一、内部控制相关理论
(一) 内部控制的概念及特征
早在20世纪40年代末就提出了“内部控制”一词, 它是一个重要的企业管理方法。随着市场经济的不断发展以及会计理论和实践研究的进步, 内部控制逐渐发展为一个严密的、较为完整的体系。它由一系列具有控制职能的方法、措施、程序来使之规范化和系统化, 从而形成完整的内部控制体系。CO-SO委员会对内部控制的界定是:“由企业董事会、经理层和其他员工实施的, 为实现相关法令的遵循性、运营的效率效果、财务报告的可靠性等目标而提供合理保证的过程。”
内控活动涉及公司经营活动的每个方面, 涵盖各级组织机构和岗位人员的各项业务活动全过程, 公司的每一位员工既是控制的主体, 又是控制的客体, 即要对其负责的作业实施控制, 但同时也受到其他人员或制度的监督和制约。
(二) 内部控制的目标
COSO在《内部控制——整体框架》阐明了内控的三个目标, 分别是: (1) 经营的效率与效果; (2) 财务报告的可靠性; (3) 适用法律法规的遵循性。
从固定资产的角度具体来看:固定资产的总体控制目标是相关业务处理流程的有效性会计记录和报告的真实可靠及对相关法律法规的遵循性。固定资产内部控制基本目标包括: (1) 保证固定资产投资活动必须考虑企业的预算, 并且需要事先审批; (2) 充分恰当的记录和披露固定资产的取得、验收及款项支付等事项; (3) 保证固定资产的日常运行维护保养及其安全、完整;四、充分恰当的记录及披露固定资产的处置;五、保证对固定资产折旧制度的合理性和充分记录与合理披露其折旧。采用内部控制的方式, 进行内部控制活动都要服务于总体目标。
二、X运输分公司固定资产内部控制流程现状
(一) 固定资产购置业务内控流程
固定资产购置具体流程:第一, 根据工作需要填报《固定资产购置申请表》, 由办公室、财务室依据现有资产状况, 并交由部分负责人审批;第二, 根据固定资产金额的大小, 5万元以下的购置由财务部门负责人进行审批, 5万元以上则由总公司审批。第三, 财务部审核通过后, 编写采购单并交由采购部门, 采购完成由固定资产申请部门验收, 并填写验收单和领用单。同时, 固定资产保管人员登记固定资产卡片, 并将验收单、领用单等单据交至财务部门, 由财务部门办理相关付款手续, 并进行相应的账务处理。
(二) 固定资产维护业务内控流程
固定资产维护业务具体流程:第一, 固定资产使用者提出维修保养申请, 由该部门负责人根据固定资产重要性进行判断。如果为重要的固定资产, 部门负责人需要向公司分管负责人提出申请, 审批通过后, 才可以对固定资产进行维护;而一般性固定资产, 可以由部门负责人直接决定是否维护, 不需要上级审批。第二, 通过审批的固定资产, 由使用部门统一开展维护。最后, 维护工作完成后, 由使用部门将汇总好的相关单据报送财务部, 由其负责相应的财务处理和费用报销工作。
(三) 固定资产报废处置业务内控流程
固定资产报废处置业务具体流程:第一, 固定资产的报废处置工作与维护工作类似, 同样也是由使用者提出申请, 根据固定资产重要性的强弱, 由公司分管负责人或者部门负责人审批。第二, 通过审批后, 由固定资产管理员清点待报废的固定资产, 如果是重要的固定资产报废, 必须经由财务负责人审核批准。最后, 经过审批通过后, 固定资产管理人员可以进行变卖或者其他处置。
三、固定资产内控流程问题
(一) 购置业务内控流程存在的问题
第一, 缺乏购置计划且购置程序过于简单。固定资产的购置制度并不完善, 比如固定资产管理过程中未考虑公司全年预算, 固定资产购置计划不详细、清晰等。另外, 固定资产在购置过程中会有不符合规定制度的现象, 通常购置的固定资产应该由多家企业招投标方式来选择价格低、质量好的卖家, 但财务室通常没有通过招标的方式而是直接购置, 存在舞弊的风险比较高。这种现象的发生对企业的固定资产质量不负责、投入资产不能有效利用, 而且还会增加公司固定资产内部控制的风险。第二, 购进的固定资产验收金额大小, 全部由需求部门自行验收, 没有按照购进资产价值和重要性划分。第三、验收制度不规范。根据规定, 企业应当建立固定资产验收制度, 固定资产的管理部门、财会部门和使用部门都应参与固定资产验收工作。
(二) 维修保养业务内控流程存在的问题
