在“一带一路”倡议下, 我国与沿线各国在电力能源建设领域展开了密切合作, 国内企业取得了更多的海外市场份额。以笔者单位为例, 业务遍及东南亚、非洲、中东等十几个国家, 包括海外电力总承包工程项目。由于海外工程的特殊性, 多以电子文件传输并在当地出版使用, 因此出现了项目无纸质文件归档、重要电子文件流失于个人身上的情况。公司通过系列举措, 保障海外总承包工程文件的完整与安全。
一、海外电力总承包工程档案的特点
(一) 海外电力工程档案资料内容具有极强的专业性
比如海外光伏总承包项目材料涵盖了总图、电气一次、电气二次、结构、土建、系统、暖通、通信、给排水、环保和安全管理等多个专业技术文件和商务资料。这就要求档案管理人员需要主动学习了解电力工程建设的流程和商务模式, 加强与项目专业人员的交流和沟通, 以期做好文件材料的收集和分类。
(二) 海外电力工程档案资料具有系统连贯性
海外电力工程档案其产生贯穿项目可研、设计、施工、竣工验收、回访总结等各个环节, 还包括项目筹备、立项审批、项目融资等多个商务与技术融合阶段。各阶段存在交叉进行的情况, 有着密切的内在逻辑关系, 并处于动态更新过程, 因而需要及时收集, 保证相关工程材料的完整性。
(三) 海外电力工程档案来源广泛
包括与海外项目业主单位、设备厂家、施工方、分包商等来往文件资料, 如各类合作协议、采购合作、外委合同, 均纳入海外电力工程档案范围。同时其载体形式多样, 涉及纸质、电子文档、声像材料和部分实物档案。
(四) 项目文件材料语言多样化
由于项目所处国家语言环境的差异, 导致项目所产生的文件材料记录语言多样化。为了文件材料的有效收集和参考价值的发挥, 建议采用中英双语作为通用记录语言, 并以双语对照版本作为重要的备考材料归档。同时, 必须加强有关商务合同翻译校核, 尤其是涉及法律风险条款, 应审慎核对, 避免惯性思维产生漏洞。
二、做好海外电力总承包工程档案的管理措施
(一) 加大相应项目档案管理人员的教育力度
一是强化项目经理的档案宣传教育, 充分意识到海外电力总承包项目档案既是工程竣工验收的关键材料, 也是企业的业绩储备和核心技术知识积累, 从而提升对项目档案收集整理工作的认识, 重视资料管控;二是指定专 (兼) 职档案工作人员协助海外项目经理做好工程项目第一手文件材料的收集、登记和整理工作, 确保海外工程项目档案的完整性, 为企业经济效益和社会效益的创造提供有力凭证。
(二) 做好海外电力总承包工程档案的收集工作
公司制定了《境外工程科技文件材料立卷归档管理办法》、《境外工程声像档案管理办法》等, 明确了海外电力总承包工程项目文件材料的收集和整理要求。
海外电力总承包项目资料的收集范围既要遵循国内行业规范要求, 同时根据海外建设项目管理体制的特殊情况, 将项目现场形成的设计技术资料、项目信息追踪阶段所收集到的材料列入归档范围。
形成的归档范围包括:工程总承包投标、中标文件;合同及评审文件;设计、施工、安装、调试、监理招标及中标文件;主要设备材料采购合同;设备材料的质量保证凭证;分承包合同及合同评审文件;各分承包方的资信、业绩材料;总承包方与业主及分承包方重要的来往文件、会议纪要;安装、调试、启动过程的质量检查、调试记录和验收记录;单位工程、分部工程、分项工程质量检验评定材料;总承包项目及分包项目的工程投资、财务预决算及审计材料;评议标领导小组成员、委员会人员名单;其它重要的来往文件、会议纪要、工程开竣工的确认文件;施工组织方案、作业指导书等施工质量控制文件;施工现场人员名单及分工、特殊作业人员资格文件;工程验收、交接文件材料。
(三) 海外电力总承包工程档案管理前端管控
