第一篇：招商会筹备范文
招商会策划——前期筹备要点
招商会策划——前期筹备对于招商会的成败起着至关重要的作用。招商会策划——前期筹备也是一个非常复杂的营销过程。一年中大大小小的招商会无数场，但利用招商会成功招到商签到单的却屈指可数。成功的招商会策划是集体公关，宣传，造势为一体的综合学科，细节决定成败，招商会前期有时可能只是打电话邀约客户时一句不经意的话就可能造成参会人数减少一半，所以成功的招商会策划是每个环节紧密相扣的。为此招商会策划的前期筹备就显得尤其重要的，好的开始是成功的关键。和众营销策划结合之前成功举办众多招商会的实际经验谈谈招商会策划的前期准备有哪些与大家共同探讨与分享。
招商会策划——前期筹备
招商会运筹期:
一、招商广告的发布
二、会场的选定及布置
三、会前费用预算(需要各个部门配合完成)
四、接听电话的技巧
五、资料的传真与邮寄来宾确认及接站确认
招商会策划——前期筹备
招商会准备期
一、资料的准备
二、人员分组与协调
三、课程的审定与演练
四、会前动员会及各小组工作流程演练
五、工作人员提前进驻会场
招商会策划——前期筹备
招商会运作期：
一、会务组的工作流程
二、登记组的工作流程
三、接站组的工作流程(需要配合完成)
四、会场组的工作流程
五、后勤组的工作流程(需要配合完成)
六、业务组的工作流程
七、沟通组的工作流程
八、主持人的工作流程
九、授课人的工作流程
十、公司留守人员的注意事项
十一、用餐时注意事项
十二、员工如何合理休息
十三、突发事件及客户投诉的处置
招商会策划——前期筹备
招商会促进期：
一、招商会结束来宾的撤离与返程安排
二、会务组撤离酒店注意事项(需要配合完成)
三、后勤组与酒店结算和注意事项(需要配合完成)
四、业务组后期追款注意事项(需要配合完成)
五、会后总结
六、宣传资料编辑与制作
招商会策划——前期筹备
招商会运筹期:
一、招商广告的发布
和众营销策划认为招商广告的发布距招商会招开的时间也不能太近。一般定在招商会前半月左右发布。
1发布时间：发布时间不能与会议时间相距太久。要做到投资者在看到广告后我有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约和其有充分的准备时间参与招商会议。如区域招商会可适当将发布时间提前到10天之内。
2发布内容：突出优势和重点。有限的空间说清楚有限的诉求，何年何月何地参与什么样的一个项目，来参与有何好处就足够了
3发布形式：一般以平面/半通栏/黑白稿形式发布。可选择通栏或彩稿形式发布。
4发布媒体选择：以投资者偏好媒体为主。如区域招商会应选择当地发行量较大的媒体，如区域内的主流电视广告，报纸杂志广告等。现在随着网络的流行，选择在网络上推广发布也是个不错的选择。
5发布注意事项：内容一定要反复核对，版面设计要独具一格有冲击力。咨询电话必不可少。
二、招商会策划——前期筹备
会场的选定及布置
招商会策划——前期筹备会场选择规范：
A交通便利：便利的交通能让参会者容易找到给举办方减少麻烦，同时一般认为交通便利的地方也是比较中心人气旺的地点，对后期招商会的成功举办有着相当重要的意义。
B当地比较知名：会场不一定要有特别高的档次。因为投资者越来越明白羊毛出在羊身上的道理，过渡的档次会使他发生疑惑：这样铺张的公司能真正的兑现他服务许诺吗?但也不能太过于低档让参会者举办方的实力。中等偏高即好。
C最好是三位一休的场所比较好，集开会，住宿，就餐于一体。根据不同的会议规模选择不同的会议地点。会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充分，能满足预期人员的座席，音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。场地的选择在色彩方面应该选择比较高端的，到时设计包装时才能完美交融。也能体现会议的高度。
D会场的安排：为了增加会场内的气氛。
如会场外围沿街可以用彩旗写上此交会议的主题与口号沿街插上，会场外围可以挂上条幅和升空气球。入会场前可以写上一条欢迎横幅，进入会场大厅要有签到主题背景板签到处，
区域招商会或小型会议为了减少人员分流可将登记处布置在会务组)有本次会议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等，
三、招商会策划——前期筹备
招商会策划电话邀约前期培训
1 、电话邀约客户是个讲究技巧的活，不能打无准备的仗。一般我们前期会对接听人员做个专业的培训，如如何开场，如何介绍此次招商会，如何拉高招商会的高度调客户的味口，客户抗拒点解答等等。
2、招商会策划接听电话的技巧：
有几部电话打过来，招商电话接听第一责任人是商务拓展部或者相同于整个职能的部门。内线再转到分管市场副总和常务副总处。每一个接听招商电话得人必需正式填写招商电话接听表，详细填写各个项目，由商务拓展部每天汇总一次。区域招商会也必需安排专人负责接听招商电话)
