷贝用以"保真"。
上述两种情况都不可避免地改变电子文件和纸质文件的数量和功能对比。前一种情况还有实行双套制、双轨制的可能，但电子文件将在量的积累中逐步引发质变，占据主导地位;后一种情况中的电子文件已不可能有纸质文件相伴，必须寻找一条能够独立生存、独立承担社会责任并证明自己的道路。
受电子文件和纸质文件不均衡发展的影响，两种文件管理的互动也是不对等的。纸质文件管理在电子文件管理的影响下逐渐"瘦身"，而电子文件管理则在纸质文件管理经验和信息技术的支持下日渐丰满。文件本身的变化是一种不可抗拒的客观存在，文件管理的变化则是文件、档案工作者的主动应对。这是历史上文件管理最为复杂的时期，两种文件的共存和互动给我们带来无数的难题、挑战和机遇。对于职业文件、档案管理人来说，全面、科学的文件管理战略比任何时候都显得重要：一方面，因势利导，以积极的文件管理政策进军电子文件管理领域，从管理制度、方法、技术层面帮助电子文件建立威信，以至于建立法律地位;另一方面，稳扎稳打，坚守"社会记忆保护者"的职责，在没有充分把握保障电子文件长久真实性时，不轻言放弃纸质文件阵地，充分、有效、巧妙地利用两种文件的特点实现管理优势互补，有利于我们在文件、档案管理的重大变革时期最大限度地把握主动。□
注释：
①参见刘越男，电子文件管理流程的变化及其引发的思考，《中国档案》2002(7)
②焦红艳，试论哥伦比亚大学电子文件研究项目所体现的哲学方法论，《浙江档案》2002(5)
③王健、张宁，敲响电子文件管理的警钟，《档案学通讯》1998(4)
作者：冯惠玲
第二篇：电子文件特点新论
摘要：本文从7个方面论述了电子文件的特点：计算机与网络系统的规定性;多种信息媒体的集成互动性;逻辑上的自由组合性;光磁载体的高密度性：信息的非人工直接识读性;物理空间中的自由移动性;信息的可操作性。
关键词：电子文件 特点
作为一种虚拟文档，电子文件产生的时间还很短，还处于发育、发展过程中，相当于一个人的少年阶段。因此，对其特点的研究还有待于进一步发展和深化。
1 电子文件整体存在方式与宏观管理方式特点——计算机与网络系统的规定性
1.1 计算机及网络系统对电子文件的宏观规定性。在宏观上，整体的计算机及网络系统对电子文件具有规定性。首先，计算机及网络系统对现实中电子文件的存在本身具有规定性。电子文件是在计算机及网络环境中生成与管理的，它不能不受这个大环境的影响。可以说，这是电子文件特点之特点，因为电子文件区别于传统文件的特点都是由这一特点所决定的。其次。电子文件与计算机及网络技术之间具有母子关系，计算机软硬件技术及其通讯、网络等相关技术的发展都会对电子文件的生成、保存和利用方式产生直接的影响。因此，我们描述电子文件的特点时，不能不与计算机技术紧密相连;我们也不能不注意到，未来的计算机新技术的发展会对电子文件的特点变化产生发展性影响。
1.2 微观计算机及网络系统(主要是电子文件管理软件系统)对电子文件的规定性。微观计算机及网络系统(电子文件管理软件系统)对电子文件具有具体的直接规定性。这种规定性包括文件的形成、运行、归档、保管、利用、统计等所有环节。电子文件的管理者一方面是这种规定性的制造者(也许不是全部的电子文件管理者)，他要提出电子文件管理软件系统的功能需求，以便技术人员以软件的方式实现它;电子文件的管理者另一方面是这种规定性的服从者(电子文件管理软件系统的使用者)，他们在管理电子文件时不得不服从于自己制造的这种规定性。而且，这种规定性被计算机机械地执行着，远比可以在执行中被灵活处理的传统档案管理原则与方法等的规定性来得严格。
1.3 规定性的另一面——电子文件对计算机系统的依赖性。电子文件的管理需要依赖于计算机系统，包括计算机硬件系统、操作软件系统和其他软件才具有生命力和发挥作用。这里所说的“依赖”有两个方面的含义：
首先，从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现。离开了计算机系统，人既无法识读，更无法对电子文件施加任何影响，管理活动便无从谈起。长久以来，人工管理是文件、档案管理的基本方式。对于已往静止实体状态的文件、档案，管理人员可以靠自己的眼睛和手来进行分类、排架、调阅等管理性的工作，人对文件、档案的驾驭和管理是直接的，是人自己直接完成对文件、档案的管理工作。而对于电子文件，人的能力就相形见绌了，没有计算机就无法对之实施有效的管理。
