人事档案是单位求才、个人求职的最原始资料, 直接反映了个人的专业特点、工作能力和品德情操等, 借助于这些材料, 个人能尽快找到适合的工作, 单位能尽快求得所需的人才。所以, 必须做好人事档案统计管理, 以确保档案资料的完全性、准确性和权威性, 为人力资源的开发提供数据支撑。
一、加强基础设施的建设
基础设施是人事档案统计管理的物质保证, 其建设应严格遵守档案统计规定:一是完善专用档案库房性能, 确保其坚固耐用够用, 确保每千卷占有20 ~ 25m2, 档案柜是铁质的。二是增设灭火、去湿、空调等设备, 做到防潮、防盗、防高温、防火、防光和防蛀, 做到办公室、阅档室、库房分开。
二、加强材料的收集
随着社会的发展, 考核、培训、职称晋升、考察、聘任、学历、技术等需要入档的材料不断增多, 应加强这些基础材料的收集。管档人员因在严格遵循归档制度的基础上及时收集并归档职工的学历、职称、考核成绩。当有查档需要时, 调用的材料要按时、按固定流程放回原位, 以备下次再用。对档案的整理装订应严格遵循全国统一标准。
三、完善统计内容
统计内容应进一步完善, 以便能更加真实、全面地反应一个人的真实情况, 比如个人的技术专长、信用、违法记录、业务水平、职业培训、工作业绩等。基于提升人事档案统计信息利用价值和方便人力资源管理的目的, 还可以增设个人工作态度、业绩变化的统计, 让个人的工作表现一目了然。
四、加强人事档案统计工作的考核评估
为了确保人力市场能公开、透明、公平、公正地发展, 应基于市场化、人事档案统计规范化的目标加强统计工作的考核评估, 在完善企事业单位人事档案统计工作的同时带来更大的社会效益和经济效益。一是定期对企事业的人事档案统计工作进行考核, 人事组织部门、各级档案局等主管人事档案的政府部门, 应推行更加高效实用的考核制度, 通过定期和不定期相结合的考核方式来监督、评估企事业人事档案统计工作。二是建立完善的测评体系, 政府应把相关的评级权利下放给以人事档案统计管理领域的学者、研究人员、从业人员组成的非盈利性机构或组织, 对企事业的人力资源统计管理水平进行评级, 为人力资源统计管理发展建立统一的专业性更强的标准。三是注重异议的审核和鉴定, 如果档案人对档案材料有异议, 应本着对档案材料发布的机构和档案人负责的态度加强异议部分的审核和鉴定。
五、加强人事档案统计人员队伍的建设
选择档案管理专业出身的人才作为人事档案管理员, 并根据相关的规定和要求对其展开相应的培训工作, 使他们工作上认真负责、热情好学, 政治上觉悟高、能保守秘密。为了进一步提升他们的积极性和创造性, 应加强团队建设, 并关心每个成员的工作和生活, 增强团队的凝聚力。对于老员工, 每2年培训1次, 并进行考核, 考核合格后方可继续工作;对于新进员工, 开展入职前配合, 使他们熟练工作流程、内容和制度, 确保工作的有序开展。
六、建立人事档案统计的信息系统
信息化建设是时代的主题, 人事档案统计管理也应有意识、有计划地引入信息技术、设备, 并运用相应的理念构建人事档案统计的信息系统, 以更好地统计浩瀚的档案资料, 减低工作强度, 提高工作的效率。企事业可根据自己需要, 引入或建立人事档案统计信息系统, 录入电子档案, 实现电子档案的在线检索和浏览, 减少纸质档案的磨损。建立人事档案统计信息系统的必要性主要体现在人事档案信息是在不断变化和改动的, 这是社会多元化发展的结果之一, 传统人事档案统计耗时耗力又不讨好。经常变化的档案信息有:专业技术、学历、聘用岗位、党政职务、学位、任职时间等, 为了确保人事档案的真实性, 应定期对其进行更新, 首先是要做好这些变化信息的收集、鉴定工作, 然后创建电子表格, 并录入这些信息。在建设信息系统的过程中, 要做好以下工作:一是确保人事档案基本信息工作表的完整、准确, 其不仅技术难度高、内容多样复杂, 还牵涉甚广, 极容易受到政策的影响, 对此可选用业务熟练、工作认真负责、熟练计算机操作的人员来承担这项工作, 满足人事档案信息的认定要求, 以档案记载为依据, 确保档案信息的准确、全面、权威。二是制表要实用、科学, 能使档案信息条理化, 易于检索。报表项目要齐全, 又要简明扼要, 避免相互矛盾和重复。
摘要：本文从基础设施的建设、材料的收集、统计内容、考核评估、队伍建设、信息系统来展开论述, 涉及人事档案统计管理的具体工作, 也关注组织体系的构建, 全面完善人事档案统计管理, 充分发挥人事档案的作用。
关键词：企事业单位,人事档案统计管理
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