对一个企业来说, 作为企业相关科研技术与生产日常活动最真实的记录, 企业档案在企业中发挥着极其重要的作用, 是企业的基础性工作, 也是企业的无形资产。企业档案管理的情况, 将会对企业产生不可言喻的作用。在我国发展的早期, 大部分企业的档案都是采用纸质资料保存的形式, 然而时至今日, 随着社会的发展, 纸质材料保存的模式由于存在着使用不便的问题已经被逐步摒弃。特别是对于石油企业来说, 由于企业规模巨大, 导致档案资料数量极其庞杂, 这就使得新一代的档案管理系统应运而生。
一、中石油档案管理系统实施的必要性
(一) 档案数字化管理系统可以有效地保护档案原件
上文中我们已经说到, 作为企业最珍贵的无形资产, 企业档案是企业在生产活动当中的依据。它记录着企业在发展的数年之中, 科研管理, 日常生产的所有过程。然而随着时年日久, 档案的保管, 由于受到材料、保管条件等多方面因素的影响, 档案室当中的很多历史性资料已经出现了破损、字迹模糊等现象, 这就令档案在今后的有效保存产生了疑问。因此采用数字化的管理系统是保护档案原件的有效保障。
(二) 档案数字化管理系统也是现阶段建设项目档案验收的迫切需求
随着近年来科技的发展, 中石油集团公司对于建设项目的验收规定, 也在与时俱进当中。在建设项目档案验收规定中明确提出一条就是项目档案如果没有电子版, 那么验收不予通过。由于中石油集团名下的子公司过多, 而很多子公司往往缺乏档案管理系统, 又或者是档案管理系统名存实亡, 这就使得前期很长一段时间很多基础项目验收的时候存在着无电子档案这一问题。因此实施档案体系数字化建设是后期项目验收的必备条件。
二、中石油集团应用档案数字化管理系统优势分析
由于中石油集团名下子公司众多, 涉及的项目也是种类繁多, 因此实施档案数字化管理系统, 可以有效地解决历史残留问题, 实现文档采集、文档管理等功能的集合。就现阶段来说, 在中石油集团应用档案数字化管理系统有如下几个方面的优势。
(一) 有效节约人力成本开支
早期的时候, 中石油的档案管理部门只要出现一点变动或者差错, 其后期的维护整理工作将会特别烦琐, 往往需要涉及大量的人力物力。例如在中石油的企业部门之间往往经常会出现频繁的人员变动, 只要一出现这种调动工作, 就需要档案管理部门的工作人员手动寻找档案信息并进行修改, 最后再重新归档。虽然档案工作当中会进行编号, 但是人工寻找的时候, 仍然非常烦琐, 涉及大量的工作。同时早期的档案管理工作会涉及大量的纸张资料, 不但容易破损废弃, 而且也是可见的资源浪费。借助于现代化的数字管理系统, 就会使得这些工作人员从原来的烦琐工作当中彻底解脱出来, 大大节约了人力物力与经济成本。
(二) 有助于提高工作效率
中石油企业内部各种信息种类繁杂, 不论是入库还是出库, 其档案管理的效率都非常的低下。例如档案入库时, 必须要人工进行封卷拆卷, 耗费极大的时间精力, 需要很长的时间。借助于档案数字化管理系统, 就可以使得再进行信息查找、归档或是入库等工作时, 只需要将各部门信息及时录入或者调出, 通过互联网将相关信息发送给部门领导或管理者, 就可以及时查阅到所需要的员工信息, 或是收支情况等内容, 非常便捷快速, 它的应用将会极大提高档案工作效率。
(三) 有利于提高资料的安全性
现在的数字化管理体系往往更加注重保密性, 它不再像以前的传统档案文件一样, 个人所有信息全部装封在一个档案盒当中, 一旦有人调去那么个人所有的信息档案资料将会暴露无遗。同时如果涉及企业部门的收入支出等问题, 一旦调取, 同样也会一览无遗。数字化的管理体系将会针对使用者的个人权限进行设定, 在调用文件的时候, 只能够调取到个人所需要的一部分资料, 其余都不可见。通过这种方式可以对中石油内部档案资料的安全性最大程度地进行保护。
三、大数据背景下档案数字化管理系统发展趋势
现在世界经济已经进入了大数据时代, 档案管理工作也概莫能外。随着技术的发展, 中石油未来的档案管理工作, 应当进一步转变传统的方向, 朝着信息决策与跟踪方向发展。如果能够将档案工作利用好, 将会为未来的工作提供更为便捷有效的生产经营信息。在未来的发展中, 笔者认为, 可以通过联合技术型公司, 有效整合历史的数据资料, 继而分析未来的生产工艺技术改进方向, 提出故障解决与维护措施, 进一步帮助管理者走出决策的误区, 使得未来中石油的发展决策, 能够更加向着科学性的方向发展。通过建立统一的历史数据库, 进行实时更新, 保障数据的跟踪与推送服务, 进一步规避风险信息。
四、结语
综上所述, 科技的进步带来了档案工作的更新。中石油集团作为一个庞大的机构组织, 必须要与时俱进, 在发展中谋求新的档案管理工作的出路。档案数字化管理系统的应用, 在中石油这种大型公司当中, 具有不可逆转、大势所趋的优势, 在未来大数据时代背景下可以有效帮助中石油企业走出一个现代化、产业化的新型道路。
摘要：随着社会的发展, 由于存在着使用不便、保存不易的问题, 传统的纸质材料已经被逐步摒弃。特别是对于石油企业来说, 由于规模巨大, 导致档案资料数量极其庞杂, 这就使得应用新一代的档案管理系统成为可行。本文从多方面对中石油集团施行档案数字化管理系统的必要性、应用优势以及发展趋势进行了分析, 希望为同仁提供些许参考。
关键词：档案资料,庞杂,数字化管理系统
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