第一篇：采购部流程图及说明
采购部审批流程测试说明文档
一、采购部申请单、采购订单现有审批流程：
系统内采购订单生成后，采购员进行自审批。然后将采购订单进行系统自动打印，提交主管采购经理、采购总监、财务经理等领导签字后生效备案。
流程图：
采购流程1.0MRP分解2.0手工录入输入供应商、价格等信息生产计划部采购部3.0采购申请单4.0采购订单5.0打印审批单6.0领导审批Y7.0打印采购订单8.0通知供应商供货N14.0订单修改采购部9.0仓库接收储运部11.0非生产类检验10.0生产类检验质检部申请部门检验12.0入库储运部13.0付款财务部
二、测试目的
按照公司授权审批流程及采购部采购订单审批程序，系统内采购订单取消自审批，重新设置审批层，由主管领导在系统内审批订单。
三、测试过程
以下测试均在测试环境下，电器组织下进行测试。 测试用户：E01061 (采购员)，
E04920 (采购经理)， H00021
(采购总监)， H00083 (财务经理)， E01077 (采购总经理)， E00358 (财务总监)， H00076 (首席财务官)， H00029 (首席运营官)， H00002 (董事长)，
CHF(采购超级用户、人力资源管理员、HRMS管理员)。
3.1、取消采购订单自审批功能
以新飞电器_采购超级用户进入，设置—采购—单据类型
选择标准采购订单，点击<更新>，
将责任人可审批前对勾去掉，即取消自审批功能。
提交报表：
同步WF局部表
(系统管理员下) 填写员工层次结构表(采购超级用户)
3.2查看和添加职务、职位信息及相应权限 3.2.1添加职务信息
以HRMS管理员权限进入，工作结构—职务—说明，查看已经存在的职务。
添加相应职务。添加采购员、采购经理、采购总监、采购总经理、财务经理、财务总监、首席财务官、首席运营官、董事长等空职务。
3.2.2添加职位信息
以HRMS管理员权限进入，工作结构—职位—说明，查看添加相应职位。
例如：
3.2.3添加权限信息
以系统管理员权限进入添加对应权限职责。
例：
3.2.3添加采购员职责
添加为采购员，以电器采购超级用户权限。设置—人员—采购员。
3.3、设立采购审批层次
1、采购员创建采购订单，提交相应的采购经理审批。
2、采购经理批准后提交采购总监审批。
3、采购采购总监审批后，提交采财务经理审批。
4、财务经理审批后，提交采购总经理。
5、采购总经理审批后，提交财务总监。
6、财务总监审批后，提交首席财务官。
7、首席财务官审批后，提交首席运营官。
8、首席运营官审批后，提交董事长 。
9、董事长审批，整个流程结束。
创建采购审批层次：以用户HRMS管理员进入，工作结构—职位—层次结构，创建审批层次
3.4查看定义对应的上下级关系(由低至高)
1、采购员
2、采购经理
(李娜)
3、采购总监
(苏俊文)
4、财务经理
(王仁伟)
5、采购总经理(李永刚)
6、财务总监
(巩红中)
7、首席财务官(尹浩恩)
9、首席运营官(丁俊发)
10、董事长
(高嘉琳)
以新飞人力资源超级用户进入，人事管理—输入维护人员—分配
3.5、查看各职位下属人员信息
以HRMS管理员权限进入，工作结构—职位—层次结构
3.6查看审批组的设定
以采购超级用户权限进入，设置—审批—审批组，
创建审批组
3.7、查看审批分配的设定
以采购超级用户权限进入，设置—审批—审批分配。
3.8设置完毕，提交报表
1、以采购超级用户权限提交填写员工层次结构表报表。
2、以系统管理员权限提交同步WF局部表报表。
3.9采购订单测试
3.9.1测试采购金额小于50万元
流程：采购员—采购经理—采购总监—财务经理—批准结束 测试：采购员E01061提交采购订单49320审批过程。
点击审批
点击确定。
采购经理E04920进入http://172.16.10.2:8001进行单据审批，审批后提交采购总监审批。
点<审批> 采购总监H00021进入http://172.16.10.2:8001进行单据审批，审批后提交财务经理审批。
点<审批>
财务经理H00021进入http://172.16.10.2:8001进行单据审批，审批批准。
点<审批> 采购员E01061查看此订单是否已经批准
3.9.2测试采购金额大于50万元小于300万元
步骤如上
3.9.3测试采购金额大于300万元小于500万元
步骤如上
3.9.4测试采购金额大于500万元
步骤如上
自审批： Step1:
创建一个新内部审批组，用于电器采购制冷、家电的成品，额度没有限制
定义相关人员的职位
职位与审批组关联，单据类型一定选择标准的采购订单
第二篇：成都市公交职中学校采购流程图说明
附件：
成都市公交职中学校采购流程图说明
为规范学校采购行为，提高资金的使用效益，根据我校采购业务管理试行办法(以下简称“办法”)的相关规定，结合我校的具体情况制定学校采购流程图。现将流程图中的具体项目说明如下：
1.各部门填报请购单。各部门根据采购计划填报请购单，按学校财务收支审批办法规定权限逐级审批后报采购管理办公室。
2.采购管理办公室审批。①请购单中的采购项目是否列入当年部门预算，②项目需求时间是否一致，③复核相关领导是否签字，④确定采购方式。
3. 如果该采购项目属于“办法”第十六条㈠的范围，直接由各使用部门自行采购或委托后勤服务中心办理。
①确定供应商。根据物美价廉，择优定点的原则确定成交供应商。
②签订采购合同。各部门与供应商签订采购合同，并交财务科盖合同专用章，若不需签订合同的可直接按第3-④步骤办理。
③采购验收。供应商应按采购合同要求及时供货，货到后，各部门验收后如实填写固定资产卡片，请相关人员签字，并贴上固定资产标签。若未达到固定资产核算标准的直接按第3-④步骤办理。
