档案管理现代化存在的基本前提是社会的政治要素、经济要素、科技要素等。档案管理现代化是社会经济和档案管理发展的必然结果。由此可知,档案管理现代化是经济社会现代化的一部分。
一、什么是档案管理现代化
自20世纪电子计算的出现,时至今日,电子计算机已经非常普及,应用在社会不同的领域,档案管理也不例外,在档案管理工作中利用计算机系统是档案管理工作的一项革新。第一,通过计算机管理档案可以实现诸多功能,如检索功能、筛选功能、诊断功能等。第二,使用计算机管理档案可以实现存储量大、应用能力强、占用空间小等优点;第三,使用计算机管理档案可以提高工作效率和质量。如果想在档案管理系统中成功地引入计算机系统,笔者认为要加速提升档案管理人员的素质,如管理知识现代化、管理思想现代化。因为档案管理现代化工作需要的工作人员既需有专业化的知识又应该具备管理类知识。
综上文所述可知,档案管理现代化是一个不断改革和发展以适应社会发展的过程。其是指拥有现代化管理知识和理念的档案管理人员,通过高科技装备实现档案管理向科学化、现代化变化的动态过程。其内涵是管理理念现代化、装备现代化和档案管理人员素质现代化。
二、中国档案管理现代化进程中存在的问题及对策
自从中国开展档案管理现代化以来,取得了诸多成绩,但也存在一些问题。在下文,笔者详细阐述目前存在的主要问题及原因,并给出对策。
(一)中国档案管理现代化进程中出现的问题。
1.现代化意识欠缺管理意识决定管理工作效率和质量。目前,据笔者调研,在中国档案管理依旧存在档案管理现代化意识薄弱的现象,对其认识程度严重欠缺,这在很大程度上影响了档案管理现代化的进程。2.现代化人才欠缺。档案管理现代化是档案管理人员现代化。档案管理不但要求管理人员具有较高的专业知识,如档案学,而且要求其具备广泛的管理知识。而目前,从中国从事档案管理的人员数据分析来看,众多管理人员不具备现代化的专业和管理知识,而且不具备操作高科技设备的技能。3.现代化设备欠缺。工欲善其事,必先利其器,现代化设备对提升效率起到重要作用。而目前,在中国,由于经济条件限制,档案管理设备较为落后。4.现代化基础工作欠缺。良好的开端是成功的一半。但是目前,很多档案管理存在卷宗质量较差、档案欠缺规范化和标准化等问题,其中最严重的问题是许多档案的立卷、检索均不符合国家档案局的标准。
(二)为实现档案管理现代化的对策。
1.增强现代化意识。管理理念是档案管理现代化的核心,因此要想实现档案管理现代化,首先必须实现管理思想现代化。若是档案管理人员的管理理念没有现代化,那么现代化的设备将不能发挥其应有的作用。在档案管理现代化过程中,应对档案管理人员的现代化管理意识进行培养,以增强其现代化意识,以帮助其树立依靠科技和科学进行管理的理念,树立与时代共进步的理念。2.培养现代化人才。档案管理现代化主要通过管理人员来实现,而且档案管理现代化是一个不断改善的过程,因此培养现代化的人才,提升其素质,是实现档案管理现代化的保证。所以对档案管理人员的培养要加大力度,既包括时间的力度,也包括内容的力度,内容主要包括档案管理的专业知识、专业技能、信息技术和管理知识。3.投入现代化设备。为档案管理配备现代化的计算机、扫描仪等其他现代设备是实现档案管理现代化的硬件保证。只有投入现代化设备才能充分发挥科技的优势,才能加快档案管理数字化进程。因此,各级管理部门需要加大对档案管理现代设备的资金投入,而且档案管理部门应该积极争取经费的支持。4.强化基础工作,建设档案规范化流程。如何强化档案管理基础工作?笔者认为可从四个方面着手。一是取其精华。由于诸多原因,在档案管理方面存在无用的文件,因此应全面调查卷宗,以去除无用的信息和文件。二是重组规范卷宗。在梳理卷宗的基础上,根据卷宗内容进行重新组合,对于缺少信息的卷宗如缺少页码、标题,应进行重新填写。三是规范著录,著录是档案管理现代化的基础工作之一,其会直接影响计算机系统数据的准确性,因此应该规范著录工作。四是统一分类号,统一分类号是计算机实现快速的检索的基础,因此为保证检索的完整性,应统一分类号,以保证前后标引一致。只有建立规范化和标准化档案管理才能建立档案管理工作程序,才能促进档案发展,因此解决档案管理基础工作欠缺、流程不规范等问题,建设现代化管理档案工作标准化迫在眉睫。在建设档案管理规范化流程中,应该借鉴和引用相关的科学理论知识,以便提升档案管理水平。
综上文所述可知,实现档案管理的现代化,其条件就是需要实现管理理念现代化、人员现代化、设备现代化。愿上文所述对实现中国的档案管理现代化有所帮助。
摘要：伴随社会的快速发展和档案管理工作的发展,档案管理逐步现代化是必然的趋势。众所周知,档案管理现代化的内涵是管理理念现代化、装备现代化、人员现代化。目前,在中国的档案管理并没有全部实现现代化,因此为实现档案管理现代化,仍然需要强化现代化管理意识,更需要强化现代化管理人才的培养。在本文中,笔者首先分析目前中国档案管理存在的问题,其次分析如何实现档案管理现代化的对策。
关键词：档案管理,现代化
参考文献
[1] 周子艺,李娜.档案管理信息化条件下的档案管理现代化研究[J].劳动保障世界(理论版).2013.10:107-109.
[2] 李小平.对加强高校档案管理现代化建设的思考[J].行政事业资产与财务,2012,04:175-176.
[3] 林祝娥.我国档案管理现代化建设的现状及对策研究[J].兰台内外.2010.04:56-57.