某某某公司!或者“好，
3、招商会策划前台接听电话的规范语言是好。这里是某某公司。
就直接转到商务部，对方如果询问招商信息。如果几个内线没有人接听，行政助理要询问对方：好，现在不在能否留下你联系方式，等他回来后我转达给他让他直接打电话给您”等等，千万不可说他不在或者没有人接听就挂断。首先是聆听，
4、招商会策划接听电话要言出必践
一旦答应经销商或者咨询者的事情。即使是没有结果，也要通知一声。比如说：下午查完后马上给你回话，后来下午一忙就忘了过来两天再想起来打电话过去，对方说不想做了。一个小小的失误就有可能造成很大的损失，因为对方会想你连这点的许诺都做不到何况复杂的营销服务许诺呢。一定要留有余地，
5、招商会策划接听电话时要详细记录客户的信息
所在乡村。职业或从事行业，有无医药保健品操作经验，信息来源，有无时间参与招商会，否需要寄资料，联系电话(如有的客户不愿留电话可说明电话是快件公司为了确认详细地址用，不否则快件公司不受理)一定要不卑不亢，
6、招商会策划逾越自己范围的事件不要轻易作出许诺。
以便让上级有回旋余地，但是自己职权范围以内的事情要大胆拍板，防止给对方以罗嗦的印象。打款的阶段等等。
7、招商会策划接听招商电话时。听清楚对方要问什么，关心什么
再能对症解答，不要抢话，语言要言简意赅，突出重点和优势。公司的产品遴选，区县级招商的区域垄断维护，比较丰厚的价差，文化营销和体验营销，驻店营养师的咨询。这几个方面一定要了解清楚和解释清楚。
7如果遇到语言比较激烈或者偏激的询问者。首先不要顶撞，最多说你考虑考虑，电话里只能谈个框架，要不用传真或者电子邮件的方式进行交流等等。一定要按时答复，
8、招商会策划接听电话时公司的谈判机密不能泄漏。比如说别的经销商成交的金额。
应该尽自己所能来解答，接听交代的事情不推委。解释不清楚的就记下来，等得到准确答复后在回答给经销商。
四、招商会策划——前期筹备
资料的传真与邮寄发放
如有嘉宾需发请柬。
1资料发放的种类：邀请函、招商书、招商政策、产品彩页。
2资料发放的方式：特快专递、快件、挂号、传真、电邮。
3资料发放的注意事项：
A邀请函的内容与设计可先与总部沟通;
不能出现错页、漏页、翻页等现象;
B各种资料的复印装订要注意。
严禁出现张冠李戴;
C信封的填写与内容一致。
请柬一定要亲自或找笔锋流畅的人书写;
D如有必要附请柬的贵宾。
以备联系。E每套资料都应附有商务拓展部的名片。
五、招商会策划——前期筹备
来宾确认及接站确认
确认方式分几种情况：
1为了方便来宾确认。电邮确认，信函确认，电话口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备急用。
对其前来的意向一定要有个大概的认识，
2无论是推荐还是通过其它信息来的客户。省代理、市代理、区县级还是兼职拓展者，只有明确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一定要询问清楚，防止出现拓展奖励纠纷。
确定中途方式/达时间/否安排接站，
3来宾动身前再进行一次电话沟通。并再次强调会场地址及乘车路线。
4接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌。牌上写有明显的识别文字如：某某某公司招商会接站处。有些航班或车次经常出现晚点，所以最好安排站内接站人员长时间等候;详细游览接站组工作职责。
笔者认为招商会策划——前期筹备十分重要，首先得保障参加招商会的人数，而招商会策划——前期筹备就是解决客户的来源问题，望企业慎重对待。
第二篇：招商会议的筹备
招商会议一般多在国(境)外举办，旨在通过招商会议的形式，吸引世界跨国公司、大财团到国内投资。因而在国(境)外举办的招商会议，具有时间长、空间跨度大、语言差别大等特点。一个成功的招商会议，与招商会组织者在会议筹备阶段、召开阶段和会后跟进阶段大量细致、繁杂、辛勤的工作是息息相关的，其中首要的步骤就是会议的筹备阶段。
一、预先筹划，制定方案
招商会议筹划方案作为会议组织的纲要，主要围绕如下三个环节进行。
1.确定会议目的、名称、规模
招商会议由于有其独特的个性，因而不论以何种方式进行，其目的就是为了招商引资。围绕这个目的，招商组织根据掌握的各种信息，跨国公司、大财团的投资动态，以及世界经济发展的趋势，各国对外资本输出的流量等，来分析和选择举办招商会的所在国家，再根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及规模。
2.确定会议时间、会场，邀请客商
招商会议时间的确定，除需考虑到会前准备时间外，还要与会场的准备，我方人员出入境手续的办理，国(境)外宾客的邀请，当地协作机构和新闻机构的联系等情况作通盘考虑。