④办理付款。财务科根据学校财务收支审批办法审核后办理付款
4.如果该采购项目属于“办法”第十六条㈡㈢的范围，由采购管理办公室负责组织实施采购。
5.如果该采购项目不属于政府采购范围，由临时采购小组负责办理采购，后勤服务中心协助配合。①确定采购方式。临时采购小组建议采购方式，采购办公室根据其项目金额和性质确定采购方式。 以下实施步骤同3-①②③④。
6.如果该采购项目属于政府采购范围，由采购管理办公室负责采购，根据采购项目内容填报成都市市级政府采购用款计划表。
7.报市财政局审批采购模式。政府采购用款计划表须经市财政局相关处室签字批复，①教科文处审查批复其资金来源，②国库处审查批复采购模式并盖章。批复的结果分为两种情况，一是委托政府采购服务中心组织实施采购行为，二是由我校临时采购小组组织实施采购行为。
8.若财政局批复委托政府采购服务中心组织实施采购，其具体步骤如下：
①确定采购方式。政府采购服务中心根据计划表的审批情况确定方式。
②确定供应商。若该采购项目的预算金额达到公开招标限额，由政府采购服务中心组织实施公开招标;若该采购项目的预算金额未达到公开招标限额，政府采购服务中心通常采用协议采购方式采购，在政府采购网上确定成交供应商。
③签订采购合同。供应商持政府采购网上生成的政府采购合同到我校办理签订采购合同，我校临时 1
采购小组组长和和相关经办人在此合同上的用户栏签字，根据审批权限，校长或使用部门分管校长审批签字并盖合同专用章。
④办理转账手续。临时采购工作小组经办人按学校财务收支审批办法规定办理相关报账手续，财务科审核无误后办理转账手续，货款划到政府采购服务中心指定账户。
⑤采购验收。供应商应按政府采购合同要求及时供货，货到后，采购管理办公室牵头组织后勤服务中心、纪委、财务科和使用部门共同验收采购项目并办理验收入库手续，确认无误后由各部门如实填写固定资产卡片，请相关人员签字，并贴上固定资产标签。
⑥办理付款。财务科按照财务制度要求进行账务处理，并在该发票复印件上签署意见并盖财务专用章，供应商凭此复印件到政府采购服务中心办理转款。
9.若财政局批复由我单位自行组织实施采购，由采购管理办公室牵头成立临时采购小组，各部门负责人任临时采购小组组长，组织采购业务。其具体步骤如下：
①确定采购组织形式、方式。具体采购行为的实施，临时采购小组建议采购行为组织者及采购方式，采购管理办公室采购办公室根据其项目金额和性质确定采购行为组织者及采购方式。
②确定供应商。临时采购小组或政府采购服务中心、其他具有政府采购代理资格的机构代理实施采购活动，确定供应商，报采购管理办公室审定。
③签订采购合同。临时采购小组组长和相关经办人在合同上的用户栏签字，根据审批权限，校长或使用部门分管校长审批签字并盖合同专用章。
④采购验收。供应商应按政府采购合同要求及时供货，货到后，采购管理办公室牵头组织后勤服务中心、纪委、财务科和使用部门共同验收采购项目并办理验收入库手续，确认无误后由各部门如实填写固定资产卡片，请相关人员签字，并贴上固定资产标签。
⑤办理付款。采购执行部门经办人按财务制度要求办理相关报账手续，财务科审核无误后办理转账手续，货款直接划到供应商指定账户。
第三篇：采购流程及采购流程管理
采购流程 ,采购流程管理,询价采购流程,采购工作流程,采购的流程,采购管理流程
采购流程
一，下单：
1.一般情况下，采购人员接到缺料，获取缺料以下基本信息：存货编码，产品型号，数量。
2.分析缺料信息是否合理，再将订单下给供应商，订单必须含有以下信息：材料型号，数量，单价，金额，计划到货日期。
3.采购审核员按照具体情况进行订单审核
4.订单FAX给客户以后，采购人员需要与客户核对采购信息，同时要求签字回传。
采购流程
二，跟催：
采购订单完毕以后，采购人员按照采购订单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复核对到货日期直至材料到达我公司。
采购流程
三，入库：
一).实物入库：
收货员收材料之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，存货编码，数量;如订单上的信息与采购订单不符，征求采购人员意见是否可以收下。
二).单据入库：
采购人员按照检验合格单，将检验单上的数据入到中，便于以后对帐。但也存在些问题，表现为：1.外加工的检验合格单没有入库;2.采购入库订单号和数量比较混乱。
采购流程
四，退货：
采购填写退货单，进行订单退货。
五，对帐：
一)，月结表：
每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购人员按照我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。
目前月结表中出现以下不足之处：无订单号，存货编码，退货数量，上月欠款余额，发生额至本期欠款余额等信息。
二)，增值税发票：
校对发票上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，发票上的材料名称，数量，金额。
在此发面我们也有欠缺表现为发票金额大于订单金额，特指一张订单只有一种材料的情况。
六，付款：
按照付款周期编制付款计划，安排付款。
询价采购是指对几个供货商(一般至少三家)的报价进行比较以确保价格具有竞争性的一种采购方式。采购流程
之 询价采购工作流程
询价采购流程
一、询价准备
1 、计划整理。采购代理机构按照政府采购执行计划，结合采购人员的急需程度和采购物品的规模，编制月度询价采购计划。
