一、引言
国土资源是国民经济的基础性资源, 是人民生产和生活的重要保障。国土资源业务档案是指国土资源专项业务活动中形成的具有保存和利用价值的文字、图表、声像、电子文件等不同形式和载体的历史记录[1]。包括土地出让、地籍、耕保、征地拆迁、土地整理以及矿产、地环、执法等各方面的档案资源, 是日常国土资源管理工作过程中形成的具有保存价值的文件资料。随着经济的发展, 城镇化进程加快, 国土资源的重要性尤为突显, 基层国土资源部门档案的利用率和对国土资源管理工作有效推进的作用日益增加。但由于长期以来对档案管理的重视程度不够、基础设施落后、缺乏专人管理或缺乏专业人员管理等问题, 导致基层国土资源档案缺失、管理不规范等现象非常严重, 影响了土地历史问题的处理、征地拆迁、土地供应、执法监察等管理工作的开展;因此新时期新形势下, 认清当前基层国土资源部门档案管理现状, 改进基层国土资源部门档案管理工作, 是加强国土资源管理工作的一项重要举措, 为扶贫开发、土地规划与利用、土地整治、执法监察、征地拆迁等工作提供准确、真实的资料参考, 为社会发展区域经济、土地权属纠纷及违法违规用地的查处整改等工作提供可靠依据。
二、基层国土资源部门档案管理的现状
(一) 重视程度不足, 人手紧缺
部分基层国土资源管理部门长期处于双重管理的尴尬状态, 既要服从上级直属管理部门的管理, 又要服从属地政府的管理;既要开展国土资源管理业务, 又要从事诸多社会事务;因此, 不管是管理层人员还是一般工作人员都长期紧缺, 导致现有人员有限的精力和时间都用于处理其它紧急事务, 而忽略档案管理, 即使有些领导想加强档案管理工作, 也受制于人员不足的现状。
(二) 基础设施落后, 管理人员参差不齐
硬件方面, 无专门的档案室、开展档案管理工作的基础设施设备相当缺乏, 档案保密保护措施欠缺等现象在基层国土资源管理部门中普遍存在。管理人员方面, 基层国土资源部门档案管理工作一股都是由其它人员兼任, 只负责简单的档案收集和查阅管理工作;即使有些部门有个别专人负责, 但负责人员大多非专业出身或受教育程度低, 接受到的档案管理知识培训教育少。开展档案管理工作大都是摸着石头过河, 只能做些简单地接收、整理、归档, 无法开展档案完整性甄别、有效检索、高效利用等专业性较强的工作。尤其是兼有征地拆迁业务的国土部门, 征地工作多是由从其它部门临时抽调人员组成的临时指挥部或工作组织开展的, 这些临时组织大多只顾开展工作并未注重档案资料的收集和整理。导致征地工作完成、临时工作组解散、抽调人员返回原单位后, 征地资料不及时整理和交接, 因此征地拆迁的档案资料零散、缺失现象十分严重。土地供应业务办理周期长, 如涉及征用土地的, 时间更长且经手人员更多, 期间资料的交接、收集保管往往存在断层。
(三) 管理方法滞后, 管理制度不完善
一些地区的基层国土资源部门档案管理仍在延续传统的纸质管理方法, 尽管在第二次土地调查之后这种现象有所改善, 但仍远远未达到现在的管理要求。缺乏档案管理制度, 档案移交、借阅、保密等程序没有严格的规定, 档案整理、检查方式简单, 各种载体的档案材料混合, 档案整理不规范, 案卷目录宗地号登记错误导致检索不准确, 资料未按固定顺序逐页编号等等。这些档案管理问题给现代档案管理工作带来诸多问题, 严重影响到现在国土资源管理活动的开展。
(四) 信息化建设水平较低
当前基层国土资源档案的数字化和电子化进程远远落后于实际工作需要。多数基层国土资源管理部门尚未使用专门的档案管理软件, 这不仅给档案管理人员增加工作量, 也容易使档案管理工作出错。在档案查询中也尚无数据库, 无法真正利用计算机实现智能定位、协助检查功能。这种情况严重影响了国土资源管理大数据建设和政务服务水平提高。
三、基层国土资源部门档案管理的改进对策
(一) 高度重视, 完善基础设施建设