系统依赖性的另一个含义是，不兼容的计算机系统(主要是应用软件)生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难。也就是说，不同类型的系统可能对文件产生排斥作用。“大多数文件所包含的信息仅对生成它的软件来说是意义明确的”，“如果没有这个程序(或相当的软件)，这个文件只不过是被它自身的编码所隐匿的人质”。当生成一份文件的软件、运行该软件的操作系统和硬件更新换代已与原有系统不兼容时，我们需要保存老系统，或者适应新系统做一系列的转换工作，才能确保该份文件的可读性和可管理性。
2 电子文件组成特点——多种信息媒体的集成互动性
美国的特鲁迪·H·彼得逊先生说：电子文件的“奇特挑战是，所有以前熟悉的文件形式——文字、照片、声像——都可以用机读形式储存”。运用多媒体技术可以把各种形式的信息，包括图文信息、音频信号、视频与动画图像等加以有机的立体组合，使电子文件声像并茂，真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会生活的记忆和再现功能。可以说，电子文件是一种全方位的记忆和再现，实现了文件功能的革命性变化。
多媒体即是本质上互动的媒体。与其他声像文件最大的不同是，用户可以与计算机上的“多媒体文件”发生互动。他可选择不同的输出方式和输出角度，可以在“阅读”过程中调阅其他的相关信息，在允许的情况下还可以对文件进行修改。总之，用户有了更大的参与性和选择性。“多媒体领域真正的前进方向，是能随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介。”对输出媒体的可选择性，使用户获得了从各种途径中获得文件信息的可能性。这无疑使电子文件在表现功能和输出功能两个方面实现了巨大的飞跃。
还需指出的是，电子文件的这种“多种信息媒体的集成互动性”，还指电子文件存在的系统环境。即使是单一格式的简单电子文件，虽然它本身不是多媒体文件，但它处于多媒体的系统环境中，所以，它也具有多媒体的互动功能。
3 电子文件分类与检索方式特点——逻辑上的自由组合性
由于传统时空的影响，传统档案管理的分类系统具有唯一性、固定性，人们无法在传统库房中随意组合档案文件;同样，在传统方式中，档案检索也受到了极大的限制，我们在档案馆中通常只使用一种检索工具。检索方式的多样化对传统时代来说，多数时候是一种理想，使其成为现实则有很大的困难。
电子文件的虚拟属性则为电子文件管理的分类系统与检索系统多样性的便利实现提供了现实性。电子文件在其物理位置不变的情况下，可以通过逻辑方式(虚拟方式)。实现在某一保管单位或某一保管空间内(无论是一个文件夹还是一个软盘、硬盘或光盘)的自由组合。因此，我们看到的事实是：在计算机中。我们对电子文件可以进行任何方式的分类与检索，特别是电子文件的检索，“只要你想到的，计算机就可以做到”(计算机工程师语)。通过电子文件管理系统，我们可以得到任何我们需要的文件检索方式，实现在计算机系统中的检索方式的多样化设计与使用。
4 电子文件信息存储特点——光磁载体的高密度性
电子文件的存储密度大大高于以往各种信息存储介质。而且。随着计算机技术的不断进步。电子介质的存储密度还在以难以想象的高速度继续加大。1983年IBM公司(国际商业机器公司)推出了内部装有10MB(兆字节)信息硬盘的个人计算机。平均每兆的价格约合300美元，1995年个人计算机的容量已达到1.2GB(千兆字节)，价格却降低到约合每兆21美分;1999年，个人计算机的硬盘容量已达到12GB(千兆字节)以上。从1983年到1995年，12年间硬盘容量增加了120倍，每兆的价格却将仅为原来的千分之七。目前微型计算机使用内置式硬磁盘以及软盘、光盘的存储容量都在以很快的速度增长。一张普通的只读光盘可存储3.4亿文字，而一张高密度只读光盘
