采购申请审批过程

第一篇：采购申请审批过程

采购申请、审批流程

规范企业采购申请流程

一、请购及其规定

1.请购的定义

请购是指某人或者某部门根据生产需要确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写一份要求获得这些物料的单据的整个过程。

2.请购单的要素

完整的请购单应包括以下要素：

(1)请购的部门;

(2)请购物品所属项目;

(3)请购的用途;

(4)请购的物品名;

(5)请购的物品数量;

(6)请购的物品规格;

(7)请购物品的样品、图纸或技术资料等;

(8)请购的物品的需求时间;

(9)请购如有特殊需要请备注;

(10)请购单填写人;

(11)请购部门主管;

(12)请购单审核人;

(13)采购负债人审核;

(14)财务审核人;

(15)公司总经理。

3.请购单及其提报规定

(1)请购单应按照要素填写完整、清晰 ，由公司领导审核批准后报采购部门; (2)固定资产申购按照附表一(固定资产购置申请表)的格式进行填写提报; (3)其他材料设备及工程项目申购按照附表二(物资采购申请表.)的格式填写提报; (4)日常零星采购按照公司印制的按照附表三(物资采购审批单)的格式填写提报; (5)请购部门在提报请购单是应要求采购部签字接收人请购部门备份; (6)涉及的请购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交;

(7)遇公司生产、生活急需的物资，公司

领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报采购部门，签字确认手续后补。 (8)如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，请购部门必须作出书面说明。 (9)请购单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报采购部。

4.公司物资请购单的提报部门

(1)公司经营生产的物资、劳务、固定资产、工程及其他项目由生产部门提报; (2)公司生活及办公的物资、固定资产、服务或其他生活及办公项目由办公室提报;

(3)公司各部门专用的物资由各部门自行提报。

二、请购单的接收及分发规定

1、请购的接收要点

(1)采购部在接收请购单时应检查请购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查请购单是否经过公司领导审批;

(2)接收请购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的物资不采购的原则;

(3)通知仓库管理人员核查请购物资是否有库存;

(4)对于不符合规定和撤销的请购物资应及时通知请购部门。

2、请购单的分发规定

(1)对于请购单采购部应按照人员分工和岗位职责进行分工处理; (2)对于紧急请购项目应优先处理;

(3)无法于请购部门需求日期办妥的应通知请购部门;

(4)重要的项目采购前应征求公司相关领导的建议。

3、采购周期的规定

(1)单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目或预算在1万元以下可市区采购的物资及产品的采购周期不应超过5天;

(2)单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天

(3)单次采购金额预算在20万元以上的项目采购部自行招标采购，采购周期不应超过40天; (4)单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购周期不应超过60天;

(5)请购部门应按照以上(1)-(4)条中规定的时间提前提包请购单采购部如未能按时完成采购任务时应向公司领导说明原因;

(6)遇到紧急采购应汇报公司领导采取快速优先采购的策略;

三、询价及其规定

1.询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通;

2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购;

3.对于紧急请购项目应优先处理;

4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价;

5.对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品;

6.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况，按照附表四(拟报

价/招标单位名单)的格式提报公司领导批准方可询价或发放标书;

7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价;

8.除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购;单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与;单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由采购部组织招标，公司相关领导参与监督;单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标;

9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;

10.比价采购或招标采购应按照附表五(材料或设备询价表)的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价;

11.在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示。

三、比价、议价

1.对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认;

2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出;

3.收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格;

4.重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等;

5.参考目标或理想中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一

步谈判。

四、比价、议价结果汇总

1.比价比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;

2.比价、议价结果汇总应按照附表六(比价/招标汇总表)的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;

3.如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。

五、合同的签订及其规定。

1.合同

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。广义合同指所有法律部门中确定权利、义务关系的协议。目前我们的采购工作主要涉及工矿产品买卖合同。 (1)合同正文应包含的要素

1) 合同名称、编号、签订时间、签订地点;

2)采购物品/项目的名称/、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不可分割的部分; 3)包装要求;

4)合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明;