与会议时间相关的会期安排，要根据紧凑、连续的原则进行，并制订详细的计划安排表，既要严格控制会议时间，力求高效，又必须使招商会议时间安排合理，让组织者有充足时间介绍情况，参会客商有充裕时间提问、洽谈和进行投资探讨，达到预期目的。
招商会议地点(即会场)的选择，应依据会议的目的、规模及国(境)外合作机构的协助来确定。会场座位通常以略多于到会人数为好。如果会场太小，人员拥挤，影响会场秩序;会场过大，则显得稀稀拉拉，冲淡会议气氛，两者都会影响会议效果。
同时，在确定会议时间、会期及会议地点时，还要综合考虑人的心理素质、人体生理活动、周围环境影响这三种因素。一般来说，会期安排在上午8～11时，下午2:30～5时，会场地点选择在金融、工商界活动较为集中、交通便利、停车方便的地域为宜。
与会对象，需围绕本次招商会的目的来确定。除我方各有关领导和招商人员外，邀请的客商应包括当地政府要员，工商界知名人士，有关财团、公司或各商界组织负责人及其代表，新闻界人士，协办组织有关人员等，并邀请我国驻外使、领馆人员参会。
3.编制会议费用预算
通过编制会议费用预算，对于所需的总费用有一个大致的估算，并可有计划地分配会议的各项费用，防止超支和浪费。招商会议的费用通常包括场地租金、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用、差旅费、住宿费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等，要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。
筹划方案形成并取得主管领导批准后，下一步工作是尽快形成强有力的招商会务班子，以便形成具体细致的工作方案，分工协作予以实施。
二、会务工作组的组建、分工和训练
会务工作小组的职责，主要是为会议提供会员服务，负责策划、制订和落实方案，起到上传下达的枢纽作用。包括确定开会时间、地点、中心内容、人员，联络国(境)外合作单位，邀请客商和与会宾客及相关机构，组织和编制会务资料、招商项目资料，宣传签约项目，组织安排我方人员的出入境、行程、食宿、会场布置、会议主持、来宾主持、新闻发布等多项工作。
会务工作小组的组建，应由主管、带队领导负责统筹安排，并以有相关经验的人员负责常务工作，配置大会现场译员，通过详细分工，明确职责范围和工作标准，保证各成员富有成效地开展工作。
第三篇：招商会筹备流程最详计划方案
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成都市嘉洲新型防水材料有限公司
招商会议筹办 会务工作计划方案
2012年10月，为全面配合渠道人员对于成都市市场渠道的开拓架构工作，针对于成都市场渠道建设开展招商会所有相关工作，特制定此工作计划，以确保招商会工作条理清晰，成功完成。
此工作计划中时间安排，假定11月初开展针对成都市场举办的招商会议。
一、前期筹备阶段：
1.宣传造势：
目的----为了良好配合渠道部外勤人员开展工作，让工作人员在前期与客户沟通、经销商选择与经销条件谈判中占据有利位置。
工作计划：
10.10-10.13 三天时间，全面地收集目前成都市场经营防水材料商家的业内信息获得方式，对于回馈信息作出分析，并制定出完整的造势推广方案;(所采用宣传方式，媒体名字，设计宣传资料;制定具备一定效果的阶段性宣传炒作方案)
10.14-10.16 三天时间，落实宣传造势方案的实施(根据所制定宣传方案，制作宣传资料的投放、落实其他造势炒作安排至具体人头)
10.16-10.21 开始宣传工作第一周，即时收集并分析目前所做宣传方式具体效果反响信息，并作出下一步宣传方案：若目前所采用方式效果较好---加大宣传投入;若目前所采用方式效果不佳---立即分析问题所在(改良方式参照文档“关于宣传造势”)
Ps：前期宣传造势工作开展中，时刻保持与渠道人员沟通，通过渠道人员反馈信息，分析所做造势工作安排。
从制定此计划即日起，全面运用公司目前所具备宣传设施(网页，其他广告) 方案具体落实操作及责任落实：
1.关于信息如何收集：会务人员及渠道人员，在日常工作拜访客户时，收集所需信息;(主要通过交流，获知目前成都市场获取业内信息动态的方式，如：报刊、新闻、口传等等)
2.关于宣传方案如何制定：根据所收集信息反馈，由会务人员设计并通过领导批准后联系打印厂家(创想广告喷绘写真)开始制作;(目前主要分析是否需要--DM单，市场宣传海报，业内动态报刊)
3.关于宣传方案如何落实开展：在宣传资料制作完毕之后，分发与各渠道人员，由各渠道人员在客户
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跟进过程中，发放相关资料;
2.招商会会中资料制作：