存储量更为巨大。把一个档案馆的全部档案、把一个机关的全部文件放在一张光盘里，已不再是神话。
信息压缩技术可以使人更加经济地存储和传输电子文件，这在电子信息多到泛滥程度的时代是非常有好处的，不仅可以节省信息存在所需要的空间，同时可以加快流动速度，节省使用者时间。1995年，人类已经可以把每秒4500万比特的数字影像信息压缩到每秒120万比特。只相当于原有比特的2.6%左右。而今天的压缩技术比1995年又不知道高明了多少倍。这种压缩是一种可逆过程，在解压之后，信号可以完全恢复成原样。
5 电子文件阅读方式特点——信息的非人工直接识读性
5.1 信息传递与利用过程中主客体及主体之间关系发展的三个阶段。文件和人的关系非常密切，文件由人的需要而产生，人要写文件、读文件、用文件。人类或许未曾预料到，现代技术造就的电子文件在给人类带来极大方便的同时，也使人与文件信息的关系也发生了某种物理上的“疏远”——虽然这种疏远意味着内在本质的亲近与进步。
很久以来，人们都在追求和探索发明新的信息工具，使人类更好地保存和使用信息。但正是新信息工具的发明，制造了信息传递与利用过程中主客体(人与信息)及主体之间(人与人)内在亲近关系的同时，也促使其表面的外在的物理关系产生了一步步的疏离。即：在信息传递与利用过程中主客体及主体之间关系，呈现出一种物理空间关系的一步步疏离与逻辑空间关系的日趋亲近。
电子文件第一次使用了人工不可以直接识读的记录符号——数字式代码，将输入计算机的任何种类的信息都转换成二进制代码。即只用若干个0和1来表示。每一个0和1叫做一个比特，需要记录的信息用一长串比特存贮于存储器内，即使是前后相连、具有逻辑关系的数据，在计算机存储介质上的位置有时并不相连，而且会时常发生变化。对于这种经过复杂编码的“比特”人工是无法直接了解它的含义，只有通过计算机特定的程序解码，使之还原为输入前的状态，人才能识读它。即：人必须通过工具的工具才能够使用信息。
5.2 科学地客观地认识“非人工直接识读性”。对于电子文件的非人工直接识读性，我们不要人为地夸大其负面意义，而要以一种积极的态度认识其正面意义。数字编码也是一种书写符号，计算机存贮介质也是一种信息载体，它与已往文件书写和阅读方式的不同是借助于计算机。正如杰夫·罗森伯格所说：“一份数字文件的读者是程序”。
电子文件的非人工直接识读性，使它们产生了一种神秘感。对这种神秘感的夸张使人们产生了一种莫名的恐惧，使人们对使用这种文件的安全性、可靠性产生了种种怀疑。其实。这种超乎寻常的恐惧和怀疑是不必要的(正常程度上的对文件安全性、可靠性的担忧对文书、档案工作者来说是必要的。有助于他在工作中保持严肃认真的态度)。它是计算机时代初期的产物，随着人们对计算机技术的了解和计算机技术本身的不断发展，这种超乎寻常的神秘感和恐惧感会自然消失。
当前，这种神秘感和恐惧感对开展电子文件管理工作具有很大的阻碍作用。在这种神秘感和恐惧感的驱使下。人们不敢直接地使用电子文件，也不敢以电子文件的形式储存信息。实际上。就简单地保存和使用电子文件来说。在技术上已不存在太大问题。问题主要存在于思想认识上和一些标准、规范的制定上。
6 电子文件信息传递方式特点——物理空间中的自由移动性
尽管在长久的文献记录发展史中，人类表达思想的信息符号和制作文献用的载体几经变化、丰富多样，但所有的文献都是由特定的信息与特定的载体共同组成的，这在电子文件出现之前是一个天经地义的事情。信息和载体离开了其中任何一个方面，文献就不成其为文献，载体和内容本身成为一个事物的不可分割的两个方面。
在电子文件时代，计算机特别是网络使文件信息的移动获得了自由。这种电子文件信息的自由移动。包含以下两个方面的含义：第一。文件在同一载体空间内的自由逻辑组合。传统文件在空间内的位置是既定的。它们只能按照一种逻辑方式(分类的或者是流水的)组合到一起。这种空间位置的既定性大大影响了管理方法的多样化。而电子文件在同一载体空间内可以自由地进行逻辑组合，使管理方式(特别是检索方式)实现了多样化。第二。文件在不同载体间的自由迁移。在传统时代。文件与载体之间是一一对应的，文件信息必须“从一而终”。我们首先应该认识到：文件的信息和载有体之间“从一而终”的关系是一种不合理的低级状态相互关系：而文件的信息和载有体之间“婚姻自由”的关系才是一种正常的合理的较高级状态的相互关系。
