改革开放以来, 我国经济体制和社会环境发生了巨大的变化, 社会稳定、经济繁荣, 人民安居乐业, 各项事业欣欣向荣。随着公有制为主体、多种经济共同发展的社会主义市场经济体制和社会主义民主政治的建立, 人事管理工作己经走上了党管干部, 择优录用、正确考核、加强监督的科学管理轨道、而与之相关的人事档案管理工作, 也进入了稳定发展、不断完善和强化的新时期。
多年来, 根据人事档案管理的要求, 大多数单位都遵循了由人事主管领导分管、实行人事档案集中统一和分级负责这一管理模式。这种管理模式在选拔任用干部、保障职工权益方面发挥了十分积极的作用。但是, 随着近年来我国政治、经济改革的不断推进, 人事干部制度改革的深化, 人事档案管理的方式也需要加以改革和完善。当前, 人事管理工作面临许多新的情况和问题, 人事变动频繁, 人员流动增加, 思维模式和认识变化、追求理念变异等都对一个单位内的人事管理提出新的要求。加之各地之间的差异、不同单位之间的差异、不同职位和工种之间的差异在逐年加大, 也给人事管理工作增加了新的难度, 并给人事档案管理工作带来一定的冲击。在新形势下如何正确处理这些问题, 使人事档案管理工作迈上一个新的台阶, 已成为各级人事管理部门和广大人事管理干部面临的新课题。
1 人事档案管理工作面临的问题
1.1 对人事档案管理重要性的认识不足
长期以来, 如何对待人事档案管理工作, 一些单位不同程度地存在着既重视又忽视的现象。口头上说重视, 因为人事档案管理工作关系到每个人的切身利益, 升学、毕业、就业、入团入党、升职升级等等都要在个人的档案上一一如实记录;实际工作中往往又忽视, 人事档案管理工作由于不是主要业务工作, 在各单位摆不上议事日程, 也理所当然地成不了大家关注的焦点。在不少单位, 人事档案管理设施老化, 长期得不到改善;经费投入不足, 信息化、电子化进展慢;人员素质尤其是专业素质缺乏培训提高;单位领导关心少、帮助检查少, 人事档案管理部门和人员缺乏应有的活力和动力。
1.2 对人事档案作用与功能认识不够
人们一般仅仅把人事档案看成记录职工个人的德、能、勤、绩、廉等各方面历史重大事件和现实表现的载体, 加之人事档案管理工作机密性、封闭性强, 与外界相隔离, 往往只由单位内部的人事机构来收集、整理、保管和提供利用, 来源单一, 内容相对简单, 使用起来也十分局限。尤其是在当前市场经济环境下, 如果缺乏发挥利用人事档案潜在优势的基本认识, 实行封闭式的人事档案管理, 不仅弱化了与社会变化的联系, 也限制了运用人事档案挖掘人才、培养人才、发挥人才优势和互通信息、为社会服务的功能。
1.3 对人事档案管理出现的新课题措施不力
当前人事档案管理工作的确面临不少的新情况和新问题, 传统的功能在消失, 与实际脱节的现象不断发生。尤其值得注意的是, 越来越多的人已经不在乎人事档案, 大量的年轻一代甚至对人事档案的作用产生了质疑。在人员异地流动和不同单位之间流动频繁的状况下, 弃档现象不断增加, 不少单位存在着档案还在人却不在、档案与人员长期分离的现象。在人事档案的政治化、神秘化不断减弱的同时, 人事档案的管理和使用却跟不上市场经济不断发展的步伐, 等等。这些新的课题如果不去应对, 人事档案便得不到有效管理和利用, 失去了其自身的价值。
1.4 人事档案管理质量有待加强
一些地区和单位, 人事档案管理存在不规范的情况, 缺乏必要的专用设施, 缺乏通风、防火等应有的安全条件, 有的单位还缺乏专门档案管理人员, 或管理人员长期缺乏培训, 专业素质不高, 形成人事档案资料不完整、不规范、甚至发生脱落丢失资料等混乱现象。