目的----通过宣传招商手册、会议PPT等直观展现于来会客户眼前的一些东西，更突出企业对于招商之思路专业地、清晰地体现。
工作计划：
10.15-10.19 与观察宣传方式效果回馈同期，根据付总所提供资料(政策方面、会议内容相关)，设计制作招商手册，会议PPT;
10.22起，与渠道人员沟通配合，将与政策相关的一些宣传资料投放于市场，并制定招商会开展具体工作流程。(此后工作计划安排，参照“招商会流程总表”及“招商会流程总表细节说明”)
方案具体落实操作及责任落实：
1.关于招商手册，会议PPT制作及应用：由会务人员设计并通过领导审核过后交付广告公司打印制作(创想广告喷绘写真);由渠道人员经过培训后在拜访客户过程中为客户详细讲解;
2.关于招商会开展具体流程策划设计：由会务人员策划文案及总体流程以及所有环节细节注意事项并落实各环节责任人员，经领导审核并批准后，严格按照策划方案执行;
二、前期策划阶段：
1.招商会整体流程及总体方案策划：
目的：制定具有规范性、可复制性的招商会具体流程方案，以接下来的工作中严格执行且便于今后复制与不断改良。
工作计划：
1.确定会议目的、名称、规模
概念：招商会议由于有其独特的个性，因而不论以何种方式进行，其目的就是为了招商引资。围绕这个目的，招商组织根据掌握的各种信息，目标客商的投资动态，以及目前行业发展趋势，各经销代理商具体情况等，来分析和拟定招商会的目标，再根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及规模。
2.会议当日整体流程设计
概念：针对于招商会会前、会中、会后具体具备流程环节设计，并通过领导审核后，严格按照所设定的流程开展工作。
3.人员分工与协调
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概念：分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内的工作任务，其次是配合其他组的需要，落实流程中各环节具体事项至具体人头上。
4.主持人、讲师及课程设定
概念：主持人设定考虑中，注重一个总结能力，一个优秀的主持，会把每一个讲课人的内容总结以及导引到下一个课题 ，过渡自然;讲师设定考虑业内经验丰富且语言表达能力强者。
5.会前动员会及各工作组最后落实并强调职责
概念：会前总动员与职责强调要让每个参与会议工作的员工了解整个会议的重要性，并把大家的心态调整到期最佳。
方案具体操作与责任落实：
1.关于如何确定此次招商会目标及规模：从渠道人员处了解目前所开发的目标商户的质量、意向等信息，由渠道总监把关确定此次招商会性质、目标;
2.关于如何设定会议当日流程：由会务、策划人员制定，参照“招商会策划书”中“会议详情一览表”作为基本流程，在实际后续工作中针对具体流程再做修改于增减;
3.关于人员分工于协调的原则和计划：
根据“会议当日流程”对现有人员进行分工分组工作基本组织架构可以下表配置----
基本组织架构
序号 1 职位 总指挥
职能说明
一般有公司老总或者副总担任，主要是会议前期的组织、后期服务和总协调 要求心态平和，熟悉整个流程环节细节以及各个代理商的情况。负责会议接待、登记、2 会务协调 会议资料的发放的安排工作及会场的整理、各个成员的分配协调、突发事件的处理和协调。用餐协调、与会场的事务性安排，参会人员的往返接送等
执行落实会务协调工作，主要负责会场各设备设施等硬件相关工作，同时支持会场秩3 会场执行
序的调节、摄影、摄像、讲课进程的安排、会场现场的业务处理、会场气氛的营造 主要负责会场接待签到、领导引领、茶水供给等工作，同时支持协助业务人员做好谈判相关后勤工作
这个组责任最重，一般有分管区域经理或者渠道人员担任，成员是熟悉市场和具有谈5 业务洽谈 判能力的人，负责参会人员的名单整理、分组、就餐安排、合同资料、与会人员的事务协调、意向代理商的沟通促进、配合会务组进行业务安排等
4 后勤支持
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4.关于主持、讲师、课程设定计划：
a.提前10天定好讲课内容，并由授课人提供课件或讲课提纲。
b.授课内容不冲突，而且要有递进关系，课程的顺序很关键，一般顺序是行业前景和公司的优势讲解;公司的项目介绍和政策阐述以及投资分析;公司的营销策略分析;样板市场的启动介绍和财务分析;其他需要设置的内容。基本上按照经销商的了解事务的习惯和次序来讲解，比如说如果上述次序调整，在经销商不了解政策的情况下，讲解营销方案和财务分析就显得很突兀，不容易被人接受。
c.必须准备备用讲授主题以及备用主讲人准备，以免突发情况发生; d.必须安排主讲人、主持人、提前演练; e.主持人职责：
1.主持人必须提前熟悉会场、会议主题、内容等;