国土资源档案管理工作影响着国土资源管理活动的整体及长远利益, 各级国土资源管理部门的领导须高度重视, 把档案管理工作提到重要议事日程, 自上而下从严抓起:要完善档案管理人员配置, 根据需要引进专业人才, 并加强后续的培训教育力度, 给予档案管理人员发展空间;要增加设施设备, 结合实际情况和发展需求, 设立专门的档案室或档案馆, 并配齐各类设施设备, 如档案柜、保密设备、安全保护设备及信息化建设所需的计算机、服务终端、图文扫描仪等电子设备;要完善各项管理制度, 用制度来规范档案管理, 根据《标准档案管理办法》及地方性规范, 结合行业标准及实际情况, 制定档案管理制度、借阅制度等各类制度, 使档案管理工作有章可循;同时, 还要加强监督, 督促各项制度的执行, 不让制度停留于纸上。
(二) 提高档案管理人员业务水平, 普及档案管理知识
国土资源档案是一项专业性、技术性和综合性很强的工作, 不仅要求管理人员具备档案管理基础知识, 还要懂得国土资源管理法律法规、国土资源档案形成的规律与特点。由于基层国土资源档案工作量大且烦琐, 档案管理人员水平偏低, 所以须加大对档案管理人员的教育培训力度, 不仅要提供更多的培训交流机会, 让他们学习更专业的档案管理知识;还要提供更多的机会让他们学习国土资源主要业务知识, 了解业务流程, 了解国土资源管理相关法律法规, 全面提高他们的档案管理水平。此外, 基层业务人员档案意识偏低, 在开展国土资源管理活动中不注重档案资料的收集和保存, 交接档案不及时地问题普遍存在;因此, 有必要在单位多创造更多的机会, 提高干部职工对档案管理基本知识的认知水平, 在档案管理业务培训中视情况安排其它业务人员参加, 创造机会让档案管理人员与业务人员进行沟通交流, 及时反馈和解决档案管理中遇到的问题, 督促业务人员保管好档案资料、及时交接档案。通过学习、加强沟通交流, 调动全员参与档案管理工作的积极性, 全面提高档案管理效率。
(三) 应用现代技术, 推进基层国土资源档案管理信息化进程
数字档案馆数字信息主要包括两部分:一部分是纸质国土资源档案的数字化, 另一部分来源于电子政务处理过程中产生的电子国土资源档案, 二者构成数字档案建设工作的完整内涵, 国土资源数字档案馆建设也应围绕这两部分内容开展[2]。
在建设国土资源档案信息化过程中, 要投入数字化建设所需的人力、物力、财力等资源, 对纸质档案进行数字化处理。要对电子政务处理过程中产生的电子档案进行整合, 实现二者的衔接, 以保障数字化信息的真实可靠, 最终实现一张图管理。即使得人们在开展土地供应、征地拆迁、执法监察等国土资源管理活动中只要在图上输入地块坐标、一点即可了解该地块的详细情况, 简便快捷。
四、结语
综上所述, 为最大限度地保障国土资源档案的完整、真实, 使国土资源得到充分利用和合理开发, 推进国民经济健康发展, 做好档案管理工作是根本要求。
无论档案管理人员还是其它相关人员, 都要深刻认识到档案管理工作的重要性, 积极采取措施、创新思路, 充分运用现代信息化技术和先进的管理方式, 提高基层国土资源部门的档案管理水平, 为实现国土资源档案大数据的实现奠定坚实的基础, 为全面提高国土资源政务服务水平提供坚实的保障。
摘要：国土资源档案主要是记录历史国土资源管理活动, 为未来资源的规划利用、土地纠纷处理、执法监察、土地盘活等提供科学的依据。但是, 由于长期以来基层国土资源部门对国土资源档案资料的收集、管理重视不够, 导致部分基层国土资源部门档案管理不规范、档案缺失的现象十分严重。
关键词：基层,国土资源,档案管理,现状,措施
参考文献
[1] 张秋霞.国土资源档案管理现状、问题及对策探析[J].兰台内外, 2018 (4) :69-70.
[2] 何艳平.国土资源档案管理的问题及对策探究[J].资源信息与工程, 2018 (2) :201-203.