行政前台岗位说明书

第一篇：行政前台岗位说明书

行政前台岗位说明书

1、岗位关系及岗位职责描述

2、关键KPI及考核标准

备注：工作职责完成情况的关键绩效指标、考核方法和考核人按照公司绩效考核管理规定执行!

3、关键业务指标

a、责任心、服务性、主动性

b、执行力、协调力

c、工作质量、工作效率

4、胜任力模型

5、工作计划表

第二篇：行政前台接待岗位说明书

岗位名称：行政前台接待 所属部门：办公室 直接上级职位：办公室主任 行政前台的工作职责

一、日常接待

1.接待来访者：接待不明目的的来访者，先问清对方来访原因，根据原因来看来者是否是无关人员，还是需要找公司相关人员再进行接待。 2.接待咨询者，若有咨询者来访，应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。

3.接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其他分机，根据通讯录的分机号码，准确的进行电话转接;接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至相关部门助理处。

4.接待推销人员：上班时间若有其他公司的推销人员上门推销，应婉转拒绝，告知上班时间在公司推销，会影响他人工作，若有员工需要他们的服务，告知相关部门员工直接与其对接。

5.面试人员：请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知办公室主任或相关部门领导进行面试。 6.接待频繁往来的相关人员：

a)快递，公司内部不论发件或者寄件，均以电话通知相关员工至前台处进行处理，不能让快递员直接进入公司内部。 b)物业公司，公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作; c)送水公司，关注公司各处饮水机水量情况，及时联系送水，每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账，填写请款单提交办公室主任，向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常，如有异常及时通知饮水公司进行维修。 (二)、办公用品管理

1.盘库：每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点，制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完，即时上报，进行补充;

2.购买：每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后，联系办公用品供应商送货;

3.领用：员工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并签字，然后给予发放;

4.结算：每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供应商前往领款。 (三)、日常事务

1.保证行政电子设备的正常使用，包括：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，及时联系供应商解决问题; 2.每周一定时查看公司信箱，将信件发放至员工手中;

3.公司备用门卡的管理，前台应妥善保管备用钥匙以备公司人员有紧急情况时使用;

4.公司有人员招聘时，协助综合部门电话通知应聘人员各项事宜; 5.收发传真，协助各部门员工收发业务传真;

6.协助办公室主任组织协调公司内部活动，如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。

7.新员工入职时，提供入职表格、办公用品、公司通讯录等，并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件，提交办公室主任整理归档。

8.积极配合公司的市场宣传活动，做好后勤保障工作。 (四)、接待工作 1. 接待前准备工作

a)来客人数确认：会议前向相关负责人确认来客人数，为布置会议室及订餐做准备;

b)会议室桌椅布置：在开会前将会议室的桌面收拾整洁，会议椅归位; c)茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐个送茶;接待贵客时，应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用; d)相机：准备公司相机，为来客拍照留念所用。

e)订餐：向会议负责人确认是否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预订包房;

f) 预订酒店：如需为来客预订酒店，确认主客姓名后，电话联系酒店预订房间，预订成功后向办公室主任汇报确认。 2. 会议中服务工作 a)为开会人员添加茶水; b)按照领导要求提供会议支持; c)安排专人负责会议中的摄像工作; 3. 会议后完善工作

a)组织来客及公司领导合影留念，并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。

b)如遇重要客户来访，应及时将会议相片资料上传至公司网站内。 c)会议后的清理工作：将剩余茶水及茶杯清理干净，未食用的点心整理归入茶点处，以备公司员工食用;

d)会议后器材的归库：会议后器材应及时归库，将相机及其他器材放回原处;

第三篇：行政前台的重要岗位职责说明书

本职工作

负责前台接待、后勤保障、行政管理等工作，为公司内外部客户提供支持和服务

工作职责

1.接听电话，接收传真，记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确。

2.对来访客人做好接待、登记、引导，安排洽谈地点，及时通知被访人员。对无关人员、上门推销和无理取闹者应拒之门外。

3.保持公司清洁卫生，展示公司良好形象。

4.监督员工每日考勤情况，不允许作假包庇。

5.负责公司快递、信件、包裹的收发工作

6.负责办公用品的采购工作，做好登记存档。并对办公用品的领用、发放、出入库做好登记。建立办公用品管理台账，保证账物相符。

7.杜绝浪费办公用品，有效控制成本。不定时检查用品库存，及时申请采购，做好后勤保障工作。

8.负责每月统计公司员工的考勤情况，考勤资料存档。

9.负责复印、传真和打印等设备的使用与管理工作，合理使用，降低材料消耗。

10.负责管理及更新公司刊物。

11.负责整理、分类、保管公司常用表格并依据实际使用情况进行增补。

12.负责做好公司例会及中高层领导的会议记录。

13.协助上级完成日常工作，完成上级交办事物事务。

技能要求：具有良好的语言、文字表达能力，熟练使用办公软件及办公自动化设备，有一定英文基础。有一定的文字功底，语言表达流畅，有一定的英文基础。能够熟练使用office、excel等软件和相关办公设备