2.会前先宣布会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布;
3.拟定每位嘉宾的经历与职务简介，当嘉宾上台前进行介绍;
4.致辞结束后用简单的总结发动来宾为嘉宾鼓掌;
5.事先准备好活跃会议期间的话题、活动;
6.主持人的煽动性和会议的气氛息息相关。
讲师职责：
1.制定讲授课程大纲予会务人员，参与会议PPT制作把关工作;
2.流程且专业地对于讲授内容的讲解;
5.关于会前动员及各组工作最后明确落实的开展：
再一次地强调个工作人员的职责，引起所有参与人员的高度重视，并严格按照之前分工及安排情况执行后续工作;
2.招商会物资准备：
常用物资：电脑，打印机，打印纸，微波炉，饮用水，饮水机，一次性水杯，照相机、摄像机或小型DV，胶卷，电池，备用插座，便签纸，裁纸刀，剪刀，胶带纸(宽窄均备)，双面胶，回形针，大头针，胶水，白板笔，戒烟标志、公司放大的标识、以及各通知条(比如说有现场打电话的，直接去说可能唐突一些，那么准备一个纸条，“先生/女士，你好，请维持会议现场的安静，请把手机调至震动或关闭，谢谢配合;你这样递过去一个条子，比说话的效果要好多了)。
布置物资：会场入口处会议相关欢迎横幅;至会场路标指引及沿途宣传海报;签到台布置--签到本、
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桌花、签到笔(多备)、来宾签到同时发放胸花或挂牌;会场桌面装饰;墙面装饰;舞台装饰--背景幕布、主持台桌花、投影设备;
应急物资：公司目前主打主推防水材料样品，多带一些，以备来宾现场感受;简单食物，已备工作人员因忙碌导致无法用餐，可事先找到盒饭外卖等联系方式，若需要及时可送;急救医疗箱，会场基本应配置;
邀约物资：由会务人员专门对此次招商会设计入场门票或者请柬(请柬门票让渠道人员有筛选的对客商发放)
3.招商会开展活动策划书：
目的：制定具有规范性、可复制性的招商会具策划文书，交予领导审核。同时可以接下来的工作中严格执行且便于今后复制与不断改良。
工作计划：
由招商会策划组制定活动策划书，将活动具体主题、时间、地点、参会人员、流程、各组织成员职责等所有开展招商会相关工作方案落实至策划书中，逐级通过公司审批后，坚决按照策划书中流程执行工作;
具体操作落实方法：策划书具体内容，参考“成都市嘉洲新型防水材料有限公司 2012年招商会议策划书”此策划书制定后，作为后续开展招商会策划书模板，并对之持续修改完善;
4.招商会各环节深化细节：
目的：针对于以上工作计划，进步一作出更深化细节明确，确保招商会从策划至成功举办到会后跟进井然有序，万无一失，完美成功。
详细内容：
一、招商会策划会务组的工作细节注意
(会务组是招商会的大脑和管家，事无巨细，前头万绪，会务组组长一定是一个既了解经销商又有人生阅历的人，脾气很关键)
1. 确定会场后，会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如：客房部、餐饮部、工程部、会议室等，把电话常备，做成小贴条，几个组长每一个人一份，以备急时需要。
2.招商会策划会务组人员确定会务组工作地点后，将会议物资全部放好并进行登记，分类并标注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如电脑、打印机、相机、DV等设备的妥善保管，责任到人，否则容易出
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现大家都不知道的结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会务组应24小时有人在岗。
3.了解会场所能提供的服务，如：接送车辆、叫醒报务、免费早餐、市内免费电话等。并与服务部门详细说明如何配合。如：接送车辆何时、何地、如何接送客人，叫醒服务的时间，方式，语气等。
4.如来宾需要特殊的服务如：长话、播放录像、加餐、用餐时点酒点烟等要与前台说明，来宾自己结算，会务组概不负责，如果能形成文字就更好。
5.若会议地点在酒店，则会务组除安排日常接待办公房间外还应安排用于专门与客户沟通的房间，套房要开一间到两间，费用这个时候不能省。
6.招商会策划会务组房间内要做到卫生整洁，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟，除休息和轮休人员外会务组成员不得在床上休息，尤其是注意不能脱鞋以免异味充斥房间。
7.来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决，即使不是自己的业务范围，不能直接说：“你去找那个那个人吧，支走OK“，一定要说”你等一下我帮你联系一下，看他在那里，然后你去找他“，如果客户提出的问题超标，解决不了的向上级反映，不能隐瞒不报或越权处理。
