开放大学的档案能够将学校各个时期的面貌以及发生的重大事件真实的反映出来, 为学校的编史修志工作、日常管理工作和科研工作的改革和发展提供了必要的参考依据, 同时, 也保证了学生和全体教职员工的利益不受侵害。做好档案管理对于开放大学未来的发展具有非常重要的意义。本文对提升开放大学档案管理工作水平的路径展开探索。
一、开放大学档案管理工作存在的问题简述
伴随着开放大学的快速发展, 其自身的档案管理体系逐步完善起来, 但是其中存在的一些问题也日渐凸显出来。这些问题主要集中体现在:一是, 档案管理工作队伍层面。随着档案管理工作要求的不断提升, 对档案人员自身具备的素质提出了较高要求, 即要求其具备较高的政治思想素质、职业道德上以及过硬的业务能力素质。同时, 也要求档案人员具备较高的服务意识和信息素养, 以便更好的提供开放大学档案管理服务。因此, 新时期开放大学档案管理工作的现实需求要求档案管理工作队伍从多个层面提升整体素质。二是, 档案管理工作制度不完善, 缺乏规范性和标准化。例如, 存在文字材料填写不规范、日期填写不完整、个别信息不真实等问题。三是, 档案管理工作信息水平待提升。一般而言, 完善的档案管理系统不仅可以帮助档案管理工作人员进行档案的高效管理和利用, 也可以为用户查询提供便利, 更能够避免一些来自物理层面的损害, 而保持档案的完整性。目前, 档案管理的信息化水平依然待提升。
二、提升开放大学档案管理工作水平的路径
本文以开放大学档案管理为主要研究内容, 侧重对提升开放大学档案管理工作水平的具体路径展开探索。
(一) 制定规范、合理的学校档案管理制度
开放大学应建立完善的档案管理制度, 为学校档案工作创设一个正规化、科学化的氛围, 使档案工作在学校各项工作的落实中发挥更大, 更有效地作用。具体工作可以从以下几个方面入手:第一, 建立学生档案主管部门, 划定其他部门材料归档的范围, 明确权责范围。第二, 规定各部门归档材料的内容及期限, 确保相关材料及时归档, 确保档案内容的完整和连续。这种归档方式既可以更好地反映出学校发展的真实情况, 又可以避免了突击整理档案工作量巨大的问题。第三, 完善档案管理流程, 制定统一标准, 确保档案在接受、保管、转递过程中不发生意外, 确保档案材料真实有效。
第四, 对于遗留学生档案, 坚持以人为本的原则, 根据学生的实际状况, 定期进行分类整理。第五, 定期对接受、转递的学生档案信息进行整理。依据法规制度的要求, 做好档案管理的监督指导工作, 实现档案工作与开放教育共同发展, 共同进步。总之, 学生档案属于材料归档范畴, 其重要性昭然若揭。高校教育工作者应重视档案建设工作, 自觉做好学生档案管理工作。各级开放大学也应结合学生档案的特点, 制定规范、合理的学校档案管理制度。
(二) 加大投入改善学校档案存储的环境
在互联网的时代, 传统的档案管理方式已经逐渐不能适应时代的要求。开放大学要搞好档案工作就必须将档案管理与互联网技术融合在一起, 充分发挥高科技手段的优势。因此, 开放大学应在传统档案管理方式的基础之上, 吸收新的科学技术, 不断完善档案保存的环境, 提高学生档案管理的时效性。一是, 改善档案存储的硬件条件和物理环境。开放大学应加大投入改善学校档案存储的环境, 使之符合国家标准, 尽可能的延长档案的保存时间。在档案的存放空间中, 影响档案“寿命”的原因有很多, 如, 温度、湿度、光照等。二是, 引入现代数字档案管理系统, 推动档案管理的信息化建设。开放大学可以引进先进的数字化管理技术, 自主开发或者购入档案信息管理系统, 根据时代的要求, 建立数字化档案室。一方面, 将各类档案信息全部输入数字管理系统, 实现网络统一管理;另一方面, 将各类文书材料的收发、转递、借阅、归还等进行整理归纳, 做到衔接有序, 使之成为一个整体, 实现档案信息管理的信息化和现代化。
(三) 提升档案管理工作队伍的综合业务素质
