随着现代化信息技术、多媒体技术的快速发展和广泛的应用, 高校办公系统的自动化、无纸化办公逐渐成为当今办公系统发展的趋势。传统档案管理已不能满足当前信息资源的共享, 档案管理的工作须改变传统封闭式管理, 步入现代信息化管理。
一、当前学院档案管理的现状
(一) 学院档案载体以传统纸质材料为主。高校学院档案室的档案主要以纸质或者实物载体为主, 而纸质和实物充当载体直接决定了档案不能长期保存, 也降低了信息资源的利用率。
学院作为高校的教学系统单位, 学院档案主要是为教学服务, 兼顾科学研究和管理服务。档案材料主要以学生学业考试材料为主, 包括学院科研和管理材料。而学生学业考试材料涉及内容众多, 又以纸质材料存档为主, 电子信息存档占极少数。首先, 纸质材料不易长期保存, 一般的保存时间为8至10年, 超过10年都要销毁。其次, 纸质档案查阅较困难, 利用率低。再次, 纸质档案占据空间较大, 存放较困难。而学院通常是临时把一些空房间用作档案室, 空间非常有限。每个学期都要存入学生学业考试材料, 加上新生入学, 档案材料的存放问题日趋严重, 传统纸质材料充当档案载体已经显现其诸多弊端, 信息化技术管理迫在眉睫。
(二) 资金短缺, 硬件建设落后, 信息化覆盖率低。高校学院进行档案建设首先面临的是资金问题。学院档案室配备的计算机主要以打印为主, 其他硬件建设基本没有。比如计算机、扫描仪、路由器、微缩设备等硬件设备;连接外部网络, 开通内部局域网及信息安全防护等, 众多设备的齐全才能在档案管理方面进行信息化建设。
(三) 学院档案管理队伍参差不齐, 档案的规范管理程度低。高校档案的信息化管理对相关员工要求较高, 不但需要专业的档案知识, 而且要具备现代信息化相关技能。而学院档案室管理人员大部分是半道出家, 专业素养低, 导致档案管理规范化程度低, 比如纸质档案体式不一, 既有手写也有打印, 而电子档案又没有进行科学的分类保管, 资料存放位置不规范。
二、加强学院档案信息化管理的举措
(一) 纸质档案向电子档案转变。学院档案要从传统的纸质材料档案向电子档案转变, 利用当前数字化技术将纸质材料转化为可被计算机识别的电子档案。传统档案管理工作的对象是实体档案, 如今要转变为虚拟化管理。利用相关的计算机软件程序对档案信息进行排序整理及信息的存取。比如学生考试材料可通过扫描仪转换成电子档存入档案管理系统, 其他的相关材料以电子档形式存储, 然后分门别类, 易于查阅。学生的毕业论文和实习材料也可以用电子稿形式保存, 纸质稿另行存放。这样既能节约纸张打印等材料费用, 又能节约档案存放的空间。
(二) 加强学院档案硬件、软件及数据库的建设。1.加大资金的投入, 加快硬件和软件设施的建设。加大硬件和软件设施的资金投入。其中硬件设施指数字化技术设备, 比如图文扫描仪、服务器、数字音像制作系统、存储设备等;软件设施指开通网络, 包括外部互联网和内部局域网。2.加强数据库系统的建设。学院档案室作为高校档案馆的重要组成部分, 可直接利用高校档案的数据库, 成为其一个分支, 与此同时需加强高校档案数据库的建设, 做好数据库的对接工作。
(三) 提高学院档案管理人员综合素质加强档案管理的规范化。注重档案管理人员的档案专业知识、计算机网络科学知识及档案相关法律法规知识的培养, 并对其综合素质进行考评, 考评结果合格才能上岗。只有档案管理队伍的综合素质提高了, 学院档案才能步入规范化的管理。
要实现学院档案管理规范化, 首先, 存档材料的信息化, 利用扫描仪等设备将存档文件统一规范录入并上传至网络。其次, 工作流程信息化, 学院档案在分门别类和排序上须定制一个标准, 减少人为因素的干扰。再次, 档案材料检索的信息化, 方便用户快速准确地查阅所需要的资料。
三、结语
学院档案管理工作是高校档案管理工作的重要组成部分, 也是高校教学工作中的重要组成部分。档案的信息化管理是符合当今社会发展进程, 也是全体师生员工努力的方向。积极开展档案信息化建设工作, 让档案信息资源更好地为社会服务, 对于高等教育的可持续发展也有着重要的意义。
摘要：现代信息化技术的快速发展, 促进了高校办公系统及档案管理的信息化进程。高校二级学院档案管理是高校档案管理的重要组成部分, 把学院档案建设与现代信息化技术相结合, 加强二级学院硬件、软件及数据库的建设, 提升管理队伍的综合素质及档案管理的规范化建设, 这对于高校教学工作的稳步开展有着重要的作用。
关键词：学院,档案管理,信息化,加强
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