8.招商会策划掌握所有会议信息及人员联系方式，备注上通过何种方式得知的消息，和公司哪个人员沟通过，这个很重要，如果知道那个方式，以及和公司的具体人沟通过，那么会后的谈判就是知己知彼，在言语上也不冲突，因为即使是一个事情，两个人就有两个说法，一点语气的不同都会给客户产生不正规的感觉，同时也容易被客户利用互不通气的弊病，那个谁、谁说了，你们是这样的等等，来制造事件为自己利益打算。
9.若接站车辆途中遇到塞车，及时向来宾解释，请其等候或自己打车赶往会场。
10.做好有突发事件的心理准备以及应对策略和第
一、第二责任人，如：来宾之间产生纠纷，有人在会议现场无理取闹，竞争对手参与等。
二、关于后勤支持成员工作注意细节：根据会场环境，制定统一的工作流程。
1.登记签到处环境整洁，便于来宾登记，禁止摆放无关物品。
2.若涉及酒店住宿则与酒店前台及客房部保持紧密联系，及时了解入住信息，确保客人的入住安排。同时提前向前台领取客房钥匙，为来宾省去复杂的登记过程。另外一定要收取房屋钥匙押金，由我们转向服务台，不是不相信，而是防患以未然，同时也使客户爱惜客房物品，因为抽烟烫洞或者拿人家毛巾擦皮鞋的事情常有发生，没有押金最终公司要承担。
3.来宾到达时热情接待，详细询问并新自填写登记表，字迹填写工整，便于确认。
4.来宾填写完登记表后发放整套会议相关资料，并说明里面装的内容，尤其是嘱咐会议相关秩序由专人在会场入口处迎接来宾，并向其说明手机关闭或调到无声，或向其提示警示牌，上面写有：“禁止吸烟”，
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“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿喧哗和走动”等警示语。
，不明处查询会务组，并告知会务组所在;由专人负责将来宾引领至就坐，主动帮助来宾提行李，若座位旁边已有来宾要主动做介绍。
5.提醒来宾将贵重物品妥善保管。
6.引导来宾从前向后坐，如来宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调节会议气氛，如：带头鼓掌，向授课人点头示意等。座位安排尽量一次到位，避免对来宾进行更换，如有特殊情况必须安排的，应向调动双方做好解释工作。
7.对来宾任何问题要对其进行指引，告知会务组、会场、卫生间的具体位置。
8.若需要休息用餐，则轮流用餐，确保岗位始终有人，在登记工作较少的情况下可以考虑轮流休息，确保旺盛的工作精力。若会议开展，则尽量支持会场内其他工作调配。
三、关于会场执行成员工作注意细节：
1.与会场服务员充分沟通，做到期双方紧密合作。
2.在会议开始前进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等。
3.选择并预留摄像机位，尽量减少人员走动对摄像效果的影响。
4.来宾入席后通知由会场服务员提供茶水，但是仅仅限于会前和中间休息的时候，中间倒水一是影响授课人的情绪，同时客户喝水多了难免要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序。
5.在授课期间，如有来宾交头接耳或接打电话，可递上纸条，请其注意会场秩序，如有来宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神。
6.为保证授课人的思路不受干扰，授课期间会场内除摄像人员可以来回走动外，尽量控制其他人员减少走动。
7.注意各个来宾的神态和听课的认真程度，这个对后期谈判都起到很好的作用(注意来宾听课热认真度，更能看出来宾的成交意向是否强烈、是否真心希望了解加盟政策等关键细节信息)
四、关于业务洽谈成员工作注意细节：
1.自己邀约到的来宾前往会场的跟踪接待，以及就坐后会议过程中坚持保持住自己的专业形象; 2.对于熟悉或关系较好的来宾可安排至一起就坐，对于不熟知的来宾可分插就坐于身边便于深层次地交流挖掘;
3.会议开始前随时与签到台保持联系，若自己邀约到的来宾未能到会场，及时通知会务成员，以便会务人员对于会议就坐、用餐等方面的人数变化风险发生时，作出及时地应急措施;
4.业务洽谈相关资料、公司主推防水材料样品等所以相关辅助用品一定准备齐全;
5.若自己引领进场的来宾，可积极地带领来宾与在会场的公司领导、包括讲师、与其他熟悉的来宾做
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好互相介绍的工作，让来宾更容易地融入到会议活动中，并感到自己受到更多地重视;
6.会前与将会前来的来宾做好事前沟通，尽可能地达成一定共识，在会后业务洽谈时，尽量先促成合作意向更强一些的来宾，以其作为带头作用;
