工作总结是当代年轻人的重要成长方式。根据自身的工作情况，编写详细的工作总结报告，可使我们在不断的反思、吸取教训、目标优化的过程中，对自身进行科学合理的评价，改进自身的工作不足之处，从而得出有利于自己成长的宝贵经验。以下是小编收集整理的《学生会秘书办工作总结》，欢迎大家借鉴与参考，希望对大家有所帮助！
第一篇：学生会秘书办工作总结
党建办秘书半年工作总结
2011年上半年工作总结
——XX镇党建办秘书XXX
我于2011年4月担任镇党建办秘书，半年来，在镇党委、政府的领导以及同事们的支持和帮助下，我较好地履行了工作职责，基本完成了工作任务。现将工作情况作以下简要汇报。
一、加强学习，提高了政治理论和岗位知识水平
具备良好的政治和业务素质是做好本职工作的前提和必要条件。在领导的带领下，我认真学习了《科学发展观读本》、《中国共产党党内监督条例》、《中国共产党纪律处分条例》、《“十七届五中全会精神”学习读本》、《领导干部“四观”教育读本》、《行政许可法读本》等一系列的政治理论知识，同时还在工作中以及工作之余积极学习文秘相关知识，先后学习了《办公室文秘工作标准指南》、《办公室文秘写作》、《应用公文写作》等。经过学习，我的政治理论修养和岗位知识有了提高。
二、勤于动笔，增强文字功底;大胆实践，将理论应用于实际
秘书工作要求有较强的文字表达能力。材料的写作要求尽可能的详尽、准确，这样才能保证向领导反映准确信息，为及时决策提供可靠依据。为了提高自己的写作能力，我从研究已经成型的材料入手，细心揣摩，边写边改，并请领导和老同志帮把关，提出意见和建议，然后再进行修改，经过反复推敲，最后定稿。 在工作之余，我大量地翻阅办公室、档案室的文件资料，虚心学习前任秘书们的经验、做法，大胆地进行工作尝试，将学习到的知识应用到实际工作之中。
三、摆正位置，做好领导的助手
工作中，我随时提醒自己摆正位置，不断提高为领导服务的质量，努力做好领导的助手。每天的来文、来电、来访我总是争
取在第一时间内向领导汇报，以使领导及时掌握最新情况。对于工作中存在的问题，我总是积极动脑筋、想办法，为领导献计献策，充分发挥了助手和参谋作用。
四、团结同事，努力工作
在工作中，我注意团结同事，宽以待人，不计较个人得失，从不与同事争名利、争长短，任劳任怨，努力做好自己的工作。同时严于律己，不把小事当无事，不把小错当无错。时时、处处以大局为重，讲团结、讲正气、讲原则。
办公室工作无小事，任何一件领导交办或同事、群众托付办理的事，我都会千方百计地去把它做好。对于要印发的文件，我每次都进行认真的核稿和校对，并请其他同事帮助校稿，最后送给分管领导把关，减少了出错的几率，保证了文件准确、及时发放。
在办公室的日常工作中，几位秘书出身的领导给予了我极大的帮助，对我言传身教，使我受益匪浅，得以迅速地成长起来。
五、工作中存在的问题和不足
虽然我在半年的工作中取得了一定的成绩，但还存在一些问题和不足：一是政治理论修养不足，造成公文写作的局限性;二是长时间繁忙工作时容易松懈，持久的紧迫感稍有不足;三是工作主动性还不够，工作预见性有待提高;四是对突发事件的应变能力需要提高;五是对一些工作关系的处理欠妥，直接影响了工作的进度和质量。在今后的工作中，我还要继续加强学习，戒骄戒躁，努力工作，为XX镇的社会经济建设奉献自己的一份绵薄之力。
第二篇：区委办工作制度秘书科
上级来文办理工作规定
上级来文包括：中央、国务院和中央办公厅、国务院办公厅公文，省委、省政府和省委办公厅、省政府办公厅公文，市委、市政府和市委办公室、市政府办公室公文，省和市有关部门公文。
一、分工。保密局对收到的纸质公文逐件清点，核对无误后签字接收，并负责办理;通过省、市系统电子政务平台传输的公文，由机要局负责每天按时签收，并按要求办理。
二、批办文件办理。保密局对签收的纸质涉密公文的主要信息和办理情况进行记载，机要局对签收的电子涉密公文的主要信息和办理情况进行记载。所有文件报送办公室主任阅批，根据阅批意见然后按条线交办。涉密批办文件，确保涉密文件资料的安全保密。
三、要求。传阅和批办文件，尽量做到当日签收、当日运转。
保密工作规定
一、涉密文件资料保密规定
1.严格履行涉密文件资料登记、签收手续。涉密文件由保密局负责办理。保密局收到涉密文件资料后，要仔细清点份数，认真进行登记和分发，专人负责，严格按照涉密文件的管理规定进行涉密文件的阅签等运转、保管工作。
2.涉密文件要经保密局严格履行定密程序，制印涉密文件应在经保密工作部门批准的定点单位进行，并编排序号。
3.发放涉密文件资料应根据工作需要，严格控制范围。
4.阅读和使用涉密文件资料，应在符合保密要求的办公场所进行。
5.严禁携带涉密文件资料出境。
6.复制涉密文件资料应按规定履行报批、登记手续，复制件按原件的同等要求进行管理。
7.从严规范涉密文件的清退、销毁工作。各类涉密文件资料应及时、彻底地进行清退或销毁，并严格履行手续。个人不得私自留存、处理或销毁涉密文件资料。在交接需清退、销毁的文件资料时，要认真清点份数，严格履行签收手续。分发、接收、使用、清退、销毁涉密文件资料的原始记录，应长期保存备查，不得随涉密文件资料一同销毁。
二、计算机保密工作规定
1.使用非涉密系统及计算机规定。本规定所称的非涉密系统及计算机，是指接入区电子政务外网或单独接入互联网的计算机，用于处理非涉密、非敏感的文件和信息，使用过程中应遵守：(1)不准存储处理涉密、敏感信息等。(2)不准将存储有涉密、敏感资料信息的移动介质接入使用。(3)不准从互联网上下载、接收或通过电子邮箱、QQ等转发涉密的文件信息资料。(4)不准将计算机或机内文件设定为网络共享。(5)不准将工作资料存放在网络硬盘上。(6)不准擅自安装防病毒软件;须统一安装防病毒工具，定期查杀，防范黑客攻