5)付款方式; 6)工期; 7)质量保证期; 8)质量要求及规范;

9)违约责任和解决纠纷的办法; 10)双方的公司信息; 11) 其他约定。 (2)合同签订及其规定

1)如涉及到技术问题及公司机密的，注意保密责任; 2)拟定合同条款时一定要将各种风险降低到最低;

3)为防止合同工程量追加或追加无依据，打包采购时要求供货方提供分项报价

清单;

4)遇货物订购数量较多且价值较大或难清点的情况时务必请厂商派代表来场协助清点; 5)质保期一定要明确从什么时候开始并应尽量要求厂商延长产品质保期;

6)详细约定发票的提供时间及要求;

7)针对不同的合同约定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分按照预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的顺序明确付款额度、付款时间和付款条件等 8)与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款; 9)违约责任一定要详细、具体;

10)比价/招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作;

11)合同签定签应按照附表七(合同审查批准单)的格式对合同初稿进行巡签审查; 12)合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效;

13)签订的所有合同应及时报送财务部门。

六、付款及合同执行 1.付款规定

(1)所有已签订合同付款时应参照公司《修造船公司材料采购付款及报销流程V1.修改版》及《修造船公司资金支出审批及报销签字权限及管理制》中的相关规定执行; (2)按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款;

(3)按照贵司规定和合同约定达到付款条件的合同在付款时应填写附表八(资金支出审批单)或附表九(付款审批单)，该审批单巡签完毕后提交财务部付款;

(4)财务部门在接到付款审批单后应在3天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。

2.合同执行

(1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督，如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领

导;

(2)已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约;

(3)合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同。

七、报验与入库

1.报验

(1)供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收; (2)对于不同类型的合同的标的物的验收标准参照公司质检部门的相关规定执行; (3)达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收; (4)质检部门在接到采购部报验通知后应及时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任; (5)用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。

2.入库

(1)公司所有的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收; (2)合同标的物在运达公司后采购部应及时通知请购部门，由请购部门及时安排卸货与搬运; (3)质检部门未及时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受; (4)质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单; (5)外协加工件应按照原材料入库;

(6)质检合格后的固定资产及服务按照公司财务规定不入库。

第二篇：物资采购申请审批规程

宁波大发化纤有限公司物资采购审批规程(草稿)

为了保证满足公司生产经营活动对生产主要原料以外的物资需求，做到及时供应;减少资金占用，保证物资质量;减少浪费现象。对物资采购申请审批程序进行重新规范，本规程适用于各单位需要物资(含备件、小型设备)的采购计划、审批、审核、采购和购物款核销工作。

1. 物资采购计划的编制

1.1. 当物资使用单位在编排生产计划或工作计划时，涉及到物资使用的情况。负责计划人员要首先将需要物资列项，到仓库进行物资存量的查询。在物资存量不能满足需要的时候，填报《物资采购申请单》。

1.2. 《物资采购申请单》要填明物资名称、规格型号、计划用途、产品产地、质量要求、需要(到货)日期，必要时标注生产厂家名称。

1.3. 在填写《物资采购申请单》涉及到小型备件没有办法填明规格、型号时，可以将备件实物提供给物资仓库进行辨认。

1.4. 使用单位编制《物资采购申请单》以后，报告本单位主管领导进行审批后，将申请单交到物资仓库履行下一道程序。

2. 计划编制审批以及审批权限

2.1.为完成生产计划使用物资购买计划，由生产车间主任以上一级管理人员编制经各分厂厂长审批。

2.2.设备维修、技措技改立项和小型设备加工使用的物资购买计划，由维修或项目负责人员编制经生产技术部设备管理科长审批。

2.3.为完成工作计划使用的物资，由各部门领导编制经常务副总经理审批。

2.4.物资采购计划一般需提前7天提出，以《物资采购申请单》填写时间为准。设备备件和小型设备采购，考虑到加工周期和合同期一般需提前30天提出采购计划。

3. 物资存量复核

3.1.物资仓库接到经过审批的《物资采购申请单》以后，在一个工作日之内完成物资存量的复核工作。物资存量复核完毕经过仓库主管签署说明确认后，将《物资采购申请单》报采购计划组进行审核。

