1 高等教育中档案信息开发利用现状及存在问题
1.1 思想观念落后
首先, “重保管轻服务”、“重汇集轻开发”的传统思想一直影响着档案部门, 使档案工作者把更多的精力投放到档案的收集和保管上面, 从而忽略了档案信息的开发和提供利用。其次, 过分强调档案的政治性和保密性, 使档案蒙上了神秘的面纱, 远离群众远离社会。再次, “你查我调”、“坐等待查”思想的束缚, 导致档案工作者在工作中产生惰性心理, 缺乏主动性和积极性, 不能及时掌握高教用户的需求, 当然不能明确档案信息开发的方向和目标。
1.2 高校馆藏结构单一
从多方面资料来看, 当前各级各类档案馆 (室) 仍以收集文书档案为主, 而科技、经济、声像档案所占比例偏小。馆藏信息比较单一, 过多的收集公务档案, 忽略了反映该机关、地区、专业的特色档案、亮点档案。这样的馆藏结构和馆藏信息, 专业性不强, 没有特点, 缺乏针对性, 限制了档案信息资源的开发, 难以满足各类利用者对档案的需求。
1.3 编研力量薄弱, 提供利用方式落后
目前来看, 高校档案工作者的素质普遍不高。档案工作者老龄化, 科班专业出生的工作者所占比例很少, 能熟练运用先进信息技术和外语的工作人员不多, 掌握多种专业知识的管理者寥寥无几。另外, 档案信息提供利用的载体仍以档案复印件为主;档案信息的开发仍以文献汇编和编制档案目录为主, 它们属于我们通常所说的一次、二次文献, 缺乏更深层次的开发;编研成果内容单一, 重文书轻科研、重历史轻经济的编研成果多。
1.4 高校档案意识淡薄
第一, 社会公众对档案和档案工作的认识不充分, 导致档案信息的利用率不高。档案一方面以其特有的原始性、本源性等特点被社会认可, 同时又由于它的机密性特点限制了它的传播范围和速度。社会对档案信息的了解不多, 往往忽略遗忘了档案的存在, 或过度夸大其机密性, 不到万不得已, 不愿去利用档案。第二, 档案工作者对档案和档案工作的认识有偏差。长期以来, “因循守旧”、“先官后民”的消极思想一直束缚着档案工作者, 高校档案工作的重点也一直停留在收集、整理机关文书档案和为国家行政机关提供服务的层面上。
2 促进高等教育中档案信息开发利用顺利开展的对策
2.1 解放思想, 更新观念, 提供优质服务
第一, 明确高校档案开发工作的目的是提供档案信息为高等教育发展服务。档案来源于社会实践并接受社会实践的考验, 它的价值在社会利用中得以体现, 积极为高校公众提供信息服务, 是提升档案及档案工作的唯一途径。第二, 树立高教档案开发全面效益原则。重视档案开发的高效性和合理性, 避免出现为开发而开发的现象。既要提高档案信息开发效益, 又要尽力降低档案开发及提供利用的成本。第三, 提高与高等教育发展相适应的民主意识、平等意识、竞争意识和开放意识, 形成有利于档案开发利用的和谐环境。第四, 加强档案工作者的敬业精神和责任感, 增强其创新意识和能力, 积极适应社会的需要和工作的要求。
2.2 丰富高校馆 (室) 藏结构, 提高档案信息质量
首先, 明确本地区、本部门档案工作服务高校的工作思路, 把握本地区、本部门档案工作的特点和规律, 密切关注高教对档案需求的动向, 编研专业性强、技术含量高、具有预见性的档案信息, 满足高校对档案的多层次多样化需求。其次, 做好档案基础工作的同时, 要注意档案数量和质量的辩证统一关系。一方面要加强档案收集工作, 拓宽收集渠道, 采取各种措施和手段把具有保存备查价值的档案征集进馆, 不断丰富馆藏, 为档案信息的开发利用奠定基础;一方面要做好档案的鉴定和开发工作, 精检档案信息, 确定开发思路。首先开发利用率和高校利用意识最高的档案信息, 重点开发与高等教育发展进步最密切的热点档案信息, 注意开发反映当地文化教育的特色档案信息和经济、科研建设档案信息。再次, 深化编研工作。认清档案编研不是对历史信息和数据简单叠加和堆积, 只有选定主题, 对相关的原始档案信息进行科学分析和比较归纳, 把档案中的素材和数据加以提炼浓缩, 重新编写成具有分析、意见和目的的系统材料。这样的编研成果才更容易被利用者接受, 也更能发挥档案的作用。
2.3 加强高校数字化档案建设, 加大开放档案力度
首先, 建设各类档案信息资源数据库是社会利用档案信息的最佳途径。它不仅缩短了档案信息的传递时间, 提高了档案的查找率和利用率, 而且也是长期保存档案的一种重要手段, 更为档案信息网络化服务奠定了基础, 让档案信息的可共享性得以实现。由于档案信息量大, 数字化工作任务重, 考虑到人力、物力的投入因素, 现在档案的数字化建设可以按照轻重缓急, 分层次分阶段进行。做好档案目录信息数据库的建设, 逐步建立包括实体档案在内的馆 (室) 藏文件级档案数据库, 加快档案信息网络的建设步伐, 加强档案信息网站的建设, 实现档案信息的共享。其次, 档案信息传递俞广泛俞及时, 它所发挥的作用俞大。在严格遵守《档案法》的前提下, 档案部门应该积极向社会大众提供非秘密的可以公开的档案信息查询服务。建立科学的适应社会发展需要的档案降解密制度, 积极稳妥地做好已到期档案的划控和降解密工作。对已解密的档案信息要及时向社会公布, 并可以适当放宽经济、科技、文化类档案的开放时间和范围, 尽快使档案发挥其效益。
2.4 加大宣传力度, 提高社会档案意识
第一, 只有走进社会贴近群众, 让高校公众知晓档案和档案工作的作用和意义, 让大众走进档案馆 (室) 利用档案, 才能发挥档案的价值, 才能提升档案工作的社会地位。具体来说, 可以通过出版公布档案及档案目录、举办专题陈列展览、提供咨询服务、开展计算机和网际档案信息检索, 甚至通过报刊、电台、电视等宣传系统, 介绍报道专题档案和一些珍贵档案的内容, 都是宣传档案信息的好办法。第二, 坚持加强领导班子和工作人员素质能力的建设, 凝聚一只素质高能力强的档案管理队伍, 有利于得到社会的认可, 拉近与社会的距离。档案工作者的素质和能力直接关系着档案工作的顺利开展, 狠抓档案工作者的继续教育势在必行。教育方式要灵活多变, 可以采取自学、学历教育、专题培训、学术考察等多种形式。教育内容要实用有针对性, 除设立一些档案工作现代化所必需掌握的技能课程, 还应该开设计算机、缩微、摄影、扫描知识的课程。第三, 不仅体现档案在机关工作、生产建设、科学研究和宣传教育的查考凭证作用, 更要凸显其在弘扬知识文化、加强信息传播和提供文化休闲的作用, 让更多的利用者走进档案室, 走进档案馆, 大大提高档案信息的利用效率。
摘要：高校档案作为一种重要的信息资源, 如何把其承载的信息由静态转化为动态, 最大限度的挖掘其价值, 充分发挥档案作用, 满足高等教育的信息需求, 为高等教育发展服务, 一直是高校档案工作者的重要任务。
关键词：高等教育,档案信息,问题,对策
参考文献
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