一、地方高校兼职档案员队伍建设现状分析
(一)兼职档案员基本情况分析。
高校兼职档案员覆盖到高校各部门、各二级学院。以湖州师范学院为例,全校设有15个二级学院和32个职能部门,每个学院至少配有2名兼职档案员,分别管理教学类档案和行政党群类档案等。每个职能部门一般配备1名兼职档案员。为加强学校档案工作的组织领导和档案人员队伍建设,确保档案各项工作的顺利进行,学校会在每个聘期下发红头文件落实各部门和下属学院分管档案工作的领导和兼职档案人员。从兼职档案员名单看,兼职档案员以中青年为主,都具有本科及以上学历。从每个聘期公布的兼职档案员名单中可以看出,各职能部门、各二级学院兼职档案员队伍不够稳定,兼职档案员从事档案工作的年限大多比较短,人员流动性大,“老档案”人员较少。
(二)兼职档案员业务素质分析。
从兼职档案员的产生方式看,兼职档案员一般由部门领导依据工作内容确定,通常情况下由办公室秘书兼任。各职能部门、二级学院确定好人选后上报学校档案馆,档案馆起草《关于公布学校各部门档案工作分管领导和兼职档案人员名单的通知》,报校长办公室审核,最后由校长办公室下发红头文件公布学校兼职档案人员名单。自我推荐或是根据专业适合度产生的兼职档案员较少。从学校每期公布的兼职档案员名单看,几乎所有的兼职档案员都不具有档案专业背景,具有档案专业职称的兼职档案员甚少,对高校档案工作制度不甚了解,需要加强档案业务培训。
(三)兼职档案员工作环境分析。
兼职档案员的档案管理工作只是一份兼职的工作,相对兼职档案员手头的其他工作而言,档案管理工作并不是其主要的工作,在领导眼里也是“看不见”的一份工作。因为档案管理工作不像其他的管理工作一样有很强的时间性,完成时间有一定的弹性度。再加上档案管理工作的好坏并不影响各职能部门、二级学院的年度考核结果,因而各兼职档案员所在部门给予的工作支持力度不强。兼职档案员平时有大量的管理工作要及时处理,工作强度和工作压力较大,对于兼职的档案管理工作,大多数兼职档案员工作缺乏积极性和主动性。
二、地方高校兼职档案员队伍建设存在问题及面临的困难
(一)档案意识有待加强。
思想是行动的先导。要做好一项工作,首先要在思想上予以高度重视。地方高校档案工作经过不断地发展,档案意识已经有了较大提高。以湖州师范学院为例,从1999年学校成立综合档案室到2009年撤室建馆,学校陆续出台了各项档案工作管理制度,并形成了“校级领导分管、专兼职档案人员齐抓共管”的档案工作网络。但是学校整体档案意识仍然不高,档案工作仍处于“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的地位,档案工作边缘化。通常情况是学校分管档案工作的领导、档案主管部门、专兼职档案人员有较强的档案意识,而学校其他职能部门、非档案管理人员往往忽视档案工作,催收档案往往一拖再拖,只有要用的时候才会觉得档案工作重要。然而非档案主管部门的领导是否重视档案工作将直接影响兼职档案员的工作。
(二)兼职档案员专业能力有待提高。
地方高校兼职档案员学历都在本科及以上,具有较好的综合素质和较强的学习能力。然而,由于各方面的原因,兼职档案员档案业务素质普遍不高。第一,兼职档案员基本无档案专业背景,对档案管理知之甚少。第二,兼职档案员平时手头有大量的事务需要处理,思想上不重视档案工作。第三,针对兼职档案员的业务知识培训少,学习交流的机会少。
(三)缺乏完备的考核和激励机制,工作积极性不高。
完善的考核和激励机制能够激发人的工作潜能。地方高校对于党政管理各系列人员基本都建立了较完善的考评和激励制度。以湖州师范学院为例,教学管理系列每年都要表彰和奖励一批年度教学管理先进个人,思政系列每年都要评选年度优秀辅导员,保卫处每年要评选年度平安校园建设工作先进个人,等等。一系列的评优评先活动极大地激发了工作热情。然而在兼职档案员队伍建设方面,虽然学校每个聘期都会下发红头文件公布各部门、二级学院分管档案工作的领导名单和兼职档案员名单,责任到人固然很好,但是由于缺乏相应的考评和激励机制,干好干坏一个样,干多干少一个样,兼职档案员工作积极性不高。