1.5 人事档案管理信息化程度低
目前, 人事档案正朝着从文本档案到电子档案过渡的阶段, 有硬件不足的问题, 也有软件跟不上、计算机技术没有广泛运用的问题, 还存在档案管理人员缺乏培训, 不能熟练掌握运用电子化管理的问题。总的来看, 在人事档案电子信息化管理工作中, 不易操作、信息处理慢、标准不统一、管理水平不高的问题还普遍存在。
2 对人事档案管理的建议
产生这些问题的原因很多, 有历史的原因, 有对改革开放过程中新出现的问题认识没有跟上、措施不力、没有与时俱进的问题, 也有对电子化、信息化进程适应慢的问题。当然, 更重要的是对人事档案管理工作的重视程度不够。如何解决这些问题, 笔者认为应从以下几方面着手。
2.1 切实加强领导, 提高人事档案重要性认识
由于人事管理逐步从单位、部门走向社会, 作为人事管理重要组成部分的人事档案管理, 也必然具有社会化趋势。加强领导, 除了各单位加强具体领导、提高认识外, 关键还是要从各级政府和各级人事管理部门做起, 切实加强人事档案工作的领导, 把它放在事关社会发展整体大局的高度。从全社会的角度来看待人事档案管理工作, 规范相关法规政策, 定期对人事档案管理工作进行检查和指导, 认真解决经费问题, 改善档案管理条件, 努力推进人事档案管理工作制度化、规范化和科学化建设, 提高全社会对人事档案管理工作的认识。
2.2 加强队伍建设, 提高人事档案管理人员素质
做好人事档案管理工作, 同其他工作一样必须靠人, 靠一支综合素质高、业务水平过硬的人事档案工作队伍来完成。人事档案管理人员, 要求淡泊名利、忠于职守、踏实工作, 要有较强服务意识, 同时必须具备一定的业务能力和专业知识。对目前一些单位存在人员配备不够, 个别人员素质不高, 业务不熟悉, 工作不安心、不踏实的状况要尽快加以纠正。要按规定配备好档案管理人员, 把那些政治素质高, 责任心、事业心强、坚持原则和办事认真的人员充实到人事档案管理队伍中来。同时, 单位领导对现有档案管理人员, 政治上要关心, 经济待遇要落实, 要通过不同渠道和形式培训现有档案管理人员, 更新观念, 更新知识, 提高其政治素质和业务水平。
2.3 强化制度建设, 提高人事档案管理水平
制度是做好工作的前提和保证, 人事档案工作繁杂琐碎没有一定制度来制约, 人事档案管理工作便无法有效完成。当前, 一是要严格执行现有的规章制度, 如《干部档案工作条例》《企业职工档案工作规定》等, 在落实上下功夫, 用制度约束和规范工作人员的行为, 确保档案管理工作正常运行。二是针对目前出现的流动人员增加带来的新情况和新问题, 充实和完善人事档案管理制度的相关条款, 用制度来解决出现的“弃档”“死档”等新问题。
2.4 积极开展人事档案社会化管理的探索, 提高人事档案的社会效能
目前各类人才己经逐步从单位走向社会, 从封闭走向开放, 时间和空间上、地域和行业上都出现了巨大变化。要适应这种形势, 人事档案管理模式不得不进行改革。社会、开放式的人事档案管理是一种趋势, 也就是说今后的人事档案管理主要服务于社会, 以行业或职业为基础建立相应的人才信息库, 如医师、律师、教师等, 分门别类建立人事档案增强人才的社会服务功能。
2.5 加强基础建设, 尤其是电子化管理建设
人事档案管理基础设施必须达到规范要求, 并定期检查、更新, 达到防火、防盗、防蛀、防潮的要求, 确保档案安全。要加强电子化基础建设以适应档案管理自动化、信息化的需要, 计算机等硬件装备水平要逐步提高, 软件应用水平要着眼于整体性、社会性、开放性和前瞻性, 加快数据库、信息库和网络建设, 推动人事档案管理的现代化。