五、会场安排及用餐安排相关注意细节：
1.事前与会场协商好，若人数变动较大，所预定的与会就餐人数 是否可以更改，如何更改，如何变通;。帮助公司把控好不必要的成本损失;
2.就坐安排时候，尽量安排员工与来宾同席，方便融入来宾氛围，尽量避免员工扎堆聚集的情况;
3..事前做好相关预算工作，保管好会议相关物资，保障有力;
4.如遇来宾酒后失态，来宾贵重物品丢失等突发事件，应及时寻找有关部门配合解决，尽量低调处理，不引起其它来宾的注意。
5.如在工作中遇到来宾投诉，无论对错，先赔礼道歉，然后弥补，会后再追究过失问题。公司内部的问题内部解决，尤其是在会议结束以后。
6.公司自己员工之间无论发生什么事情都不能当着客户的面互相拆台，虽然不是故意的，但是起到了这个效果。
附：以上的流程和分工中间有很多交叉，在会议的进行过程当中，可能用不了这么多的职位，有可能一个人负责几个人的职责，开招商会是一个萝卜三个坑甚至都不够，在具体的操作中，可以进行调整，部门可以调整，但是内容不能减少。
此计划方案作为公司日后所有招商会议筹办工作、产品推广会议、及内部活动的参照计划模板，在以后的工作实践中，不断与之修正，细节安排不断完善。
第四篇：商会成立仪式的筹备
一、会议筹划及准备
1. 拟定会议计划：①拟定会议主题、名称、地点、规 模等，确定特邀嘉宾和赞助商;②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容;③排出会议作息时间及注意事项;④做出会议经费预算和筹资方案;⑤成立会务组，明确会务分工。
2. 发出会议通知：①第一轮通知(告知会议具体时间、地点、参会人员名单等);②正式通知及回执(包括会址、交通、报道和接站时间、回执时间、住宿要求、返程票预订、是否大会发言、会议壁报准备等等)。
3. 准备会议材料：①会议审稿，确定大会发言名单;②确定开幕式议程、开幕词或致词稿代拟稿;③编印会议指南(包括会议日程、代表须知等);④准备会议纪要和通讯录。
4. 准备会议标识：①参会证;②会场背景幕布、会标(宾馆门口)、指引标志(会议和就餐)、海报、会议日程(报到处)等;③会议展览布置(宣传标语等);④壁报。
5. 安排会议生活：①预定交通工具;②预订宾馆，安排住宿、餐饮、会场;③联系安排参观、访问、旅游活动; ④确定财务、接待、保卫人员;⑤安排茶歇和娱乐活动。
6. 选定布置会场：①排定会议座次;②布置环境;③检查并配置电化设备;④展台安排。
(二)会议接待 1. 会议报到：①接站;②填写报到单;③分发会议材料，安排住宿;④收取参会人员费用;⑤通知有关事项。
2. 会场组织：①检查会议设备;②接待嘉宾;③保证会议主持人、发言人到位;④调动与会者提问和讨论;⑤会议记录。
3. 会议生活服务：①及时定购邀请参会领导回程票;②印刷并分发会议参会人员通讯录;③检查住房设施;④征求膳食意见;⑤保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。
(三)会后安排
1. 整理会议文件：①整理会议记录;②形成会议决定(简报、纪要);③写总结向上级汇报情况或发布;④将会议材料分类、立卷、归档。
2. 送别会议人员：①分发邀请领导回程票;②结清会议费用;③根据返程时间安排车辆;④发放会议资料、照片和通讯录。
3. 会后工作：①结算会议开支费用;②归还会议所借物品。
六、其它
(一)各有关人员必须按照此工作方案认真履行好职 责，确保会议顺利召开。
(二)各有关人员应对分工有超前意识提前准备，对可能出现的情况有补救措施。
(三)各工作组提前召集本组成员开好预备会，做好进一步分工。
(四)未尽事宜另行通知。
第五篇：成都达州商会筹备方案
成都达州商会筹备方案(草案)
一、达州商人在成都
随着社会主义改革开放和西部大开发的不断深入，达州市的经济和社会快速发展。目前，达州的经济总量已跻身四川前列。达州的各项发展，离不开170万在外达州人的艰苦奋斗和贡献，也包含着在蓉近60万达州籍人士的辛勤汗水与贡献。二十余年来，我们远离家乡，搏击商海，艰苦创业，不仅为达成的经济和社会发展做出了积极的贡献，也拓展了达州产品的销售市场，为达州各项事业的发展积累了丰厚的民间资本。但是大部分达州籍在蓉的工商业者分布在金融、房产、石化、医学、食品、媒体、餐饮等各个领域，基本上分散经营，无法发挥整体效应，影响和制约了企业的发展。
二、筹建成都达州商会的必要性
商会作为依法组建的商人团体，是维护会员合法权益的坚强后盾，是传播商人文化，加强信息交流的广阔平台，是在市场经济条件下实现资源优化配置不可或缺的环节，是政府与商人、商人与商人、商人与社会之间实现对话与沟通的重要桥梁和纽带。