3.2.仓库对《物资采购申请单》的复核项目为：

3.2.1.计划采购物资的仓库存量有多少。

3.2.2.公司内部是否可以进行物资调剂。

3.2.3.是否有其他型号库存积压物资可以代替或满足需要。

4. 采购计划实施

4.1.采购计划组接到经过复核以后的《物资采购申请单》以后，根据“满足需要、减少资金占用、不常用物资零库存”的原则，在一个工作日内编制《物资采购计划单》报主管领导审批。

4.2.《物资采购计划单》填报项目：物资名称、规格型号、数量、使用单位和用途、计划采购单价、需要(到货)日期。

4.3.采购计划审批权限：

4.3.1.一般物资(单台件价值不超过1000元)和低值易耗品采购计划，经供应部长审批。

4.3.2.特殊物资包括单台件价值在1000-5000元之间的物品，和小型设备采购计划经常务副总经理审批。

4.3.3.单台件价值在5000元以上物品的采购计划，经总经理审批。

4.4.经过审批的《物资采购计划单》由采购计划员传递给采购员实施。采购过程中出现物资紧张和价格重大波动，采购员要立即向采购部部长进行汇报和请示。

4.5.涉及到采购业务术语不清，或需要进行其他说明才能够完成采购工作时。采购员可以直接与使用单位进行技术沟通，保证采购物资的型号、质量满足工作(生产)需要。

5. 特殊情况处理

5.1.当发生生产急需物资仓库没有库存，需要紧急采购的情况时，按照特殊情况进行处理。物资使用单位领导可以直接与采购部部长进行联系，采购部部长可以直接也可以通过采购计划员向采购员下达采购指令。

5.2.采购员接到直接下达的采购指令以后，按照计划采购程序进行采购。但物资入库时要在入库单上标明“后补采购计划”字样以示区别。

5.3.紧急采购物资的使用单位，必须在履行紧急采购联系的同时，办理《物资采购申请单》履行手续程序同“第1条”规程执行。在到仓库领取物资时，必须提供补办的《物资采购申请单》，否则仓库可以拒绝付货。

6. 购物款核销和其他

6.1.采购人员或供应商在核销(结算)物资采购款时，除提供购货发票、入库验收单、质量验收单以外，必须提供经过审批的《宁波大发化纤有限公司物资采购计划单》。否则财务管理部不得履行报销或结算手续。

6.2.此规程经总经理批准后执行，具体实施时间为年月日开始。

第三篇：药品采购审批制度

医院药品采购由专职采购员进行采购，其他任何部门和个人不得行使采购权。普通药品的采购授权由药库保管根据各部门申请及库存情况，每周制定采购计划，交采购人员报药剂科主任审核主管院长审批后，在黑龙江药品招标采购网上进行采购。新药的采购按照《新药引进管理制度》，由临床科室主任根据业务的开展情况填写新药申请表，报药剂科统一汇集整理，报医院药事管理委员会和集中采购领导小组讨论通过，由采购办组织采购，临床急需、特殊需要药品由临床科室主任填写急、特需药品申请单，报药剂科主任审核、分管院长审批后采购员方可采购。特殊管理的药品采购，包括精神、毒性药品，易制毒药品、疫苗的采购等按照相关管理制度采购。

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第四篇：申购及采购审批制度

申购及采购审批流程 第一章 总则 第一条 目的

为加强物资采购管理，明确采购授权范围与审批权限，规范公司的采购审批工作，提高采购效率，特制定本制度。 第二条 适用范围

本制度适用于公司正常运营发展所需所有物资的采购作业，包括原材料、宝石、首饰、设备、办公用品等。 第三条 公司执行采购各相关部门及岗位责任制

1. 采购部是公司物资采购的归口管理部门，负责物资需求信息的汇总、提出采购申请、制订采购计划、供应商选择与管理、询价、价格谈判、采购数据的录入、对账及结算付款申请等工作。