2 、组织询价小组。询价小组由采购人的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二，以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保密。
3 、编制询价文件。询价小组按照政府采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。
4 、询价文件核对。询价文件在定稿前需经采购人核对。
5 、收集信息。按照采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。
6 、确定被询价的供应商名单。询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，同时向其发出询价通知书让其报价。
询价采购流程
二、询价
1 、询价时间告知市招标办、资金管理部门等有关部门。
2 、递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函，工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。
3 、询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会，确定询价组长，宣布询价步骤，强调询价工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。
4 、询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函，作报价记录同时签名核对，按照符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准，确定一至二名成交候选人同时排列顺序。
5 、询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告，经所有询价小组成员及监督员签字后，方为有效。询价采购流程
三、确定成交商
1 、采购人按照询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。当确定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同，采购人可以依序确定其他候选人为成交人。采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。
2 、成交通知。成交人确定后，由采购人向成交人发出《成交通知书》，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。
3 、编写采购报告。询价小组应于询价活动结束后二十日内，就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况，编写采购报告。
采购流程
知识
1、尽量收集多一点产品信息：我不熟悉这个产品，但是我会尽我最大的努力寻找懂得这个产品信息的人，从别人那去学到自己本来不知道的东西。那怕是一丝丝信息都算是学习和进步。
采购流程
知识
2、做事情要有条理：我基本上会每天记录下来，我所做过的工作，处理的事，对没有处理好的事，要求次日，或紧接处理，尽量做到问题不推迟，尽最快解决。
采购流程
知识
3、工作有计划：在每一天结束前我会在头脑里打旋我什么事没完成，明天的主要事情是什么，做个计划。很重要的，或事情较多，我会记录下来，逐个处理。
采购流程
知识
4、学会主动与人沟通：经常与车间，仓库，打样车间、品质的相关人员接触，这样便于自己了解产品，跟踪需要，减少工作失误，提高工作效率。
采购流程
知识
5、对工作的难点重点要有总结：对工作中的难点，事后尽量做个简短的书面总结便于自己以后总结经验。要求厂家处服务处理事得交书面说明。
采购流程
知识
6、尽量做好工作总结：对所做的工作，每个月至少做个简短的总结。从工作量、工作内容、完成事项，要事处理，问题解决，工作失误，工作计划等方面做个简短的总结。
采购流程
知识
7、做好供应商的管理：尽量用条款有效的文件去约束牵制他们，让他们能主动争取配合我们工作，及时解决问题，让其感受有压力又有动力。
采购流程
知识
8、要持续对订单的跟踪：工作要有责任心，要严谨，要主动出击，不要寄希望于供应商肯定没有问题，要及时做好跟催工作，要分析供应商的每一次看似合理的理由，是否隐藏着丝丝供货风险或其它东西。要做好记录，便于查询和统计，及配合相关部门做好工作。
采购流程
知识
9、问题处理：反应要快，汇报要及时、处理问题要敏捷果断，要有自己较好的处理建议提供，同时能与供应商做个合适的谈判结论。
采购流程
知识
10、职业习惯：要让自己有一个好的职业习惯，有成本概念，有利润思维，有风险意识、有统筹能力、有交流沟通好习惯。这些都有助于自己向一个更优秀的采购靠近，做一名真正优秀的采购人员。
采购人员，在进行业务联系时，打业务电话的要点。
1、想好打电话的目的是什么?是询价、是讲价、是订价、是分析市场变化等。
2、组织好自身谈话内容的概要，做到谈话流畅，语言丰富，用语专业，亲切自然大方，热情大度。
3、对供应商所销售的这个品种及其它供应商(同种产品)的信息要了解，以此好回应对方的谈话。
4、要记住对方所销售这个品种现在的大约价格，及你上次所订购价格，或上次你报给对方你购的价格及你虚拟报给对方的价格。
5、在关心业务的同时，不妨多给予客户出了业务关心外，工作身体等也做个善意问侯。
6、对新客户多介绍同时展示一下自己公司的实力和优势等。
常用物料降价如何采购?
