档案安全管理主要是要利用高效的工作方法和健全的管理制度对单位的档案进行精细化、规范化的管理, 并且保障档案的安全。把信息科学技术运用到档案管理过程中, 提升档案工作的层次, 使单位档案管理标准化。基于此, 本文以《高校档案管理办法》为基础, 以建立档案安全保管工作规范化管理体系为目标, 对高校的档案管理工作进行分析和探讨。
一、档案安全保管规范化管理在高校发展过程中的重要性分析
高校的档案资源来自长期的行政、招生、教学、科研等活动过程中对学校文件、学生资料等的收集, 其中包含文字信息、图表信息以及声像信息。这些档案是学校活动以及学生成长的记载, 更是广大师生的智慧结晶, 是学校过去活动的历史记录, 是学校未来工作的参考。档案是人们认识客观现实并且把握客观规律的一种依据, 档案工作在社会发展过程中处于重要地位, 对各单位和个人都不可或缺, 充当着承前启后, 继往开来的角色。在信息技术高速发展的时代, 一代档案人理应顺应时势, 利用现代化手段来提升档案管理高度, 尤其在安全与规范化方面。早在2008年, 教育部就颁发了《高校档案管理办法》, 其中明确地指出, 高校的档案管理工作是学校的一项基础性工作, 应该加强这方面的研究, 把它纳入到学校的规范化管理过程中。档案工作的科学管理是提升单位工作质量与工作效率的一个方式和手段。目前, 档案管理已经从以往较为单一的门类发展到多门类, 并且从封闭走向开放, 从手工劳动发展成了高科技含量较高的知识技术服务, 安全与规范化管理的实现就成为当前档案管理的重中之重, 具有时代意义。
二、档案安全保管规范化管理在高校发展过程中需要提升的方面
(一) 档案意识缺乏与时俱进性。我国各个单位包含高校在传统的发展过程中一般会出现重视建设, 忽视档案建设的现象, 这种潜意识在现代档案事业中已经形成一种定势思维, 很多人包含专业的管理人员都会认为, 档案管理十分简单, 无非就是对历史记录进行收集、管理和储存, 与单位事业的发展以及社会经济建设没有太大的关联。事实上, 所有的档案劳动并不能直接产生明显的经济效益, 所以, 工作人员很容易会认为档案管理工作与学校的科研、教学部门都没有太大的关系, 加之一些领导对档案工作重视不足, 根本顾及不上档案的规范化与标准化管理, 这些因素和特点直接导致极为负面的影响, 制约档案工作的进步, 难以适应新时代的发展步伐。
(二) 档案管理规范化缺少资金投入和基础设施建设。在新时期, 档案管理依然要遵循档案管理的种种规则和要求, 而科技的发展却给档案基础设施的建设提出了一些新的要求。投入比以前更大, 产出不见得会增大多少, 基于种种新旧原因, 一些高校在档案基础设施建设以及资金投入方面会出现这样那样的问题, 基本设施也相对落后, 严重的阻碍了档案管理效率的提高, 员工的工作积极性也受到了很大的影响。例如, 计算机检索系统、打印机、复印机和扫描仪等等都与迅速发展的现代科学技术生成着越来越大的差距。配置不到位, 档案保管和借阅的条件相对比较差。有的高校甚至并没有单独的设立档案库房、档案工作室、档案借阅室和实物档案陈列室, 它们往往混合安排在一起, 很大程度上影响了高校档案管理的安全。
(三) 档案管理人员素质参差不齐。在高校的档案管理过程中, 大部分档案工作人员并没有经过系统的训练和专业的学习, 更为甚者竟然是兼职人员。这样的工作规格严重的阻碍了高校档案管理水平的提升。档案管理工作看似简单, 实质上专业性非常高, 涉及的知识面非常广泛, 如果没有经过学习或者系统培训, 很难胜任档案管理工作。
三、档案安全保管规范化管理的实现和体系的建立
(一) 高校档案安全管理规范化体系的建立。高校可以从《档案法》的基本内容出发, 建立和完善有序的学校档案管理制度系统。可以针对档案工作过程中出现的不规范化问题, 特别是在档案的收集、整理、储存、鉴定和销毁的过程中出现的问题;做好保密工作, 制定借阅条例, 档案库房管理规定, 然后在实践梳理中不断总结经验进行完善和修订。与此同时, 建立起档案管理岗位责任制, 将档案管理工作分配到学校发展的每一个部门去, 并参照工作表现进行考核, 实行奖惩分明的制度。另外, 在这些基础性工作完成以后, 建立起档案安全规范化管理的评价和考核制度, 例如, 定期的进行工作任务的部署, 检查和总结以及验收, 使得档案工作更加全面, 促进档案保障工作的有序进行, 由此推进档案管理制度体系的建立和健全, 保证工作的规范化标准化管理, 让档案管理工作有法可依, 执法必严。
(二) 强化档案的规范化管理, 提升档案工作质量。高校档案工作规范化管理要考核的主要内容包含组织管理、资料管理、档案设备和基础业务建设的管理。这要求档案工作必须依照科学的准则, 从收集、整理、储存、提供利用、统计几个方面入手全面推进档案工作全程的规范管理。其中档案收集工作是基础, 也是非常重要的一个环节。必须首先保证档案资料的收集是完整的、齐全的;其次是在新历史时期, 还要强化档案管理设备的现代化建设。很多高校已经开始使用校园的网络系统来收集、存储和提供利用档案信息知识, 分类存储更加便捷, 但是由此带来了新的安全隐患。在信息科技的作用下, 档案管理实现了数字化和智能化的应用, 各级系统分设密码, 登录权限和类别权限, 由此提升了档案管理的水平。这种做法使得档案信息的安全得到了一定的保障, 档案信息向科技信息的转化也更加凸显了档案自身的价值, 能够更好地服务于教学, 促进教育事业的和谐发展。
(三) 加强档案管理队伍的建设。在加强队伍建设, 提升员工素质这一方面, 具体从以下几点进行分析和研究。
首先, 提升档案管理人员对档案工作的认识。高校需要组织档案管理的专职人员和兼职人员学习与档案管理有关的法律法规, 帮助他们树立起更加正确的人生观和价值观, 热爱档案管理工作, 恪尽职守, 充分的履行自己的责任和义务, 增强档案管理的自觉性, 促进档案的规范化。
其次, 加强档案管理人员的业务培训以及继续教育。国家档案局规定要提升档案管理人员的政治素养、业务能力以及思想作风工作, 以此更好的驾驭档案管理工作。高校就可以采用请进来, 走出去的方式, 提升档案管理人员的专业知识水平, 例如, 定期地开展讲座或者专题活动, 有效地进行业务方面的指导, 多与其他单位进行业务交流等等, 提升业务能力。
四、结束语
综上所述, 本文对档案安全保管规范化管理在高校的发展以及体系的建立进行了分析和研究, 提出了存在的问题以及解决策略, 以便更好地促进档案工作的顺利进行。
摘要：随着国家体制改革的深化, 各单位的各种管理体系也在不断完善, 特别是档案安全保管工作, 在这个数字化和智能化管理的时代, 各单位都需要对自己的核心信息资源加以全方位的控制, 减少信息安全隐患对管理的威胁, 竭力保障档案安全, 这样就需要系统、规范的建立起一个档案安全保管工作管理体系, 进而做好此方面的安全保管工作。
关键词：档案安全,规范化,管理,体系,建立
参考文献
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