随着社会的发展, 如今人们越来越注重对档案的利用, 主要是由于档案记录的信息具有真实性, 可以为国家机构、社会组织等提供重要的参考依据。而且各行各业、各类人群都会形成相应的档案, 其记录的内容还具有广泛性, 几乎所有的地区、所有的单位都有相应的档案室, 记录着历史原始记录, 人们在遇到问题时, 可以通过查看档案, 了解到问题的解决措施。档案管理工作是通过对档案的管理, 让相关人群能够更快更有效的利用档案信息。
一、档案管理工作的重要性
档案所记录的信息非常全面, 管理层及相关工作人员能够通过档案了解到单位的经济效益状况和管理水平问题。档案记录了单位发展中出现的各种信息, 管理层及相关工作人员可以通过查阅档案, 实现对单位未来发展规划的分析。随着时代的进步, 档案管理工作不仅仅只是作为信息的记录载体, 而是应该加强对其的应用。管理层及相关工作人员要想提高经济效益, 提升单位的市场竞争力, 就必须通过档案管理进行资源的整合和战略的规划。
档案管理工作首先具有考察依据的作用, 因为其具有法律效应, 其对历史信息的记录具有真实性、客观性, 人们在使用档案信息时, 更加具有信服力。档案管理能够避免档案被篡改, 因此其是最有效实施凭据。几乎所有的地区或单位都有档案室, 因此其所记录的内容非常广泛, 管理层及相关工作人员在遇到任何事, 都能够从档案中找到相关的解决方法。因此档案管理工作具有非常重要的作用。
二、当前档案管理工作存在的问题
(一) 档案管理人员责任心问题。档案管理工作人员责任心问题主要体现在两个方面, 一个是对档案管理工作不够重视, 其在进行相关工作时, 只注重档案的保存, 而没有注重档案的分类、管理和整理, 致使档案管理较为混乱, 当管理层及相关工作人员需要查阅档案时, 没有办法及时提供相关的档案。另外, 由于部分管理层对档案管理工作的不重视, 致使该岗位的工作人员都不具有完善的档案管理知识, 无法实现对档案的良好管理。
(二) 档案管理工作规范问题。档案管理工作人员在进行档案管理时, 没有根据相关的规范和标准进行立卷和归档, 如归档格式不统一, 另外还极容易出现分类不准、标题草拟不当等问题。另外, 档案管理不规范还表现在工作人员只进行了档案的保存, 而没有进行编目、排架等。
(三) 档案收集问题。档案内容需要全面性, 因此需要所有部门都将相关的档案信息上交, 然而有些部门为了能够方便自身使用档案的便捷性, 而不愿意将档案上交, 致使部分档案信息无法收集成功。如工作人员在出国考察后, 所代为的资料和成果都掌握在工作人员的手中, 而档案室中没有, 从而导致严重的信息资源缺失。
(四) 档案编研和鉴定问题。由于管理层及相关工作人员对档案管理工作的不重视, 致使存在很严重的档案管理问题, 如没有对信息资源进行编研工作。另外, 还没有注重对归档档案材料的鉴定, 材料鉴定工作主要是将过于庞杂的档案内容简单优质化, 从而节约管理精力。然而, 档案管理工作人员档案的管理过于小心, 留下了很多没有用处的档案, 造成空间的占用和管理强度的增加。
三、加强档案管理工作的措施
(一) 注重对档案管理工作人员的培训。首先领导要意识到档案管理的重要性, 能够在人力、物力上给予档案管理工作一定的支持, 从而让档案管理工作人员能够重视档案管理工作。档案管理工作人员需要注重加强对《档案法》的学习和掌握, 从而完善自己档案管理工作的能力。领导还需要通过奖惩措施, 提高工作人员的积极性, 使档案管理工作更加完善。
(二) 注重档案收集工作。只有通过完善的档案收集工作, 才能够确保档案内容的广泛性和重要性。因此, 管理层做好档案收集的宣传工作, 确保相关部门能够及时将部门档案和技术资料上交, 使档案管理工作人员能够将档案和技术资料归档。
(三) 注重档案价值鉴定工作。鉴定工作主要是从庞杂的档案中选取出优质的档案内容, 因此, 档案管理工作人员要具有明确档案价值的能力, 能够通过分析档案的历史价值、全面性等, 考察档案是否具有保存价值。
(四) 注重对现代化技术的利用。随着计算机及网络技术的发展, 在档案管理工作方面越来越先进化。通过计算机技术能够使档案管理工作更加快速有效, 从而有效发挥档案的价值。而且如今计算机越来越普及, 通过计算机技术管理, 能够提高档案管理工作效率。
四、结束语
综上所述, 档案以其真实性、广泛性、丰富性等特点, 受到人们的重视和利用, 而档案管理工作是帮助人们加强对档案利用的重要方式。通过上述分析可知, 档案管理工作需要注重档案的收集、管理的规范、现代技术应用等, 提高档案管理工作的效率, 发挥档案的价值。
摘要：随着时代的进步, 如今人们越来越注重对各种信息资源的利用, 而档案作为记录国家机构、社会组织及个人等各种内容和信息的重要载体, 加强对档案的利用, 能够在如今信息化时代中更进一步发展。档案所记录的信息具有完整性和真实性, 因此, 其自身的价值就非常重大。本文主要分析了档案管理工作的重要性, 阐述了当前档案管理工作存在的问题, 并针对加强档案管理工作的措施进行了研究和探讨, 以期促进档案事业发展。
关键词：档案管理工作,重要性,现代化管理
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