击和网络病毒侵袭。(7)不准将外来移动存储介质、软件在本单位计算机上使用，确因工作需要使用的，须进行防(杀)毒处理，证实无病毒感染后，方可使用。
2.使用涉密系统及计算机规定。本规定所称的涉密系统及计算机，是指接入涉密信息系统及涉密网络的计算机或单机，用于处理、存储和传输涉密信息和敏感信息，使用过程中应遵守：(1)不准将涉密计算机连接互联网及其他公共信息网或传真机、电话(含带传真的多功能一体机)。(2)不准在涉密计算机上使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等其他无线设备。(3)不准与非涉密计算机共用打印机、复印机、扫描仪等输出设备。(4)不准将U盘、移动硬盘、手机等介质接入涉密计算机或使用U盘、移动硬盘等介质存储涉密信息。(5)存储有涉密信息的光盘按照同密级纸质文件管理，标明密级，严格登记，专盘专用，严防丢失或随意毁弃。(6)涉密计算机信息在打印输出时，打印出的文件信息应当按照相应密级进行管理。
3.计算机更新、维修、报废规定。(1)计算机及
相关设备的购置、维修和安装等，由科室提出申请，秘书科按相关规定办理。(2)非涉密计算机发生故障，一般由服务外包公司上门处理。现场难以排除故障的，要履行申报手续，不准擅自将计算机交由外包公司带回处理。(3)涉密计算机及相关输出设备发生故障时，应向保密局通报，联系上级业务部门或市保密部门进行处置，不得私自安装计算机软件和擅自拆卸计算机设备。(4)涉密计算机及相关输出设备需要更换配件的，经保密局登记后按规定办理。确需外送处理的涉密设备，须经办公室保密领导小组批准后，方可实施。(5)淘汰、销毁报废涉密计算机、光盘及相关输出设备(含涉密打印机、复印机)，必须经办公室主任批准，履行清点、登记手续后，按照保密统一规定要求处理，不得私自处理。(6)不准擅自将涉密计算机转为非涉密计算机使用，严禁进行捐赠或销售。
4.计算机保密责任。(1)办公室计算机由秘书科统一进行使用登记，明确使用人，做到人机对应，谁使用、谁负责。不准擅自将计算机特别是涉密计算机交由
外单位人员操作使用。(2)各科室科长是安全保密第一责任人。科室须指定专人负责涉密计算机及设备的日常管理，如发现计算机系统泄密，应及时向办公室主任报告，并采取补救措施。如外单位通过互联网发送涉密资料到计算机的，应及时报告，以便采取相应措施。(3)信息的密级确定要严格按照定密程序，履行报告、审核、审批手续，不得随意确定、变更文件资料的密级。
印章管理规定
一、严格批准手续。使用区委、区委办公室印章，须经区委书记或办公室主任批准(签字为准)。使用区委及办公室印章(包括电子印章)的公文，按发文规定办理。具有公文性质的普通函件使用印章，按文件签批规定办理。
二、严格登记审核。使用印章须在印章登记簿上进行统一登记，并留领导批准同意的底稿或复印件备查。印章管理人员要对需加盖印章的文函内容进行认真审核，协助领导把好印章使用关;对特殊情况用印必须认真审核并向领导汇报，待了解清楚后再予用印;对不符合规定的，不得用印。重要事项的文函和领导批准同意的底稿或复印件，一并存档。
三、严格印章保管。印章管理人员要以高度的责任心，认真管好印章，印章用完后，及时锁入保险柜内，确保安全。管理员因事请假或因公外出，应将印章交办公室主任指定的同志保管。
报刊信件收发规定
一、秘书科工作日期间每天及时分发报刊，在上午10点前送至领导同志办公室。
二、秘书科负责接收外单位通过邮局寄来的平信，并及时分类、逐一清点登记，再送相关领导和科(局)室签收。
三、区委、区委办公室对外发出的信件，由秘书科先进行登记，每天下午邮寄一次。
财务管理制度
1、严格执行财经纪律和财务管理有关规定，坚持勤俭节约的原则，确保区委领导和办公室工作的正常开展。
2、严格执行财务支出有关管理规定，不得超标准开支，所报发票必须是正规票据(有税务监制或财政监制章)，内容具体明确，且有经办人、证明人、分管主任签字后方可报批。发票项目不清、涂改、印章不全不得报销，开具办公用品、日用品等项目的发票需附清单方可报销。
3、因公需借公款的，必须经办公室主任同意后履行借款手续。所借款项必须专项专用，不得挪作他用，否则不予报销。公款严禁私用，所借款必须两月内归还。
4、坚持一事一报、一月一报，发生支出的票据必须在下月20日前履行报批手续，无特殊情况的不得过月报销。
5、实行扎口管理，坚持一支笔审批。
一、预决算管理
1.加强预算编制管理，按照综合预算要求，将各
项收入和支出全部纳入部门预算。各科(局)室按照财政部门预算编制的要求，科学合理编制年度预算，并经办公室主任会议研究同意后报区财政部门。
2.严格执行预算管理制度，及时分析预算执行情况。秘书科定期向办公室主任、分管主任汇报财务状况。
二、支出管理
1.经费审批权限。正常工作经费支出、发票报销，由经办人签字、秘书科审核、分管财务主任审批、办公室主任签字。
2.经费支出项目(范围、内容)。(1)办公费。费用报销时，须附按发票要求规定的品名、单位、数量、单价、金额等内容开具的正规发票。(2)接待费。秘书科及时与餐饮单位核对接待账目清单，核对无误后签字确认，履行报销手续。(3)差旅费。因公出差应严格按照差旅费管理的有关规定执行。区有关部门(单位)邀请区委或办公室领导同志外出公务所发生的差旅费，由有关部门(单位)负责报销。(4)燃修费。严格公务用车定点加油、定点维修制度，燃修费由秘书科统一结算。
