今天小编为大家推荐《数字档案管理论文(精选3篇)》，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。摘要：本文针对数字化档案馆建设的必要性进行简要分析，并对数字化档案馆建设的重点内容进行阐述，分析数字化档案管理技术的应用，旨在能够更好地运用数字化档案管理技术来进行管理工作，让档案管理工作变得更加高效和方便，提升档案管理工作质量。
第一篇：数字档案管理论文
档案数字化、数字化档案和数字档案概念辨析
摘要：档案数字化、数字化档案和数字档案三个概念，混淆使用的情况比较严重。文章对这三个概念进行了全面的辨析。认为：档案数字化概念有广义和狭义之分;档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案是档案数字化的结果;数字化档案不是档案，而只是档案数字形式复制品;数字档案才是真正的档案。
关键词：档案数字化;数字化档案;数字档案;概念;辨析
1 涉及档案数字化、数字化档案和数字档案概念文献数量情况
档案数字化、数字化档案和数字档案，是近些年来档案界使用频率很高的三个概念。在许多文章中更是同时出现。笔者对中国知网的文献进行了检索(以下文献数据也均来自知网)，表1是1997年至2012年涉及这三个概念的文献数量检索统计。由表1可见，近15年来，期刊文献中涉及这三个概念(不论是单独使用，还是组合使用)的文献数量均呈不断上升趋势。值得关注的是这三个概念在同一文献中同时或两两同时出现的频率也在上升，这其中难免会出现将三者混淆使用或概念混淆的情况。因此，有必要对其进行辨析。
2 档案数字化的概念
国内最早提及“档案数字化”的文献是1993年贾惠波在《档案学研究》上发表的《光盘在档案存贮管理应用中的可靠性和寿命问题》一文。截至2012年10月共有11115篇文献涉及“档案数字化”概念。
国内最早对“档案数字化”下定义的是李筱春。2002年，他将“档案数字化”定义为：“档案数字化是指计算机数字化技术在档案信息领域的应用。档案数字化包括两个方面的内容：一个是把传统的档案信息，如文字、数值、(单色的和彩色的)图形、(静止的和活动的)图像、声音等的档案信息数字化，另一个是把数字化的档案信息还原成文字、数值、图形、图像、声音等传统的档案信息。前者是为了将传统的档案信息输入计算机，后者是将数字化的档案信息由计算机输出给用户。”[1]
之后有122篇文献对“档案数字化”下过定义。其中有代表性的如屠跃明、翟瑶认为：“档案数字化是指利用计算机等技术手段将经过鉴选、原本存储于传统载体上的档案信息进行数字化转换并加以存储、保护、检索利用的系统工程。”[2]
对档案数字化的定义有两点共性：一是与计算机技术有关;二是将其他载体的档案转化为数字化信息。不同之处：一是数字化过程是否可逆;二是单一转换与综合利用的区别。
3 数字化档案的概念
国内最早提及“数字化档案”的文献是1986年洛克里奇、张春艳在《国际地震动态》上发表的《美国全国地球物理资料中心的自然灾害活动》一文。截至2012年10月共有5228篇文献涉及“数字化档案”概念。与档案数字化不同的是，在这5228篇文献中，只有4篇对“数字化档案”下过定义。
国内最早对“数字化档案”下定义的是邹悦，2005年，他在《数字档案资源建设中的著作权问题研究》一文中认为：“数字化档案指的是传统档案数字化后形成的数字化形式的档案。”[3]郑重认为：“数字化档案是指由办公自动化形成的电子文件归档后形成的电子档案。”并指出：“它从形成开始，就是数字形式。”[4]李殿环认为：“数字化档案来源包括两个部分，一部分是随着政府信息化的进程，网络化办公与无纸化办公的出现，各机构生成大量的电子文件，电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆。另一部分就是馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息。”[5]
对于数字化档案的定义差别比较大，有认为是“电子文件归档”后的产物;有认为是“传统档案数字化后形成的数字化形式的档案”;还有认为前两者都是的。
4 数字档案的概念
国内最早提及“数字档案”的文献是1979年李志豪在《经济管理》上发表的《谈谈商业一级站会计统计结合的实践》一文。截至2012年10月共有7558篇文献涉及“数字档案”概念。而对“数字档案”下过定义的只有13篇。