2. 物资需求部门填制物资申购单(除办公用品和设备外，由采购部提出采购申请)，经部门主管审核签字后由计价部进行审核。

3. 检验部负责采购物资的质量检验，出具检验报告等工作。 4. 仓库办理物资入库手续及进行物资登记与保管。

5. 财务部负责采购数据的核对及对账复核，付款审核、办理付款作业并做相关账务处理。

第四条 采购作业需明确各不相容岗位职责分离的原则，以达成有效的采购制约与监督。

1. 请购与审批岗位分离。 2. 供应商选择与审批岗位分离。

共4页 3. 采购、验收与记录岗位分离。 4. 付款申请、审批与执行岗位分离。

第二章 采购申购审批 第五条 供应商询价及报价

1. 议价、比价及报价，采购员接到计价部的成本分析表后，以不高于历史采购价为原则进行不少于三家价格有优势的供应商进行询价和议价，高于历史采购价的需进行多家询家，了解市场行情和升价的原因，然后根据合格供应商的价格水平进行分析和比较选择有价格优势的供应商，属于选择第一次合作供应商报价的应向领导汇报情况和选择理由，由采购部主管对供应商的报价、供应能力、交货时间、产品服务及质量、付款周期进行审核，部门设有采购经理的还需采购部经理进一步审核。

2. 报价审核，采购部审核通过后，提交计价部主管进行审核，待计价部审核签字完成之后，然后根据报价定单总金额确定上级审批签字，审批单总金额在5万元以上的需总经理审批，如总经理外出不在可由财务经理临时审批，等总经理回来后再补签。 第六条 采购申购审批流程 1. 申购单的填写，由需求部门根据实际经营需要提出申购申请,填写申购单前必需是没有库存或者是库存不够的情况下才进行申请,属于订单采购的由采购部根据供应商询价和报价审核后单价和金额进行填写,由部门主管进行审核。 2.

共4页 申购审批，部门审核通过后，属于订单采购的由计部价部对申购单价、金额和数量进行复核，有库存的需备注库存数量，其他的由物管部进行复核，交由财务部主管级以上进行审核，待财务部审核签字完成之后，然后根据申购单总金额确定上级审批签字，审批单总金额在5千元以上的需总经理审批，如总经理外出不在可由财务经理临时审批，等总经理回来后再补签。申购单审批完成之后交采购部根据申购单进行采购。 第七条 临时性商品的请购

1. 临时性商品的采购申请由使用部门直接提出。

2. 使用部门需要在请购单上对采购商品作出描述，解释其目的和用途。

3. 申购单须由使用部门负责人审批同意，并须经财务部(主管级以上)和总经理签字后，采购部方可办理采购手续。 第三章 采购管理规范 1. 所有采购，必须事前获得批准，未经审批，除急购外不得采购，急购需在申购单上注明“急购”由财务经理临时批，再由总经理补批。 2. 3. 4. 5. 6. 洁自律，严守工作纪律。不接受供应商礼金、礼品和宴请 严格遵守采购规范流程，按流程办事 能及时按质按量地采购到所需物品。

严格供应商选择、评价、甑选以保证供应商供货质量。

加强采购的事前管理，建立完善的价格信息档案，以有效地控制和降低采购成本，并保证采购质量。

共4页 7. 8. 处理好与供应商的关系，帮助供应商解决一定的问题。 采购物品在条件相同的前提下应在正在发生业务或已确认的供应商处购买，不得随意变更供应商。 9. 及时做好供应商退货、采购数据的录入、单据的整理及传递的工作。 第四章 检验验收

1. 质检人员根据公司的检验程序进行检验，根据检验结果填写检验单。

2. 若采购物资规格、数量或质量与采购订单或合同有差异的，采购部需及时与供应商联系，协商解决办法，报部门主管审核，需退货的开退货单办理退货手续。

3. 经质检部负责人确认为不合格物资，采购部根据生产经营需求决定是否申请特采，使用部门也可根据生产经营情况提出特采申请，申请特采时，写明不合格原因及特采原因。

4. 仓库根据检验单办理产品入库手续，不合格的产品代采购员暂时保管仓库待退。 第五章 附则

第八条 本制度由总经理批准后执行、修改或废止。

第九条 本制度实施后，凡既有的类似规定自行终止，与本制度相抵触的，以本制度为准

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第五篇：采购过程控制程序

目的(P urpose): 实施采购的预防控制和 过程控制， 确保采购产品在质量、交付和服务等方面符合规定 的采购要求。

适用范围(Available): 适用于公司对产品采购 的信息编制、供方选择和产品验 证实施过程的控制。

内容(T he detailed content):

1、职责

1.1 采购部是本程序的编制、修改并实施归口管理的部门; 1.