未经批准发生燃修费，一律不予报销。(5)保险费。统一规范公务用车保险管理工作，在公务用车保险期满前及时办理下一年度的保险手续，并按规定履行报销手续。(6)印刷费。区委和区委办公室的文件确需在文印中心印刷的，必须报请办公室主任同意，由秘书科统一扎口把关。
3.报销凭证使用。经办人应按原始凭证的项目类别将票据分类整理、粘贴在差旅费报销单或单据粘贴单的背页，并按规定准确填写时间、事由、金额等信息。差旅费报销单用以报销车船费、住宿费、出差补助以及苏通卡不通用地区的过路过桥费等;单据粘贴单用以报销除差旅费以外的其他各项费用。所报销的经费支出必须真实、准确，票据正规、合法，禁止白条或普通收据报支有关费用。
4.报销费用支付。应严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的相关规定执行。原则上采用银行转帐或者公务卡方式结算，不用现金方式支付。
三、往来资金管理
1.公务活动需要借款时，借款人须按规定填写借款单据，经办公室主任批准后，方可到财会室自行办理借款手续。
2.公务活动结束后，借款人应在15日内到财会室结清借款。前次借款未结清者不得办理新的借款。财会室要加强对借款情况的清查，及时催还借款，对于逾期未还者，财会室可以在借款人工资中扣还。
四、社会保险和住房公积金
财会室每年应根据财政部门的预算口径和社保、公积金管理部门的通知，及时调整社会保险、公积金存缴基础，并每月按时缴纳。
接待工作制度
一、区委办公室的接待工作由秘书科统一扎口，各科(局)室及个人不得自行安排。本着“热情周到、对口接待、勤俭节约”的原则，按国家、省、市、区出台的有关文件规定统筹安排。
二、严格公务接待审批程序。办公室就餐接待工作，由相关人员先向分管主任申请办理，经批准后，填写就餐通知单，秘书科凭单安排。特殊情况未及时填写就餐通知单的，经主任同意后可通知秘书科先行安排，但在3日内必须补签相关手续。区直各部门和乡镇来人，原则上不安排就餐。
三、严格执行接待标准，控制陪同人数，用餐一般采用自助餐形式。工作日中午禁止饮酒。办公室内部加班就餐须填写就餐接待通知单，经分管主任批准后，由秘书科安排，标准为20元/人，不得安排烟、酒及饮料。
四、就餐接待通知单必须注明申请科(局)室或申请人、就餐接待事由和标准等，无正当理由的不得安排。
严格控制陪客人数，一律不得安排洗浴和KTV等娱乐项目。
五、对未经办公室领导批准自行安排的，一律不予报销。对超标准接待开支的费用，超支部分由当事人承担。
六、就餐发票须附就餐通知单方可报销。
七、接待任务结束后，秘书科及时做好接待工作反馈意见的收集和相关资料的登记、存档工作。秘书科对来客来宾接待就餐开支情况，定期统计公开，接受群众监督。
物资(办公用品)采购、保管和领用
管理制度
一、办公物品主要指用于后勤服务与管理等方面的用品和设备，包括办公设备、日常办公用品、接待物品和后勤服务工具等。
二、物品采购实行归口管理。凡需购置办公用品和公共物品，由所需科(局)室提出申请并填写购物申请单，所购物品必须填写清楚名称、数量和规格，经分管主任签字批准后，由秘书科统一购置。金额超过500元的，须经主任审批。其他科(局)室不得自行采购。
三、秘书科工作人员凭购物申请单，本着实用、节约的原则，三天之内按要求购置。特殊情况下未及时填写购物申请单的，经主任或分管主任批准后，可先行购置，事后三天内必须补填购物申请单。物品购置价格应不高于同期市场平均价格水平。禁止在采购过程中违规操作，不得以任何方式和理由指定或变相指定品牌、型号和产地，不得专门定制或单独设定配置，不得超标采
购。
四、加强采购物资管理，所购物品应先入库、后报销、再领用。办公室的公物和办公用品由秘书科明确专人按规定登记，配发使用须履行领用手续。各科(局)室负责人负责领用公物的使用和管理。
五、办公室的公物(主要指单位价值在100元以上或使用年限在一年以上的固定资产)和办公用品(主要指低值易耗品)公供办公使用，未经分管主任同意不得随便外借、自行调配或挪作私用，凡因管理不善或随便外借、私人挪用造成不良后果或损坏的，一律由当事人负责。
六、凡采购物品的发票必须附购物申请单方可报销。
公务用车管理制度
一、公务用车配置
1.严格按规定配备公务用车，不得以任何方式换用、借用、占用下属单位或其他单位和个人的车辆，不得接受企事业单位和个人赠送的车辆，不得扩大公务用车的配备范围或者变相配备公务用车。
2.车辆的更新、采购要严格执行党政机关公务用车配备和使用管理的有关规定，不得因领导干部职务晋升、调任等原因提前更新，不得增加高档配置或豪华内饰。
二、车辆使用管理
1.按规定使用公务用车，不得在非公务活动中使用公车。公务用车实行集中管理、统一调度，严格执行节假日期间停放本单位制度。节假日期间公务活动用车必须履行报批手续。
2.为区委领导及办公室主任固定服务的车辆，驾驶员由分管主任负责管理，须及时向分管主任汇报行
踪。在保证区委及办公室领导公务用车的前提下，由秘书科统一调度车辆。领导因公出差未带车辆的，驾驶员应按时上下班，不得擅自出车。
3.因工作需要，市内用车由秘书科统筹安排;市外用车经办公室主任批准后，履行派车手续。机动车辆驾驶员信息日、节假日非因公携车外现须经主任和分管主任同意，并同时告知秘书科。因驾驶员自身原因对区委及办公室公务活动造成影响的，视情况给予相应处分。
三、车辆油料管理
1.实行行驶里程、油料消耗按月核算制度。驾驶员必须在当月最后一日或次月1日将里程表数字报秘书科，秘书科负责统计核算运行里程和使用油料。
