近年来, 党和政府高度重视教育事业, 教育经费投入连年增长, 比如我市2013年教育经费总支出为15.52亿元, 占财政总支出的30.62%, 2014年教育经费总支出为15.84亿元, 占财政总支出的36.83%, 教育经费的使用和管理日益成为社会关注的热点。要如何管好、用好教育经费, 提高教育经费的使用效益, 是教育行政部门和中小学校财务管理的第一要务。教育工作涉及面广, 教育经费支出复杂、量大, 特别是近年来在教育系统内部出现了一些违规和腐败现象, 对整个教育系统的声誉产生了严重的影响。如何规范教育经费的使用, 发挥其最大使用效益是教育内部审计工作需要解决的问题之一。
一、内部审计信息化的缘起——信息技术的挑战
近几年来, 随着计算机的普及、网络的发展, 信息系统的广泛使用, 大量的经济业务活动通过网络实现了无纸化。如我们教育系统的会计核算已实行了电算化, 这使得审计线索和内容发生了变化。在会计核算手工系统中, 由原始凭证到记账凭证, 由过账到财务报表的编制, 每一步都有文字记录, 都有经手人签字, 审计线索十分清楚。但在会计电算化系统中, 传统的账薄没有了, 绝大部分的文字记录消失了, 取而代之的是存有会计资料的磁盘。此外, 从原始数据进入计算机, 到财务报表的输出, 这中间的全部会计处理集中由计算机按程序指令自动生成, 传统的审计线索在这里中断了、隐藏了、消失了。会计电算化系统的特点及其固有的风险, 决定了审计的内容要增加对计算机系统处理和控制功能的审查, 这必然要求我们也要建立审计电算化系统, 通过程序指令自动审计。
二、内部审计信息化建设的重要意义
国家审计署原审计长李金华曾在不同场合多次强调:“审计信息化建设是审计系统一场深刻的革命, 是未来审计的主要手段, 是现代审计的发展方向。不加强审计信息化建设, 我们将失去审计资格”。精辟地阐述了审计信息化对于审计工作的深远影响, 为审计工作的发展指明了方向。
那么我们实现审计信息化有哪些重要意义呢?笔者认为主要体现在以下几点:1.内部审计信息化是解决当前审计信息种类多样化、数量规模化、信息内容复杂化的有效手段。2.内部审计信息化是改善内审工作环境, 提高工作效率的重要途径。3.内部审计信息化是实现审计事前发现风险疑点, 事前防范风险的重要方式。4.内部审计信息化是规范内部审计行为, 提高审计质量, 控制审计水平的可靠工具。
三、内部审计信息化建设的三个阶段
目前我市教育系统内部审计, 均采用传统的手工审计, 根据实际情况, 笔者认为审计信息化建设应该遵循“先易后难、分步实施、逐步完善”的原则, 分三个层次来逐步推进。首先是实现计算机辅助审计;第二是构建审计信息化系统;第三是实现信息系统的审计。
(一) 实现计算机辅助审计。计算机辅助审计是指审计人员利用计算机设备和软件来辅助审计工作。从这几年内审工作的经验来看, 笔者觉得计算机辅助审计可以使审计人员从冗长乏味的计算工作中解放出来, 将更多的时间精力集中于那些需要专业判断的部分, 进而提高审计工作效率;还可以辅助审计人员完成以下工作:1.数据采集与转换。利用计算机技术可以识别不同会计核算软件的数据格式并将其转化为通用的数据格式。2.数据分析与计算。将计算机技术用于分析性审计程序, 可以非常快捷、方便、准确地得到分析结果。3.审计抽样。在手工条件下需要人工计算的总体容量、抽样容量及标准估计值等工作, 现均由计算机审计软件自动完成, 因而方法更科学, 结果更客观。4.项目管理。计算机软件可以辅助审计人员完成编制审计计划、记录审计日志、生成审计底稿、撰写审计报告、管理审计档案等工作。
(二) 构建审计信息化系统。审计信息系统 (AIS) 是在计算机辅助审计得到广泛应用的基础上, 将多种审计模块集成到单位管理信息系统 (MIS) 中构成的一个子系统。它具有多种功能:既可以对单位的投资决策、生产经营和财务管理等进行全过程动态审计, 也可用于进行经济责任审计, 还可以充当单位经营管理、辅助决策的工具。
随着网络经济的出现, 人们对处理和传递信息的计算机系统的安全、可靠和有效性更加关注。这就要求我们审计内容不能仅仅局限于对会计信息的审计, 而要延伸到系统本身, 即对审计信息系统进行审计。
四、内部审计信息化建设的应对措施
(一) 建立健全审计信息化制度体系。加强信息安全和保密工作, 建立健全规章制度。比如, 我们现在大多数财务软件在设计时没有考虑到审计的需求, 导致审计软件与财务软件难以对接, 这对审计的效率和质量造成很大影响。因此, 需要进一步制定并完善财务软件设计的相关制度规范。还有我们要建立和完善服务质量检查、考评机制, 要形成完备的工程运行维护、系统监管与应急响应、专业人员知识和技能更新等机制, 确保系统的正常运行, 为审计信息化提供制度保障。
(二) 加大基础设施建设, 提升软硬件系统配置。“工欲善其事, 必先利其器”, 在审计信息化建设上加大投入。既要把钱用在刀刃上, 保障审计业务人员人手一台笔记本电脑和一个移动硬盘。硬件设施的不断完善, 为审计信息化建设提供了基础平台。又要杜绝浪费, 搞信息化建设要贴近审计工作实际, 既要适度超前, 又不能盲目追求高标准, 要以合理的信息化投入换取审计能力和效率的提升。还有我们要充分考虑审计机关信息化人才培养状况, 如果不培养一批高素质的人才去运用, 那么我们的设备再先进, 也只能束之高阁。