根据规定, 固定资产的日常维护需要有严格的实施计划和步骤, 特别是需要大修的固定资产, 应该由固定资产使用部门、管理部门会同财务部共同评估, 并提出具体的维护计划, 由公司分管负责人审批后才可以实施。但是, X运输分公司的重大固定资产检修过程过于简单, 不仅在日常经营活动中缺少专业人员的检验, 而且重大固定资产的检修计划编制也过于粗糙。
(三) 报废处置业务内控流程存在的问题
第一, 报废处置未经适当审批。X运输分公司重大固定资产和一般性固定资产相比, 审批程序只是多了公司分管负责人这一个环节, 不止没有公司总负责人的审批, 而且也没有专家对拟报废的固定资产进行鉴定的环节。第二, 报废处置核算控制不完善, X运输分公司在处置固定资产时, 缺乏应有的监督和制衡, 就增加了固定资产处理的主观性, 并且处置工作完成后, 并没有与财务部进行有效沟通, 这都可能会造成处置价格不合理和不能及时入账的不良后果。
四、X运输分公司固定资产内部控制流程改进措施
(一) 固定资产购置流程改进措施
编制全年预算计划;明确各岗位职责;制定固定资产购置制度;划分审批权限的标准。第一, 各部门根据工作需要填报《固定资产购置申请签报》, 由办公室、财务室依据现有资产状况, 年度计划预算等会签意见, 公司主管领导同意, 财务总监和总经理会签后, 在年度固定资产资产预算内, 根据固定支出金额的大小分权限审批后购置。第二, 应当规范、公开透明固定资产的购置流程。公司购置办公用资产由办公室和使用部门负责组织采购, 并且需要遵循公司合同管理制度签订采购合同。第三, 对于采购一般固定资产, 应该由采购岗对供应商资质进行充分考查, 运用比较质量与价格的办法选取供应商;针对一次性固定资产采购金额较大时, 应该按照公司招标管理办法进行公开招投标方式。第四, 固定资产购置完毕后, 相关部门应及时进行严格验收。办公室与实物资产管理部门、使用部门及相关部门按国家标准、签订的合同条款, 出具验收单或验收报告, 并按要求建立帐、卡等手续, 验收不合格或未办理上述手续, 不得交付使用。
(二) 固定资产维护流程改进措施
第一, 公司应该依据固定资产的日常使用情况, 制定相应的维修保养计划, 并且要把该计划的实施具体到部门及个人, 负责维护的人员要对固定资产进行定期保养和检修。重大固定资产的维护更需要公司制定严格、标准的维护计划, 重大固定资产利用效率的高低, 使用状况的好坏, 都会影响到公司各项活动能否顺利开展。第二, 公司可以对所有重大的固定资产建立一个维修审批系统。凡是提出申请进行维护的固定资产, 都应当取得对应层级的授权审批。其中, 需要重大维修的固定资产, 还应该由财务部、设备的管理部门以及固定资产使用部门、抽派专人组成评估小组, 商讨维修方案, 然后报公司负责人审批后方可实施。
(三) 固定资产处置流程改进措施
处置固定资产审核权限应该按照公司规定的审批权限执行;资产管理员应该在固定资产处置后及时更新固定资产卡片与固定资产台账。第一, 首先资产使用人提出申请, 填写固定资产处置申请单, 按管理范围汇总后报办公室。第二, 办公室组织技术鉴定、审核。第三, 公司分管领导审批或签署报批意见后, 通过经理办公会研究决策;第四, 固定资产属于超过使用期限、正常报废的, 由固定资产使用人填写固定资产处置申请单, 经办公室汇总审核后, 按程序对该固定资产进行资产处置。固定资产属于使用期限不满, 非正常报废的, 由固定资产使用人向办公室提出处置申请, 处置申请单包含处置原因、预计处置费用以及可回收残值、预计出售价值等。公司对固定资产进行技术鉴定, 按照规定审批后进行固定资产处置。
摘要：我国经济发展处于持续上升阶段, 作为企业发展生存的物质资源, 固定资产的技术水平和质量更能体现企业竞争力。然后, 当前固定资产管理不当的问题比较突出, 完善企业固定资产内部控制流程是针对企业管理提出的有效措施, 以此来增强企业的自身竞争力。本文主要从固定资产购置环节、维修保养环节和报废处置环节分析了X运输分公司公司固定资产内控流程存在的问题, 并提出了相应的改进措施。
关键词：固定资产,内部控制,流程
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