7 电子文件形成与利用特点——信息的可操作性
这里所说的可操作性，主要是指电子文件在制作和利用两个过程中，都表现出方便更改与粘贴等编辑功能。
7.1 文件制作过程中“随心所欲”的信息操作。它包括：在我们制作电子文件的过程中。可以得心应手地使用所需要的存在于不同地方的数据;修改也变得非常容易，随着思路的调整可以轻易把文章中的内容转移到其他章节中去。文件却完好无损;根据需要可以在文件的任何地方加上表格和图形。甚至把文件制作成活动图像和声音：我们可以要求系统在适当的时候自动删除或更新某些数据，使之总是保持在我们所希望的状态中。
正如托夫勒所言：“这种情势所释放出来的新的文化能量”。它“开拓了可能的极限”。在设计过程中形成数字三维模型可以使设计人员看到其中的任何一个剖面及其有关的参数，并用在纸张上无法进行的方式对设计中的任何部分加以修改：可以使不同的设计人员同时在同一张“图纸”上工作，并且互相知道修改的内容：根据最终设计形成的仿真模型可用于各种实验和操作人员的模拟训练。在制作过程中，电子文件可以根据制作人员、设计人员的需要变换着“形象”。为使用者做更多的事情，从而节省许多其他劳动。当然，需要它“定型”时，它也可以“定格”于某种状态。
随着信息通道的延伸，网络的发展。同步信息共享技术可以使身在异地的人员共同制作一份文件。合作者可以通过电子邮件系统或局域网共同撰写或修改一项意向书或合同等，参加网络会议的人可以在个人电脑前互相讨论问题并形成“会议决议”。计算机的屏幕会即时把每个人的操作显示出来。
7.2 文件利用过程中“随心所欲”的信息操作。电子文件使我们在文件利用的过程中逐渐告别了纸张。随着信息技术的发展。仅仅几十年的时间里，我们就经历了手抄一复印一网络下载等信息利用的不同阶段。办公自动化的实质是信息利用的自动化。过去的手抄变成了现在的下载，过去的复印机复印变成了计算机里的无纸复制等。并且。我们还可以利用获得的电子文件信息去十分方便地制作新的文件。
7.3 不得不进行的批判——“电子文件的可(易)更改性”。在许多书籍和文章中，人们曾经写道：“电子文件具有可更改性”，进而对电子文件的原始性产生怀疑，动摇了电子文件存在的逻辑基础。这是真的吗?如果这样。谁还敢使用电子文件呢?当然不会这样，否则电子文件就会失去其存在的前提。
这种结论是人们在电子文件产生初期，对其认识不深人的结果。事实上。在真正的电子文件系统中。文件一旦正式形成(进行了数字签名与盖章)，即可采用逻辑的(软件)或物理的方式使之成为“不可逆的只读方式”。这种文件是不可更改的。我们在利用电子文件时。可以复制、编辑它的信息内容以作他用，但不可以更改它本身。即使是在家庭中，我们使用非正规的办公软件系统制作文件时。也可使用加密等方式使文件不被轻易更改。
作者：丁海斌
第三篇：企业电子文件管理走向研究
摘要：档案界的电子文件管理理论尚停留在“文献学”阶段，以电子文件档案化管理为核心，侧重于对电子文件的真实性、有效性的考据研究，这种理论立足于占有资源的无限性，与企业的成本效益观念格格不入，不适用于企业电子文件的管理实践。本文认为企业应以电子文件优势的发挥管理成本的降低和管理效率的提高为核心，并将其与企业效益的提高紧密结合起来。同时，立足于有限的资源，更多地从企业需求的角度出发，使其与企业的发展要求相吻合。最后，作者设计了企业电子文件管理战略选择模型图，包括内置与外包选择，发挥电子文件真正的优势，实施个性化管理等内容，表达了作者对于企业电子文件管理走向的预期。
关键词：企业电子文件成本效益 管理走向