档案工作的现代化管理方式以及远程教育档案管理难度的增大都要求开放大学档案管理人员不断提升自身的综合业务素质。具体从以下三个方面去做:
一是, 提高档案管理人员的法律意识。档案信息涉及公民的个人隐私, 在管理过程中, 其安全性和保密性不容忽视, 这关系到个人的隐私, 甚至会影响社会的稳定。因此, 提高档案管理人员的法律意识, 明确其职权范围即法律地位, 让他们意识到档案管理是一项谨慎严肃的工作, 不容任何人懈怠。
二是, 完善开放大学档案管理工作队伍培训机制。开放大学应提供培训机会, 加大力度提高档案管理人员的整体素质, 增强他们的大局意识和责任意识。
三是, 完善档案管理工作人员配套管理机制。对于档案兼职管理队伍也应采取相应的措施规定他们工作的内容和范围, 并在奖罚、考核、晋升等方面提出明确的规定, 调动兼职人员的管理积极性。完善档案管理机制, 通过培训、学习、引进等方式从整体提升档案管理人员的综合素质, 为开放大学培养一支管理能力强、综合素质高的档案管理队伍。
四是, 树立档案管理工作人员的服务意识。树立良好的服务意识, 明确职责, 不断开拓服务渠道, 提高服务质量。远程档案管理工作的一个重要目的就是提高档案资料的利用率, 方便他人查阅和使用。因此, 树立档案管理工作人员的服务意识, 积极提供多种档案高效利用的服务, 提高档案的利用率。
(四) 推进开放大学档案管理信息化建设
开放教育学生档案管理水平的高低在某种程度上也反映了开放大学整体管理能力的高低, 能够有效地引导社会和用人单位认识到开放教育的重要性。因此, 有必要推进开放大学档案管理信息化建设。数字化档案的信息化管理具有明显的优势。例如, 学生通过招生管理体系录入入学信息, 再通过教务管理系统完成毕业审核信息的录入, 学生档案中的学籍档案就自然生成了, 这也奠定了学生档案的基础, 减少了很多体力劳动。为此, 档案管理人员应熟悉档案管理工作的流程、步骤, 充分利用网络信息化技术, 遵循客观规律, 有序的开展学生档案的数字化和数据化工作, 实现学生档案的信息化管理。学生档案信息化管理系统可以使档案得到永久的保存。通过该系统学生可以及时向用人单位提供就业信息, 同时用人单位也可以在此查阅到毕业生的综合信息, 提高了档案管理工作的时效性。
例如, 通过档案管理软件可以检索学生的档案信息, 实现检索数字化;实现学生学籍档案的共建共享, 建立完整系统的档案数据库, 方便教师、学生以及用人单位查询和使用, 提高档案资源的利用率, 为学生毕业以后的工作和生活提供更多便利。因此, 依照法律制度的规定做好开放大学的学生档案管理工作, 实现学生档案的数字化管理, 满足不同主体的个性化需求, 切实发挥数字化档案管理的服务作用, 从而推动开放教育的发展, 提高开放教育的可持续发展能力。总之, 现代社会, 信息技术和网络技术发展十分迅速, 只有加大资金投入, 推动档案管理的数字化, 档案管理人员的整体素质, 才能更好的推动远程教育的发展。
三、结语
总之, 档案管理工作为开放大学各项教育教学、科研、日常管理活动的重要参考依据。做好档案管理对于开放大学未来的发展具有非常重要的意义。因此, 开放大学必须高度重视提升档案管理工作水平。具体而言, 应当完善开放大学档案管理制度, 增加档案管理工作的投入, 加强档案管理队伍建设, 推动档案管理信息化建设等方面努力, 切实促进开放大学档案管理水平的有效提升, 使档案工作在学校各项工作的落实中发挥更大、更有效地作用。
摘要：新时代文化建设工作提出了新的要求。档案记录着时代的变迁和某段历史上发生的重大事件, 是文化工作的一个重要组成部分, 任何单位都应给予足够的重视。档案管理人员应紧跟时代的步伐, 不断提升自身素质。本文以开放大学档案管理为主要研究内容, 侧重对提升开放大学档案管理工作水平的具体路径展开探索。
关键词：开放大学,档案管理,档案管理工作水平
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