国内最早对“数字档案”下定义的是宋岩。2005年，他首次将“数字档案”定义为：“数字档案是指用计算机等工具对历史记录进行数字编码，并将所得数据记录保留在盘、片等载体上的一种档案。从记录方式来说，数字档案是用计算机语言，将历史记录数据化的形式来记录的。……从载体来说，它摒弃了人们常用的纸张等常用的载体，而用磁盘、光盘等载体。”[6]
何贞健将“数字档案”定义为：在“工作中形成的归档电子文件以及与其相关的元数据、背景信息”。[7]赵丽荣认为：“数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称。”[8]
对于数字档案的定义同样差别比较大，有认为是“归档电子文件”的;有认为是“馆藏档案的数字化信息”的;还有认为前两者都是的。这同对数字化档案的定义一样，也就是说数字化档案与数字档案成了同一概念。
5 对档案数字化、数字化档案和数字档案概念的思考
5.1 档案数字化与数字化档案。档案数字化概念有广义和狭义之分。狭义的档案数字化，是指将不同载体形态和记录方式的档案信息通过计算机录入、转化、处理等形式，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列，然后存贮到磁盘、光盘等物理载体上的过程。简单地说，档案数字化是将非数字形式档案转化为数字信息的过程。这里有三个要点：一是档案数字化的对象是档案;二是档案数字化的对象是非数字形式档案;三是档案数字化是一个从非数字形式档案向数字信息转换的过程。广义的档案数字化包括两个方面：一是档案目录的数字化，就是将手工检索的纸质档案目录录入计算机，建立档案目录数据库;二是将不同载体形态和记录方式的档案全部数字化，主要是纸质档案的全文内容数字化。档案全文数字化采用扫描录入方式，将档案全文内容按原貌逐页存储为图像文件，并为其编制目录索引，或是将文字形式的档案经光学字符技术识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库两种不同方式。
所谓数字化档案，就是将不同载体形态和记录方式的档案，利用计算机、扫描、图形图像处理、数据库等技术，把文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码序列的档案复制品。也就是非数字形式档案数字化后形成的数字形式的档案，是非数字形式档案数字化后的结果。简单地说，数字化档案就是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案仅指狭义档案数字化后的结果，广义档案数字化的档案目录数字化结果不包括在内，档案目录数字化的结果不是数字化档案，而是管理、利用档案的辅助品。
档案数字化是以保护数字化档案母体存在和利用为目的一种档案保护和利用手段。档案数字化过程是通过数字化的技术手段，应用相应的数字化设备，采取规范的数字化标准产生数字化档案的过程。
档案数字化与数字化档案有着密切的联系，档案数字化是形成数字化档案的过程，数字化档案是档案数字化的结果，没有档案数字化就没有数字化档案。
档案数字化的目的与产生数字化档案的目的一样，是为了使档案利用工作适应现代信息社会，满足社会各方面对档案信息资源日益扩大的需求，提供远程和便捷的档案利用服务，提高档案信息检索速度，减少档案原件(特别是珍贵档案)频繁使用而造成的磨损，保护档案原件，从而充分发挥馆藏档案信息资源的优势，促进馆藏档案的开发与利用。
5.2 数字档案与数字化档案。所谓数字档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中，通过计算机等电子设备直接形成以数字代码记录的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。
数字档案是现代信息技术条件下产生的新型的档案，它是办公自动化和计算机技术、信息技术快速发展的必然结果，它是档案的一种新的形式，并将成为档案的主要形式。数字档案包含着一切档案的要素，它产生于机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人的社会活动中，并且是直接形成的数字历史记录。尽管数字档案存在着信息的非人工识读性，而只有经过计算机特定的程序解码，通过输出设备使它还原再现，才能人工识读;存在着对计算机系统的依赖性，数字档案从产生到归档管理再到利用都要借助于计算机系统才能实现;存在着信息的易变性，数字档案在其生成、处理和管理等过程中，其信息内容极易被修改，等等局限，但这些并不影响数字档案成为档案家族中的一员。虽然数字档案存在着原始记录性和法律效力的认可问题，而随着信息技术的发展和管理措施的到位，采取各种形式的技术手段来保证数字档案的原始记录性和法律效力，相信这些问题会得到满意的解决。但这既不影响它的档案特征，也改变不了它的档案本质属性。数字档案是实实在在地地道道的档案。