1、以往电子文件的管理研究是以占有资源的无限性为前提的。它并不做成本效益评估，或者很少虑及投出产出问题，而成本效益却是企业的立身之本，是企业赖以生存的根基。譬如。为解决电子文件的长期可读问题，有人提出保存电子文件相关环境，把电子文件及相关的软、硬件环境一并保存。若此，则需培训专门的技术人员。同时。如果保存下来的过时的硬件系统出现了故障。还得考虑保存更多的软硬件备份。依照现在计算机软硬件更新的速度，恐怕没有一个企业愿意经受这样的折腾。更经受不起这样的折腾。所以。企业电子文件沿着以上思路进行管理是行不通的。那么，企业电子文件的管理应该走向何方呢?答案很简单，与企业同呼吸、共命运，以企业效益的提高为旨归。以企业电子文件管理成本降低和管理效率的提高为核心，立足于有限的资源，更多的从企业需求的角度出发，才不会招致“我本将心向明月。奈何明月照沟渠”的尴尬。
追求经济效益的最大化是企业最显性的特征，企业电子文件管理的内部驱动力是企业对效益的追求，企业的决策者注重实效性。不可能空为形式不计投入，他们要看到实实在在的效果和价值，同时还要比较成本投入。计划经济体制下企业文件档案工作效益观念不强。强调设立专门的管理机构，要求按数量定编专职人员。现代企业尤其是民企十分强调经济效益，企业文件的管理关键是看能否与现代企业制度相适应。以管理模式为例。主要看文件管理层次是否与企业规模形态相适应、管理手段是否与企业技术形态相适应、信息资源建设是否与企业需求相适应、管理观念是否与企业竞争相适应等。信息革命的到来并不意味着所有工作的电子化，也不意味着所有文件都必须以数字化形式保存和利用。以设计工作为例，当重复利用原有图纸时，将这些图纸扫描进计算机再矢量化的成本远比直接套用大。
然而，笔者通过实践调查发现，国企的电子文件管理还萦绕着浓重的行政干预味道。盲目靠近而缺乏最根本的效益观念。在很大程度上。电子文件管理系统被迫捧成了一项面子工程，被当成时髦在追求：或被标榜为“企业信息化的标志或窗口”，或被装点成企业文化的“门面”。但是。其效益评估往往表象化，只要企业老总不亲历系统。其管理永远就停滞在当初的水平。相反，很少可以看到真正有个性(或称针对性)并发挥效益的管理系统。同时，软件厂商不讲良心，以五六块钱的成本，打着技术合法的旗帜，唯利是图地追求技术革新，不断诱导国企采用最新的技术。而丧失灵魂(效益)的国企与之里应外合，以便在合作的过程中瓜分一点资源，使得档案这个行当染上一层铜臭。相反，一些正在成长壮大的民企，由于实际的困难，却没有得到相应的职业关怀。当然，随着社会主义市场经济不断地成熟和完善，在市场中摸爬滚打，国企学会计算成本效益只是时间的问题。
而民企作为自主经营、自负盈亏、自我约束、自我发展的法人实体和市场竞争主体，它的一切管理活动的开展都必须以增效为目的，以盈利为原则，这样就很容易走向另一个极端：认为电子文件管理是纯粹的赔本买卖，是一种负担，有意识地弱化甚至漠视电子文件管理工作，吝于在信息资源管理系统上有所投入，观望徘徊于企业信息化门口之外，而无视电子文件不可替代的传输和传播价值：与传统纸质文件相比，电子文件具有操作方便、传递快捷、占用物理空间小、存储信息量大、表现形式多样、应用能力强、检索迅速、查找方便、便于远程传递和信息共享、工作效率的提高等等诸多优点。其共享性、复用性、交互性、多样性等是传统手工管理所无法比拟的。显然，排斥这样一个高效的管理工具是极不明智的。
2、只要把上文列举的电子文件诸多的优点同档案的性质和特点细细比较，我们就可以发现电子文件更像是一个与档案无太大关联的事物。从根本上讲，作为一种管理方式，电子文件所追求的是管理效率的提高和管理目标的实现。虽然电子文件也有保存的功能，但相对于传输、传递和效率而言，不过是一种连带功能。这种由现代技术所伴生的管理方式，与传统的管理手段相比，其真正的优势可能在于“传递——传输”而不是存储。其生命力和价值在于运动、传输和传递以提高管理效率。因此，我们真的没-有必要非得把电子文件档案化了才甘心，那样可能会使电子文件的可爱之处尽皆丧失。其成本也是企业的“不能承受之重”(前文已有分析)。笔者坚信企业电子文件管理不应当也不可能因袭旧有的档案管理的思路和方法，而应该根据企业的需求进行管理，甚至应该遵循“因企制宜”的管理原则，与企业的发展要求相吻合或同步，以实现高效管理为直接目标。笔者对于企业电子文件管理走向的预期，可以从以下几个层面阐释之：
