一、中小学档案管理的现状
(一) 思想上重视不够
学校档案管理工作本身是一项默默无闻的工作。它不像教育教学工作那样容易引人关注, 也不太容易取得佳绩。长期以来, 有不少领导包括部分教师对学校档案管理工作的认识出现了偏差。“重教学、轻档案”“重保存、轻利用”的意识还在一定程度上存在, 从而导致学校档案管理工作一直处于被动应付的境地, 在学校各项活动中难以发挥应有的作用。
(二) 没有专职的档案管理者, 档案管理工作堪忧
很多中小学没有设定专职档案管理岗位, 学校的档案管理者大多是教师兼职或是临时配备的。这些人员大多没有经过档案知识技能等专业培训, 认识不到学校档案工作的重要性, 对档案资料的收集、整理、归档、装订等工作不够熟悉, 责任心不强, 对档案工作精力投入不足。平时工作中只是将相关资料放进档案袋, 不会及时整理归档, 该建立的档案也不能及时建立, 导致档案流失现象时有发生。这样就会造成学校档案的整理、分类缺乏系统性和关联性, 严重制约学校档案管理工作的发展。
(三) 档案资料收全率低下
中小学的档案资料涉及面颇广, 包括学校的日常管理、教研活动、教研成果等等。假如档案资料收集不完整、不系统、不规范, 就很难保证学校在管理方面的顺利进行。在学校档案资料收集的过程中往往会遇到如下问题: (1) 部分一线老师对教学档案的归档持抵触态度, 认为教案, 自编讲义、练习等资料是自己在教育教学中取得的成果, 版权应归属自己, 若经档案部门归档后就会自然而然成为学校财产, 容易抹杀个人的成绩, 并且再利用时借用手续繁琐。 (2) 一些外出学习或者参加研讨会议的人员往往很少主动把会议相关文件交给档案部门归档, 导致会议文件未能及时或完整归档。 (3) 有个别领导对上级下发的文件视为秘密, 根本不会将这些本该存档的文件交到档案部门。 (4) 学校各处室很少会主动把各自的文件材料, 重大活动计划、过程、所取成果, 与兄弟学校交流所形成的资料移交档案部门归档入库保管。凡此种种, 都是造成档案收全率低下的主要原因。
(四) 档案数字化建设步伐缓慢
就目前来看, 不少学校的重点均放在校舍建设或与教育教学教研密切相关的项目上, 对档案管理的基础设施建设投入甚少甚至零投入, 因而导致不少学校的档案管理设施设备相对落后、简陋。有的学校的档案室甚至连电脑都没有。虽然计算机及网络技术在学校其他部门得到广泛运用, 学校管理手段不断翻新, 但是真正运用计算机及网络技术来管理档案的则不多, 大多还停留在手工收集、检索和纸质载体、实物存储的原始阶段, 信息量很小, 对档案的收集、利用和开发作用不是很大。
二、改变学校档案管理现状的几个策略
(一) 强化档案管理意识
档案是学校建设、发展的历史见证, 具有重要的保存参考价值, 是原始性和凭证性的重要依据。学校领导应该高度重视这项工作, 最好把它列入学校工作的议事日程, 建立档案管理领导体制, 通过多种渠道和途径加强对档案法和档案知识的宣传, 让档案意识深入民心。让广大教职工确实认识到档案管理工作是学校管理工作中的一个不可或缺的组成部分, 充分挖掘档案的参考利用潜能, 有效地实现档案的价值。
(二) 强化档案管理队伍建设
档案管理是一项严肃精确的工作, 应该在档案理论的指导下进行。档案管理者除了具备较高的政治素养和良好的工作作风外, 还应具备较强的业务技能。管理者能将相关档案工作的法规和档案专业的基础理论知识娴熟运用到实际工作中, 着力于档案的“收”“管”“用”, 让学校的档案工作跟上办公自动化步伐。所以不仅档案管理者要培训, 而且各处室的档案网络管理人员也可以进行必要的培训, 有条件还可以进行全员培训, 以提高档案来源的质量。学校不仅应将教学档案作为重点进行归档, 还应将在德育、科研等活动中形成的相关档案进行集中统一管理。另外, 同一所学校各处室的办公用纸大小应统一, 以便装档美观。书写用纸左边须留一定的距离, 便于装订。书写用碳素墨水或黑色签字笔, 以防墨迹褪色。如果是打印材料, 最好采用激光打印等等。
(三) 提高档案室藏质量
档案设备设施建设应作为校园基本建设的一项重要内容, 根据学校具体情况设置档案管理办公室、档案借阅室。档案管理者应做到: (1) 做好防火、防盗、防潮、防光、防虫、防高温、防霉、防尘等措施。 (2) 根据不同的利用和需求, 编制一整套档案检索体系。 (3) 严格把好档案质量关, 杜绝档案重复等问题。 (4) 确保档案全宗的完整性。 (5) 对现有室藏进行鉴定, 剔除无保存价值的案卷。 (6) 着力做好档案的编研工作, 把散落在不同全宗, 不同案卷的具有保存价值的信息, 分类编写成系统规范的参考资料。
(四) 及时有机地收集档案资料
档案管理者应该积极主动、及时有机的收集学校宏观方面和微观方面的资料。宏观方面的资料主要有:学校发展史;学校各阶段的现状、特色、规模等。微观方面的资料主要有: (1) 教职工个人情况 (每年由教职工本人填写一次) 、学生情况 (由班主任填写) 。 (2) 教职工的科研论文资料。 (3) 获奖的荣誉资料 (先登记, 再将奖品的照片、证书的复印件等作为资料分类、归档) 。 (4) 学校每学年举行的培训、观摩、学术交流、师生奖惩及各类会议等图片资料 (应按年度的登记保存) 。
(五) 采用纸质电子结合的管理手段
中小学档案室 (馆) 实行数字化档案管理后, 学校的党政管理、教育教学、科研等方面的档案管理就可以灵活采用静态纸质档案和动态电子档案相结合的方法, 尽可能发挥电子档案作用, 避免档案实体提供利用时对档案原件调用——“原件少动、电子多用”。比如学生档案具有很强的严肃性, 当个别学生在查询学籍原件时, 有可能会想到私自改动原始成绩。电子档案就很好的解决了这个问题, 既便于成绩的查询又杜绝了改动的发生, 保护了原始学籍档案的真实性。