2总经理或受他委托的代理人负责采购合同的最后审核和签署;

1.

3总经理或受他委托代理人负责采购文件和合格供方的审批，采取必要的管理措施， 确保采购过程 得到有效控制;

1.

4采购部负责编制采购计划或采购信息，负责对供方进行调查、评价和重新评价，选择确定合格供方， 并建立合格供方名册，保存评定表格和有关资料;

1.

5采购部负责按规定的采购要求进行物资和设备的采购，确保采购产品的数量、质量、规格、交付方 式和交付期限满足产品生产和服务的需求;

1.6

采购部负责组织办理采购产品的验证和紧急放行手续，对采购的不合格产品进行处置，并制定纠正或预防措施，确保在以后的采购过程中得到纠正和改进; 1.7

生产、设备、品质保证部门是本程序的配合部门，参加供方的评价和选择。 1.8

品质保证部负责采购原材料产品、半成品、OEM产品质量检验。

2、工作程序 2.1 采购过程控制

2.1.

1采购范围与分工

2.1.1.1生产所需的主要原材料和数量较大的一般材料，除顾客直接供应外(顾客财产)

其余均由采购部统一采购供应。

2.1.1.2对新购的生产、检验设备，由采购部统一采购。 2.1.1 对供方评价的内容

2.1.2.1选择合格供方的核心是确定供方有没有生产或供合格采购产品的能力，

而要确定供方的这种能力，就要对供方的资格和能力进评价。 2 .1.2.1.1 对新开发的供方主要评价内容 2.1.2.1.1.1供方生产经营资质，证明必须是要经国家工商部门批准，

并颁发营业执照的生产企业或经销商;

2.1.2.1.1.2供方产品质量状况或已向其他组织提供同类产品的质量状

况;

2.1.2.1.1.3供方质量管理体系对按要求如期提供稳定产品质量的保证

能力;

2.1.2.1.1.4供方的顾客满意程度 ;

2.1.2.1.1.5产品交付后由供方提供相关的服务和技术支持能力; 2.1.2.1.1.6必要时，对供方的产品进行现场抽样评价，或抽样进行检

验和试验，验证供方产品的可靠性;

2.1.2.1.1.7其他方面的能力，如履约能力、有关的财务状况、价格水

平和交付情况等。

2.1.2.1.2对原有供方的重新评价

2.1.2.1.2.1对原有供方的重新评价一般每年年末进行，特殊情况随时

进行评价;

2.1.2.1.2.2依据对原有供方提供产品和服务的业绩考核记录进行重新

评价;

2.1.2.1.2.3评价供方按要求提供产品的持续保证能力; 2.1.2.1.2.4评价供方提供产品后服务态度的改善和提高。 2.1.3 对供方评价和选择的程序

2.1.3.1主要原材料和设备供方的评价

2 .1.3.1.1 采购部相关责任人将对新供方的调查了解资料和对原有

供方的业 绩考核资料填入《合格供方资格评定表 》的相应栏内，报采购部经理审核;

2 .1.3.1.2 采购部组织对供方调查或业绩评定逐个进行评价，写出

评价结论，报总经理或受他委托的代理人批准;

