供电企业日常的生产决策与运行管理都离不开档案管理工作, 为了更好地适应企业自动化与智能化的生产管理模式, 就需要档案管理工作朝着数字信息化的方向发展, 做好供电企业的数字档案管理工作是企业实现社会效益与经济效益相统一的重要途径, 因此要认清当前数字档案管理中存在的问题并采取相应措施加以改善。
一、供电企业数字档案管理中存在的问题
(一) 供电企业对数字档案管理的重视程度不高
在供电企业实施数字档案管理的实际工作中, 仍然存在一些问题阻碍着数字档案管理的有效落实, 其中供电企业对数字档案管理工作的重视程度不高是最重要的一项问题。在日常的管理工作中一些管理人员对数字档案管理的相关知识和操作技能掌握的并不熟练, 无法良好的执行电子档案管理的相关工作。此外供电企业没有对数字档案管理的工作进行一个良好的规划和部署, 由于数字技术的类型较多, 如果没有对档案管理做出一个合理的规划, 那么在技术的实施过程中就会造成阻碍。
(二) 供电企业数字档案管理制度不健全
造成供电企业数字档案管理制度不完善的原因主要有以下三点:一是在数字档案管理工作中供电企业没有对档案管理的具体内容做出详细的核对分析。二是供电企业在制定数字档案管理的相关制度时没有考虑到企业自身的实际发展情况, 直接照搬其他企业的数字档案管理模式, 导致在实际展开工作的过程中出现严重问题。三是供电企业对数字档案管理的管理制度不健全。
(三) 数字档案管理人员素质有待提高
数字档案管理人员的专业素质高低直接影响着数字档案管理的质量。在实际工作中一些档案管理人员并没有熟练地掌握数字档案管理的相关知识与操作技术, 导致数字档案管理工作的效率低下。此外供电企业没有意识到, 想要从整体上提高数字档案管理团队的水平就要积极引进专业技术型人才, 不能盲目招聘, 注重人才建设问题。
二、加强和改进供电企业数字档案管理的具体策略
(一) 供电企业要提高对电子档案管理的重视程度
想要加强和改进供电企业数字档案管理工作, 首先供电企业要加强对数字档案管理的重视程度, 支持档案管理朝着数字化的方向发展, 落实好档案管理各项环节的工作, 加快数字化档案建设, 进而提高数字档案管理的工作质量。同时数字化的档案管理建设需要一定的资金支持, 供电企业领导加以重视可以保障数字化档案建设的资金落实到位。
(二) 采用信息化管理软件, 加强安全管理制度
为了更好地实现加强和改进数字档案管理工作, 需要在档案管理过程中应用先进的信息化管理软件。传统的纸质管理模式已经无法适应现代供电企业对数字档案管理的要求, 因此要应用科学、合理的管理软件实现数字档案管理的工作, 以实现供电企业数字档案管理的全局部署, 有效地减少档案管理过程中出现遗漏等现象, 使数字档案管理的工作效率得以大大提高。同时在选择信息化管理软件时供电企业要做好对比分析的工作, 在选择信息化的管理软件时要结合企业自身的工作环境、工作方式、工作内容等, 使后续管理工作得以良好的进行, 以更好地发挥先进信息化管理软件的作用, 保证企业数字档案管理的有效落实。
对档案的安全管理也是供电企业数字档案管理工作中非常重要的内容, 并且档案安全管理工作要严格依照国家的相关法律规定进行管理, 在档案的收集、管理、检索、查阅等环节都要建立严密的数字档案安全管理制度, 以更好的约束相关管理人员的行为, 使数字档案的安全得到保障。同时要提高档案管理人员的责任意识与安全意识。例如企业要定期举办数字档案管理的相关讲座或培训, 加强工作人员的专业素质水平, 提高数字档案管理的安全意识, 设置数字档案管理的监督职位, 安排专门负责档案信息安全的人员, 有效保障对数字档案的安全管理。此外要对重要的数字档案或者文件进行加密处理, 安装防火墙, 实现内外网络的物理隔离, 防止重要的档案信息被攻击和破坏, 档案工作人员要熟练地掌握防攻击的网络安全技术, 减少局部网络安全问题对全局网络安全造成严重的影响。
(三) 加强电子档案的特色管理
在供电企业实施数字档案管理的过程中难免会出现急于求成的现象, 导致档案管理工作没有得到有效的落实, 因此供电企业需要采取循序渐进的数字档案管理模式, 为了更好地实现档案管理的数字化需要做好以下三点:一是供电企业数字档案管理制度的制定要建立在满足基本需求的基础上, 保证在实际工作中不断地为后续工作奠定好坚实的基础, 以在整体上提高供电企业的效益。二是供电企业要对各个方面的数据与信息进行及时的备份, 由于数字档案管理工作本身是一件非常庞大的工程, 在现有的技术与设备的支撑下依然要做好对数据的备份工作, 以更好地实现企业的长远目标。三是为了促进数字档案管理工作的综合发展, 企业要适当地对短期发展目标与长期发展目标进行调整与设定。
三、结语
综上所述, 加强和改进供电企业数字档案管理, 首先要结合企业自身的实际发展情况, 采用信息化的管理软件, 加强电子档案的特色管理, 以实现提高供电企业数字档案管理的整体水平。在不断完善数字档案管理工作的同时还要加强对档案信息安全的管理, 这需要档案管理人员不断提高自身的专业素质以落实好数字档案的管理工作, 增加企业的经济效益与社会效益。
摘要：随着现代科技信息技术的不断快速发展, 供电企业在档案管理工作上逐步实现了数字化, 落实好供电企业数字档案管理有利于提高企业竞争力, 对企业的综合建设起到良好的推动作用。本文简单阐述了当前供电企业在数字档案管理工作中存在的问题, 并提出了加强和改进供电企业数字档案管理的具体策略。
关键词：供电企业,数字档案,档案管理
参考文献
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