1 城市建设档案管理特质
1.1 更加繁琐
城市功能本身具有多元化的特点, 所以城市规划、建设以及管理期间, 自然会涉及到越来越多的材料[1]。城市建设人员通过文字、影像以及图表等方式记录城市建设、规划所涉及到的诸多内容, 具体包含以下几点内容:城市规划建设、环境保护、地下管线设备等。通过这一系列工作, 就为城市建设档案管理赋予了复杂性的新特质, 使档案管理工作愈发繁琐。
1.2 信息变化更为动态
城市建设发展处于不断变化的过程中, 尤其是在当前这个信息时代下, 越来越多的新技术与设备出现, 使城市建设更新速度也更加快捷, 城市建设档案自然成为信息的主要来源, 为了切实体现出城市建设变化, 需要做好信息收集与记录工作, 只有如此才能够将城市建设档案本身所具有的时效性特点发挥出来。
1.3 形式更为多元化
城市建设档案形式并不拘泥于一种, 除了传统的纸质档案之外, 也有数字化文档, 为城市建设档案管理赋予了多元化的特点。
2 城市建设档案管理困境
2.1 相关人员缺乏对城市建设档案管理的全面认识
在城市化快速发展的环境下, 个别城市建设档案管理部门依然缺乏对其全面认识, 致使城建档案资源信息片面, 信息资源滞后, 档案维护无法确保时效性, 还有一些地方并没有建设档案, 或者是城市建设档案赋予表面, 继而影响了城市建设档案管理的顺利开展。
2.2 管理形式有待创新
基于当前发展实际情况, 一些城市中的建设档案管理方式存在落后的问题, 还是使用传统的规章制度, 也有一些城市建设档案管理没有应用现代化数字化技术, 核心管理模式有待创新, 无论是信息收集、实际应用, 还是信息传输与转化, 与现如今信息化社会相比都较为落后。
2.3 城市建设档案管理制度有待优化
针对城市建设档案管理, 相关部门相继出台了一些政策与规定, 这些规定在一定程度上对城市建设档案管理工作提供了推动作用。然而, 如果考虑到日后的全面发展, 还需要有一套完整、系统的管理体系作为支撑, 个别地方出台的政策无法体现出城建档案管理中存在的问题, 虽然城建档案管理已经得到重视, 但是立法体系同样要与实际工作开展相适应。
3 城市建设档案管理困境突围方式
3.1 加强城建档案管理重视, 全面认知档案管理工作
针对城建档案而言, 对城市建设以及经济发展都有非常重要的意义, 需要相关人员给予足够的重视, 并且在实际工作中做好安排部署。因此, 市政部门管理者和档案部门的基层工作者, 都要加强城建档案管理重视, 拟定完善的解决对策, 实现城建档案管理的顺利开展, 使城市建设档案更加合理与规范, 为城市的可持续发展提供服务。大力推动城建档案建设, 加强其规范化, 保证创新精神, 只有如此才能够具备档案服务观念, 保证城市规划管理工作有效展开, 适应时代发展需求的同时提高城市建设档案管理水平。
3.2 积极应用信息化技术, 创新城建档案管理模式
(1) 设置城建档案管理部门。对于城市建设工作管理而言, 城市建设档案管理是其中非常重要的一部分, 同时也象征着城市建设水平与经济发展水平。所以, 有关部门需要增加资金投入, 构建专业的档案管理部门。 (2) 明确分工。城市建设档案涉及到的资料管理与应用, 要明确分工, 责任到人。针对负责手写资料保管、普通业务计算机操作的工作人员要都设置管理权限, 确保档案信息完整性与安全性。例如档案信息更新、数据更新和备份。此外, 安排专门负责档案管理系统维护工作者, 避免档案信息丢失。 (3) 加强手写资料保管。现如今信息技术已经在各行各业实现普及, 这也为城市建设档案提供了新的管理形式, 可以使用微机化管理。然而这并不意味着手写资料不重要, 手写资料可以当做原始资料长久储存。为了保证档案信息的安全性, 这也可以为其提供双保险, 以信息技术为前提的无纸化管理要向完全实现, 还需要一段时间。 (4) 拟定城建档案管理规定。档案管理不是一朝一夕就可以完成, 管理规定与制度可以说是管理的关键, 也发挥了保障作用。有关人员需要践行档案管理流程, 按照规章制度与相关原则管理档案, 提升城建档案管理时效性。
3.3 健全城建档案管理制度, 提高档案管理规范性
基于21世纪这个新环境下, 需要对城建档案管理制度进行完善, 避免因为法律制度滞后对城建档案管理效率造成影响。各级城建档案管理部门都要以国家出台的法律规定作为依据, 践行城建档案管理一系列工作, 针对各个环节进行有效规划, 发挥规章制度的优势与作用, 使城建档案管理有章可依, 提高城建档案管理规范性。
3.4 积极建设档案管理队伍, 提升档案管理效果
现如今一些城建档案管理人员均来自于其他部门, 导致档案管理工作缺乏专业性。相较于档案管理目前的发展趋势, 城建档案管理人员专业素质还需要提升, 这也为城建档案管理发展造成困难。鉴于此, 城建档案管理人员需要组织培训活动, 针对管理人员进行专业培训, 学习基础知识, 掌握先进技术, 通过这种措施吸引、培养更多专业人才, 提升其业务素质。例如每年都有各大专业院校学生来此应聘, 管理人员可以合理提升福利待遇, 调动管理工作人员的积极性, 也可以吸引更多人才参与到档案管理工作中。再如, 针对当前负责城建档案管理的工作人员展开培训, 重点培训计算机管理技术, 为其提供相应的条件, 学习数字化管理技术。为了调动管理人员积极性, 可以通过设置奖项的方式鼓励其积极创新。此外, 也可以制定奖惩制度, 在学习、吸收先进技术、基础知识的同时, 提高自身专业素质, 为城市建设档案管理工作的顺利开展奠定基础。
结束语:
综上所述, 做好城市建设档案管理工作, 不仅有利于提高城市建设水平, 也是推动城市经济发展的一项关键举措, 所以突破城建档案管理困境十分重要, 这也为今后城建工作的开展明确了方向。
摘要：文章针对城市建设档案管理工作, 阐述了城建档案管理特质, 介绍了当前工作面临困境, 最后从加强城建档案管理重视、积极应用信息化技术、健全城建档案管理制度、积极建设档案管理队伍四个方面, 总结了突围方式, 目的是推动城市经济发展, 为今后城市建设工作的进行提供参考。
关键词：城市建设,档案管理,困境
参考文献
[1] 辛海燕.城市地下管线档案管理及信息化建设研究[J].科技创新导报, 2017, 14 (08) :156
[2] 张名华.强化房产档案管理为和谐城市建设服务[J].办公室业务, 2017 (21) :99.