如前所述，达州籍商人在达成的经济、文化和社会建设中已发挥着越来越重要的作用。然而，作为达州商人的组织——达州商会的建设，与其他商人集团相比却处于相对滞后的状态，目前在成都仅成立了渠县、达县同乡会等非正式组织。同乡会不仅层级较低，且主要还是各自为营，缺乏紧密的交流与合作，影响了各类相关活动的开展。
再者，在成都发展的达州籍人才来自达州各地，而不仅局限于上述县，对于尚未有组织的地区来说无论在实力凝聚、互帮互助还是交流合作方面都存在很大的局限。而其他各在蓉商人集团，如浙商、闽商、攀枝花、资阳、南充等等，都已经在成都建立了统一的商会组织并且日渐发展成熟。鉴于上述情况，广大在蓉达州籍人士均有尽快成立我们自己的统一组织的强烈愿望。为此，我们认为，建立成都达州商会实属顺势而为之举。
三、商会的宗旨
发扬、光大达州商人优秀文化，立足成都，回报达州。加强在蓉达州籍企业之间的合作交流，发展壮大达州商人队伍。作为成都地区的达州籍商人平台，在其全国各地的达州商会组织之间构建起交流合作的桥梁。本商会旨在为各会员进行全方位的服务，引导会员企业遵纪守法，树立良好达州商人形象，发扬达州商人文化中以众帮众的协作精神。
四、成都达州商会的特点
成都达州商会拟建成为一个以会员单位为主体;“宣传政策，依法维权，服务会员，发展经济”作为商会的主要任务(围绕这一任务我们拟定搭建：推广平台;投融资平台;产购销平台;传帮带平台;资讯平台;维权平台及其交流平台等);以“自愿入会，自选领导，自聘人员，自筹经费，自理会务”为其组织原则，以“自我管理，自我服务，自我协调，自我约束，自我教育”为其活动方针的商业联合会。
五、商会筹备的具体工作与步骤
(一)成立筹备组织
成立以刘传政为主任，其他发起单位负责人和渠县同乡会、达县同乡会负责人副主任，其他有关人员为成员的商会筹备委员会。委员会下设秘书处，石海波为秘书处秘书长(专职)，具体负责商会筹备的日常工作。
(二)联络各现有同乡会
分别联络在蓉的现有同乡会，向各同乡会传达本商会的筹备情况及构想，动员他们加入本商会。
(三)发掘在蓉的其他优秀人士
有鉴于相当一部分达州籍在蓉发展人士对于这次商会的建立还不够了解，筹备委员会的各个工作人员应该在整个成都工商业界加大宣传力度，并通过现有人脉资源进行口口相传，进一步拓展商会的人员基础。另一方面，发函或者拜访达州各县的相关部门，包括工商联、政协及其他政府部门，由他们推荐本地在蓉发展较好的优秀人才，提供相关信息，获得筹备商会的相关协作，为商会的可持续发展奠定坚实基础。
(五)召开第一次筹备大会
建议于近期召开第一次筹备大会。参加会议的人员主要是筹备委员会成员、并邀请其他有关的达州籍在蓉经商的优秀企业家参会。
筹备大会须商定以下事项：
1、拟定会长、副会长、秘书长、副秘书长、名誉会长、顾问、常务理事、理事、会员人选。会长、常务副会长、秘书长、副秘书长、名誉会长、顾问由筹备大会酝酿产生，副会长、常务理事、理事、会员由在蓉各县驻成都办事处和同乡会推荐产生，其中推荐的副会长人选为2-5名，常务理事为5-8名，推荐的理事与会员须是有一定规模的企业单位。各职位人数分别为：会长1名，常务副会长3名、副会长原则上不超过20名，秘书长1名(专职)，副秘书长原则上不超过3名，名誉会长原则上不超过3名，顾问原则上不超过8名，常务理事原则上不超过35名，理事和会员暂不定名额。
上述成员任期均为3年，可以连任。
2、确定组织机构框架。会员大会为商会的最高权力机构，理事会为代表大会的最高执行机构，常务理事会为理事会的常设机构，秘书处为日常办事机构。
3、确定职能机构及各自的分工。拟设职能机构主要包括投融资部――负责投融资平台搭建;会员服务部——负责产购销平台、传帮带平台、维权平台的搭建和现有会员的管理以及新会员的资格审查和加入程序;宣传拓展部——负责推广平台、资讯平台的搭建;各部设部长1名、工作人员若干。
4、选定办公地点。办公地点应选在市中心交通便利的商业区，便于人员交流、拜访。
5、确定日常办事人员编制。为了商会的正常运作和长远发展，必须配备一定规模的日常办事人员，总数应不少于10人，并分配到各个职能部门，分工合作。这些人员由商会与之签订劳动合同。
6、会费交纳及用途。会费实行按年交纳。会长年会费——，常务副会长年会费——，副会长年会费——，常务理事年会费——。(具体数额待定)年会费总额应不少于50万元。第一年度会费于筹备大会召开后10日内交纳到位。其后每年的会费于每年的12月30日前交纳到位。所交纳会费用于商会内部的正常活动，维持机构的正常运转。
为便于收交会费，建议在筹备大会召开后3日内确定2名财务人员，并到银行开设一临时帐户。
(六)注册成立
准备好商会章程、办公场所使用证明、工作人员花名册、任职文件、法定代表人身份证明等资料，前往成都市工商联或投资促进委员会办理申请报批手续，到当地民政局办理注册登记手续。
(七)召开成立大会
准备会议资料、礼品，联系会址，布置会场，确定并通知与会人员。建议于2010年10月正式召开商会成立大会。
石海波
2010年5月12日