2 .1.3.1.3 经批准为合格的供方填入《 合格供应商统计表》，采购

部负责人核实批准后作为采购产品的依据性文件。

2.1.3.2 一般辅助材料和设备供方的评价

2 .1.3.2.1 采购部对供方评价按本程序 2.1.2.1 项中规定的程序进

行，由采购部负责人主持评价和批准《合格供应商统计表》。

2.1.3.3 零星物资采购的评价和控制

2 .1.3.3.1 因急需或计划数量很少而采购的一般性零星物资时，由

采购员在 采购现场评价和记录，择优确定供方。 2.1.4 对供方业绩的评定方法

2.1.4.1对合格供方采用记录的方法，对供方供货质量、速度、价格和供后服务

等情况进行记录;

2.1.4.2 当供方提供的产品和服务出现问题时，应及时供方沟通，限期补发合格

产品，并

严格检验 或验证补发产品;

2.1.4.3 如果经补发的产品仍未达到要求，则可限制或停止其供货，并从《合

格供应商统计表》中删 除相应的供方 ;

2.1.4.4 每年年末对现有供方按本程序第 2. 1.2.2 条款和本条款(1)的相关

规定进行 综合评价，经评价合格并被批准的合格供方列入新一年度 《合格供应商统计表》。

2.2 采购信息控制

2.2.1 采购文件的形式

2.2.1.1采购文件一般以采购计划、采购合同、采购订单和采购协议书的形

式形成文件;

2.2.1.2 对重大或重要的产品采购，还可以招标的形式行;

2.2.1.3 必要时，采购文件还应提供采购产品的技术图、技术文件等相关

资料 ;

2.2.1.4 在特殊情况下采购电话和传真也是采购文件的一个组成部分，但应形

成记录。

2.2.2 采购文件的要求

2.2.2.1采购文件应清楚地说明对采购产品的要求; 2.2.2.2 采购文件发布前需由相关领导或其授权人批准;

2.2.2.3 采购文件应受控，确保文件的变更能以文件形及时传递到供方，并

确保供方对作废文件得到识别和确认 。

2.2.3 采购文件的编制职责

2.2.3.1生产原材料的采购文件由采购部编制;

2.2.3.2 设备的采购文件由设备动力部或设备需要部门制。 2.2.4 采购文件的内容

2.2.4.1采购产品的名称、类别 、型号、标号、材质、等级、规格和数量等; 2.2.4.2采购产品的质量要求，包括图样、加工要求、检验和试验方法和执行标准等;

2.2.4.3采购产品的交付方式、交付地点和交付期限等; 2.2.4.4采购产品 的标识要求; 2.2.4.5对产品质量有重大影响的关键设备或主要原材料的采购，还应包括以

下适宜的内容

2.2.4.5.1产品 、程序、过程和生产用设备批准的要求;

2.2.4.5.2人员 资格的要求 ; 2.2.4.5.3质量 管理体系的要求。

2.2.

5采购信息的发布

2.2.5.1采购信息应选择适当方式和场所发布;

2.2.5.2 采购信息发布和与供方沟通前，应经总经理批准，确保规定的采购要

求是充分和适宜的。

2.3 采购产品的验证控制

2.3.1 对供方提供的采购产品，一般采用进货检验，查验供方提供的合格证据，执行《过程和产 品监视与测量控制程序》的有关规定。

2.3.2 合同或协议规定需复验的物资设备，由与其相关的部门(品质保证部、生产部、设备动力部、行政办公室)做好复验安排，并确定产品的交付方法。 2.3.3 在供方货源处的验证，由采购部组织品质保证部和相关部门参加验证，并做好记录。

2.3.4 当合同有规定时，顾客或其代表提出对供方所提供的产品是否符合规定的要求进行验证， 应在采购合同、订单或技术协议等采购文件中规定验证活动的具体安排，并规定产品放行 的方法。公司生产单位应积极配合做好验证，用来作为供方对质量进行有效控制的依据。

2.3.5 顾客的验证即是合格，但也不能免除公司提供合格产品的责任，也不能排除其后的拒收。

3、相关文件 3.1 3.2 3.3 3.4 《文件控制程序》; 《不合格品控制程序》;

《过程和产品的监视与测量控制程序》; 《基础设施管理程序》;

4、记录 4.1 4.2 4.3 《合格供方资格评定表》; 《合同台帐》;

《合格供应商统计表》;