而数字化档案，正如上文所述，数字化档案只是档案数字化过程中的产物，数字化档案是非数字形式档案的数字形式复制品。数字化档案不是机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的历史记录，它不具备档案的特征和本质属性。档案的数字形式复制品也并不能等于被复制的档案本身，因此，数字化档案不是档案。
对于数字化档案不是档案的认识，我们也可以从对档案缩微复制品的认识中找到相似的答案。摄影技术的发明，为人类社会增添了新的记录形式，也为档案的存储增加了新的形式。在摄影技术基础上发展起来的缩微技术就是这种新的存储形式在档案存储方面的具体运用。摄影技术为档案增添了新的成员——照片档案，也为减少档案原件(特别是珍贵档案)频繁使用而造成的磨损增添了新复制存储形式——档案缩微复制品。运用摄影技术在人类社会活动中直接形成的记录，就形成了照片档案。照片档案包含档案的一切要素，具备了档案的特征和本质属性，是实实在在地地道道的档案。而运用缩微技术对档案原件进行处理就产生了档案缩微复制品，档案缩微复制品是档案的复制件，而不是档案，它并不具备档案的特征和本质属性。对于档案缩微复制品，虽有不少人称其为“缩微档案”，但是，“缩微档案”并不是档案，而且“缩微档案”的说法，只是一种简化不规范的说法，不能望文生义地就认为“缩微档案”是档案。虽然“缩微档案”是不是档案，也曾有过争议，但基本上否定了“缩微档案”是档案的看法。在吴宝康主编的《档案学词典》中，就没有“缩微档案”一词，而只有“档案缩微复制品”一词。对“档案缩微复制品”的解释是：“将档案按一定比例缩拍在感光材料上制成的缩微品。”“一般可以作为档案原件的代用品，有利于保护档案原件。”[9]《中国大百科全书·图书馆学 情报学 档案学》中收录的是“缩微品档案”一词，解释为：“利用缩微摄影方法制成的档案原件缩微品”，“缩微品档案是档案原件的副本”。[10]两者强调的都是档案的复制品。数字化档案也同缩微档案一样，不是档案，只是在新的技术条件下，又增添了一种新的档案复制手段，增加了一种新的档案存储形式，添加一种新的档案复制品。数字化档案确切的称谓应该是“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。
那种将数字化档案定义为：既包括电子文件归档后作为电子档案存储在档案馆的，也包括馆藏的纸质档案、照片、胶片等传统档案利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段转化为数字化的信息的;以及那种将数字档案定义为：数字档案是指馆藏档案的数字化信息与移交进馆的电子文件信息的总称等的认识，都是将档案与档案复制品混为一谈，这不仅不利于认识什么是数字档案，也不利于档案学术研究。为避免概念混乱，建议放弃“数字化档案”的说法，改称为“档案数字复制品”或者“档案数字形式复制品”。并给“数字档案”正名，将所谓的“数字化档案”——“档案数字复制品”排除在“数字档案”之外。
5.3 档案数字化、数字化档案与数字档案。档案数字化与数字化档案这两个概念，虽然看起来都有“数字”和“档案”，但是它们与“数字档案”一点关系都没有。数字化档案就是档案数字化过程中的结果产物，档案数字化过程是由档案管理部门主动对所藏档案进行的数字化加工，而在这个由档案管理部门主动做的档案数字化过程中并不产生新的档案(数字档案)，数字化档案的产生完全由档案管理部门掌控，数字化档案仅表示是档案数字形式的复制品。而且，档案数字化不是简单把档案扫描成图片，数字化档案也并非是电子图片，档案数字化和档案信息化等问题还需要进一步探讨。
数字档案的产生则完全是另外一个过程，它是由机关、团体、企事业单位和其他组织以及个人在社会活动中直接形成的，是真正档案的形成过程，而不是由档案管理部门加工形成的。厘清它们的关系对于认识什么是数字档案有着积极的意义。
注：本文为2012年度河南省档案局科技项目《基于网站集群的公共档案信息资源共享平台管理研究》的阶段性成果，项目批准号为：2012-X-68。
参考文献：
[1]李筱春.手段 途径 结果——档案数字化、网络化、信息化三者关系浅析[J].兰台世界，2002(3).
[2]屠跃明，翟瑶.档案数字化的元数据研究[J].兰台世界，2012(14)
[3]邹悦.数字档案资源建设中的著作权问题研究[D].武汉大学硕士学位论文，2005.
