近年来, 我国事业单位改革不断深化, 工作效率得到了明显提升, 但事业单位要可持续的发展, 资金周转是顺利开展工作的基本保障。因此物资采购环节的成本有效控制成为事业单位物资管理水平的重要决定因素。我国于2014年制定并推行的《行政事业单位内部控制规范 (试行) 》要求事业单位必须通过加强内部控制以有效提高物资管理水平。本文对现阶段事业单位物资采购控制成本过程中的普遍性问题进行了解析, 并提出利于节约事业单位开支, 提高工作效率的成本控制方案。
一、物资采购成本控制的重要性
物资采购成本主要包含原材料及其物流费用, 采购人员管理费等。事业单位在使用公共资源的过程当中涉及大量公共资本, 对物资采购环节进行成本控制, 可以有效对单位内部资金实现高效高能利用, 保证单位资金顺利运转、保证国有资金不浪费, 实现开源节流的目标, 有助于有效控制目标成本、确保预算任务的顺利实现, 进而提高资金的管理能力, 优化配置资金以及资源, 将资产效能发挥至最大。
二、事业单位物资采购成本控制中存在的问题
(一) 物资采购重视不足
事业单位掌握和运营大量国有资产, 单位的经营管理和行政管理体制繁杂。因此, 物资采购作为其内部控制的单一因素经常难以引起足够重视, 造成了诸多单位人员对物资采购相关政策规定不熟悉不了解的情况, 致使事业单位内部控制流于形式, 起不到应有的监督约束作用。为获得采购时间与程序上的便利性, 某些单位在进行物资采购过程中, 降低单笔采购额, 规避招投标, 拆解合同的情况时有发生。内部单位没有形成有效的制度体系和管理机制, 管理漏洞较大。
(二) 规避风险能力不足
物资采购工作繁杂, 涉及多个部门和工作岗位, 蕴含着诸多风险。如道德风险、市场预期风险、信息不对称风险以及监督缺失风险等。现阶段, 鲜有事业单位对各类风险制定完善有效的预防及处理措施。事业单位采购人员职业道德素质评估, 采购权限约束较为缺乏。对物资招标采购过程中弄虚作假、违规操作、以权谋私, 出现陪标、假标的现象, 缺少切实有效的长效防范机制。由于物资采购价格受市场供求关系影响比较大, 物资预算价格与采购时价格出现价格差, 也就会产生市场预期风险, 可能造成采购资金的损失
(三) 采购规范机制不健全
《事业单位内部控制规范》未在事业单位深入贯彻落实, 诸多单位没有依照“规范”建立规范化物资采购内部控制制度, 导致物资采购工作缺乏制度规范。由于采购实施细则和操作流程不规范, 时常造成采购人员在物资采购工作中无章可依的状况, 降低了采购效率。此外, 在部分事业单位中各职能部门的责任不明确, 管理部门、制度执行部门、采购部门和财务部门缺乏沟通, 联动性不足。出现了有问题相互推诿, 有责任不愿意承担的局面。同时, 存在部分事业单位物资采购绩效考核流于形式, 事业单位对采购人员考核不重视, 考核指标不合理, 不能激发采购人员工作的积极性和主动性。目前, 事业单位对违规采购行为的处罚也主要依靠经济手段, 缺乏刑事责任追究, 一定程度上片面纵容不合理的采购行为。
三、如何加强成本控制以提高事业单位物资管理
(一) 保证采购计划以及预算的完整性
在进行物资采购时, 应该从事业单位的实际情况出发, 强制要求做好相应的物资采购计划与预算, 对采购物资进行合理性规划, 切实为采购成本制定起约束条件。完善的物资采购操作流程、强化采购预算编制。编制要详细合理, 尽可能囊括采购物资的种类、单价、数量、型号、资金来源等要素。实际工作应要对于单位内的稀缺物资应该记录在案, 以便进行补给。其次要对采购物资计划作为事业单位组织政策的一种有效延伸, 将其看作控制机制。为资金的有效利用提供一个重要的依据, 确保所用的资金能够得到合理的分配, 而不会出现大幅度的波动现象。再次, 需加强对采购预算的控制, 令资金的使用效率得到最大化的分配, 掌握每一笔资金的流向以及流量, 从而起到控制采购成本的目的。