2.实行一车一卡、凭卡加油，所有车辆用油由秘书科统一发放IC卡到中石化加油站加油，原则上秘书科每次每卡圈存金额不得超过2000元。禁止现金加油，禁止为其他车辆加油，禁止接受其他单位或个人为本车加油，禁止用加油卡变现、购物。特殊情况需要现金加油的，并登记备案。因公出差无法使用IC卡加油时，
必须先报告经同意后加油，回淮后凭原始发票到秘书科登记加油数量及金额。
3.凡违反加油卡使用规定的或违规调整车辆行驶里程表的，除给予经济处罚外，合同制人员一律解除劳动合同;行政附属编制人员调离工作岗位，并视情节予以处罚。
四、车辆维修管理
1.车辆维修坚持既要节约经费，又要保证行车安全的原则，车辆大修应每半年确定计划，经办公室主任同意后，根据经费情况逐步安排。
2.所有车辆维修前须由驾驶员填写车辆维修申请单，并列出维修项目明细及费用估价，报秘书科审核备案，实行一修一报、一次一报。凡一次维修费用500元以内由后勤分管主任审批，超过500元须由主任审批。出差在外车辆需维修时，驾驶员须根据费用金额及时请求办公室相关领导，并报秘书科备案。维修发票须附车辆维修申请单方可报销。
3.建立车辆技术档案，对车辆年检、保险、保养、维修、里程、油耗等实行“一车一档”管理。驾驶员应
建立车辆台账，逐项登记出车目的地、行驶里程、维修保养等使用情况。
五、驾驶人员行车安全管理
1.严格执行车辆安全管理制度，每季度集中组织一次驾驶员安全知识学习，重点学习公安、交管部门有关安全方面的文件和规定。
2.实行安全例会制度，定期对驾驶员进行安全教育，并对出席安全例会情况进行登记，纳入年度考核。
3.驾驶员要服从调度，保证通信畅通，随时准备接受出车任务。牢固树立安全意识，不得私借车辆或将车辆交予他人驾驶。为区委领导及办公室提供优质、高效的服务。遇有出车任务，应提前到达指定地点做好准备工作，随身携带相关证件，认真做好“三检”、“四勤”工作，保持车况良好、车辆清洁卫生，提高服务质量。
4.坚持文明行车礼貌行车，严格遵守交通法规，做到“礼让三先”、“宁停十分，不抢一秒”，严禁违规超速行驶。及时发现和排除行车途中异常情况，保证行车安全。如车辆发生事故，驾驶员应配合交巡警做好现
场保护工作，并迅速向办公室分管领导报告情况。
5.自觉遵守办公室各项规章制度及交通法规，因违章产生的费用由驾驶员自理。全年不出安全责任事故，因饮酒发生安全事故的，对驾驶员实行待岗处理。造成交通事故的，应由单位承担责任的部分由驾驶员个人承担。
6.违反用车、用油及维修相关规定的，所产生的费用由驾驶员自理，并视情节给予相应处分。办公室所有车辆不得用于婚丧活动，特殊情况需要办公室主任同意。
请销假制度
一、严格遵守机关作息时间，按时上下班，不得无故迟到、早退。因事因病不能上班的，须履行请销假手续，由本人填写请假条经审批同意;没有特殊情况，不得用电话请假或托人带假。
二、秘书、办事员请假半天由科长批准，请假一天由分管主任批准，请两天及以上由办公室主任批准;副科长、科长请假一天以内由分管副主任批准，请假两天及由主任批准。
三、办公室副职领导请假由办公室主任批准;办公室主任请假由区委领导批准。
四、凡请假获得批准的，本人要在安排(交接)好工作后方可离开，同时保持通讯畅通，方便工作联系。
五、事假、病假期满后，请假人应及时向批准人销假。如需续假的应重新按规定履行手续。
六、未履行请假手续或未获批准而离岗的视为旷工。旷工或因公外出、请假期满无正当理由逾期不归的，
分别按《公务员法》、《劳动法》等相关法律法规和条例进行惩戒或辞退。
附：区委办公室请假条
区委办公室请假条
请假人 请假事由
假期起止时间
年 月 日至
年 月 日
科长
年 月 日 分管主任
年 月 日 办公室主任
年 月 日
备注
注：请假条按程序经相关领导批准后，交秘书科保存。
第三篇：秘书办副主任的个人工作总结
日子如同白驹过隙，回首间，自己已站在学期之末。回忆这学期的工作，
不知觉得略感失落，时间过的太快了，总是觉得自己在学生会的工作还不够，所
以只有总结过去，才能更好的提高自己，以至于来开展以后的工作。
成功、失败，这就好比一对孪生兄妹，与生俱来，浑然天成，他们地位等
同。胜不骄，败不馁，也许人在最痛苦的时候，成长的更快，在生活和工作中做
个有心人，一切都会好起来的。
在思想成长方面：我很喜欢每次的例会，在那里我可以学习到很多，因为
每一位优秀的人身上都有很多优点，自然每一位成员都是一本使我受益的大书。
特别是我们的学长、学姐们，在他们身上永远有我学不完的东西。对“全心全意
为同学服务”这句话有了更深的认识，当自己全身心的投入每一次学生会的活动
时，我便深深的感觉到我们是同学的公仆，不论工作的哪一方面都要考虑到同学
的利益，也就是这一句话使我的责任感更强了，组织能力也有了很大的提升。在
学生会里还有很多的经典语句，例如：做个有心人;高调做事，低调做人等等。
每一句话都是一剂精神良药，在工作中我不断的实践，领会，实践，随着时间的
推移，我对这些话有了较深的认识，自身素质也提高了很多。我认为，我们需要
时刻保持一颗进取心、时刻保持一颗平常心、时刻保持一颗忍耐心、时刻保持颗
中(忠)心。
在学习和生活中：我是一个活泼开朗的人，喜欢充实的过好每一天，因为
工作而耽误了学习，徒有虚名，因此在学习上我有很大的压力，在寝室里我是寝
室长，自然我要带好我的姐妹们，我要以自身的优秀品质不断的影响我身边的每
一人。但在工作和学习的时间上，我安排的不够好，有待进一步合理安排自己的
时间，让自己的大学生活更加充实丰富。
在这一学期的工作里，我全心付出了，在协助其他部门的工作里，我们每一