[4]郑重.浅谈新时期档案信息化建设的主要内容及其关系[A].江苏省档案学会：档案工作应对入世挑战学术研讨会文集[C].江苏省档案学会，2002：7.
[5]李殿环《基于.NET的数字化档案馆的研究和开发》[D].西安建筑科技大学硕士学位论文，2009：6.
[6]宋岩.档案数字化是档案管理发展的必然趋势[J].肇庆学院学报，2005(6).
[7]何贞健.国土资源数字档案标准建设有关问题的探讨[A].福建省土地学会：2007年福建省土地学会年会征文集[C].福建省土地学会，2007：6.
[8]赵丽荣.关于数字档案馆构建的深度剖析[J].西部资源，2011(5).
[9]档案学词典[M].上海：上海辞书出版社，1994，360-361.
[10]中国大百科全书·图书馆学 情报学 档案学[M].北京：中国大百科全书出版社，1993，407.
(刘东斌组稿 作者单位：开封市档案局 来稿日期：2012-10-18)
作者：梁惠卿
第二篇：浅析电力企业数字化档案馆建设及数字化档案管理技术应用
摘 要：本文针对数字化档案馆建设的必要性进行简要分析，并对数字化档案馆建设的重点内容进行阐述，分析数字化档案管理技术的应用，旨在能够更好地运用数字化档案管理技术来进行管理工作，让档案管理工作变得更加高效和方便，提升档案管理工作质量。
关键词：数字化档案馆;档案管理技术;数字化建设
1 数字化档案馆建设的必要性分析
1.1 政策要求
在“十三五”期间，国家档案局为了能够更好地实现数字化建设，将数字资源作为整个数字档案管理工作的核心内容，将原来所具有的纸质版文字性档案内容进行一定的数字化转型，有效实现对所有档案内容统一管理[1 ]。《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中特别强调，为了能够更好地实现数字化档案馆建设工作，要进行有效的统筹和指导工作。因此，在有关规划政策的指引下，数字化档案馆建设已经成为了未来档案事业发展的必然趋势。
1.2 优化管理
传统的档案管理模式主要是通过纸质文件进行档案的保存和管理，低效率的管理模式浪费了大量的人力、财力、物力。又因为人为的误操作出现损坏、丢页、缺字等问题，造成档案信息不够全面，档案数量的逐日增多，造成档案的“二次伤害”。为提升档案工作效率，建立数字化档案室，运用数字化档案管理系统和网络技术，由计算机取代人工日常操作，档案员作为审批环节，线上实现信息收集、整理、分类、编制档号、“四性”检测、归档、入库等流程一体化纵向管理，保证了档案信息收集的齐全性、完整性、真实性、有效性，加强了公司各部门间的档案资源共享性，提高了数字化档案管理的质量。
1.3 业务需要
进行数字化档案馆的建设是符合业务需求的。电力企业要紧跟国家政策发展的方向建设数字化档案馆，利用信息技术将所有的档案信息进行数字化处理，从而能够更好地为电力企业档案进行管理工作。通过对数字化档案馆的建设，使用云存储技术来进行档案内容的网络存储，不仅节约了实体档案馆的空间，还节约了纸张资源，高效环保。利用计算机软件进行管理，方便操作，可以更好地进行档案信息的录入、存储、查找以及资源共享，有利于数字化档案管理工作效率和质量的提升。
2 数字化档案馆建设的重点内容
2.1 数字化基础设施的建设
数字化的基础设施建设包含硬件、软件、网络、办公环境等四个部分。硬件设施根据电力企业档案员配置对应人数的高速处理器的电脑。以各部门为单位，配置蓝图机、A3扫描仪、A4扫描仪、数码相机、打印机、刻录机等硬件设备，为档案管理工作提供便利条件。软件设施采用OCR工具，对文本资料进行扫描后，对图像文件进行分析处理，获取文字及版面信息。网络设施采用内网专线使用，内外网分开，选择网速快的通信公司合作，增加伺服务器，划分区域性IP地址，设置在京区域、北方区域、南方区域登录地址。内外网传输禁止使用U盘、移动硬盘等移动电子设备，采用公司专用的内外网科博软件进行文件传输。根据档案管理规定设置独立的办公室，对数字化档案进行保密处理。
2.2 组织机构管理的建设