具体还需从以下几个方面予以落实:明确采购的批次和方式;协调好采购周期、采购数量与品目配备时限关系, 以便采购人员有章可循, 提高物资采购的规范化。如:规定在物资采购的过程当中, 必须严格依照物资采购的规章并依此制定合适的采购方案;收到订购的物资时, 需要由物资管理部门按照相关标准要求统一对其进行验收, 检验采购物资的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求, 而在验收检验合格之后需要开具相关证明并组织其他部门人员进行入库。
此外, 物资采购资金预算的编制要具有计划性和提前性。基于上一年物资需求, 结合本年度可能发生的物资需求变化进行编制, 做到既保证采购物资预算能够满足本年度事业单位各项工作的需要, 又要有一定的弹性, 以便适应各种不时之需, 达到提高资金预算编制效果的目的。
(二) 强化供应商管理
基于长期的降低采购成本的理念, 把供应商纳入物资采购管理的范围中。争取在时间和购买批量上获得采购价格的优势, 也要通过长期的合作获得可靠的物资供应和质量保证, 以实现长效稳定的降低物资采购成本。按照普遍范式, 将供应商分为重要供应商、瓶颈供应商、普通供应商和一般供应商四类。重要供应商是指关键设备和技术的供应商, 事业单位发展有着重要战略辅助作用意义的, 对这类供应商要建立长期合作关系;瓶颈供应商是指产品价值不高但具有独特性和垄断性;普通供应商的产品价值高但较易在市场获取;一般供应商提供的是种类繁多的、采购方便的低价值产品。
在实际操作中, 针对同类物资, 用量大, 又是同一生产厂家的物资, 应长期与该厂家建立良好的关系;在采购物资之前, 要对物资供应商的信用等级以及其提供的产品质量、价格等进行全方面地调查, 避免采购后问题物资无人负责、投诉无门的情况出现。
(三) 完善物资管理制度
单位物资招标釆购是一项复杂的工作, 目前我国已出台的《行政事业单位内部控制规范 (试行) 》、《政府采购法》等相关法律法规。各行政事业单位应根据相关文件完善监督机制, 以保证行政事业单位采购工作高效运行的基础。建立单位内部的监管机构, 由单位领导挂帅, 统筹财务、采购、验收、审计、资产管理、监察各职能部门人员同参与齐谋划, 通过内部控制机制的完善, 明确财务、审计和纪检等职能部门的监督责任。严格的物资采购监督规范, 明确执行细则和内部控制的程序, 提高物资招标采购的成效。
同时, 需要提高行政事业单位领导对物资采购的重视程度。将物资招标采购工作与领导绩效考核联系起来, 建立科学的、完善的考核指标体系, 以达到不断提升物资采购水平, 降低物资采购隐性成本的目的。
四、结语
物资采购是事业单位工作中的难点, 也是一项复杂的工作。针对物资采购过程中国存在主要普遍性问题, 从采购计划与预算、供应商管理、完善内部规范制度三点出发的成本控制方案, 对节约事业单位开支, 提高工作效率的成本有着积极作用。有助于着力控制好物资采购的成本与质量, 进一步提高事业单位物资采购资金使用效益, 降低成本, 提高效率, 确保采购资金用到实处, 更好地服务事业单位发展建设。
摘要：事业单位物资采购是供应链管理重要环节, 事业单位物资的安全性及其管理水平能否有效提高, 关乎其能否持续稳定的发展。本文以加强成本控制的重要性为切入点, 结合现阶段事业单位物资管理过程及成本控制过程中存在的问题, 着重围绕如何加强事业单位的物资管理能力、控制物资采购成本进行了探讨分析, 并提出相应的成本控制建议方案。旨在为相关领域工作人员提供建设性建议与参考。
关键词：事业单位,成本控制,物资采购
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