个成员都代表我们各自的形象。在十月份的烹饪大赛中，我们协助系学生会布置
了会场，这也是我第一次参加学生会的工作，感觉还好，可以和其他部门的成员
相互认识，并沟通交流。之后，还协助老师整理一些资料，虽然事情有些繁琐，
但是从中也可以获得一些锻炼的机会。
作为一名秘书办的副主任，我不仅代表我们这一个部门，而是整个学生会的
缩放，但自己本身还有很多的不足和缺点，有待进一步的完善和提高。
总之，因为有这样一个团队，使我在大学里不断的展示自我，提升自我，团
结、和谐、默契、相亲相爱。最后，预祝下一年的工作能够顺利展开!
秘书办副主任詹梦仙
2011年12月27日
第四篇：史志办：主任、副主任、秘书工作职责
区史志办公室主任工作职责
一、 负责党史、区志全面工作，主持制定全区党史、区志长短期规划和计划，指导、督促、组织实施，并向区委、区政府党史、区志领导小组汇报工作;
二、主持召开办公室会议，组织实施办公室各项规章制度、长短期规划和工作计划，分阶段检查各项工作进展情况，负责对干部的考核、奖惩等;
三、负责单位财务管理，审签办公经费;
四、对单位党建、宣传思想、精神文明、统战、维稳、综治、禁毒、安全、帮扶等中心工作负总责;
五、负责对办公室文件、资料、书刊等进行审核把关，签发党史、区志文件;
六、完成区委、区政府及上级主管部门安排的其他工作任务。
区史志办公室副主任工作职责
一、当好主任的参谋助手，主任不在时代行其职责;
二、分管单位行政工作及日常事务，抓好工作职责及考勤、卫生、安全及值班等工作任务的分解暨量化考核，具体负责抓好各项工作的督促落实;
三、分管单位政治、业务学习及区委、区政府中心工作;
四、完成主任交办的其他工作任务。
区史志办公室秘书工作职责
1、草拟工作计划、总结、报告和有关情况汇报，把好政策文字关;
2、做好文件打印、收发、传递暨报刊、图书、资料管理和归档工作，管好人事、工资等档案;
3、做好会议通知、记录和会务工作，并负责电话记录和上传下达工作;
4、协助领导处理日常工作，做好领导安排事项的办理、催办工作;
6、完成领导交办的其他工作任务。
第五篇：秘书办会知识
第二讲：秘书办会知识
案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。
接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。
事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢?
一、会议概述
什么是会议?会议由哪些要素组成?哪几个是最基本的要素?
游戏导入：传话游戏
一对一传播，小集体传播和公开传播(会议)
会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。
最基本的会议要素
会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。
课堂讨论：
你参加过一些什么样的会议?你是否喜欢这些会议?为什么?
二、会议秘书工作的基本任务
1，组织的工作
主要包括：
(1)协助领导确定会议议题; (2)根据议题安排议程、日程; (3)发会议通知，负责会议报到; (4)对与会人员进行编组;
(5)布置会场，安排座次;
(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等); (7)负责会议签到; (8)会中组织和协调;
(9)会场其他组织和管理;
(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。 (11)会议的结束收尾工作。 2.文书工作
主要包括：
(1)会议文书的起草; (2)会议文书编写; (3)会议文书印发及管理。 3.生活管理工作
主要包括：
(1)与会人员的食宿管理; (2)会议的财务管理; (3)会议的交通保障; (4)会议的文化活动; (5)与会人员的医疗保健。
4.安全保卫工作
主要包括：
(1)会议的保密工作;
(2)会议的警卫工作; (3)会场内外的安全保卫工作。 案例：
2009年11月24日晚，为了隆重招待前来华盛顿访问的印度总理辛格，奥巴马在白宫举行了其上任后的首场国宴。但是一对没有受到邀请的夫妇塔里克·萨拉希和米夏埃尔当晚不可思议地混过重重安保闯入白宫，不仅在国宴上跟奥巴马和辛格握手，还与副总统拜登等众多名流寒暄合影。事后，这对夫妇把合影放到了网上，要不是那对夫妻自己把照片贴在网上，也许大家还不知道白宫居然这么好混进去。此事被媒体披露后，引起各方对白宫安检的质疑。
现年50岁的罗杰斯是奥巴马夫妻的好友，能力出众的她在奥巴马就职一年多时间里共组织了330多场社交活动，其中一些令人印象非常深刻，成功地塑造了奥巴马的亲民形象，她也因此被观察家认为是总统夫妇的“形象设计师”，是白宫社交秘书，也是那次国宴的总负责人。她后来承认在工作中存在严重疏漏，没有像前几届政府那样在安检口派驻工作人员以再度确认来宾身份。由于“不速之客”的闯入可能会对总统安全构成威胁，罗杰斯成了政坛和舆论的“千夫所指”，甚至被要求到国会作证。国会议员想让她出庭受审，但关键时，白宫以罗杰斯是“行政部门的人”而勉强保下了她。
但2010年2月27日，罗杰斯还是主动提出引咎辞职。也算是对此事一个必要的反应与让步，以及对美国民众的一个交代。
从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。
三、会务工作具体内容
(一)、指导会务工作的原则有哪些?