公司领导要高度重视数字化档案馆的建设工作，统一规划，统一部署。数字化档案管理工作部门设立在办公室。各部门、风电场、项目部设立专兼职档案员，明确分工，各司其职，及时完成各部门档案数字化工作。纵向联系加强了上级公司向下级公司准确传达文件精神的指示。横向联系加强了各个业务部门的交流合作。在进行组织机构的建设中，不仅仅需要进行人员工作任务的分配，还应该设立质监部门、安全部门、信息化中心、运维服务等相关职能部门，从而进行协同办公，共同构建电力企业数字化档案馆。
2.3 数字档案资源的建设
对于存量档案数字化，档案员通过扫描仪等相关设备来进行纸质内容的扫描，从而能够将纸质内容变成数字化内容，实现快速转型，有效形成数字化的档案资源[2 ]。对于增量档案电子化，档案员根据系统的操作提示来进行相关信息的录入。同时，还需要建立数字档案馆与各个业务系统的数据接口。例如公司OA办公系统中，含有收文、发文、签报、会议纪要等。党建部的智慧党建系统中含有入党申请书、自传、思想汇报、考察材料、入党积极分子登记表等。生产部ERP系统中含有日报、月报、季报、年报等各种报表。各个业务系统与数字档案馆建立数据接口，使基础数据能够通过技术方式导入数字档案馆中，实现了档案信息资源的整合和档案管理工作的统一，减少了文件打印成纸质版归档整理完毕后，再拆卷重新掃描录入到系统，又重新装订组卷的重复性烦琐工作。
2.4 数字化应用系统建设
应用系统建设要根据公司各业务部门所需要的功能来进行系统架构的设计。在进行数字化档案管理工作时，通过服务器来进行计算机的运作，建立防火墙，防止外部的网络病毒对计算机系统造成入侵。设立一定的数据库，存储更多的信息。采用网络版对多台电脑进行同步操作，为所有的档案员提供浏览的界面，有效促进工作效率的提升。在数字化档案管理系统中，根据不同的功能需求设置相应的模块。建立系统管理模块设置一键恢复功能。通过工作日志的管理能够更好地对工作过程进行监督。还可以建立档案案卷管理、档案检索管理、档案分类管理、业务管理系统、档案文件管理等相关模块，从而能够更好地实现数字化档案管理系统所具有的功能。
2.5 数字化管理制度建设
数字化档案的建设必须坚持制度先行的原则。建立数字化档案管理工作手册，对档案员的操作标注和操作规范进行一定的文字性说明。档案员在工作前要对工作手册的内容进行全面了解，减少因为技术上的问题而对档案管理工作造成的误操作。建立工作质量检查标准。定期对档案员的专业技术进行检查，考核通过的档案员才能够继续做数字化管理工作，加强了档案员符合专业技术的要求，避免因为数字化不过关而造成档案信息丢失的问题。建立奖惩制度。对于在数字化档案工作上做出突出贡献的档案员应该进行一定物质上和精神上的奖励，对于在工作中经常出现比较重大失误的档案员，不能满足此项工作要求的，加以惩罚。应奖惩分明，提高对数字化档案管理工作的积极性和责任感。
2.6 数字化档案风险控制
数字化档案管理存在于网络世界中设置的虚拟库房，依靠计算机读取，需要进行一定的风险控制。安装防火墙，加强秘钥管理，通过实名制登录等相关技术，保证数据传输的安全性。文件下载设置数字水印技术，嵌入二维码，防止恶意代码的篡改。数字化外包工作选择有保密信息技术水平等其它重要性资质的服务机构进行合作，与其签订保密协议等合同。数字化场所要做到禁止携带任何物品，专人进出。封闭USB、光驱接口，采用正版软件。加强防范，做到警钟长鸣。
3 数字化档案管理技术的应用
3.1 数字化输入
数字化档案馆中设置归档时间与归档范围，在进行数字化档案数据输入的过程中，档案员利用扫描仪将传统的纸质档案信息批量导入到数字档案馆中，达到快速进行信息的录入，从而进行相应的存储。在对新产生的档案信息录入时，档案员根据系统软件上的分类添加、删除、修改、检索、查看、打印、排序、归档等相关提示来进行信息的录入，工作具有一定的便捷性，降低档案员的工作压力。
3.2 数字化存储