如果你是一名采购人员，接到一个客户来电，对方的报价比上次报价更低了。此时的你接下来会做些什么工作?要确保做好这个品种的采购工作，为企业降低采购成本!首先应意识到此物料行情下降，价格下滑。接下会做如下事：
1 、 证实信息的准确性。具体就是去询问你所掌握的所有供此货的供应商，给他们以沟通方式的形式告知对方别人给你报价，如何如何的合适，价格降了。看他们的反应。
2、 以订货的形式，强压价谈价，查知真实情况。如果真降了，没有不想有货不做点降价表示出货的商人。
3、 找寻此物料的前生原材料，从网上，从前生原材料的商家去查实是否有降。
4、 证实物料价格真是降了。就得做到要这些天勤询价，讲价
，了解行情走势，做到需货时能购到最低的价格。
5、 如果你暂时不需要这种物料，你也千万别放松警惕，有很多时侯会出现在降价期间你没购进价格又因某些原因而回升哟!你做采购的要是错过这种时机购货那就是你的失责。采购应该有觉察物料降中见涨的征兆。
6、 勤看报表，了解库存量，少购货，缓购货，保持最低库存量。
7、 越是降价时期采购人员应该更有信心购得更低的价格。越是降价，越要讲价还价，压价力度要加大，这时你完全可以这样规劝你的供应商：
今天你这个价格不卖给我，别人先做了，说不定过两三天你的物料还没找到出路，价格比这个降得更低。没有不心动的。
常用物料涨价如何购买?
采购最基本的职责就是保证所购产品的质量，和供应商的售后服务跟得上公司需要的前提下，能购得物美价廉的产品。最有能力体现的就是能把握好采购的度，能做好行情降价和涨价的物料供应。在大起大落的环境中能为公司降低直接原材料成本，搏得自己的产品多占领市场份额的机会，就是优秀的采购。涨价的征兆：
1、 你打电话给供应商了解情况，供应商表现出惜售的状态。
2、 有经常给你打电话询订单的供应商家(有长期业务的商家具有代表性)。近段时间变得在你的电话铃声中消失了。
3、 你要订单，不是价格没给到位，对方对你的需货量打折的情况下。
4、 你供应商对你大叫前生原材料涨得很多，或有什么意外情况，导致某一种市场走俏的原材料不能生产，或减少。等很多情况下，可能物料要涨价的局势比较大，你作为一名采购人员就是密切关心行情动态了。证明有涨，要做好如下准备工作。
1、 分析现在行情涨，是你公司用量的淡季还是旺季，淡季有用就行，不给生产断货，旺季就得确保此时的低成本购进。
2、 分析出涨价的具体原因：这种涨势会不会导致求大于供，有没有人为炒作，就是前生原材料紧张，能紧张多久。还波及的范围有多大，受不受国际因素的影响，与石油，人民币的兑付等问题关联有多大等到。
3、 只有从根本找准的涨势的原因，才能对症想策。
4、信息肯定是知道得越早越好，当然你能下手得越早也越好，你完全可能在有所觉察的情况下，先与信息不好，或对你公司合作很好的客户手中购上一担货。这时你可以称你公司的用量加大，什么的，以能购得多点好，最好是价格不涨，或稍有表示。抓住时机，涨价时有时是需要分秒必争的。
5、 涨价要沉得住气，不要一听供应要调价，马上就不知所措，或者说有的紧跟其上。要灵活运用，多家订购，越俏的货，越不能在一家做，万一供应商因为特别的原因推辞送货，或不送，到时急得人是你，卖了高价赚钱的是供应商。
6、涨价时订购一定有必要采取多项选择，不要让你对供应商的信任导致你需要的产品迟迟不能到库，越是涨价，供应商的前生材料还是紧，说不定供应不可能在你这拿了订单，但是你可能对自己能不能购上原材料心中一点底都没有。这也很正常。你不耗不起与他们赌或者说事后来处理的，为此越是行情不正常，采购人员越要警惕小心。一颗红心多手准备，胜多失少。
成功采购人员需具备七大要素
1. 操守廉洁：
面对各种供货商，有些供货商总会想办法以金钱或其它方式来诱惑采购人员，以达其销售目的。采购人员若无法把持，可能不自觉掉入供货商的陷井，而不能自拨，进而任由供货商摆布，到底人类对财富之欲望是无止境的。有一句名言，很值得我们参考，那就是：“做事可以失败，做人不可失败。”我们深信大部分的采购人员都能洁身自爱，否则纸包不住火的，不应得之财富终会被曝光，这种人必遭公司与社会唾弃，而惹致个人身败名裂。
2.掌握市场：
流通业是将各种民生消费品卖给最终消费者的产业，故商品种类繁多，且日新月异，采购人员必须努力透过各种管道及方式(包含检讨卖场人员的建议与反应，因为他们最接近客户)，了解市场之需要及趋势，而非坐井观天，如井底之蛙，自以为秀才不出门，能知天下事，究竟市场的变量太多，我们应尽量利用一切资源，掌握它们，做好知已知彼，则必能百战百胜。