1、准备充分;
2、组织严密;
3、服务周到;
4、确保安全。
一般来说，对会议的策划要提前开始，事实上，为保证会议合理有序进行，会议策划甚至提前三个月就要开始准备，如案例：× ×公司记者招待会的具体行动日程时间表
(从离会议还有90天到正式开会每天应完成的工作)
(二)、会前筹备工作
议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：
(课题一)怎样确定会议主题与议题
会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据;二是必须要结合本单位的实际;三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。
明确会议基本概念
确定会议名称
会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位;“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。
有些会议的名称是固定的，如董事会等;有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员总结大会”。
拟定会议议题P10-P12
课题二 会议筹备小组分工
主持策划组：组织、宣传、策划，主持人及嘉宾 礼仪接待组：礼仪、接待，会中服务
文书材料组：文书撰写、材料制作
安全保卫组：医疗救护、安全保卫及处理其他突发情况 后勤负责组：布置会场及担任与会人员角色
课题三 确定会议时间和地点应注意哪些问题?
1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间;二是指整个会议所需要的时间、天数;三是指每次会议的时间限度。
2 、确定会议时间应考虑：
首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。
其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。
再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。
最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。 因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。
(会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。)
安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。
确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。
3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。
第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。 专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。
小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。
第
二、应考虑交通便利
会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。
第
三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。
第
四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。
第
五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。
第
六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。
第七、场地租借的费用必须合理。
课题四 拟定会议议程和日程
安排会议议程和日程要注意的问题。
●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。
先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。
●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。
●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。
课题五 制作会议证件和指示标志 P16-P18
课题六 确定与会者名单，印发会议通知
确定与会人员范围及人数
会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。
发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。
发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加;二要准确，防止重发、错发、漏发。 用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。
课题七 准备会议资料及其他用品
(1)必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。
(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。
检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。
检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净;准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。
如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。
多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。
如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。
会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。
如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。
上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。
课题八 会议经费预算
会议经费的主要内容
*文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。
*邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用;若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。 *会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。
*会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。 *会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。 *会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。
*会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。
*会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。 *会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算;会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。
*其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。
课题九 会场布置及会场布局 P22—P23
课题十 拟定会议筹备方案 P24—P25
课题十一 拟定会议应急方案(会议的危机管理) 包括会中可能会出现的任何突发状况 P37—P38(突发事件的类型)
什么是“危机”?
事情一个严重或关键的状态;一个转折点;一个将决定事情结果的状态，不论其结果是好是坏。
危机存在的三个关键因素： 几乎来不及行动(或反应);
缺少信息或信息不明确、不可靠; 对物和人存在威胁
危机情景复杂化因素
没有足够的资源解决危机
资源有限性意味着因根据事情的轻重缓急作出选择;
在危机发生的时间、地点，缺乏专门物资和技术条件;
初始危机的冲击可能产生大量的不同的影响，对每一影响的有效管理都需要有专门的物资。
危机管理计划的要素
① 充分意识到与这次会议相关的风险; ② 让所有团队成员熟知该计划; ③ 预防各种可能的突发事件; ④ 计划的执行; ⑤ 计划的评估。
制定危机管理计划的四个基本原则： 预防
控制
了解
报告
会议危机管理的一般过程
信息预警：有线索显示有潜在危机发生的可能性 识别危机
控制阶段
恢复阶段
学习阶段
制订危机管理计划的基本内容 选择场地
规章制度
安全与人身安全
健康与卫生
自然灾害
人为灾害/暴力行为 保险
制订安全计划和程序
制订危机管理计划-选择场地
制订危机管理计划-规章制度
制订危机管理计划-健康与卫生
制订危机管理计划-自然灾害
了解举办城市在历史上是否遭受过自然灾害? 是否出现过冬季暴风雪? 每年春天是否有洪水肆虐? 夏季这里是否是高温酷暑?