知识要求：接受过前台接待、档案管理及商务礼仪等方面的培训。熟悉前台

接待和商务礼仪的标准规范，了解办公室档案管理、用品管理方面的知识。 岗位权限：对来电、来访者具有监督、决策权;对考勤情况具有监督、检查、决策权;对办公用品具有保管、检查、监督权。

第四篇：前台文员岗位说明书2

前台岗位职责

一、遵守公司各项规章制度，坚守前台工作岗位，做好本职工作， 不得随意离开。

二、接待

1.负责日常来访客人的接待和登记工作，应大方得体，礼貌待人，建立《来访客人登记表》及时登记。问清客人来意及本公司接洽人，来访人员在公司洽谈区等候和会见并及时切茶、倒水，不要进入办公区域内，谢绝闲杂人员、推销人员进入公司;

2.如遇面试人员，首先进行面试登记—填写《四川博裕股权投资基金管理有限公司面试登记表》—检查是否填写完整—递交人事部进行面试,其次对参加复试人员/已通过面试人员进行通知，告知其上班时间;

2.负责前台电话的接听和转接，做好来电咨询工作，重要事项认真记录并传达给相关人员，不得遗漏和延误;

3.接听电话：铃响三声内接听，如超过三声后接起电话，则应说“不好意思，刚才有事走开了，请问有什么可以帮到您?”接听电话时的规范用语：“您好，四川博裕基金投资管理有限公司!”或“您好，XX(姓氏+职务)!”来电人提出要求，须记录的必须及时记下。如需转达他人的，需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。

4.其它——不得长时间通话占用前台电话，并保证电话畅通;

三、考勤监督、统计、外出签到监督

1. 新员工满7天磨合期，如批准入职，为其录制考勤卡;正式员工如遇加班、请假等按《考勤管理制度》手续进行办理;

2. 每月3日前(如遇节假日顺延)将所有在职员工上月考勤统计成规定表格至人事部， 保证统计的真实性、准确性;

3. 规范员工外出签到，外勤与填写地点、时间一致，对员工外出进行抽查，及时发现虚填信息， 并进行劝导，屡犯者进行相应的处罚;

四、名片、通迅录、QQ群

1.各部门名片由前台文员负责统一联系厂家制作并做好领用登记手续;

2.每半月更新一次《员工通讯录》并上传至员工群;

3.管理内部员工群，对于新进员工及时加入群内，离职人员办理完离职手续后及时清理出员工群;

4.下班离开时检查所有电脑、显示器 打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭，如有未关闭情况要提醒到电脑使用人，禁止再一次发生类似情况以节约用电，检查完毕正常关闭机房总电源;

五、图书管理

1.公司图书的购买，根据公司需要购买相关书籍并登记造册;

2.内部员工领用书籍时需签字，登记归还时间，书籍不得损坏或丢失，否则按原价赔偿;

3.对放至于各办公室内的书籍登记为办公室使用人;

六、社保

1.根据公司人员流动量，对新增/减少的参保人员，每月及时办理社保相关手续并拷贝每月社保明细于人事部;

七、飞机票、火车票、水票预定

1.为公司因工作需要出差工作人员提前预定火车票、飞机票(本着节约原则)

2.水票：打电话通知送水人员及时送水，保证公司饮水正常供给;水票即将使用完由前台文员及时申请购买，水票由前台统一保管;

八、办公设备初级维护

1.打印机、复印机及时加粉，要有备用墨盒与硒鼓，对于需要工程维修设备及时联系物业或相关维修人员，确保办公设备能正常运转;

2.电话、网络出现故障问题时，及时通知相关人员进行维护;

九、办公用品的采购及管理

1.由于办公需要，公司内部需购买各办公用品时，统一报备前台文员处，由前台文员根据所需时间进行申购，填写《采购单》，获领导批准后，进行采购;

2.领用手续：公司任何员工领用所需办公用品时需本人签字，包含内容：物品名称、领用人、数量、日期;