3.精打细算：
有一商场名人曾说：“会卖不如会买”，这句话在流通业已成为至理铭言，这句话的意思是：卖场人员若因为商品不对，或价格太贵，使再大的劲，也不如采购人员选对商品，又买到便宜的价钱，来得更轻松，因为顾客的眼睛是雪亮的，如果被仓库卖场人员说服买下该件商品，事后发现被骗，他是不会再光顾的。采购人员必须能精打细算，供货商虽然牺牲了一点利润，但若销售量增加，供货商还是喜欢与这种采购人员或公司来往的。
4.积极认真：
现代流通业讲求的是速度及效率，否则就被淘汰出局，采购人员以积极认真的态度来工作，将可使本公司的商品能适时适地的推出，符合卖场的需要。与卖场的沟通更须要此种工作态度。
5.创新求进：
商场如战场，不进则退，输家可能成为羸家，赢家也可能变成输家。流通业尤其需要采购人员能有创新(非标新立异)的思考力，力求突破现状，随时以新点子或创意来改善个人的工作方法与效率，同时在商品组合方面也应力求创新，如此成功才可确保。
6.适应性强：
采购是个机动性很高的职位，对市场及供货商均须随时掌握，开发新的商品或供货商也是采购的重要职责之一，故东奔西走，甚至远赴国外采购有时也是必要的。采购人员因此必须有很强的适应性，能够适应不同的环境、地区、或国家，否则一直坐在办公室是不可能把工作做好的。身为采购对其所负责之利润预算负全责，其压力可想而知，采购更必须能适应此压力。这是一项劳心劳力的工作，劳心指竭尽脑筋把工作做好的付出，劳力指辗转各地体力负荷 ，要做好采购的工作，须事先有此心理准备。
7. 团结合作：
表面上采购工作似乎是单独作业，但人不可能脱离群居而单独生活，采购人员也不可能脱离公司的整体作业，采购必须与同事和谐共处，彼此合作，互相支持，采购的工作才可无往不利。身为采购应去除本位主义或独善其身的意识，凡事应以公司大局为重，待人处事，尤须注重团队的合作，同时以公司的利益为前提。团结生力量，这是很容易懂的，我们挥公司的整体的力量，与竞争对手在市场上一争长短。覆巢之下无完卵，公司全体每一位同事都应有此忧患意识.
共 1 页 新手采购人员，刚进公司最主要的是要了解三个流程：
一、公司生产经营活动的流程
任何涉及到采购的公司，其部门相对来说都比较完善，如果贵公司有ISO质量体系，那么公司生产经营活动流程基本上可以在ISO的程序体系里进行系统学习和了解，这就比较全面了。随着物流成本及市场竞争的加剧，对采购等前置作业活动的质量要求和时间要求越来越高。要求采购人员不仅仅要了解自己的采购业务知识，更要了解生产工艺及经营活动的相关知识。
我们按普通的生产经营活动：即涉及到业务部、技术部、采购部、生产部、物料部、质量部等几个部门的简单流程，基本上是这样运作的。
首先业务部接单(或公司下单)，生产部、技术部及采购部共同确定各自负责的相关资料，如生产部要确定上线期及交货期，技术部要确定相关的样品、工艺制单及材耗，采购部要确定物料到公司的时间。以上几个部门核对好了后，还要反馈至业务或公司，由相关人员进行审核成本及相关的时间，同时与客户取得联系(或公司相关负责人员)，获得核对后，迅速将相关信息反馈至技术部、采购部及生产部。各部门按原定核对资料进行计划安排同时执行。
二、采购作业流程
在物料采购活动中，采购部门要按部门内采购操作流程，进行合格供应商刷选、采购资料内容传递告知给相关合格供应商同时要求其反馈相关物料质量及报价信息，然后采购人员进行比价和议价，同时最终确定物料供应商，传递采购订单合同。采购人员按照即定的合同要求对供应商进行跟踪，保证保质保量按时将物料供应到位。供应商按指定仓位将物料运送至物料部后，物料部要取部分物料样送至质检部进行进料检验(小公司由采购人员进行检验)，或由物料部向质检部或相关采购人员发出进料检验通知。质检部对进料检验后要迅速将相关质量信息反馈至采购人员，采购人员按照物料质量情况对物料进行进仓、退货或特采等处理决定。每采购一批物料都要对相关的供应商供货的质量、交期及相关合作事项进行评价同时在各供应商档案留档，以备后查及对供应商的定期评审筛选。
三、个人岗位作业流程
一般情况下，新人到了新岗位后，要对本部门或公司的运作流程有全面和系统的了解是很困难的，基本上也只是了解个大概的流程，所进行的工作任务主要是一些简单的事务。那么针对这些简单的事务处理，一般情况下一个公司或部门都有其内部日常事务的处理流程，个人一旦清楚自己每天的工作内容后，就可以按照工作内容设计其流程。
那么个人作业流程如何设计呢?
