现今, 社会竞争越来越激烈, 各企业间为求生存, 必须收集与本行业有关的资料, 作为参考、借鉴和依据。而现代社会分工细密, 结构复杂, 各种资料档案量大, 文档管理工作就显得尤为重要。档案管理工作是企业管理工作的一部分, 它不仅真实的记录了当时的各种社会活动, 也记录了人们在各种活动中获得的经验、教训。这些对于企业了解事实, 总结经验教训, 推动当前各项工作开展, 都具有极其重要的作用。而科学规范的管理档案, 是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度, 是提高企业工作质量和工作效率的必要条件。本文结合多年的工作经验, 探讨加强档案管理工作的途径。
1 档案管理的内容
档案管理包括:档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。档案管理也有所谓的六环节分, 以上的八项工作的划分只是相对稳定而非绝对。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务, 档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少, 并有一定程序。它们组成一个有机整体, 为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用, 同时也相互关联、相互制约。
2 档案管理的对象
档案管理的对象是档案, 服务对象是档案利用者, 所要解决的即是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高, 档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾变化过程中, 从而推动档案管理工作向前发展。
3 加强档案管理的途径
档案的整理工作繁琐, 重复劳动多, 劳动强度大, 只有正确进行档案管理才能做到事半功倍。一般档案整理流程与方法为:系统收集→科学分类→合理立卷→卷内文件整理→卷内目录与备考表填写→案卷封面填写→案卷装订。
3.1 系统收集档案
各立档单位在工作和生产活动中形成的文件, 是由各单位的各个机构分散形成的, 数量大, 而查找利用档案, 则要求一定的集中。为了解决文件形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾, 就需要将分散的文件经过挑选, 按照一定的制度集中保存起来。档案收集工作应利用科学的方法和手段从各方面及时地、广泛地搜集适应本企业单位的任务和其服务需求的各类文档。档案收集可对照归档范围, 接收收集各部门, 各有关人员形成的材料, 将接收进来的材料进行检查分析, 确保符合原始、完整、准确等要求。
3.2 利用科学方法进行档案整理分类
收集起来的档案内容十分庞杂, 数量大, 如果不加以系统化, 那么它只是一堆杂乱无章的材料, 不好管理和无法提供利用。为了解决收集来的档案的零乱状态与条理系统便于查找利用的矛盾, 必须把这一类档案进一步分门别类, 这就是档案的整理工作。而档案分类对科学整理档案有着极其重要的意义, 因为这种方法能够提示档案、区分档案、组织档案和检索档案。
档案分类包括分类和归类, 而档案分类就是将大量的文档根据它们的内容性质和其他特征的异同, 按照一定的体系加以区分。如根据内容和载体材料的不同可分为:纸质文件有图样、文字材料、表格;感光材料有照片、影片;磁性材料文件;光盘等。而归类就是将每一文档归到与其内容性质或其他特征相同的一组案卷中去。档案资料经过分类后, 还需要按照一定的原则, 把它们排列为一个位置固定、次序井然、便于存入和便于取出的逻辑系统。而档案分类是严格地按照既定的分类体系进行的, 分类体系的系统性也就决定了档案分类的系统性;档案分类所具有的组织档案意义, 是通过组织档案分类排架和组织档案分类目录体现出来的。
3.3 编制档案分类检索工具
档案检索系统是将已整理好的档案经过著录和标引, 按规定顺序排列而成的数据库。它能对按照整理体系保管存放的档案信息, 通过多种途径集中和积累起来, 以备人们按照不同的特定要求, 从中检出所需要的档案。它是开展提供利用工作的基本手段, 是开发档案信息资源的必要条件。
档案检索的方法按加工和处理信息的手段, 可分为手工检索, 使用机器检索及电子计算机检索。手工检索是是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统;使用简单机器检索是指用卡片式方式或缩微方式来进行检索, 例如可以将查代文档的检索标志 (主题词、关键词等) , 在卡片周围穿孔表示, 检索方法就是让分类棒穿过孔, 取出卡片;电子计算机检索是对二次资料进行再加工, 做成机读文档数据库存储在计算机内。上述检索方法中, 计算机检索系统的存储量大, 检索效率高。计算机检索也有缺点, 它缺乏灵活性, 系统庞大复杂, 所需要费用高。因此, 在今后相当长的时间里, 还不能完全摆脱手工检索的方式, 它们将会长期共存。
文档检索的过程一般包括用户提问分析与检索式编制, 查找满足提问要求的文档以及编辑输出三个步骤, 提问分析与检索式编制是检索文档的前处理, 一般由检索服务人员进行, 也可以自己编制。查找满足提问要求的文档是计算机根据输入的提问从文档或数据库中迅速查找出符合条件的文档资料过程。编辑输出是将检索出的文档从计算机中输出的过程, 根据用户的要求设计, 进行格式编辑, 最后将输出结果分发给用户。
4 档案保密、安全工作
档案里所涉及的秘密事项, 往往关系到企业的安全和利益, 这就要求档案管理人员要做好文档的保密工作, 不能违反相关的操作程序。企业应经常对档案管理人员进行保密培训, 让其更加认识到档案的保密工作的重要性, 平时能够按照《公司档案保密制度》严格要求自己, 认真做好档案保密工作, 严格按照审批权限和借阅范围规定执行, 不将档案私自带出或借给他人, 做到不失密、不泄密。
5 档案借阅、库房管理工作
一个企业的档案借阅量是非常大的, 鉴于档案的特殊性, 借阅档案时, 应按照公司档案借阅利用制度的规定填写借阅单, 经主管领导签名同意后, 方可办理借阅登记手续, 借出和归还时做到当面点清, 归还的档案资料按照顺序放回原位, 方便以后的查找。认真做好每天档案库房温湿度的登记, 保证库房温度在14℃～24℃之间, 湿度在45%～60%。
6 结语
档案管理是一门专业性很强的工作, 要求管理人员要有高度的工作责任感, 扎实的档案管理的理论知识、科技知识, 尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。因此, 档案管理工作者只有涉猎广博的专业知识, 开拓视野, 优化知识结构, 提高综合素质, 才能做好新时期的档案管理工作。
摘要：档案管理是一项专业性较强的工作, 企业应根据专业特点搞好档案管理, 切实做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、使用等环节的工作, 以发挥档案的利用价值, 同时企业应建立相应的档案管理制度。
关键词：档案管理,企业,制度
参考文献
[1] 孙荣.办公室管理[M].复旦大学出版社, 1999.