3.每月末对本月所购买办公用品费用统计并填写报销单递交至财务部;

十、午餐定制

1、每日按时订制午餐;

2、公司有客户或临时人员时，及时咨询领导是否安排外出用餐;

3、每日及时对用餐人员数量及费用进行登记，月末将登记明细提交至人事部;

十一、其它费用报销

1.负责各类行政费用的报销(物业费、水费、电费、花卉、房租等)经办人整理报销;

2.流程：报销单后附发票或单据→经由部门经理、财务总监、总经理审批并签字确认→到财务部报销;

十二、花卉管理

1.负责监督花卉公司人员及时对花木的更换、浇水、修剪等并做好登记，如延期为进行维护，应及时提醒委会人员，保证办公室内部绿化环境;

2.如需增加/减少花草，做好登记，以便于季度末核查;

3.每季度对花卉费用进行报销;

十三、会议安排

1.按照公司规定每周周一09:30/10:00召开周会，会议提前十分钟进行提醒，对未到会人员、迟到、缺席者进行记录，按照《会议制度》执行;

2.会议内容详细记录，重点记录会议的最终决议、决策，并对会议纪要做好电子版本及书面形式存档，以备后查看;

3.对于每半年召开一次的股东大会及每季度提前10天以邮件、电话、短信等方式通知到各股东或董事，会前一星期协助作好会议准备(会议资料、会场检查、水果茶水、餐饮等)，会议结束后形成完整的会议纪要并要求各股东或董事签字，后期整理成文档并存档;

十四、领导交代的其它临时性事务。

第五篇：前台文员岗位职责说明书

岗位职责说明书

(一)职务名称：前台文员

(二)直接上级：销售经理

(三)本职工作：业务统计、文件归档、配合销售经理工作，为销售提供有利的后勤支援。

(四)工作职责：

1、公司利益高于一切，前台文员要绝对服从上级领导委派的各项工作，并能主动保质保量完成公司下达的各项规章制度;

2、保证项目部各种文件及资源的妥善保存。与合作单位保持一定距离，方法得当对于泄露公司及项目部机密的行为，公司以辞退处理

3、负责每天项目部各类表格的统计核对，确保销控表的及时准确，相关内容须准确及时的输入电脑存档;

4、根据公司规定做好项目人员入、离、调职管理与佣金核算。

5、每日早9：30分前将前一日各项销售数据报至公司，如轮休日则由经理指定人选代报;

6、每周一早九点半将周报或月报传至公司;

7、根据广告计划，按时收集项目各种报广资料，并整理归档。配合销售经理对每天来电来访做详细准确的统计、录入、存档等工作;

8、填写项目管理日志,进行来电、来访的统计、调查，并在每日上午十点前将前一日销售数据输入电脑;

9、发展商交接的各种文件均要有详细交接登记，并分类保存;

10、对于项目周边市场动态及竞争项目的情况要有及时调研及信息反馈;

11、及时准确填写每周、月的各种公司报表及会议纪录，并按时上报公司;

12、建立客户销售台帐，并管理从开发商和公司处领取的《保留单》《买卖契约》《商品房买卖合同》等，置业顾问在领取时需签署相应表格，否则，前台文员有权拒发;若单据作废，也由前台文员保管，交销售经理统一上缴。

13、前台文员有责任向销售经理反映业务体中存在的违背公司原则的一切情况

14、销售资料的准备;对项目部办公用品、办公设备的申领、使用、维护、维修的责任;

15、配合销售经理做好代理费的统计及销售提成的发放比例，并上报公司。

16、前台文员负责监督业务员催款工作的及时有效;

17、前台文员负责记录项目部所有人员的考勤，要求公正、准确。并对不合格的工作内容有指导及上报的权力;

18、前台文员有责任协调与各合作单位的关系，建立对销售有利的合作意向;

19、对于不合格的业务记录有权按照公司处罚原则及程序上报销售经理实施; 20、对于项目组内任何违反公司管理规范的行为有义务向销售经理详实汇报;

21、负责审核每日签署的合同、认购书等文件,录入各项销售数据。处理售前、售后的合同、单据、文件传递及保管工作;

22、负责会议的纪录,文稿的撰写和各项档案管理等;

23、处理销售过程中的行政事务并服务于销售;

24、所有储存在电脑内的资料必须加设授权密码;

25、每月最后一日前向上级领导报送工作总结;

26、完成上级领导交办的其他工作。

27、有能力处理突发事件，如不在工作范围内及时请示经理。

会签：