在进行数字化存储的过程中，所有的档案信息设置存储在云端，能够进行大量的信息存储，解决了空间不足的问题。在存储时，先通过软件对相关录入信息的内容进行审核工作。在存储的过程中，设置数据管理工作，对存储的数据进行自动备份，防止档案员误操作而造成档案信息误删，保证档案信息的安全性。
3.3 数字化搜索
数字化档案管理工作中，很多时候需要进行数字档案的查阅，通过直接检索、组合检索、卡片检索、查询历史等形式来进行搜索，能够更好地进行精细化查找，具有非常强的针对性，在搜索的过程中，不仅能通过关键词进行搜索，还能够利用分类来进行查找。
3.4 数字化共享
通过网络连接，实现了档案的远程在线、多人异地、同时跨省跨区查找利用。在档案库中建立目录树，实现了多家公司档案资源共享，线上交流。
3.5 数字化管理
在进行数字化管理工作中，设置日志管理和“三员”管理。系统日志，记录用户对档案系统的操作情况，档案维护日志是对档案数据变化的记录，从档案的角度来记录每条档案被创建，修改、鉴定、销毁的过程。应用日志对档案应用的操作进行记录，不涉及档案的修改，注重推送管理、档案编研、賦权审批、档案借阅。做好安全管理员、系统管理员和安全审计员“三员管理”。
结束语
综上所述，电力企业数字化档案馆的建设是一项复杂且长期性工作，要持之以恒，全员参与，各司其职。为了能够更好地实现电力企业数字化档案馆的建设，需要进行数字化基础设施等建设，注重对数字化档案管理技术的应用，提高数字化档案管理水平。
参考文献：
[1]许磊.浅析数字化档案室建设及数字化档案管理技术应用[J].档案管理，2019(4)：92—92，94.
[2]刘欢.数字化时代档案管理技术创新发展措施分析[J].办公室业务，2019(17)：94—94.
作者简介：菅爱爱，大学学历，华能新能源股份有限公司河北分公司馆员，从事风电档案管理。
作者：菅爱爱
第三篇：大力推进全省档案数字化建设夯实河北区域数字档案馆基础
档案是原生的信息资源，档案信息化建设是国家信息化建设的重要组成部分。档案数字化作为档案信息化的基础建设，作用尤为重要，是实现档案资源服务共享，发挥档案资政惠民、服务社会的关键步骤。我省自2006年启动全省传统载体档案数字化工程以来，省档案局一直致力于推动全省档案数字化建设，丰富完善全省档案信息资源建设，不断提高档案数字化管理和应用能力，全面推进全省档案数字化工作稳步开展，并取得了显著成绩。
谋划大局推动全省开展档案数字化
我省档案数字化建设启动以来，一直致力于规划全省档案数字化建设，以加快全省档案信息化建设，为档案事业更好更快发展提供坚实基础。
一是，推动全省范围内开展档案数字化建设，不断加强全省档案数字化力度，保证全省馆藏纸质档案存量数字化有序增长。全省省、市、县三级大部分档案馆开展了档案数字化工作，2014年档案数字化同比增长率为5%。有的市全市开展了数字化工作，唐山市全市共完成数字化扫描9330万幅，占全部馆藏档案的59.6%，其中市馆扫描2016万幅，占馆藏的76%，迁西、路北、路南等县区已完成全部馆藏档案的扫描，迁安、丰润、丰南、遵化完成率达到80%以上。秦皇岛市档案馆和青龙、卢龙档案馆馆藏档案数字化率达到55%，海港区达到65%，北戴河区、开发区档案馆实现了全部馆藏档案数字化。
根据全省档案数字化进展情况以及未来发展态势，全省各级各类档案馆争取在10年内完成全部馆藏档案的数字化，以进一步整合全省档案信息资源，真正实现全省档案信息资源的共知、共享、共用，全方位实现档案的社会化服务，全力提升我省档案工作的社会奉献价值。
二是，指导全省分布式档案数据库建设，构建全省档案数字化网络体系。按照国家档案局“馆藏档案存量数字化，增量电子化”的要求，大力推进馆藏传统载体档案数字化进程，积极开展馆藏档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库、专题数据库的建设，初步建立全省档案数字化网络体系，为河北区域数字档案馆建设夯实基础。逐步实现“数字转型”、“数字升级”、“数字换代”，在全省档案系统形成“数字导向”，推动建成更多的数字档案馆。