制订危机管理计划
-人为灾害/暴力行为
食物引起的疾病-基本要求之一 食物引起的疾病-基本要求之三 食物引起的疾病-基本要求之四 制订危机管理计划-保险
制订安全计划的组织及其程序
与外界有效沟通之8F
1、事实(Factual)
2、第一(First)
3、迅速(Fast)
4、坦率(Frank)
5、感觉(Feeling)
6、论坛(Forum)
7、灵活性(Flexibility)
8、反馈(Feedback)
课题十二
进行全面的会前检查
会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。
(三)会中服务 课题一 接站与报到工作
P29—P31 场景：假如你要从机场或者车站接某人前来我们学校，路上该如何跟人寒暄? A 毕业数年已经在东莞某镇镇政府作秘书的师兄
B 退休后又被我们学院返聘了十年，前几年才因为年事已高回家休养的老院长 C 从武汉专程飞来参加我们学院会议的华中科技大学校长李培根(根叔) D 省高教厅副厅长(中年女性)
课题二 会议记录 P31—P34 趣事：会议记录本上画猪头的故事
趣事：“打扰助理”一字之差变成了“打助理”
课题三 会议简报(应用写作讲过) 课题四 会中突发事件
课题五 娱乐活动安排和其他服务工作 P38—P40 图片：会议餐饮工作
(四)会后落实工作
课题一 引导与会人员安全、有序的离开会场 课题二 会议经费结算
课题三 撰写会议纪要(应用写作已讲) 课题四 会议文件资料整理 课题五 会议总结与效果评估 P46—P48
四、商务活动组织
课题一 商务庆典(以开业典礼为例) 1.开业典礼的宣传工作
(1)公司举行开业典礼的目的。通过这一活动来向社会宣传自身的形象、塑造自身的形象，并使社会对其商业价值、产品以及服务等广为了解。因此，对开业典礼的宣传就成为达到这一目的的必要前提。
(2)开业典礼宣传媒介。可以通过媒体广告、促销活动、邀请嘉宾等方式进行。
(3)宣传内容。开业典礼举行的日期、开业典礼举行的地点、开业之际对顾客的优惠、开业单位的经营特色等。宣传要搞得轰轰烈烈，烘托出热烈、隆重、喜庆的气氛，给公司的客户、合作伙伴、上级领导、全体员了等留下深刻的印象，从而提高企业的知名度。 (4)邀请媒体记者参加。邀请媒体记者在开业典礼举行之时到场进行采访、报道，以便对本单位进行进一步的正面宣传。 2，准备典礼的开幕词 开业典礼前，要对典礼的开幕词进行草拟。开幕词的内容：
(1)对来宾表示感谢。
(2)介绍公司成立的目的、过程。
(3)经营的范围以及公司以后的发展规划和安排等。
由本单位的主要负责人致开幕词，目的是宣布典礼的开始、介绍公司的情况和感谢来宾的光临。开幕词的语言要突出庆典的“庆”。 3.拟写典礼议程
典礼的议程就是庆典上项目的程序。典礼议程主要有下列内容： (1)主持人宣布典礼开始。 (2)全体起立，奏乐。 (3)宣读重要嘉宾名单。
(4)领导致辞贺词，来宾致贺词。
由上级领导和来宾代表致贺词，主要表达对开业单位的祝贺，并寄予厚 望。贺词由谁来致词要事先定好，以免当众推来推去。
对外来的贺电、贺信，不必一一宣读，但对其署名的单位或个人应予以公布。 (5)本公司经理致辞。
主要内容是向来宾及祝贺单位表示感谢，并简要介绍本公司的经营特色 和经营目标等。
(6)邀请嘉宾揭幕剪彩。
由本公司负责人和一位上级领导或嘉宾代表揭去盖在牌匾上的红布，宣 告企业的正式成立。
参加典礼的全体人员应该鼓掌祝贺，在非限制燃放鞭炮的地区还可燃放 鞭炮庆贺。
4.发放请柬邀请来宾
开业典礼影响的大小，往往取决于来宾身份的高低与其数量的多少。在 力所能及的条件下，要力争多邀请一些来宾参加开业典礼。地方领导、上级 主管部门与地方职能管理部门的领导，合作单位与同行单位的领导、社会团 体的负责人、社会贤达、媒体人员，都是邀请时应予优先考虑的重点。为慎 重起见，用以邀请来宾的请柬应认真书写，并应装入精美的信封，由专人提 前送达对方手小，以使对方早作安排。发放请柬的时间要提前一周，便于被 邀请者及早安排和准备。
5.场地布置
开业典礼大多是在开业的现场举行，其场地可以是正门之外的广场，也 可以是正门之内的大厅。按照惯例，举行开业典礼时，宾主一律站立，一般 不布置主席台或座椅。为显示隆重，可在来宾尤其是贵宾站立之处铺设红色 地毯，并在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩带、宫灯。此外，还应当在 醒目之外摆放来宾赠送的花篮、牌匾。来宾的签到簿、本单位的宣传材料、 待客的饮料等，亦须提前备好。对于音响、照明设备，以及开业典礼举行之 时所需使用的用具、设备、必须事先认真进行检查、调试，以防在使用时出 现差错。—
6.准备物品
开业典礼中需要准备的物品主要有两项：
(1)场地用物品和馈赠礼品。场地用物品主要包括：场地四周悬挂横幅 标语、气球、彩带、宫灯、来宾的签到簿、本单位的宣传材料、待客的饮料、 音响、照明设备等。 (2)馈赠礼品。向来宾赠送的礼品，旨先，要具有宣传性，可以选用本 公司的产品，也可以礼品及其外包装上印有本公司的企业标志、广告用语、 产品图案、开业日期等。主要是独特的，有宣传本公司效用的纪念物品。其 次，要具有一定的纪念意义，使礼品接受者感到光荣和自豪，从而对其珍惜。
其三要独特，赠送的礼品应当与众不同，具有本单位的鲜明特色，使人一目 了然，或令人过目不忘。
7.安排接待
开业典礼确定举行时，就应该成立对此时全权负责的筹备组。筹备组成员通常应当由各方面的有关人士组成，他们应当是能办事、会办事、办实事 的人。接待小组的具体工作主要是：来宾的迎送、来宾的引导、来宾的陪同和来宾的招待。
开业典礼的程序
典礼的程序与典礼的议程不同在于，典礼的程序是包括准备工作、接待、 迎送在内的整个工作过程，而典礼的议程仅指宾客到现场后典礼正式开始后 的一系列议事程序。
