1 企业加强应收账款内部控制制度的必要性
不当的应收账款管理会让企业产生非常大的坏账损失, 会让企业产生亏损的现象, 严重的话还有可能会破产, 就拿长虹企业来说, 在中国彩电业排第一位, 创造过年净利润25.9亿元的历史, 但是也有过低谷, 亏损37亿元, 从1998年的囤积彩管开始, 积压了大量的产品, 就产生了巨大的应收账款, 到2004年12月, APEX应收账款为4.675亿美元, 经过专业的估算, 最大能回收1.5亿美元, 虽然长虹公司一直在和APEX进行合作, 在制定信用政策的过程中, 对于坏账风险的考虑是令人费解的, 在APEX公司拖欠许多公司的欠款状况下, 长虹还是一如既往的和该公司签订了大量的订单合同, 这个事件, 在很大程度上反映出了长虹企业在对应收账款的管理上存在着非常大的管理缺陷, 对于内部控制制度没有进行恰当的制定, 该企业也在很大程度上反映出了我国存在的问题, 给大多数企业敲响了警钟, 必须吸收这次的经验教训, 创建恰当的内部控制制度。
2 企业加强应收账款内部控制制度的对策
建立内部企业赊销业务控制制度, 必须要结合企业的具体情况来进行, 除此之外还要对客户的实际状况进行考虑, 不能出现超出自己承受能力的过量赊销问题, 也不能出现盲目赊销的问题, 应做好以下的过程。
2.1 销售环节内部控制
(1) 审查客户是否符合管理层授权标准, 批准客户订购单后, 由销售部门编制一式多联[可以三联]的销售单。
(2) 信用管理部门批准赊销信用, 赊销审批不能由销售部门执行, 应设立专门的信用管理部门履行此职责, 无论批准赊销与否, 该部门主要负责的人员必须要签署意见在销售单上, 之后把签好的该销售单[信用管理部门自留一联]送回销售部门。根据管理层的赊销政策在每个客户已授权信用额度内进行赊销批准。
(3) 仓库必须要依据销售清单来进行发货的工作, 只有合格的销售单才能进行供货[没有销售单不能出库], 并将销售单和实物一起交给发运部门。
(4) 在进行装运货物的过程中必须要依据销售单来进行, 装之前要进行检测验证工作, 确定没有任何的问题之后, 商品和销售单上的列表一样时再进行货物的装运工作。
(5) 在向客户开具账单的过程中必须由销售部门来进行。第一, 销售发票开单之前, 必须要对装运凭证或者是已经批准的销售单进行检查工作。第二, 开具发票时必须要按照实际的情况来进行, 第三, 要对销售发票的计价进行检查, 确保正确的计算。第四核对商品总数。
(6) 财务部门记录销售。第一, 在进行销售的过程中必须要根据销售的发票记录, 不能依据装运凭证或者是销售单来进行。第二, 必须要对之前连续编号的销售发票进行控制工作。第三, 要对销售发票的金额进行检查。第四必须要把销售的职责与其他职责进行明确的划分。第五, 对所有的记录都要进行一个控制工作, 这样可以在很大程度上降低发生未经批准的记录的问题的概率。第六对应收账款总账以及细账进行检查工作, 第七, 要按时的寄送对账单。
(7) 财务部门办理和记录现金、银行存款收入。选用汇款通知书的方式可以让现金及时的存入, 能够在很大程度上对资产保管的控制进行提升。汇款通知书注明客户的姓名、销售发票号码、销售单位开户银行账号以及金额等内容。之后要寄给客户相关的材料, 付款后再寄回销售单位。
(8) 在进行销售退回时必须要得到让须经授权的批准, 在这个过程中还要保证各部门能够进行正常的运转, 对实物流进行恰当的控制, 对会计进行恰当的处理, 必须要对贷项通知单进行严格的控制, 这种通知单的作用是非常大的, 是一种凭证, 可以证明销售退回的商品, 还可以证明因为折让所造成的销货款减少, 格式和发票的格式是一模一样的, 只不过用途不同罢了。
(9) 财务部门必须要对坏账进行注销, 有了确凿证据无法收回贷款, 经过批准之后要做出一系列的会计调整的工作。
(10) 财务部门要做好对坏账进行提取的工作, 该数额必须要满足企业无法收回的销货款。
2.2 客户资信的调查与评价, 建立客户资信档案
(1) 了解企业所属行业性质, 未来发展前景等方向, 所属行业是否属于国家鼓励发展类企业。
(2) 了解企业的成立背景及历史渊源, 比如公司成立时间、所属主管部门, 注册资金、历史沿革、股东或者股份以及公司的上级主管部门。
(3) 了解企业的管理结构, 审批授权及内部控制制度方面是否完善。
(4) 及时获知企业财务状况, 资产负债率及各项经济运营指标, 已判断企业是否有良好的回款条件。
2.3 建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度
(1) 每月度终了, 应该对应收账款的账龄进行分析, 按应收账款的形成时间, 编制应收账款账龄分析表。
(2) 根据企业自身的经营状况及账龄分析表及时催要应收账款, 尽量避免企业坏账的发生。
(3) 对于那些无法催收的账款, 可以把该账款移交司法程序进行, 这样可以在一定程度上减少企业的经济损失。
3 结语
应收账款是企业经营运转的重要环节, 良好的应收账款回款机制的建立有利于形成良好的资金流, 促进企业经济效益的提高。建立完善的应收账款内部控制制度, 通过有效的内部控制制度, 确保资产的安全完整, 对企业的生存与发展将起到积极作用。
摘要：随着现代经济的发展, 企业为了提高竞争力, 增加产品销售量提高利润, 经常会采取赊销等促销手段, 但账款的拖欠会对企业的良性发展产生非常不利的影响, 商业信用的一种便是应收账款, 在企业经营的过程中普遍的存在, 应收账款对于企业来说是非常不利的, 占用了企业的大部分资金, 给企业的财务管理带来了很大风险。
关键词：企业,应收账款,内部控制,制度