随着国家经济的快速发展, 各企事业单位工作制度的不断完善, 各种规章制度、单位文件也日渐增多起来, 为了能够对这批纸质材料集中保管, 以便日后可查, 做到工作要留有痕迹, 这时就体现到了档案管理的重要性。只要我们将档案集中起来进行管理登记, 那么在需要它的时候就能快速高效地找到。
想要做到可追溯性, 见证各项工作历史的真实记录, 因此建立档案管理部门, 由专业的档案管理人员管理档案是必不可少的。而档案部门的基本任务就是负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全部各类档案, 并集中统一保管。
我国拥有本科大学900所左右, 但档案管理专业的本科性大学只有28个, 设立硕士点的学校17个, 设立博士点的院校有2个。由此可见具有档案管理专业方面的人才在全国范围来说是很少的。
现在从事档案管理的人员多为非专业人士, 因此到岗后需要了解很多的专业知识。许多材料均为纸质文档, 为了保证能够及时找到以及保证纸质的长期完整性, 在组卷保存的时候也有许多注意的事项, 还要掌握胶片档案、磁性档案、激光记录档案的具体存放方法。
档案管理人员的挑选需要相对稳定, 以便不断提高业务素质。思想上要坚持四项基本原则, 执行党和国家方针、政策, 公正廉洁、严守党和国家机密。
档案的保管及销毁:
1.存放各类档案必须有专用的档案库房和柜、架, 排架方法要科学, 便于查找。
2.案卷入柜上架要按档号先后排列, 从左到右, 从上到下, 编制各类档案存放指引图。
3.库房内温湿度要符合规定要求, 做好“八防”工作:防火、防强光、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温、防盗, 保证档案的安全。
4.每年对库房档案进行一次清理核对工作, 做到账物相符。对破损或变质档案, 要进行抢救, 如有遗失。损坏档案等问题, 要查明原因及时处理。
5.卷内文件要去掉金属物, 破损文件要进行裱糊, 字迹稍模糊或褪色的要进行复制并与原件放在一起。
6.库房标准温度为14—24℃, 标准相对湿度为45—60%。
档案的保管期限一般划为:永久、长期、短期三种, 确定保管期限的基本原则是:
1.对本单位具有长远利用价值的列为永久。
2.对本单位在一定时期内有利用价值的列为短期。
3.凡介于两者之间者, 列为长期。
销毁各类档案必须严格掌握, 慎重从事, 销毁前要造册, 提出销毁报告, 经分管领导批准后方可销毁, 销毁时, 要严格执行保密制度。
查阅档案的要求:
外单位查阅已开放档案, 应持单位介绍信、注明身份, 经档案室主任同意方可查阅;外单位查阅未开放档案, 须经单位领导批准才能查阅。内各单位查阅跨部门的档案, 须经档案室主任同意才能查阅。
档案文件的整理、排列顺序:
管理内容的档案材料按问题、时间或重要程度排列, 要注意密不可分的材料的排列顺序:批复在前、请示在后;正件在前、附件在后;印件在前、定稿在后;定稿在前, 列次讨论稿在后;结论性材料在前, 依据性材料在后;转发件在前, 被转发件在后;综合性材料在前, 一般性材料在后;法规性文件在前, 一般性文件材料在后;领导人的材料在前, 一般人员的材料在后;机构材料在前, 人员材料在后。
我们在接收档案时的要求:
1.档案的完整性。
2.档案的真实性。
3.档案的地方性。
4.坚持质量的验收。
5.接收档案时需对档案进行清点核对。
加强业务方面的学习:
要对文书学、档案学概论, 科技档案管理学、中外档案事业史、档案文件编撰学、档案管理学、档案计算机管理、档案保护技术学、科技文件材料学等学科制定详细系统的有时限的学习规划。
档案文献害虫防治方法:在选择库房的时候很重要, 要选择相对干燥、地势较高、远离食堂、货仓、粮仓等场所。地基采用石质或钢筋水泥结构。门窗要封闭, 室内建筑对外除门以外不能有缝隙。
文件入库前要严格检查需要注意的是:
1.放宽检查面。
2.检查害虫易于滋生的地方, 如发现虫皮、虫粪应立即送往熏蒸消毒室进行消毒处理或者做冷冻处理。
3.制定定期检查文献虫害情况, 检查顺序要按照先查年代久的, 再查年代近的;先查早进馆的, 后查晚进馆的。有条件的单位可以利用仪器对害虫进行探测处理, 没有条件的单位可以利用药物驱虫防治。
4.接收档案资料以后应该进行专业的杀菌, 再进入库房存放, 并编制好目录, 输入电脑。
对于档案管理人员也必须对自己单位信息能及时更新, 也需要多进库房了解库房内资料存放地的具体位置。
新近人员要多向前辈请教, 熟悉档案管理的各种软件, 熟练地掌握自己的工作, 提高工作效率,
摘要：现今, 专业档案管理人员的不足, 导致很多非专业的档案管理人员对档案进行管理。因此, 浅谈一下档案管理的具体工作, 以便档案管理人员能够及时了解档案工作的程序, 在工作中慢慢熟悉、熟练。
关键词：档案管理,要求
参考文献
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