三是，不断完善档案数字化管理规章制度体系建设。为使全省档案数字化工作从开始就步入规范化轨道，省局先后出台了《河北省传统载体档案数字化工程实施意见》、《河北省档案信息分布式数据库建设规范》、《河北省电子公文归档管理暂行办法》等一系列标准和管理办法，指导规范全省工作。各市在开展本地工作中，根据实际需要也纷纷制定本区域的标准规范。唐山市先后制发了《关于档案数据结构及数据录入工作的通知》、《唐山市档案数字化工程规划》、《关于加强纸质档案数字化扫描管理的通知》、《关于进一步做好纸质档案数字化扫描工作的通知》等文件，管理指导全市档案数字化建设。
加强领导为档案数字化提供各种保障
为了及时掌握全省档案数字化情况、更有力地监督指导全省档案数字化工作，省局建立了全省档案数字化工作季报制度，要求各市报送本市档案馆档案数字化进展情况。各级档案部门对档案数字化工作高度重视，积极谋划，促进发展。目前，全省各级档案数字化工作机构健全，职责清晰，人员配置合理，规章制度健全，有明确的分管领导及部门负责人，从机制管理等方面有力地保障了档案数字化工作的有序进行。各级档案部门最大限度地争取本级政府及财政支持，深入研究当地政策，做好工作方案，及时向有关领导汇报档案信息化建设进展情况，努力争取把档案信息化列入当地信息化建设总体规划。唐山市档案局与市县两级主管领导多次汇报沟通，宣传档案数字化的意义和作用，请财政部门的有关处室到市档案馆实地考察，使他们对档案保管现状和数字化前景有了更直观的认识。经过市、县两级档案部门的共同努力，档案数字化得到了各级领导和财政部门的大力支持。各地在财力紧张的状况下，对档案部门的档案数字化投入给予不同程度的支持，保障了工作顺利开展。到目前，市县两级档案馆累计投入专项资金超过2000万元。秦皇岛市档案局也得到了市委、市政府领导的大力支持，2007-2010年档案信息化专项资金列入每年年度财政预算。2011年，市档案馆建设列入《2011-2015年秦皇岛市近期建设规划》，借助新馆建设之机，档案信息化基础设施设备得以更新升级。2013年秦皇岛市政府启动智慧城市建设，市数字档案馆建设被列入规划单位。邢台市档案局争得市政府财政支持，将扫描资金每年30万列入财政预算，保证了数字化扫描工作的顺利开展。
配备设施推进档案分布式数据库建设进程
基础设备的配套是档案信息化建设开展的必备条件，按照正版化要求，全省档案数字化设备配套均符合国家和省相关标准规范，使用的档案应用管理系统、数据库管理系统、存储和安全系统等软件，都是经过省档案局认定的正版软件。有条件的市、县档案局的管理系统还与各单位局域网和电子政务建设同步发展，大力发展档案资源共享网络。我省大部分档案部门都存在资金不足问题，但是各市县能够克服种种困难，多渠道争取资金，配备了档案数字化所需的硬件设备，软件系统等，以满足数字化工作的切实需要。
按照国家档案局“馆藏档案存量数字化，增量电子化”的要求，各级档案部门以馆藏档案全部数字化，开放可公开电子档案实现全文利用为目标，大力推进档案数字化进程，强化各种数据库建设。充分运用先进技术，严格按照标准，根据拟数字化档案的数量、潜在的利用需求、档案部门的存储条件与网络设施等情况制定符合本单位的数字化方案，加快档案目录数据库建设，确保档案目录著录的数量和质量，提高档案检索利用服务效率;采取适当实用的数字化模式，积极稳妥地开展档案全文数字化工作，整合档案信息资源，加快档案全文数字化进程，建立高质量的档案全文数据库;有条件的市县建立了多媒体数据库，进一步完善多媒体全文数据库功能和结构。秦皇岛市档案局(馆)1999年开展了档案目录数字化工作，2003年底完成全部馆藏档案目录数字化，2008年，启动档案全文数字化扫描工作。目前，已建成千兆光纤交换局域网，文书档案目录和全文数据库、图书和期刊资料目录数据库、照片档案和视频档案数据库。秦皇岛市档案局(馆)实行数据库在线备份、离线备份和异地备份三种方式相结合的备份策略，利用内网备份服务器进行在线备份，利用硬盘进行离线备份，与上虞、长沙两市档案馆签订重要档案异地备份协议，分别在两地进行数据异地备份。唐山市截止到2013年底，市县两级档案馆已完成全部案卷级、文件级目录数据库建设，迁西、遵化、路南档案馆依托政务网安装了档案信息管理系统，已实现档案目录在线录入、在线指导、数据接收、在线查询和远程利用。丰润档案馆研制开发了土地流转档案查询软件，建立土地流转档案目录数据库和全文数据库，实现全区土地流转档案管理“电子文档一体化”。遵化档案局对涉及广大农民切身利益的民生档案优先进行数字化加工，形成具有针对性、专门性的涉农档案专题目录、全文数据后，在返回到相关镇、村，用现代化手段提供档案服务，实现农村档案信息资源共享。
