从20世纪末开始, 基于普适计算与互联网, 各种各样的网络化应用也获得了广泛的普及。作为信息宝库中的一种重要信息源, 档案信息服务网络化的推广和应用, 对于社会的健康发展来说, 意义尤为关键。目前, 数据库、互联网、通信、计算机等技术现已基本发展成熟, 基本上已经可以建设档案信息网络化。这不仅是通过发展信息网络, 为档案管理网络提供了一个高效的建立平台, 而且基于我国有关部门的全力支持下, 现已逐步规范化、系统化了档案管理标准, 进而为档案管理工作人员创建一个信息网络打下了良好的基础。
一、信息网络化时代在档案管理中信息化技术的优势
在信息网络化时代, 档案管理中信息化技术具有很多优势, 下面以某个管理退休人员档案的中心为例, 展开具体的分析。
(一) 通过信息化技术, 可以将档案管理效率提高
该档案管理中心一般以万为计其管理对象。因为企事业小单位拥有的退休群体不多, 所以, 并不需要用到信息化技术, 也能做好档案管理。而市级单位却要复杂得多。档案管理部门借助信息化设备技术, 能将工作效率加以提高, 比如, 全方位地为退休人员提供快捷查询、资金规划、问题咨询等方面的服务。
(二) 通过信息化技术, 有助于档案管理企业将管理陈旧档案的效率提高
因为该单位主要管理退休人员的档案, 往往需要应对退休人员先前工作当中, 留下的大批评价、考察、培养、学习等方面的内容, 乃至人员经历、业务评价、关系等书面材料, 而且以上对于退休工人的管理来说, 一般极其关键, 并在各种各样的手续办理中, 现实意义也很重大。在中国社会快速迈进老龄化社会当中, 在各种经济体制和公司性质更改的影响下, 也要求档案管理进行相应的变动, 传统的纸质资料易受纸页老化损坏、库房环境等的影响, 还有人工查询等, 均会加重管理工作的负担。但通过先进信息化技术和装备, 管理企业能运用先进数字技术, 在快速处理诸多种类传统资料的同时, 还能大幅提升保存的质量跟效率, 而且还能为调用与查询提供方便。
(三) 借助信息化技术, 帮助档案管理人员优化服务退休人员的生活质量
在确保退休人员正常领取养老金或养老金资金过程中, 往往需要采取大量的防范措施, 有时还需要每年都认证办理退休人员的资格。如此一来, 这些保障工作均需要消耗大量的时间及人力物力。而通过建立健全的档案信息化监管方案, 则便能大幅节约人力。通过收集退休人员的全面个人资料, 便能创建一个有一定特殊性的数据库, 为管理人员对资料的及时查询和修改提供方便, 乃至增加视频、指纹等国际先进采集信息的技术, 以切实保障所收集信息的安全全面。同时还能让不便行动的年迈老人, 通过远程来认证等, 最终将档案管理服务水平全面提升。
二、信息化网络时代加强档案管理
信息化网络时代下, 相较于传统的档案管理, 现代档案管理应从思想与内容上, 全方位地创新管理途径。这既要求管理人员及时更改落后的理念, 又需要快速更新换代信息化技术, 以优质的服务水平来适应档案管理工作的信息化时代。
(一) 将管理工作转变为服务型事业
传统的档案管理工作, 只是很单一的管理类工作, 并不带服务性质。而在信息网络化时代, 几乎在瞬间完成共享与传递信息的, 所以群众对便捷度和渴求度提出了更高的要求。这便要求档案管理部门从根源上转变管理工作性质, 更多地为客户提供服务。借助信息化的突出优势, 更好地服务客户, 使其可以更好地利用数据资料和个人信息, 并按档案的特殊性要求, 科学地确定档案相应的服务对象。当今时代, 人民对信息与资料也有诸多要求, 其中以提高信息获取速度为首。所以, 档案管理部门应不断扩充和改善这项服务的内容与质量, 促使管理服务增强社会化与丰富化。
(二) 化被动为主动
以前档案管理主要面向枯燥的材料, 而目前服务对象逐渐转向客户。所以, 为了将服务质量提升, 则应将被动的需求满足型管理及时变为主动提供服务。比如, 自动上传并替换客户的更新信息, 在有信息更新需要时, 主动提供提示。此外, 档案管理机构还应拓展延伸服务, 使其亲临对象环境, 让客户在家即可享受服务。比如, 提供网络查询数据库、个人上传与修改信息、推行个性化、网上平台咨询等服务。这样就能通过档案管理主动服务客户。
(三) 化实体为虚拟
现阶段, 在信息网络化时代, 现代档案管理已不再需要太多的纸质资源, 而逐步转向无纸化的管理, 而且从客户与管理需要出发, 在不断拓展个人资料的形式与类别。工作人员在管理档案时, 要通过数据采集, 将实体资料转变为虚拟资料。与此同时, 针对信息进行分类时, 也逐渐摆脱了以前的书架等, 并转变为现代的数据库系统与计算机软件, 这既便捷又科学。而在发布资源的方面, 也转变了以前的公众实体查阅资料的形式, 而采取发布网络化信息的模式, 并集成了在线检索、传输等功能, 以方便群众共享关键信息, 让档案管理真正实现共享的网络化与信息化。
三、结语
总之, 在信息网络化时代, 档案管理工作正面临着空前的机遇和巨大的挑战。随着科学技术的快速发展, 档案管理人员也在不断提高工作水平与效率, 已经从传统的手工管理, 逐渐转向基于计算机的数字化管理。而现如今, 在信息网络化时代下, 数字化管理又在逐渐转向信息化管理。同时, 随着人类时代的不断发展, 群众对档案管理也提出了更高、更严格的要求。档案管理现已无法适应当今时代我国社会的快速发展, 这势必是档案管理的一个巨大挑战。所以, 在信息网络化时代, 必须加快建设档案管理信息化的步伐, 加强档案管理工作, 以促进档案管理事业的健康发展, 最终满足现代社会发展的相关需要。
摘要：目前, 在时代的不断进步和发展下, 为了真正共享档案信息资源, 则首先应网络化档案信息, 并且不断创新档案管理工作, 以促进档案事业的长足发展。为此, 本文研究了在信息网络化时代, 档案管理中运用信息化技术的优势, 并探讨了该时代实施档案管理的措施。
关键词：时代,信息网络化,档案管理
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