信息是经济时代的最为重要的资源, 计算机信息技术的不断进步, 为档案资料的科学管理以及开发利用创造了一次契机, 如今, 档案管理计算机化成为档案管理工作的重中之重, 人们深刻地认识到, 计算机应用于档案管理已经势在必行。
1 计算机应用于档案管理工作的现状
计算机对档案的信息进行管理, 具有手工管理所无法比拟的优势, 档案管理有了计算机的帮助, 信息检索得更快, 查找更加方便, 信息可靠性更高, 海量储存, 保密性能强, 寿命长而且成本很低……而这些优点能够极大的增强档案管理的精确性, 提高工作者工作效率, 同时, 促进了档案管理部门与科技的接轨, 使得档案管理更加科学。
但是, 目前计算机应用于档案管理工作, 仍然受到行业以及规模的影响, 工作人员计算机的应用的技术水平参差不齐, 计算机应用于档案管理的领域有限。
除了一些必要领域以及金融领域比较为普通, 其它的行业的档案管理工作却是仍然的处于人工的管理亦或者是半人工管理的状态。
怎么样摆脱传统的档案管理的模式实现档案管理计算机化, 怎样去开发和管理相应的计算机技术来进行档案管理, 已经成为一个重要的课题摆在我们面前。
2 计算机应用于档案管理的必要性
2.1 档案计算机管理应用技术是档案现代化所发展的要求
自20世纪80年代, 世界范围内以计算机为核心的现代化信息技术的发展以及应用, 给了档案管理带来了前所未有的冲击, 表现于以下几点。
首先, 计算机技术广泛的引入到日常的档案管理工作之中, 这其中最为突出的是档案的检索工作之上, 人们利用计算机的超大容量和快速的运算, 将档案的检索系统输入到计算机之中, 这样提高了档案检索的速度以及精确度, 使时间得到节约。
其次, 电子档案的出现, 人们为了更加方便的利用又再次的把传统的固态的档案输入到计算机内, 构建成了数字档案的案管, 这种借助于新的技术建立的档案馆使档案管理工作扩展到了一个全新领域。
再次, 为了使用户更好的查找, 各级各类的档案室纷纷加入各种类型的计算机的网站。
从各个领域来看, 电子档案的出现使党政机关和企事业单位的办公、管理以及运营活动的方式都发生了质的变化, 而电子政务以及电子商务这种形式的办公的方式开始了崭露头角, 并逐渐代替了纸张为媒介传递信息的很为传统的办公模式, 人们利用计算机以及网络来进行写书、传递、储存、查看、检索以及利用信息, 而信息的存在的方式却是由原来的看得见的、摸得着的固态的形式转变为看不见的、摸不着的数字代码的形式。
随着电子文件逐渐的增加, 对于电子档案的一些超前的控制、及时的收集、有效的管理、开发利用、数字化技术的推广、服务范围的扩展、管理手段的不断的革新……这些都要求档案管理人员的计算机知识和技能必须和时代同步, 所以, 档案管理工作者要树立适应新形势要求的全新的服务理念, 把现代化的计算机技术和我们所累积的工作经验、档案利用的典型案例同档案的史料、编演材料结合起来, 积极地参与到这场文档管理的变革之中来, 在变革之中寻求生存, 在变革之中寻求发展, 并且不断的改进工作的方法, 增强服务的意识, 改善服务的环境, 使档案的信息能得到更好的利用, 从而顺应时代发展的要求。
2.2 计算机技术应用于档案管理是现代化档案管理的要求
近二十年来, 我国档案事业发生了巨大变化, 档案工作者的综合的素质也有了很大的提高, 而档案的信息管理基本上没有进行相应的调整来反映这些时代的发展变化, 档案管理除了保管档案实体延长其保存的寿命维护历史的真实的面貌之外, 最为重要的任务则就是管理, 开发档案管理信息服务, 档案管理工作属于信息管理的服务的范畴, 而计算机在数据上的处理与信息管理方面又具有很大的优势, 这成为档案管理信息化建设提供了重要的物质基础以及技术的支持。
档案管理信息化就是利用现代化的信息技术变革档案管理的一种模式, 具体的说它包括档案其本身的信息化, 档案管理工作模式的信息化, 档案工作目的的信息化, 档案管理的方法的信息化, 这就是我们通常所说的档案的数字化, 档案管理的信息化就是我们用现代化信息科技的成果革命新的管理方法以及手段和管理的工具, 2.3使用计算机应用, 有利于增强档案管理的计算机意识
实现档案管理信息化首先要培养计算机应用的意识, 所谓的计算机的意识, 就是人们在生产以及生活中的一种新的思维的方式, 在这样的思维的方式之下, 人们在实践中首先想到通过计算机应用技术来进行分析、解决问题, 使计算机应用及其技术成为人们劳动中的一种重要的工具或者是手段, 21世纪, 是一个高科技无所不在的新世纪, 人们在高科技的环境之中工作, 在高科技的背景之下学习和生活, 并且是要将在高科技的发展之中求生存和发展。
高科技在向世界实战强大的奔腾势头的同时, 也向我们生活之中的每一个人提出了新的使命:我们不仅要具备高科技的基础知识以及基本的技能, 对于高科技能运用、有创造力, 而其还要有一颗紧扣高科技发展脉搏的跳动的心。
目前, 属于信息管理范畴的档案部门, 由于其工作对象在不断扩展以及工作手段在不断的更新, 然而, 档案部门工作人员的计算机意识比较的薄弱, 时代紧迫感不强, 现行的管理手段仍停留在传统手工管理阶段, 导致工作效率很低, 档案管理人员没有时间以及精力进行信息的开发, 即使做了, 质量也不够, 追根溯源, 除了机制和经费等因素, 最重要的因素就是有些档案工作人员对计算机应用于档案管理之中的作用缺少足够的认识, 缺少计算机管理档案的意识, 在整个档案队伍之中现代科技理论与管理技能层次都较低, 知识结构不够合理, 导致档案的管理的水平难有实质性的提高。
所以, 在这个信息化时代, 强化档案管理以及档案管理人员的现代化意识、科技化意识和计算机档案管理的意识, 在加快档案管理由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中至关重要, 而这些意识的形成, 不仅需要有一个过程, 而且还需要以多种不同的途径或者是方式逐步的实现。
3 结语
计算机应用于档案管理工作中, 不但是时代的召唤, 也是提高档案管理工作生产力的需求, 但是, 由于各个领域科技发展水平参差不齐, 各个领域使用计算机的技术不一样, 导致计算机应用于档案管理工作的水平出现差异, 要解决这个问题得从档案管理工作者的意识上着手, 只有他们意识到计算机对档案管理工作的重要性, 才会积极地去使用, 从而真正的达到档案管理信息化。
摘要：随着信息时代的不断发展, 计算机在现代档案管理应用中所起到的作用越来越重要, 档案管理计算机化是档案管理现代化的一个客观要求, 不但有利于促进计算机与档案信息管理的有效的结合, 顺应了社会信息化发展的要求, 而且也对档案管理工作者的素质提出了新的要求。
关键词：计算机技术,档案管理信息化,电子档案,计算机意识
参考文献
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