1.迎宾
宾客到来前，要安排好负责人和迎宾人员在规定的位置上恭候来宾的光 临。负责人和迎宾人员都应该是拥有整洁的仪容仪表、统一着装、精神抖擞、 热情饱满。来宾到来时，应微笑、亲切相迎，按照事先安排的规则有礼貌地 引导来宾入场、安排座次，并给予一定的规范服务。
2.典礼开始
当大部分宾客入座，开业典礼时间开始时，由主持人宣布庆典正式开始，全体起立，奏国歌。
3.致开幕词
4.致贺词 5.揭幕 6.参观
如果有必要，可引导来宾参观，介绍本公司的主要设施、特色商品及工 营策略等。
7.迎接顾客
开业典礼结束后，商品零售企业会有大批顾客随主人及来宾一同进店内。 为此，应有企业领导人、部或柜组负责人和营业员一起，恭敬地站在门口， 欢迎顾客的光临。对于首批顾客，营业员更应注意服务礼仪，要主动征求顾 客意见，热情介绍商品，感谢顾客惠顾，欢迎顾客经常光顾。此外，还可以 准备一些印有开业典礼、经营范围、地址、电话等字样的特别的购物袋赠送 给顾客作为纪念。
课题二 开放参观活动
课题三 商务谈判 P56—P70
课题四 签字仪式 1.文本的准备
(1)定稿。定稿即通过谈判和磋商确定会谈正式文件的各项具体条款及其表述的过程，这是文本准备的前提。会谈过程中，各方都可以对具体条款 和表述提出修改意见。因此可以这么说，谈判的过程，就是定稿的过程。只有在文本定稿后，才可能举行签字仪式。 (2)确定使用的文字。如果是涉外商务会谈签字，还要确定文本选择哪国文字。如果双方使用不同的语言文字，签字文本应该使用双方的文字书写印刷，具有同等效力。 (3)确定正本和副本。正本即签字文本，用于签字后由各方或交专门的机构保存。正本的数量根据签字方的数量而定，各方各保存正本一份，各方都必须在每份正本的每种文字文本上签字。有时为了方便使用，也可以根据正本的内容与格式印制若千副本。副本的法定效力、印制数量和各方保存的份数，由签字各方根据实际需要协商确定，并在条款中加以规定。一般情况下，副本不用签字、盖章，或者只盖章不签字。
(4)校印。校印即根据定稿印制、校对正本和副本。文本排版后，必须经过严格的校对，确认无误后，才能最后交付印刷、装订。国内合同和协议书的标印格式应当符合有关规定。涉外双边签字的文本印制时还应注意优先权的问题。
(5)盖章。为了保证文本在签字后立即生效，一般在举行签字仪式前，先在签字文本上盖上双方的公章，这样，文本一经签字便具有法定效力。 2.商定参加人员
(1)签字人。签字人员是签字仪式上的主要角色。签字人可以是双力参加谈判的主谈人，也可另派更高级别的领导人作为签字人员，以示重视。签字人员要符合以下条件：
●具有法定资格。各方签字人员必须具有企业法人代表资格，或者由法人代表所委托的人员签字。委托签字时必须出示委托人亲笔签署的委托书。
●规格相等。各方签字人员的职务和身份应当—„致或大致相等。比如，企业之间举行签字仪式，一方由董事长签字，另一方也应当由董事K出面，没有十分特殊的情况，不应当派级别较低的人员签字。
(2)领导人。为了表示对谈判成果的重视和庆贺，签字各方也可以派出身份较高的领导人参加签字仪式，但也应当注意规格大体相等。
(3)致辞人。如安排致辞，一般由签字各方身份最高的人分别致辞。有时也可安排上级机关或协调机构的代表致贺词。
(4)主持人。如果签字仪式中安排致辞、祝酒等活动，应当有一位主持人介绍致辞人的身份。主持人一般由主办方派有一定身份的人士担任。
(5)见证人。见证人主要是参加会谈的人员，各方人数应当大致相等。
有时也可邀请保证人、协调人、律师、公证机关的公证人员参加。 (6)助签人。助签人的主要职责是在签字过程中帮助签字人员翻揭文本，指明签字之处。助签人必须十分了解文本的印制情况，非常熟悉业务，认真仔细，忠实可靠。双边签字时，双方助签人的人选应事先商定。多边签字时，也可由主办方派一名助签人，依次协助各方签字。派礼仪小姐担当助签人的做法，仅适用于—些喜庆性的签宁仪式，而且事先一定要刘礼仪小姐进行培训。
(7)群众代表。有时为了充分发挥签字仪式的鼓动和宣传教育作用，可邀请主办单位或双方单位的部分群众代表参加，以鼓舞员工的士气。
(8)记者。为扩大影响，可邀请有关新闻单位派记者参加签字仪式。 3 签字仪式的程序 1.人员就座
有关各方人员进入签字厅，在既定的位次上各就各位。双方签字人员要大体相当，最好是出席会谈的全体人员，除主签人员以外，有时还请更高级别的领导人员出席签字仪式，以示重视。
2.正式签署合同文本
通常的做法，首先，签署己方保存的合同文本，再接着签署他方保存的 合同文本。
商务礼仪规定：每个签字人在由已方保留的合同文本上签字时，按惯例应当名列首位。 每个签字人均应首先签署已方保存的合同文本，然后再交由他方签字人签字。这一做法，在礼仪上称为“轮换制”。 轮换制的目的是在位次排列上，轮流使有关各方均有机会居于首位一次， 以显示机会均等，各方平等。 3.交换文件
此时，各方签字应热烈握手，互致祝贺，并相互交换各自一方刚才使用 过的签字笔，以作纪念。全场人员应鼓掌，表示祝贺。
4.祝贺
交换已签的合同文本后，双方签字人当场干上杯香槟酒，是国际上通行的用以增添喜庆色彩的做法。
在一般情况下，商务合同在正式签署后，应提交有关方进行公证，此后才正式生效。
课题五 商务旅行
P74—P79
课题六 新闻发布会
1.新闻发布会又称记者招待会，它是政府、企业、社会团体或个人把各新闻机构的记者 召集在一起，宣布某一消息，并就这一消息让记者提问，由专人回答问题的一种活动。新闻发布会是组织与公众沟通的例行方式，也是一种传播信息，以求新闻界客观报道的行之有效的手段。
2.新闻发布会大致有发布某一消息、说明某一活动、解释某一事件等类型。 3.新闻发布会十分强调礼仪规范，其核心是诚，真诚地面对新闻记者，坦城的公布与组 织机构相关的信息。
4.新闻发布会的程序
宣布开始 →发布新闻或消息 → 答记者问→宣布结束→ 提示会后安排