工程项目建设生命周期即为项目文件资料的生命管理周期, 因而必须在项目策划、启动和实施过程中, 将项目文件材料的管理要求贯穿其中。实施一把手负责制, 明确境外项目负责人即为境外档案工作第一责任人。特别在一带一路沿线国家承揽项目时, 还要将档案工作纳入招投标制、项目合同制、项目监理制, 以确保各阶段项目档案的规范管理。[1]
在项目总承包任务书下达后, 对总承包任务的内容、范围、质量、费用和进度进行了系列明确要求, 同时确定了项目组人选和管理架构, 此时应进行工程项目文件材料管理总体策划, 结合与业主、施工方的合同或协议情况, 制定管控措施, 确保项目全过程文件材料的完整、准确和及时归档, 为工程项目的竣工验收奠定良好基础。
(四) 海外电力总承包工程档案立卷归档
按照制度要求, 在海外总承包项目完成后三个月内对相关原始文件材料进行认真的鉴别和整理, 将其中有保存和利用价值的材料按本规定进行系统整理后, 填写“工程设计原始文件归档移交单”“卷内目录”“卷内备考表”“科技文件材料移交 (接收) 登记表”, 经本工程项目负责人审查、签署后送档案管理部门归档。属于业主要求完成整理、移交的档案, 一式两份, 其中一份移交公司档案管理部门, 业主对份数另有要求的, 可另增加复制件移交业主;属于我公司立卷归档范围的文件材料 (如:投标文件、合同等) 的分类、整理、立卷工作, 在竣工后的三个月内, 填写“科技文件材料移交 (接收) 登记表”, 送档案管理部门归档。
经营管理类文件材料, 包括与国内外单位的文书往来, 招投标文件, 合同文件等, 分项目进行组卷。
工程勘察、设计原始文件材料按工程项目、设计阶段、分专业立卷归档;当同一工程项目各阶段勘察、设计原始文件材料很少, 且联系紧密的, 可将几个设计阶段的原始文件材料按工程项目合并组卷, 或按专业组卷, 其分类代号取保管期限长的文件材料类别号。
声像档案材料按“形成年度——组”分类, 要求按照一定的格式进行著录, 包括简明概况的题名, 拍摄时间, 拍摄者及说明 (含事由、地点、人物、背景等要素) 。
工程项目各门类电子文件纳入数字档案馆收集管理范围, 电子文档形成后, 即时通过“项目信息管理系统”“办公平台”, 以网络传输方式自动归档;联合设计、劳务合作单位形成的电子文件、电子档案由项目负责人收集, 采用光盘、移动硬盘、U盘等存储介质的移交方式, 档案管理人员及时将接收的电子文件、电子档案导入“数字档案馆系统”并及时整编。
(五) 做好海外电力总承包工程档案的鉴定销毁工作
对海外电力总承包工程档案的处理, 遵照公司《档案鉴定与销毁管理办法》管理规定, 对已到保管期限、无继续保管、使用价值的档案, 由档案管理人员列出销毁清册, 提交鉴销小组进行鉴定, 鉴销小组提出意见, 编写销毁报告, 经分管领导批准。由鉴销小组监销、签字, 送经指定地点, 至少二人共同监督销毁完毕后, 销毁清册交档案出版中心存档, 并向档案形成部门分管领导报告。
实物档案需要销毁时, 由相关管理部门制成六寸的彩色或黑白照片, 汇编成册, 永久保存, 作为查考依据。
综上, 海外电力总承包工程档案具有专业、系统、来源广泛以及记录语言多样等特点, 因而在收集和整理过程中, 档案管理人员除了秉持档案专业管理原则, 还应根据电力工程项目的实际建设情况, 及时调整思路, 借助信息化系统的深入应用, 梳理和分类整合电力工程档案信息资源, 确保这些档案材料能及时、有效地被利用, 为企业的经营发展提供参谋支持。
摘要：得益于工程文件材料的归档与整理提出了具体的做法建议。
关键词：电力总承包工程,档案管理
参考文献
[1] 王洋.“一带一路”倡议下境外档案管理探究[J].档案天地, 2017 (09) :38-40.