既然是一个正常运作的公司，其事务流程都有一套即定的或默认的程序。这就要求新人到新岗位工作后，必须多问、多看、多想。
多问：每接到一个新的工作任务后，你要问按什么样的流程操作，可以参考哪些案例或即定程序，需要与哪些部门或单位联系，需要使用到哪些表格或文件，需要向哪些人汇报沟通协调。
多看：工作间隙，可以看一下别的同事，有没有和你工作内容类似的，如果有那么他们是按什么样的流程工作的;自己业务稍熟悉后，也可以看别的同事每天都会有哪些其他工作内容，他们的工作内容是如何进行的。这样就可以通过同事，及一些经验丰富的工作人员身上学习到更多知识。
多想：做任何工作，都要想为什么这样做，有没有更简便的方法，这样才能不断提出创新，现在市场竞争环境下，具有创新能力的人才在竞争中才更具有竞争力。
还有最重要的一点就是：对物料一定要深入地了解，性能、质量、成本等很关键，我仅按一般流程给各位采购新手以指导参考，其他对物料要求、检测事项还是希望能。
第四篇：采购部/岗位职责及流程
一、采购部职能
使命：为实现公司销售目标，提供产品需求保证。
职责：
- 维护供应商关系，保证与供应商的业务正常进行，适时开发新供应商; - 最大限度提高各门店对图书产品需求的满足率;
- 降低采购成本，为公司争取利润最大化;
- 为各门店需求提供便捷的专业服务。
二、岗位设置及职能
1.职位名称：采购部经理兼总店店长(1人)
业务范围与职责：
1、 执行日常业务运作，完成预订业务计划并确保顺利达成业务指标。
2、 分解月度计划的指标和执行工作到部门内相关人员。
3、 维护正常往来供应商的关系，发掘、评估与发展新供应商。
4、 出版商采购，所有优厚采购条件的谈判及达成。
5、 在资源中心协助与监控下把握整体的图书品种供应。
6、 根据各店的销售分析给采购数据员下调拨指令给市场采购下采购指令。
7、 采购团队的管理与采购各流程的管理。
8、 各店店员图书知识的培训。
9、 掌握各店的大客户资料库和销售明细。
10、 主持每周业务工作会议，检讨部门上周的工作进展以及执行下周的工作计划。
2.职位名称：采购员(2人)
业务范围与职责：
1、 维护公司的对外形象。
2、 维护正常往来供应商的关系，发掘、评估与发展新供应商。
3、 维持库存结构合理性，库存产品及时清退处理。
4、 第一时间完成日常的图书市场新书采购、补货采购、各店送货及与市场的调货。
5、 根据月度工作计划制定相应的周、月计划，包括资金预算和退货。
3.职位名称：数据处理员(1人)
业务范围与职责：
1、 图书入库及调拔的数据处理。
2、 图书的保管及配送。
3、 协助采购员做好进退货工作。
三、采购方式及要点
(一)、采购方式
从采购资金的使用上看，采购业务分二大类，一类是现款采购，一类是赊销采购。
A、现款采购的依据及特点：
依据:
1、新书、热点畅销图书及特价书采购，要求有折扣或时间优势;如：日常的小量急需补货市场采购，向特价公司低折扣的采购等。 特点:
2、短、频、快。即销售周期短，采购频率高，资金周转快。
B、赊销采购的原则：
赊销采购因为无须现款，公司完成清退后才结账，因此风险不大，可不按现款采购的依据操作，但有以下两种情况：
1、采购员判断货品是否能适合在系统内销售，与对方谈判后(压点、账期)，进货10-50册供各门店销售,账期结束时，完成退货后再结算货款;
2、采购部判断货品只可能在某个书店销售，少量进货直接调入某个店，按账期结算已销售部分、供应商自己可随时添货、未销售部分可随时退货。
无论何种方式赊销，公司一般不先付款，量一般也不过大。
特点:须集中采购,到货时间慢,资金周转慢.
主要针对出版社、出版商做账期采购.
(二)、采购要点
1、无论何种采购方式，其先决条件必须是保证能退换货，降低库存风险。
2、必须考查供应商的长期性与稳定性。
3、必须附合书店的图书结构和定位。
四、采购工作要求
采购工作与门店日常销售是书店最主要的两项工作。他们各自的管理有着各自不同的流程。通俗而言，他们的工作目标都是为了把书卖出去。
采购是销售的主导，为更好的提高销售，采购需要销售的反馈，需要对销售做分析，采购应以销售为根本，一切围绕销售，保证所进的图书能够最大化的销售出去。门店的店长、导购与收银员，则应该充分了解所采购图书，了解图书分类上架的基本常识，了解整体与单一客户的购买趣味并做好推荐、排行与摆放，并就店面销售情况充分与采购沟通。
为了使之融为一体。在各个采购与销售环节，采购员与店面销售都应当有一定的衔接与配合。 工作要求：
1、 采购员(经理或外采员)每周一天参与不同门店的店面销售工作，工作内容包括：
新进图书的讲解，客户的接触、摸底与熟悉，与店员一起调整货架。
(王胜军周
一、周五今日美术馆书店，苏楠周一中国美术馆书店，何冲周三炎黄艺术馆书店)
2、 采购经理每天下午5：00-----6：00对一天各店的销售做出统计并分析，并对第二天
的采购与调拨工作做出安排。
3、 每月一次对店面的图书销售进行跟踪，采购经理携同书店人员定期检查存货量，并
以此将滞销书进行淘汰。
4、 掌握各店的大客户资料库和销售明细。
5、 对图书采购架构与重点图书介绍的书面说明，每个月有一次书面总结与各店沟通。
五、电脑软件的使用及权限
1、 电脑的使用分配
各书店每店一台，采购员一台，数据员一台，财务一台。
2、 权限设定
由管理员按人员各自的职责进行软件工号的设定与权限设定。每个人均有各自的工号及权限。
如：
收银员：销售业务模块、统计分析模块、会员管理模块
采购员：采购管理模块、统计分析模块、内部管理模块、会员管理模块
数据员：采购管理模块、统计分析模块、内部管理模块
财务：销售业务模块、采购管理模块、统计分析模块、财务管理模块、内部管
理模块、会员管理模块
另有一些小项也必须做出限定，这些限定会使漏洞减少很多，管理更加严紧。
六、统一采购工作流程
(1)选品.