三、地方高校兼职档案员队伍建设对策建议
(一)提高部门档案意识。
档案工作是一项服务性的工作,档案要为高校的教学、科研、管理等重点工作服务。因此,在高校各项中作中,档案工作处于边缘地位。通常情况下,只有需要利用档案的时候,才会觉得档案重要,兼职档案员的工作往往被忽视。因此,加强地方高校兼职档案员队伍建设首先就要树立全校的档案意识。从领导到普通老师,都应该清醒地意识到兼职档案员的档案管理工作是学校档案管理工作的源头,基层档案材料来源复杂,零散杂乱,只有经过兼职档案员对材料进行整理鉴定、归档,完成部门立卷工作,散乱的资料才能成为日后可供利用的档案。地方高校档案主管部门要定期走访调研各职能部门、二级学院,提高部门档案意识,提高部门归档积极性和归档效率。
(二)加强兼职档案员的业务培训。
地方高校兼职档案员几乎都不具备档案专业背景,亦无档案专业职称,从事兼职档案员工作之前对档案工作知之甚少,因此,对兼职档案员加强业务培训显得尤为重要。培训可以有层次、多形式地开展,要有针对性。对于新入门的兼职档案员,要开展入门培训,集中讲授立卷归档的相关知识、学校档案工作相关制度等。为达到培训效果,还可以组织新兼职档案员到某个档案立卷归档工作做得好的部门进行实地考察学习。对老兼职档案员则可开展针对性较强的具体业务指导,总结上一年的归档情况,分析存在的问题。兼职档案员分级培训,节省时间又提高效率。从培训形式来说,培训可以由学校档案主管部门的领导、专职档案员或外聘档案专家进行集中讲授,也可去优秀的档案馆进行实地考察,借鉴他人的好方法,还应该鼓励兼职员参加与其档案工作有关的各类校外培训。通过各种形式的培训,不断提高档案业务能力。
(三)完善制度,健全绩效管理和考核机制。
完善的绩效管理和考核机制有利于调动兼职档案员的工作积极性。由于兼职档案员身份及工作性质的特殊性,高校档案主管部门应建立一种适合兼职档案员工作性质的绩效管理和考核机制。考核由高校档案部门组织实施。首先,建立健全兼职档案员管理制度,明确兼职档案员岗位职责。其次,进行有效的绩效沟通。由于兼职档案员工作头绪多,很难集中精力,集中时间不受干扰地开展档案工作。因此,高校档案主管部门对兼职档案员工作进行及时的督促、指导是十分必要的。再次,实施绩效考核。由于兼职档案员工作的过程性特点较强,可以建立基于过程的绩效管理模式。对兼职档案员的考核应由业务能力、收集范围、档案整理、归档质量等方面组成。最后进行绩效反馈。高校档案主管部门及时将考核结果反馈到兼职档案员所在的部门。
(四)建立健全兼职档案员评优制度。
地方高校档案主管部门要建立兼职档案员评优制度。高校其他系列的评优评奖一般一年一次,考虑到兼职档案员工作性质的特殊性,可每两年举行一次全校档案工作评优表彰大会。采取主动申报晒业绩、专兼职档案员及部门档案分管领导从工作态度、业务能力、归档质量等方面对兼职档案员进行综合评价,评优比例控制在15%左右,并对评上优秀的兼职档案员给予一定的物质奖励,评优结果可作为兼职档案员职称晋升的砝码。
随着高校归档材料的日益增加,高质量完成年度归档任务的困难也逐年增大,建设一支高素质的兼职档案员队伍可为学校档案工作整体质量的提升打下良好的基础。因此,地方高校要积极采取各项有效措施,努力造就一支积极进取、业务精湛的兼职档案员队伍,促进地方高校档案管理工作更好更健康地发展。
摘要：本文以湖州师范学院为例,对地方高校兼职档案员队伍建设的现状进行了分析,剖析了地方高校兼职档案员队伍建设存在的问题及面临的困难,提出了地方高校兼职档案员队伍建设的对策,希望通过加强兼职档案员队伍建设,进一步提高地方高校档案管理的整体水平和档案管理质量。
关键词：兼职档案员,队伍建设,对策
参考文献
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