首先，为了实现企业对利润最大化目标的追求。企业无疑可以采取多种策略，仅从电子文件管理的角度来看，企业无疑可以有内置或外包两种选择，企业完全可以根据自身的实际情况和需要作出决策。集中资源强化核心竞争力已成为现代企业面对激烈竞争必须作出的反应，文档管理此类工作可以由企业自己承担，当然也可以“外包”出去。这种社会分工的细化，可以降低管理成本，提高管理水平和管理效益，使企业从低附加值的日常事务性文档管理中解放出来。把时间、精力和资源集中起来致力于具有高附加值的战略环节。这是企业资源整合、提高核心竞争力、追求最大效益的必然趋势。管理大师彼德·德鲁克就曾预言：“在10-15年之内，任何企业中仅作后台支持而不创造营业额的工作都应该外包出去，任何不提供向高级发展的机会的活动、业务也应该采用外包的形式。”
其次，如果选择内置。那么企业就应该充分利用电子文件的优点。根据企业的实际实施个性化管理。这里有两层涵义：其一。档案是人类为了克服大脑记忆局限并作为诚信的控制依据和契约关系的载体而诞生的。是人类对于信用控制所选择的理想模型。是人类对凭证信息的合目的控制的一种方式，人们的初衷在于借助它的结构形式所赋予的“作为控制方式的社会工具价值”的功能。显然，电子文件还没有资格承担这项职能。譬如。假设台湾马上回归，两岸发表的统一宣言及其相关文件绝对不会只是以电
子版的形式保存在宣称已经可以保证电子文件真实性、完整性和长期可读性的电子文件管理系统中，相反，会有宣纸版甚至是金石版保存下来。所以。在文件介质转换时期，纸质文件以其成本低、风险低、稳定可控优点可以主要执行控制功能，而电子文件以其传播迅速便捷、在线方式灵活的强大传递功能主要强调的是效率效果。从而使管理变得更加快捷。企业电子文件管理系统与信息管理和信息价值的发挥更为密切。可能更多地与动态、运用联系在一起，而不是一个备存的系统。故而。将两者结合起来。扬长避短，才能最大限度地为企业效益的提高服务。
其二。双套制确实起到了双保险的作用。但是它同时也引发了很多问题：日益紧张的库房压力并未因新型载体的出现而得到缓解，纸质文件与电子文件两套并行增加了档案工作人员的劳动量，处心积虑地为两者建立对应关系，在无形中耗费了资源，使得档案人员很难挤出时间去主动开发利用档案信息资源。这就要求企业根据自身的需要对双套制进行优化。对本企业电子文件实施个性化的管理：建立企业文件分级、分层、分类管理体系，使双套制与档案保管期限结合而变得合理而简便。对于那些凭证价值不大的文件，已实现计算机辅助生产的CAD文件等可以实行“无纸收藏”，对于需要重点保存的电子文件。方可将其固化。载体转移而制成硬拷贝归档。而那些企业不再使用的、没有凭证价值却有历史文化价值的文档，企业不可能投入过多的资金去保护，可以先外包出去以降低保管成本。但其长久保存问题则需要政府、社会和企业共同努力去解决。如果企业习惯了政府机关在电子文件管理中“有文必档”“档必双套”“销而不毁”等不计成本效益的管理思路。那么，其电子文件管理距“六无状态”一定不会太远了。
再次，如果双套并行的管理策略依然效益不高的话，那么企业管理决策者就可以考虑管理职能的整合了。电子文件工作一般都是多方协作进行的。其基本特点是需要多个部门的密切配合——主管领导、计算机技术部门、科技部门以及档案部门等。协作式的管理。导致了工作任务分散化，使得每一个形成、处理、存储和利用电子文件的人员或部门都有管理电子文件的职责。在效益较低的情况下，对文件工作流程、职责进行调整和再设计，文档工作可以延续下去，但是可以考虑将其与科研、生产、办公管理、图情管理等活动进行整合。以优化结构。提高效益。
最后，企业管理者不应该忘记有两个因素对企业电子文件的高效管理发挥着重要的作用：电子文件管理的现实功能测度和电子文件利用反馈、监督、控制机制的建立与完善。电子文件管理的现实功能测度是企业成本效益评估的关键，是做出正确的电子文件管理战略选择的前提和基础。尽管企业开始注意到电子文件管理的成本效益问题，但是由于缺乏对电子文件管理功能的定量测度，所以许多企业的投入还处于相当混沌、盲目的状态。同时，不论企业将电子文件的管理内置还是外包，都需要建立与完善其利用的反馈、监督、控制机制，否则。高效管理的目标最终只能是镜花水月而已。
作者：朱丹彤