A、根据图书业界(如供应商宣传部门、图书订货会、图书业专业媒体、大众媒体文化版、各大批发零售卖场)对最新图书的关注程度，参照读者对各类图书的需求统计。采购可对热点新书品种进行选择采购。
B、根据读者推荐和其它网站、卖场等排行榜，参照销售统计，对产品进行筛选确定后下单采购。
(2)根据书店销售排行榜及时进行补货采购。
A、 根据销售动态，结合目前的库存结构采购。应常进常添，一次不宜超过10册，可预警
库存，再及时补充，以免产品滞销，不能产生实际销售。
(3)制单、下单:
①确认当天供应商对口业务人员受理订单。
②确认订单在一周内完成处理，并到货。
③ 将已确认供应商到货(特别适用无随货清单情况)相关信息分别通报 “数据员”、“书店”、 “财务部”——
A、“数据员”——供应商、品种、册数、到货录入折扣;
B、“书店”——供应商、品种、册数、最低销售折扣;
D、“财务部”——供应商、品种、到货折扣、录入折扣、应付款项。
(4)到货跟踪
1、供应商供货：产品未到，向“供应商”查询;
2、 异地供应商发货：未按所载时间到货票或到货的，直接向供应商查询。
(5)到货确认
1. 关注每日到货流水号，核实录入数据(录入折扣、册数、书卡)，发现问题及时反馈至数据员做出修改。
2. 到货有残、破、损、少、多情况发生，由数据员当日填制“收货回执单”，即时知会“采购员”，“采购员”回复处理意见，到货清单统一由采购人员保管。
3. “采购员”收到“收货回执单”的当天完成向供应商差错确认工作，并在“收货回
执单”上注明与供应商确认的处理结果，将该单交数据人员做数据处理，如数据已确认则交“财务部”做帐务处理。
(6) 产品退货
为优化库存结构，提高资金利用率，同时规范与各供应商之间的合作关系，采购员须将账期即将结束的图书以及不能销售的产品日常性退回供应商。
退货基本流程为：
1、采购员处理退货数据并把数据移交数据员 ，数据员做出回调。并打印出单交各店拣书，调拨根据实物反馈数据处理人员，数据根据反馈出的调拨修改单并交采购员再次核对
2、打包。将退货数核实后的数据反馈至数据处理人员，将数据传送采购员，采购员对退货数据作检查、修正和最后的确认
3、采购员提供退货时间要求、发运方式以及收货方的通联等信息，数据出三联单交打包，一份随货走，一份交财务。
4、发送完毕后将货运凭证连清单数据员确认，做帐
5、采购员负责后续跟踪，收货后与对方核实数字;
(7)供应商付款
一、付款信息来源总体上分三种
1. 来源于付款计划表，一般为结算类型付款，即：货款已到期需要结算的。
2. 来源于临时采购，也可定义日常性补货采购，即：先付款再发货形式的。
3. 来源于期票，图书已入库，数据已确认，原始入库单已转到采购员核对完的，可以
按协议和帐期要求开出远期支票。(除特殊情况外，一般不开具)
二、付款计划表
1. 每月月底采购员将统计下个月必须支付的表格发给财务及公司审批。
2. 根据财务回复的审批付款计划做相应的付款安排及业务工作。
三、做付款单
1. 结算付款：本地有三种付款形式(支票、现金、网上划帐)，款付出的同时要拿回
发票;外地付款有电汇、商业承兑汇票及网上划帐三种，外地一般都会预先寄发票来，所以单子做好时要附好发票。
2. 临时采购：先以借款形式操作，后期做好冲帐单，把发票附在冲帐单后，图书入库
后把流水号码洋实洋等填在冲帐单上。
3. 期票付款，图书按规定流程全部处理完成后，可根据入库实洋开出帐期规定的远期
支票。(除特殊情况外，一般不开具)
四、付款单做好后签字：经手人——采购经理——财务部经理——公司领导
五、付出以后的后续工作
1. 如果是外地的付款，尤其是外地的预付款，是一定要电汇出款的。把电汇凭证复印
件传真对方，可以提前发货。
2. 到期的远期支票要向供应商索要发票。
入库操作流程：
(1)、 数据员凭货运单或原始清单与送货人办理到货交接，单据不全不予交接。
(2)、单据项目不完整(如来货单位，折扣等不详)，应及时通知相关人员，并督促补全，方可办理入库手续。
{3}、做到货记录(日期、发货单位、件数等)，每天下班前将当天的到货情况发邮件告知采购员。
(4)、到货按来货单位分类摆放好，整件分类排放好，零散的按出版社或到货单位排放好。
(5)、对到货图书整件拆包进行清点，图书按品种分类摆放好，同一品种图书集中摆放。对能回收利用的包装纸，在拆包的同时折叠好，图书清点完后，转交采购员。
(6)、凭原始单据核对书名、书号、单价、数量，逐一验收，正确的在数量的右方打“√”作为收书正确标记。
(7)、如在验收中发现问题
a.书名、书号如有错误，应及时在原位上修改正确并签名确认.