另外，一些市、县机关档案室档案数字化工作进展迅速。按照《河北省机关档案工作目标管理认定办法》，建立了室藏全部文书档案和主要业务档案文件级目录数据库，完成室藏全部文书档案(定期十年除外)和主要业务档案的扫描。档案数字化符合《纸质档案数字化技术规范》要求，逐步实现数字图像与相关联的目录数据的挂接，能进行全文检索、浏览，能通过局域网或互联网对数字化档案和已归档电子文件开展利用、咨询工作等等。秦皇岛市直单位档案室逐步开展档案数字化扫描，建立了数字档案室;依托政务网，建立共享平台，实现市县(区)两级档案馆档案信息资源共享，市档案馆与市直单位互联互通，实现全市档案资源异地整合与共享。2010年，市档案局做出了纸质档案与电子档案同时移交的规定，实现了增量纸质档案与电子档案双套接收，解决了增量档案数字化问题。邢台市档案局在开展机关档案室数字化工作方面，通过树立典型，以点带面，推动工作开展。市房产交易中心自2010年起投资238万元，历时两年时间，实现存量全部数字化，增量同步电子化，馆藏37.7万卷房产档案已全面建立电子登记簿;邢钢早在2003年7月开始建设档案局域网，确定了国内东大SEAS2000档案管理软件，同年底实现了SEAS系统与公司OA系统的无缝链接，建成了覆盖整个公司的档案软件系统，具备OA电子文件的收集、管理、存储、利用及对目录、原文、照片、声像等电子档案进行综合管理和跨库高效检索功能，为信息化实施、档案在线查询及提高利用效率奠定了基础。唐山市直单位和企业中，检察院、法院、人行、国土局、交通局、供电局、开滦矿务局等单位已经基本完成馆(室)藏档案数字化。
强化管理确保国家重要档案信息绝对安全
保障档案及档案信息安全是档案数字化的第一要责。我省各级档案部门十分重视档案的信息安全，自档案数字化工作启动之际就将档案信息安全问题放在首位。
一是，省局制定并完善一系列档案数字化扫描安全保密制度及工作流程，建立安全责任制，制度齐全、执行到位，通过人防、物防、技防相结合，构筑一个档案实体安全与档案信息安全的多层次防范体系，确保档案安全工作不出任何问题。二是，省局每年定期进行全省档案信息安全检查，督促各市强化安全意识，对发现的个别隐患及时提出限期整改，确保档案信息安全无缝隙衔接。三是，各地档案局都将档案信息化安全问题置于工作首位，严格按照国家局档函[2012]103号的文件要求，做好本地安全保密工作。在进行档案数字化过程中，严格履行保密程序，注重网络安全管理，科学制定备份策略，全力保障数字化档案的信息安全。尤其是强化档案数字化外包管理，对外包企业资质及人员资格进行严格审查，数字化场地划分规范、监控设备配备齐全，数字化过程中由专人监督，严禁操作人员携带外接设备进入数字化场地。秦皇岛市档案局下发了《关于加强档案整理、数字化外包管理工作的通知》，对档案数字化外包单位、加工场所、加工设备、加工环节、保密工作等作了详尽规定。邢台市档案局建立了一套完整的管理制度和程序，不仅对数字化全过程进行监管，对数字化设备和软件进行保密检测，而且建立了善后处理制度，档案数字化任务完成时，清除服务单位加工设备中所有信息，同时要求加工服务单位使用过的存储器全部退回档案馆处理。
由于全省各级档案部门严格要求工作到位，我省自开展档案数字化工作至今，各级档案馆均未出现过档案信息的失、泄密情况。尤其是2012年后，严格执行国家局档函[2012]103号的文件要求，更进一步加强档案及档案信息的安全工作，全力保障国家重要档案信息的绝对安全。
作者：潘淑淳 张宁