加强公共卫生体系建设, 是党中央、国务院作出的重大决策和战略部署, 它对于保护人民群众的身体健康和生命安全具有重大意义。卫生监督协管是国家基本公共卫生的重要内容, 卫生监督协管文书档案是整个卫生监督协管工作的经验总结, 它充分反映了卫生监督协管工作业绩与管理水平。随着国家对基本公共卫生的日益重视和公共卫生体制的不断深入发展, 卫生监督协管文书档案的管理在卫生监督协管工作中的地位日益突出, 对文书档案管理工作认识逐步加深。但是很多基层卫生院卫生监督科的文书制作、整理、归档工作还很不规范, 存在很多问题。为了促进卫生监督协管文书档案建设, 现就滕州市21家基层卫生院卫生监督科在监督协管文书制作、整理、归档中存在的主要问题作一探讨。
一、文书档案管理中存在的主要问题:
(一) 文书制作常见的问题表现形式。1.协管文书制作的内容过于简单, 事实描述不清。文书对事实描述不完整、不准确、不客观。描述缺乏文书制作的基本要素, 多使用结论性语言, 对事实记录不完整、不全面。语言缺乏逻辑性, 随意性、模糊性、推断性和主观性较大。现场检查笔录中, 卫生监督协管员未能把握住现场检查笔录的即时性、现场性和真实性, 如对物品数量不能精确描述, 而是使用“大约、大概、估计”等模糊词语, 以及出现“一宗、一批、一箱”等补丁词语。现场检查笔录及询问笔录中, 没有提供卫生监督协管员用以表明身份, 出示合法有效行政执法证件的记录。
2.协管文书项目辅助性项目。有的卫生监督协管员对执法文书中辅助性项目填写不全, 甚至漏项。如文书的项目填写不完整, 检查时间填写不精确, 有的只填写检查日期, 而不填写起止时间;检查地点填写不清楚, 有的用单位名称代替检查地点, 或只填写到街道或村队, 而没有门牌号;当事人身份填写简单, 只填写当事人的姓名, 不填写其性别、年龄、职务、地址、联系电话等其他基本情况。
3.文书项目涂改, 字迹潦草。卫生监督协管执法活动中, 有些人员不重视执法程序, 凭感觉经验办事, 随意性简化文书手续。记录文书中不可能有起草谋篇的过程, 也没有整理重抄的时间, 文字修改要有专门的方法, 不能随意涂抹。记录改动后应向当事人说明。当事人认真阅读后在修改处签名或盖章, 尽最大可能保证文书的完整、清晰、规范。文书文字应讲究规范性和严肃性。有些协管员字迹潦草, 龙飞凤舞, 难以辨认, 现在文书应当使用蓝黑色或黑色签字笔或钢笔填写, 不能使用铅笔或圆珠笔。
4.公章使用混乱。有的盖卫生监督科、公共卫生科、基层卫生院、卫生监督机构、卫生行政部门的, 甚至有的不盖公章, 全市没有统一要求。
(二) 卫生监督协管文书归档不规范。由于基本公共卫生服务项目繁多, 卫生监督协管文书覆盖面广、持续周期长、涉及内容广泛等特点, 导致文书档案归档范围不明确, 入档归档不及时, 资料收集不全、甚至未入档、文书资料丢失等情况, 并且影响着接下来的整理、归档、入库、查询等工作。更不利于体现公共卫生工作的监督覆盖率, 履职是否到位等情况。
(三) 档案室简陋和管理人员技术力量薄弱。21家基层卫生院领导对档案室的认识局限于存放资料, 缺乏长期性的规划, 卫生监督科档案室房屋简陋, 不具备防火、防潮、防盗等条件。档案设施不全, 无档案橱、装订机等, 没有充分利用办公自动化, 管理手段比较落后。基本上没有专职的档案管理人员, 管理人员多为兼职人员, 没有足够的精力与时间投入到档案管理工作中去, 也只是对文书档案进行收发, 不能及时对档案资料进行收集, 而且对材料的真伪也不能有效地辨认。再加之档案管理人员工作能力和责任心良莠不齐, 人员流动性强, 缺乏档案管理的知识再教育, 造成档案管理滞后。管理手段多采用手工操作方式调阅档案, 没有微机等现代操作设备, 工作繁琐, 调阅后存放混乱, 对文书档案的完整性与安全性也造成了一定的影响。
二、提高文书档案管理水平的具体对策
(一) 基层卫生院的卫生监督协管员要转变思想, 提高认识。思想是行动的先导, 目前文书制作中存在的诸多问题的一个重要原因, 就是协管员对文书的重要性和必要性认识不够, 偏重实际监督的操作, 以完成监督巡查覆盖率为主, 而忽视文书的制作。基层卫生院和上级卫生监督机构要把文书制作工作作为基础性工作来抓, 建立行政执法责任制, 把文书制作工作纳入年终目标责任考核, 强化责任落实, 实行奖优罚劣考核机制。提高协管员对文书制作工作的积极性和主动性, 确保每份文书制作标准化、规范化。
(二) 加强档案工作基础建设, 完善档案管理制度。对档案室加大资金投入, 配备必要的硬件设施, 做到防火、防盗、防光、防潮、防高温、防尘、防鼠、防虫八防措施。结合工作实际, 制定出卫生监督协管档案管理制度, 完善档案管理的归档、保管、借阅、移交、保密、销毁等制度, 档案室要配备档案人员, 卫生监督科配备兼职档案员。
(三) 提高卫生监督协管人员业务水平和档案管理水平。上级业务主管部门要做到全市统一标准, 使其更好地掌握公章使用、文书制作、整理、归档的技能和方法。卫生监督协管人员除要学习法律、法规外, 还要掌握文书制作的规范要求和卫生制作技巧。档案管理人员要开展岗前培训与继续教育工作, 加强档案培训, 强化基本功训练, 同时学习电子计算机技术、网络技术、多媒体技术等, 运用科学的方法和技术管理档案。
摘要：随着我国经济与社会的飞速发展, 文书档案管理工作越来越受到人们的关注。本文从基层卫生院卫生监督科收集卫生档案资料进行统计, 对卫生监督协管工作中文书档案管理的现状进行分析, 并对进一步提高文书档案管理水平等具体对策进行了阐述。
关键词：卫生监督协管,文书档案管理