(三) 树立“人才强审”战略。人才是开展审计信息化的重要条件。审计机构应积极引进既有丰富会计、审计知识又具备较高计算机技能的复合型人才, 同时积极开展有关计算机辅助审计方面的后续教育。使审计人员不断地认识审计信息化系统环境下的审计特点, 掌握审计软件的使用、维护等技能, 从而有效地完成审计任务。在审计人员的培养方面, 我们应该积极培养具有复合性知识结构的审计人员。比如, 可以对会计人员或计算机软件开发人员进行学习培养, 使得他们也能加入到审计队伍当中, 成为审计信息化的专职或兼职人员。
(四) 大力推广计算机审计。首先进一步完善并推广审计信息系统和现场审计实施系统, 积极探索联网审计和信息化审计。这需要我们建成审计信息化数据库, 制定数据库规划, 完善充实审计数据库, 提升数据资源建设的规范化, 为审计业务提供有效支持。其次实现审计方法的信息化, 积极研究探索审计抽样、内控测评、风险评估等审计方法的信息化实现方式。将计算机技术运用于审计实践, 增加审计的技术含量, 提高审计的质量和效率。审计信息化建设应注重实际应用, 可以根据审计的实际需要开发一些具有行业和地方特色的小软件、小模块, 比如我们可以开发教育行业专业的审计软件等。
五、如何防控内部审计信息化风险
计算机审计风险是指审计人员在对被审计单位会计电算化系统进行审计后得出的审计结论与被审计事项实际情况相背离的可能性。也可以理解为审计人员不能正确合理地运用计算机审计技术从而导致审计结果与事实不相符, 发表不恰当的审计意见。影响计算机审计风险的因素主要有如下几方面:
(一) 审计数据是否完整、准确。为保证审计数据的完整和准确, 审计人员在审计时必须认真检查被审计单位所提供的数据是否真实, 是否属于审计时间范围内的财务数据, 是否属于结账后的数据, 财务数据是否有纸质账册、报表相配套。同时, 审计人员获得的财务数据, 应该是被审计单位财务人员对财务数据作现场备份所得的。
(二) 审计方法与技术选择是否恰当。审计人员可以根据被审计单位不同的系统而采取不同的审计方法和技术, 从而有效地降低审计风险。当打印文件充分且与被审计单位输入输出联系比较密切能直接核对时, 则可采用绕过计算机的审计方法, 用核对、复核、分析性程序等审计技术;当被审计单位采用实时处理, 纸质的审计线索较少且输入输出不能直接核对时, 则可采用计算机审计的方法, 当被审计单位采用每时每刻都在运行, 审计过程中不能终止工作时, 则可采用制度基础法。这样, 既可以降低审计风险, 又可以减少对被审计系统正常工作的影响。
(三) 审计方式的选择是否合理。由于要审计的内容大都存储在磁性介质中, 而磁性介质很容易被篡改、删除而不留下任何痕迹。因此对于会计信息系统财务审计一般应采用就地审计或突击审计的方式。在进行审计时, 可以采用事先不通知操作员或程序员的情况下, 把系统中正在运行的数据拷贝出来进行审查, 以防程序员对系统的应用程序进行篡改或更换程序版本, 防止操作员把数据篡改、删除等, 只有这样, 才能保证被审计程序和数据的正确、完整性, 也才能有效地降低审计风险。
(四) 是否积极取得被审计单位的支持和配合。在进行计算机审计时, 如果被审计单位的财务人员、操作人员不予配合, 把存在磁性介质当中以及会计信息系统中财务数据进行加密、修改、删除、隐匿等, 则审计人员很难进行审查, 因此, 审计时应积极取得被审计单位的支持和配合, 以此来降低审计风险。
六、结束语
国家审计署原审计长李金华指出:“审计信息化不光是个技术方法的问题, 它对审计工作的方式、程序、质量和管理, 乃至审计人员的思维方式和自身素质都会带来深刻的影响”。也就是说, 创新审计技术与创新审计模式是互为前提、互相推动的一体两面。加快内部审计信息化建设既是实现内部审计转型的一项重要任务, 更是开展以风险控制为导向管理审计的重要技术支撑。必须要把推进内部审计信息化建设作为利用信息技术改造提升传统审计方式的重要内容, 纳入到推进内部审计实现全面转型与发展的总体部局之中, 统一规划, 整体推进。
摘要：内部审计工作作为教育系统工作中的一项重要内容, 是学校实现良好财务管理的重要手段。随着计算机的普及, 网络的发展, 信息系统的广泛使用, 大量的经济业务活动通过网络实现了无纸化, 也使得审计环境越来越复杂。这些变化对审计的对象范围、线索以及审计程序产生了很大的影响。为了适应环境的变化, 满足自身的需要, 迫使审计也得利用现代信息技术手段, 实现审计信息化。笔者结合了教育会计电算化系统及本人参加内审工作的经验, 来谈谈教育系统内部审计信息化建设的几点浅见。
关键词：教育系统,内部审计,信息化建设
参考文献
[1] 李瑞珠.教育内部审计信息化建设取向与架构——基于职业学校会计电算化环境[J].行政事业资产与财务, 2014 (4) :69-70.