b.书价如有价格与清单不符，先与采购员进行确认。把正确的书价添写在到货单的指定位置，并签字确认修改。
c. 到货有残、破、损、少、多情况发生，由数据员当日填制“收货回执单”，即时知会“采购员”，“采购员”回复处理意见。
(8)、验收完后，在清单上签上自己的姓名及清点日期。
(9)、将验收的单据及提取的样书及时录入。
(10)、到货验收、清点不超过3个小时(到货量较大、品种较多情况除外)。
(11)、数据员根据入库的清单和样书进行录入，操作要求如下：
a..根据到货清单进行录入。到货清单应具有详细的供货单位、书号、书名、定价、折扣、
册数等相关信息。
b新增到货
c.如果图书到货为新书，则要先建书卡再进行到货录入。建书卡程序：增到货 图书书卡管理一般图书建卡。根据图书信息添写书号、定价、作者、书名、出版日期、出版社、版次、装帧、类型、平均折扣等。
d.录入完毕后要检查录入折扣与原书卡折扣是否一致，如不一致则要进行修改，将录入数据与到货数据进行核对，打印录入一联单交财务。
e.录入工作不能超过两个小时(品种较多时除外)，录入错误率为零。
调拔操作流程：
(1)、数据员将到货数据进行分配，此工作也可由采购员完成。
(2)、数据员、采购员根据调拨数据配书给各店销售。
(3)、收银员按当天的调拔数据进行数据下载。
(4)、采购员尽可能与店员完成店内上架，并与店长核对到货。打印两联单，一联转数据员存档，一联交书店存档。上架及确认一个小时完成。
第五篇：采购制度及流程
宁波市金泽通信设备有限公司 采购管理制度及操作流程
一、目的
为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。
二、适用范围
适用于本公司所有采购的物料及耗材品。
三、基本原则
采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑“质量、价格”的竞争，择优选取。
四、工作程序
(一) 采购基本事项
1. 日常采购(包括但不限于日常办公用品及其它消耗用品)采用现需现采购的原则。 由需方提出申请统一采购(特殊情况下的急需物料可由急需部门经主管领导批准，先采购后备案)。 2. 非日常用品采购(包括但不限于较大型办公器材及物料) 采用提前申请，需签订合同的特殊物料，按合同程序进行采购。
3. 申购部门在请购前须将采购计划或申请 ( 对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料)，及时提交供应部，供应部对提供的供应商(但不仅限于)进行询价或实地调查。 4. 对价值超过1000元以上的办公用品及配件、设备、仪器、施工项目等需要由申请人写出比价申请报告，经主管领导签署意见报总经理审批后实施; 对价值低于1000元以下的办公用品及配件、设备、仪器、施工项目等需要由申请人提出申请 ，经主管领导审批后实施。
5. 采购应索要发票，金额小的索要收据(待一定数量后，累计发票)，网络采购应保留聊天记录及付款证明。
(二)采购申请
1. 采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“外购物资申请单或采购定单”。
2. 紧急采购时，由采购部门在“外购物资申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。 3. 若撤销采购，应立即通知采购部门 ，以免造成不必要的损失。
(三)采购流程
1. 采购经办人在“外购物资申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。 2. 采购之前必须把“外购物资申请单或采购定单”交到总经理审批后，方能进行采购。 (四)采购职责
1. 建立供应商资料与价格记录。
2. 做好采购市场行情的经常性调查。 3. 询价、比价、议价及定购作业。
4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 5. 做好平时的采购记录及对帐工作。
(五)采购方式
1. 集中计划采购：凡属日常办公用品采取集中计划购买。
2. 长期报价采购：凡生产用物料须选定供应商议定长期供货价格。
3. 每年第一个月重新审定上年度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。
(六)采购实施
1.“外购物资申请单”批准签字且到财务部备案后，办理借款手续或通知财务办理汇款手续。 2.采购人员按核准的“外购物资申请单或采购定单”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。
2
3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入仓手续。
(七)采购付款方式
1.采购付款按采购物料不同方式进行付款 (包括零星付款、合同条款或批量物料分批付款)。物料采购无论金额多少，一律由经办人签字， 总经理核准签字后方可报销。
2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、收款收据等单据方可结款或开支票。
(八)采购经办人行为规范
1. 采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购定单或物品采购申请单”。
2. 采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、回扣或贿赂;若因严重失职或违反原则作出不适当行为者，给予辞退。
(九)采购监督
1.公司审计监察部对日常采购业务实行审计监察制度，原则上以采购金额的10%--20%进行抽查。 2.对所采购的大宗物料、设备、仪器及施工项目等，进行逐一监察。
五、 附则
1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。
六、本制度经总经理核准后实施。